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CAPACITACION GESTION DOCUMENTAL

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by

Carolina Vargas

on 12 July 2016

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El Secretario General como dueño del proceso de primer nivel de “Gestión Documental” tiene la responsabilidad de diseñar las directrices, lineamientos y controles que garanticen la ejecución y verificación del cumplimiento del mismo con el objetivo de “Asegurar la disponibilidad de la información consolidada en los registros de la Institución”.
MAPA DE PROCESOS
LEY 594 DE 2000 LEY GENERAL DE ARCHIVO

Artículo 4
del
Título

Principios Generales
Responsabilidad: los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.

Artículo 12
del
Título IV

Responsabilidad
La administración pública será responsables de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos.

Artículo
15

Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos

Normas Complementarias
LEYES
Ley 734 de 2002:
Código Disciplinario Único
Ley 1015.
”Régimen Disciplinario para la Policía Nacional” Art.34, Num.30 Lit. a – e
Ley 1448
"Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones".

ACUERDOS
Acuerdo 042 de 2000
“ Organización de Archivo de Gestión e Inventario Único Documental”

Acuerdo 049 de 2000
“Condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.

Acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001
“por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas”

. Acuerdo 04 2013
“Reglamenta parcialmente los decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboracion, presentacion, evaluacion, aprobacion e implementacion de TRD"

. ACUERDO No. 002

(Marzo 14 de 2014 ) "Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones"

RESOLUCIÓNES
Resolución 02687 de 2004
: Creación Comités de Archivo y Gestión Documental

Resolución 02764 del 26 de Junio 2008:
Adopción del Programa de Gestión Documental y sus políticas de operación.

Resolución 04741 del 31/10/2008
“Por la cual se crea el Comité Técnico de Archivo del MDN”.

Resolución 4055 del 21 de diciembre de 2009
por la cual se desagregan los grupos de gestión documental de la secretarias privadas.

Resolución 00247 del 29 de enero de 2010
por la cual se establece la organización de las historias laborales.

Resolución 03184 del 8 de Septiembre de 2011
“Por la cual se adopta la actualización Manual del Sistema de Gestión Integral para la Policía Nacional”. Articulo 48 Gestión Documental.

Resolución 08614 del 24 de diciembre de 2012
por la cual se adopta el Programa de Gestión Documental PGD “ hacia un sistema de gestión de documentos electrónico de archivo” SGDEA, para el Sector Defensa.

DIRECTIVAS ADMINISTRATIVAS
Directiva Administrativa Permanente 035 del 13/12/2010:
Asignación de responsabilidades para garantizar el desarrollo de la función archivística en la Policía Nacional.

NORMA TÉCNICA DE CALIDAD
Norma Técnica de Calidad en la Gestión Publica NTCGP 1000:2009: Numerales 4.2 – 4.2.3 – 4.2.4
Gestión Documental, Control de Documentos, Control de Registros.

¿QUE ES UN DOCUMENTO?
Se refiere a todo objeto material que porte, registre o fije en sí información, cualquiera que sea su forma o el medio registrado ; con el objetivo de conservar y transmitir dicha información en un espacio del tiempo a fin de ser utilizada como instrumento jurídico o probatorio, testimonio histórico, etc.

¿QUE ES COMITE DE ARCHIVO? ¿DONDE Y CUANDO REALIZARLO?
Equipo asesor de la alta dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

QUE ES UN ARCHIVO DE GESTIÓN?
Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización, consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten

Su circulación o tramite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

¿QUE ES UN ARCHIVO CENTRAL?
Es aquel donde se agrupan los documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general..

QUE ES UN ARCHIVO HISTORICO
Es aquel a donde se transfieren desde el archivo central los documentos 100% institucionales, con valores investigativos, científicos y culturales de conservación y consulta permanente.

QUE SON LOS VALORES PRIMARIOS
Administrativos
Legales
Fiscales
Contables
Técnicos

(Valor Administrativo, Jurídico, Legal, Contable, o Técnico)
QUE SON LOS VALORES SECUNDARIOS?
Históricos
Científicos
Culturales
Investigativos

(Fuente primaria de la historia, Reconstrucción
administrativa, testimonio memoria colectiva)

FONDOS DOCUMENTALES SIN ORGANIZAR

Corresponden a totalidad de los documentos que reposan en los diferentes lugares de almacenamiento, los cuales se han producido y guardado en la entidad en el transcurso de su vida institucional, sin ningún criterio archivístico de organización y con pocas posibilidades de ser fuente de información y de consulta eficiente.

Ordenación
Asignación del sistema de ordenación más conveniente, de acuerdo con las características de la documentación y las necesidades de la dependencia.

Sistemas de Ordenación
Preparación Física de los Documentos
1
Limpieza de la documentación

2
Eliminación del material metálico
(click metálicos, ganchos de grapadora, ganchos de carpeta metalicos)
3
Identificación del material afectado por biodeterioro

4
Revisión y foliación

5
Unidades de conservación y realmacenamiento

6
Diligenciamiento del Formato Único de Inventario Documental
(Virtual y Físico cuando va a ser entregado)

Organización de Archivos
Antes
Después
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos.

CLASIFICAR
Manuales de Funciones
Manuales de Procedimientos
Reglamentos Internos
Estatutos.
Actos Administrativos.
INDENTIFICAR
Procedencia
Estructura Organica

ENTENDER QUE SON LOS PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA:

Conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen.

ORDEN ORIGINAL
Ordenación interna de un fondo documental debe mantener la secuencia original que dieron los trámites durante el servicio activo.

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
1
Clasificación Documental
Tome la tabla de retención, empiece a clasificar y agrupar la documentación que se refiere a un mismo asunto.(Ejemplo: Planes, Nóminas, Historias Laborales, Contratos, Procesos Disciplinarios) e identifique cada uno de los grupos encontrados sin olvidar el nombre al que corresponda.

SERIE (Tema) ACTAS

Subserie (subtema) (Actas de Comité)

2
Identificación de “Documentos de Apoyo”

Los documentos sobrantes que no fueron clasificados en cada serie documental (tema) y son generados por otras dependencias, son considerados documentos de apoyo y no se deben transferir al archivo central (por ejemplo, normas, informes de otras dependencias.), identifíquelos, déjelos en un sitio aparte, donde pueda consultarla, si aún los necesita.

"Documentos de apoyo"
3
Ordenación Documental
La Ordenación de los expedientes debe realizarse por carpetas, en forma de libro; es decir, al abrir la carpeta debe encontrarse el primer documento que generó el trámite y al final de la carpeta la última actuación del expediente, de forma tal que se evidencie el desarrollo de los trámites.

4
Selección Documental
Consiste en retirar de las carpetas, todos aquellos documentos que no son de archivo como por ejemplo: documentos en blanco, fotocopias, duplicados, papel químico, tarjetas de invitación o felicitación, recortes de prensa, entre otros.

La depuración consiste en el retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los archivos de gestión o de oficina. En fondos acumulados, se hará igualmente depuración.

5
La foliación se realizara en el momento en que se prepare la documentación para ser transferida de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites.

La foliación es el acto de enumerar los folios solo por su cara recta, cuya numeración se aplica solamente a esta.

Debe efectuarse en el extremo superior derecho de la hoja, con bolígrafo de tinta negra insoluble, en forma legible y sin enmendaduras.

Foliación
6
Series Complejas: Foliacion continua . (Donde un expediente es la continuación del otro. 250 …..251,252)(Contratos, Investigaciones Disciplinarias, Historias Laborales, Procesos Judiciales, Historias Clinicas)

Series Simples: Foliacion independiente, (donde cada expediente al ser la misma serie, tendrá una numeración de 250 folios por carpeta)(Resoluciones, Actas, Derechos de Petición, conceptos,)

Diligenciamiento de la hoja de control.

Se elabora la hoja de control de acuerdo a los tipos documentales que componen un expediente o carpeta, identificando la cantidad folios que componen el expediente.

NOTA: La documentación deberá estar libre de material metálico, como: ganchos de cosedora, clips, entre otros.

Que Formatos se manejan
Planilla de Control de Comunicaciones Recibidas
Nota Interna
Formato Único de Inventario Documental
Rotulo Identificación Caja
Rotulo Identificación Carpeta
Comunicación Oficial
Formato de consulta
Hoja de Control

Desconocimiento de la guía de conservación preventiva para los archivos de la policía nacional.

No realización de las transferencias de tipologías documentales de acuerdos a los tiempos establecidos en las tablas de retención documental

Instalaciones del Archivo General PONAL


La digitalización debe asegurar la producción de aproximadamente cuarenta y ocho millones (48.000.000) de imágenes, con calidad e indexación de historias laborales físicas y microfilmadas (en rollos de 35 milímetros y 16 milímetros), expedientes prestacionales, resoluciones y ordenes administrativas de personal, de tal forma que la documentación digitalizada permita su consulta y recuperación, y le otorguen la validez del documento original.



Costo total
$ 14.085.480.000,00

Desarrollo del Proyecto
Presupuesto estimado para el Proyecto: $ 7.500.000.000,00

Bloque administrativo de oficinas conformado por 3 niveles

4 Bodegas de depósitos documentales

SECRETARIA GENERAL
ARCHIVO GENERAL
Teniente Coronel SANDRA BIBIANA GARRO RAMÍREZ
Jefe Área Archivo General

PROCEDIMIENTOS PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

Recepcionar, organizar y controlar los documentos (Archivo de Gestión, Central e Histórico)

Procedimiento:

1GD-PR-0001 Control de Registros
1GD-PR-0002 Recepcionar, Distribuir y Tramitar los Documentos
1GD-PR-0004 Archivo de Gestión
1GD-PR-0005 Archivo Central o Intermedio
1GD-PR-0006 Archivo Histórico
1GD-PR-0007 Elaborar o Actualizar Tablas de Retención Documental

Orientar y facilitar la consulta de documentos
Procedimiento:

1GD-PR-0008 Facilitar la consulta o préstamo de documentos

Seleccionar la documentación para su conservación temporal, permanente o eliminación.

Procedimiento:

1GD-PR-0009 Realizar disposición final
1GD-PR-0011 Transferencias Documentales

Comunicación Oficial
UNIDADES POLICIALES
1
¿Qué hacer con los acervos documentales de las unidades desconcentradas? Como sijin, sipol, cetra, segen, diran, insge, dinco, diase, dipol, etc
2
¿ Que se debe hacer con la documentación de la seccionales de sanidad?
Los parámetros para la organización de los archivos están establecidos en el acuerdo 042 del 31 de octubre de 2002, “Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículo 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000”, en su artículo 4 “Criterios para la organización de archivos de gestión”
3
¿ Como foliar?
4
¿ Como se maneja la informacion de la Justicia Penal Militar?
se recomienda realizar la foliación a lápiz en el Archivo de Gestión, con el fin de no ocasionar daño a los documentos antes de ser realizada la trasferencia primaria y si se presentar errores, estos ser corregidos sin ocasionar un daño permanente a los mismos.

Así mismo, la foliación de estos documentos se debe ejecutar como lo indica el Instructivo No 010 SUDIR SEGEN del 13 de febrero de 2009 “Recomendaciones generales sobre foliación en documentos de archivo”, es decir, se ejecutarán hasta 250 folios y si existe un volumen dos del mismo funcionario se iniciará con el número uno (1) en foliación, dejando claro la cantidad de carpetas que conforman el expediente en el rotulo de identificación de la misma

Llamar a 3150111 ext 2855
5
¿ Que cajas y carpetas deben utilizar las unidades?
6
¿Qué pasa cuando una unidad de Archivo tiene en su poder fondos acumulados? Que se debe hacer?
7
¿Como utilizar la serie solicitudes?
8
¿ Que actuación se debe realizar cuando en una unidad cuando se presente perdida de información?
9
¿ Como realizar la apertura y cierre de los libros preimpresos?
10
¿ Quien debe guardar la información que producen las oficinas de acuerdo al principio de procedencia y orden original?
En este orden de ideas cuando se presenta pérdida o desaparición de los acervos documentales de la institución es necesario que la persona responsable de la custodia de la información ponga en conocimiento esta situación a las autoridades correspondientes a fin de que sean éstas las que determinen las responsabilidades y sanciones a que hubiese lugar, de igual manera, deberá realizar un informe dando a conocer la novedad a su superior inmediato
La presente respuesta únicamente constituye un criterio auxiliar de interpretación, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 230 de la Constitución Política, 5° de la Ley 153 de 1887 y 28 de la Ley 1437 de 2011.

En cuanto a la apertura y cierre de libros se debe tener en cuenta lo descrito en la resolución 08614 de diciembre de 2012, por medio de la cual se imparten las recomendaciones de cómo se debe realizar esta actividad y quien es la persona que debe firmar.
El Principio de Procedencia nos permite establecer quién produce los documentos (las unidades administrativas) y por qué razones lo hace (por asignación de funciones), por lo anterior la documentación (minutas, libros de novedades de guardia, registro de entrada y salida de vehículos y personas), los cuales son producidos por la Seccional en delegación de funciones, deben ser custodiadas por los Archivos de Gestión de cada una de las seccionales; respetando los tiempos establecidos en las Tablas de Retención Documental y las transferencias se realizaran de acuerdo al cronograma elaborado por el Jefe Grupo Gestión Documental; por lo anterior, ese acervo documental se debe albergar, custodiar y administrar por dicha unidad, teniendo en cuenta los parámetros establecidos en el Minimanual No 4 del Archivo General de la Nación para las transferencias documentales.
11
¿ En la Institución que se considera como duplicidad?
El Principio de Procedencia nos permite establecer quién produce los documentos (las unidades administrativas) y por qué razones lo hace (por asignación de funciones), por lo anterior la documentación (minutas, libros de novedades de guardia, registro de entrada y salida de vehículos y personas), los cuales son producidos por la Seccional en delegación de funciones, deben ser custodiadas por los Archivos de Gestión de cada una de las seccionales; respetando los tiempos establecidos en las Tablas de Retención Documental y las transferencias se realizaran de acuerdo al cronograma elaborado por el Jefe Grupo Gestión Documental; por lo anterior, ese acervo documental se debe albergar, custodiar y administrar por dicha unidad, teniendo en cuenta los parámetros establecidos en el Minimanual No 4 del Archivo General de la Nación para las transferencias documentales.
12
¿Si un funcionario encargado de Gestión documental es traslado, como debe entregar la información?
13
¿ Que procedimiento se debe desarrollar al momento de encontrar un libro con varios temas en el mismo. Ejemplo orden de servicio y libro de actas en el mismo?
14
¿ Bajo quien está la responsabilidad de suministrar las cajas y carpetas?
15
¿ Cuál es el procedimiento para la eliminación?
16
¿ Que hacer cuando se tiene problema con el GECOP?
17
¿Que se debe hacer con las unidades que se ecuentran alejadas de los Archivos Centrales?
18
¿ Cuando en una unidad se modifica la estructura organico funcional, quien debe realizar el proyecto de TRD?
¿Con quien comunicarnos en caso de alguna inquietud de Gestion Documental?
20
Llamar a Telametica al IP 9225 DORA MILENA FARIETA EXTENSION o Subintendente DIEGO VILLANUEVA o a la señora Intendente Leomadis de Jesus Suarez al IP 9169
Llamar al IP 9834 o
comunicarsen mediante el lync
SEGEN CAROLINA VARGAS CHINCHILLA

SEGEN BAYRON JOSE HERRERA

SEGEN LAURA BIBIANA BRICEÑO
¿Como ayudar a la implementación de la Politica Cero papel?
19
1
¿QUE HACER CUANDO SE RECIBE
GESTIÓN DOCUMENTAL?
1
CONOCER DONDE NACE
2
¿ QUIEN ES EL DUEÑO DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL?
PROYECTO DE DIGITALIZACIÓN
2
¿EN QUE NORMATIVIDAD ME DEBO BASAR?
3
¿QUE CONCEPTOS BÁSICOS DEBO SABER?
IDENTIFICAR QUE ARCHIVO TENGO
¿Que son Tabla de Retención Documental?
Listado de series y subseries con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Tabla de Retención Documental
Aplicación TRD
FONDO ACUMULADO
ACTUALIZADO
1953

2000

HOY

Que es una Transferencia Documental y como hacer para que las unidades la cumplan ?
PASOS PARA REALIZAR TRANSFERENCIA PRIMARIA

1
Tenga en cuenta la fecha programada en el cronograma de transferencias documentales concertado y elaborado por la unidad de archivo .

2
Efectúe el proceso de selección natural. Es decir, retire aquellos documentos que no son esenciales en el expediente

3
Ordene los expedientes por años y secuencialmente siguiendo el código y la cronología en forma ascendente.

4
5
7
6
8
9
Respete las fechas establecidas en el Cronograma de Transferencias.

Seleccione los expedientes de las series y subseries documentales que según la TRD deben Transferirse

Ordene los tipos documentales, clasificándolos por asunto (Informes, Actas, Contratos, Planes de mejoramiento, etc). Tenga en cuenta que en cada carpeta debe incorporarse un volumen de máximo 250 Folios

Verifique la información a través del inventario documental magnético, antes de efectuar la Transferencia, con el fin de corroborar que la información entregada sea la que indica el FUID

Diligencie e imprima el FUID (Formato Único de Inventario Documental).

Ingrese los documentos al Archivo Central. Recuerde que la entrega física de la documentación se hará a través del FUID



1
2
7
Revisar el FUID y verificar la Ordenación.
6
8
¿COMO SE PUEDE REALIZAR LA ORDENACIÓN?
Verificar las TRD
10
11
Clasificación y ordenación por series según TRD

Inventario Documental

Transferencia

Ubicación Física en el Archivo Central
Consiste en el traslado ordenado y clasificado de los documentos que cumplen su tiempo de retención (estipulado en la TRD), previo diligenciamiento del formato de inventario de documentos, según calendario de transferencias previamente programado.

14
4
AVANCES EN EL PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
5
¿CUALES SON LOS HALLAZGOS MAS REITERATIVOS QUE ENCUENTRAN LOS ENTES DE CONTROL?
Desconocimiento de la ley general de archivos y acuerdo 042 criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.
1
Falta de elementos de bioseguridad
Desconocimiento en la aplicación de las TRD.
Falta de inventarios documentales.

2
3
4
5
6
CERO PAPEL
6
Falta de aplicación de los formatos establecidos dentro del proceso de gestión documental ( rotulo de las cajas, carpetas, hoja de control, planilla de comunicaciones oficiales, inventarios documentales, formato de eliminación).

7
3
4
5
9
12
13
15
1
2
3
ACUERDOS
ACUERDO No. 041

( Octubre 31 de 2002 ) “Por el cual se reglamenta la entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el artículo 20 y su parágrafo, de la ley 594 de 2000”.

ACUERDO No. 015
(20 de octubre de 2003) “Por el cual se adiciona un parágrafo al articulo primero del acuerdo 041 del 31 de octubre de 2002 – (liquidación de entidades).

ACUERDO No. 04

(Marzo 15 de 2013) “Se Reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental"

ACUERDO No. 05
(Marzo 15 de 2013) “Por el cual se establece los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y se dictan otras disposiciones”.

ENCABEZADO

MARGENES

ASUNTO

RADICACION Y TRD

ANEXOS

COPIAS

LOGOS Y SIMBOLOS

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