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AUDITORIA ADMINISTRATIVA William p. Leonard

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by

Sergio Lopez

on 30 November 2013

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Transcript of AUDITORIA ADMINISTRATIVA William p. Leonard

"AUDITORÍA ADMINISTRATIVA"
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL MÉTODO

Leonard dice que para poder hacer un buen análisis se necesita contar con un buen nivel de conocimientos y experiencia, y mientras mayor sea la capacidad del auditor, mayor será el valor de sus resultados. En esta etapa identifica el proceso y los factores de evaluación, a saber:

• Panorama económico.
• Adecuación de la estructura organizacional,
• Cumplimiento de las políticas y procedimientos.
• Exactitud y confiabilidad de los controles.
• Adecuación de los métodos de seguridad.
• Causas de las variaciones.
• Uso adecuado del recurso humano y del equipo.
• Lo satisfactorio de los métodos de operación.

El modelo de Leonard comprende 4 etapas, en cada una identifica los factores precisos que él considera deberán ser evaluados antes y durante la auditoría administrativa.
Alumno:
Sergio Fernando López Chávez


3.2.1 METODOLOGÍA PROPUESTA
WILLIAM P. LEONARD
OBJETIVO
ETAPA 1:
Examen
ETAPA 2:
Evaluación
PROCESO DE EVALUACIÓN
FACTORES A EVALUAR

Panorama económico

Adecuación de la estructura de la empresa

Cumplimiento de políticas y procedimientos

Exactitud y confiabilidad de los controles

Métodos adecuados de protección

Causas de variaciones

Utilización adecuada de mano de obra y equipo

Métodos satisfactorios de operación verbal
ETAPA 3:
Presentación e Informe
Informe
El informe cierra la presentación del trabajo en todos los aspectos y recomendaciones.

Permite a la dirección tomar decisiones importantes.

Permite a quien lo recibe determinar sobre la calidad del trabajo, lo aceptará, lo rechazará y determinará si es bueno, adecuado y útil.
Contenido
Finalidad y alcance

Puntos sobresalientes

Aspectos comentados con la supervisión

Practica corriente (detalles)

Discusión o comentarios

Recomendaciones

Ilustraciones
Tipos de Informe
POR SU FORMA DE PRESENTACIÓN:

Verbales

Como memorándum y cartas

Cuestionarios

DURANTE LA REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA:

Preliminar

De progreso

Final
ETAPA 4:
Vigilancia
En esta etapa se identifica el alcance de la auditoría, es decir, si debe enfocarse sólo a una función, a un departamento o a toda la empresa. Además, implica un análisis de los factores bajo los cuales son determinantes para que el auditor plantee a la dirección de la empresa el alcance y las limitaciones de la auditoría a realizar
Uno de los precursores de la auditoría administrativa fue
William P. Leonard
, quien presenta su modelo de auditoría administrativa en su libro
"Evaluación de los métodos y eficiencia administrativa".
publicado en 1991
El objetivo primordial de la auditoría administrativa consiste en descubrir deficiencias o irregularidades en cualquiera de los elementos examinados y señalar las posibles mejoras. Su fin es ayunar a los dirigentes a lograr la mas eficiente administración de las operaciones.
CONCEPTO
Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa, institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que de a sus recursos humanos y materiales
La auditoría consiste en la aplicación de un método sistemático y dinámico y debe aplicarse formalmente a toda la empresa, independientemente de su magnitud y objetivos; aun en empresas pequeñas, en donde se llega a considerar, inoperante su aplicación debe ser secuencial constatada para lograr eficiencia.

Debido a esta laboriosidad y en ocasiones por sus altos costos, resulta difícil para algunas empresas aplicar este tipo de método de control.
NORMATIVIDAD

3.2.4 DEFICIENCIAS EN LA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS PÚBLICAS Y PRIVADAS

Las normas de auditoría son lineamientos por medio de los cuales se regula la calidad de trabajo del auditor y pueden ser:

Normas personales o generales

Normas relativas al trabajo de campo

Normas relativas a la elaboración del informe de Auditoría

LAS CAUSAS ORDINARIAS DE UNA
ADMINISTRACIÓN DEFICIENTE, SON ESTAS:

Defectos de organización

Estructura económica desequilibrada

Ineficaz distribución de productos y servicios

Información inexacta

Equipo inadecuado a una mala distribución del mismo

Negligencia en el cumplimiento de políticas y reglamentos

Defectuosa planeación de la producción

Incumplimiento de las disposiciones gubernamentales

Métodos, sistemas y procedimientos ineficaces

Carencias de normas de funcionamiento apropiadas

Supervisión incompetente

Informes deficientes o inadecuados

Escaso o ningún control interno
AREAS A REVISAR

Una o más funciones especificas

Departamento o grupos de departamentos

División o grupo de divisiones

Empresa como un todo
DETALLES A ESTUDIAR

Planes y objetivos

Estructura de la organización

Políticas, sistemas y procedimientos

Métodos de control

Recursos humanos y físicos

Normas ejecución

Medición de resultados
ANÁLISIS CIENTÍFICO,
INTERPRETACIÓN Y SÍNTESIS

Estudiar los elementos

Hacer un diagnostico detallado

Determinar finalidades y relaciones

Buscar deficiencias

Balance analítico

Comprobar eficiencia

Indagar problemas

Precisar soluciones

Determinar alternativas

Elaborar métodos de mejoramiento
Discusión oral de los
aspectos importantes
Redacción del informe
con los descubrimientos
y recomendaciones
Informe escrito de hallazgos y recomendaciónes
Revisión de las
instalaciones
Ayuda para diseñar
formas y procedimientos
Completar cualesquiera
aspecto inconcluso
Comentar el informe con la dirección final
PLANES Y OBJETIVOS

Objetivos externos

Objetivos internos

Programas a corto y largo plazo
ESTRUCTURA DE ORGANIZACIÓN

Estructura de organización

Definición de responsabilidades

Gráficas de organización

Métodos de coordinación

Manual de organización
POLÍTICAS Y PRÁCTICAS

Políticas de administración

Políticas financieras

Políticas de reclutamiento de personal

Políticas de compras

Políticas de ventas
GUÍAS FINANCIERAS

Estados financieros

Informes comparativos

Relaciones entre utilidad, volumen costo

Gráficas e informes estadísticos
SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

Manual de contabilidad

Formas de oficina

Manual de métodos de oficina

Manual de procedimientos

Instructivo de prácticas estándar
CONTROLES DE OPERACIÓN

Presupuestos y pronósticos

Normas de costos

Control interno

Normas de trabajo

Control de inventarios
MANO DE OBRA E INSTALACIONES

Evaluación del trabajo

Adiestramiento y desarrollo

Maquinaria, equipo y herramientas

Equipo de oficinas

Edificios

Bienes raíces y otro activo fijo
CONCLUSIÓN
Este método es una técnica de control preventivo que debe ejercer la dirección de una organización, porque mediante su aplicación se revisan objetivos, políticas, programas de trabajo, estructura orgánica, controles operativos, sistemas y procedimientos, utilización de recursos y aprovechamiento del personal.

También permite apreciar a la organización en su conjunto, partiendo de un análisis sistemático, riguroso, objetivo e integral de sus funciones administrativas, para poder determinar los ajustes o reformas que deben hacerse dentro de su contexto estructural y con relación a las perspectivas de trabajo presentes y futuras. Todo ello, derivado de una actitud reflexiva y crítica por parte de sus integrantes, como vía para conocer la realidad y poder transformarla, en respuesta a las necesidades y requerimientos del entorno.


Profesor:
José Luis Cardona Camacho

VENTAJAS
Nuevos sistemas de procesamiento integrado de datos, Comunicaciones sumamente rápidas entre las sucursales y un sitio central de procesamiento, Sistemas de intercomunicación, dictado central, escudriñadores ópticos, microfilmación, fotocopiado, duplicamientos, etc.
La auditoría consiste en la aplicación de un método sistemático y dinámico y debe aplicarse formalmente a toda la empresa, independientemente de su magnitud y objetivos; aun en empresas pequeñas, en donde se llega a considerar, inoperante su aplicación debe ser secuencial constatada para lograr eficiencia.

DESVENTAJAS
Precipitada adopción de los procedimientos automáticos, han sufrido un exagerado recargo en sus costos, situación ésta imputable a la falta de estudio suficiente, a errores en la selección del equipo, planeación deficiente, programación inadecuada, largos periodos de tiempo con las máquinas sin trabajar, etc.
Debido a esta laboriosidad y en ocasiones por sus altos costos, resulta difícil para algunas empresas aplicar este tipo de método de control.

Escasa libertad de los supervisores para actuar
Deberes y responsabilidades mal delegadas
Irresponsabilidad en las operaciones
Insuficiente delegación de autoridad a subordinados
No mantenerse al paso de los adelantos
No preocuparse lo bastante de valorar resultados
Definición impropia de las principales funciones
Inadecuación de la estructura orgánica con respecto a las metas
Falta de mediciones contables

Distribución ineficaz de la carga de trabajo de administración
Coordinación ineficaz de los esfuerzos individuales
Énfasis desequilibrado de la organización
Personal incompetente de supervisión
Métodos deficientes para la toma de decisiones
Selección impropia del personal clave
Líneas de autoridad ineficaces
Funciones no especificas con claridad
Informes a mas de un jefe
Liderazgo y conducción débiles
Negligencia en los controles
Deficiente reconocimiento de las funciones
Exceso de información a una sola persona
Deficiente estructura orgánica
Duplicación de autoridad
Estructura orgánica anticuada
Abundancia de jefes
Métodos anticuados

Demasiados auxiliares
Falta de trabajo en equipo
Fundamentos débiles
Abundancia de niveles administrativos
Normas deficientes
Demasiado personal
Planeación deficiente
Sobreposición de tareas
Embotellamientos
Complicidades
Ideas sin fundamentos solidos
Puntos de vista nebulosos
Reglamentos malos
Inacción
Falta de bases

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