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Dirección y control

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Estefania Arredondo

on 31 March 2016

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Dirección y control
Autoridad
Toma de decisiones
Control
Cuando se ejerce autoridad, se espera el cumplimiento de las órdenes emanadas del titular de la autoridad. Poder que tiene una persona sobre otra que le está subordinada
Liderazgo
Es la capacidad de establecer la dirección e influenciar y alinear a los demás hacia un mismo fin, motivándolos y comprometiéndolos hacia la acción y haciéndolos responsables por su desempeño.
Una decisión es un juicio o una elección entre dos o más opciones, y es algo que surge en innumerables situaciones, ya sea para solucionar un problema, ya sea para aplicar una medida. Por definición, los directivos han de saber tomar decisiones.
Clasificar las decisiones
Las decisiones que un directivo debe tomar incluyen las rutinarias, de emergencia, estratégicas y funcionales.
Proceso
Control empresarial
El Control Empresarial es un Proceso Administrativo muy ligado con la Planeación, el control es la fase a través del cual se evalúan los resultados obtenidos en relación con lo planeado, a fin de corregir desviaciones y errores para mejorar continuamente.
Técnicas para el control
Con origen en el vocablo latino auctorĭtas, el concepto de autoridad hace referencia a una potestad que logra alguien, a un líder legítimo y a alguien que obtiene poderes o facultades sobre un grupo de personas.
La autoridad jurídica que es aquella que se determina y se impone por obligación. A su vez se compone de dos clases: la formal, que es aquella que ejerce un jefe sobre sus correspondientes subordinados, y la operativa. Esta es la que se caracteriza porque no se ejerce sobre personas sino que se define como la potestad que tiene alguien para decidir el realizar una serie de acciones concretas.
Requisitos de aceptación de la Autoridad
El subordinado debe ser capaz de entender la comunicación.
Debe saber que lo se le pide es consistente con los objetivos generales de la organización.
Debe percibir que lo que se le pide es compatible con sus principios éticos y morales.
Debe poseer la capacidad física y mental para cumplir lo solicitado por el mando superior
Tipos de Autoridad
Autoridad de línea
Es la que posee un nivel jerárquico o jefatura para dirigir el trabajo de un subordinado. Es la relación directa de superior-subordinado que se extiende de la cima de la organización hasta el escalón más bajo y a la que se denomina “cadena de mando”.
Autoridad de personal
Es la que se delega progresivamente en terceros, ya sea por la especialización de los mismos o por los recursos con que cuentan. Es necesario crear funciones específicas de autoridad de personal para apoyar, ayudar y aconsejar. En vez de tratar de manejarlo todo, el propietario delega ciertas responsabilidades en el encargado de las compras de materias primas y suministros. A su vez, éste se limita a ejercer únicamente la autoridad que se le ha delegado.
Autoridad funcional
Es la autoridad que tendría el administrador sobre todos los empleados de la misma. Esta autoridad complementa la de línea y la de personal. Es una forma de autoridad muy limitada, porque su uso rompe la denominada “cadena de mando”.
Las decisiones son una parte esencial de la vida, tanto dentro como fuera del trabajo. Los ejecutivos son los responsables de decidir entre dos o más opciones. La toma de decisiones abarca todo el proceso que supone tomar decisiones adecuadas y eficaces, desde la liberación inicial hasta la puesta en práctica.
Rutinarias
Se repiten las mismas circunstancias y se opta por tomar unas medidas cuya eficacia ya ha sido comprobada.
De emergencia
Situaciones que no tienen precedentes: la decisión se toma en ese instante, a medida que se suceden los acontecimientos
Las decisiones estratégicas
La tarea más importante de un directivo consiste en decidir metas y objetivos, y convertirlos en planes concretos o en decisiones secundarias.
Las decisiones funcionales
Sobre todo las relacionadas con <<problemas del personal >> (contratar y despedir), requieren un manejo especialmente delicado.
Identificar el tema que se aborda, y priorizar los objetivos.
Un análisis de la situación revelara las opciones imposibles o impracticables, dejando una serie de otras posibilidades para una evaluación mas detallada
Se puede recurrir a la opinión de otros
Hay que evaluar cuidadosamente las ventajas y desventajas de cada medida, teniendo muy presente el objetivo final.
Idear un plan para mostrar como se pondrá en practica la decisión.
Comparar Soluciones
Comprender los Riesgos.
Estilo en la Toma de Decisiones
La Intuición y la Lógica
Ser Sistemático
Correr riesgos.
La propia responsabilidad
Tomar decisiones propias
Delegar decisiones.
Decisión a Nivel Inferior
Pasar las decisiones hacia los niveles superiores provoca retrasos; cuanto más niveles jerárquicos haya, mayores serán los retrasos. Decidir a nivel inferior ofrece buenos resultados en cuanto a la rapidez y la eficacia.
Alcanzar una decisión.
Consultar a otros.
El uso de los Consejeros.
Examinar Decisiones.
Consultar con Eficacia.
Escuchar a Los Demás
La palabra control proviene del término francés contrôle y significa comprobación, inspección, fiscalización o intervención. También puede hacer referencia al dominio, mando y preponderancia, o a la regulación sobre un sistema.
Podemos definirlo como: La función que permite la supervisión y comparación de los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente, asegurando además que la acción dirigida se esté llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organización y dentro de los límites de la estructura organizacional.
Requisitos para un buen Control
• Simplicidad: Indica que el proceso es sencillo, todos deben entender perfectamente que es lo que se pretende con el.
• Adaptabilidad: El sistema de control debe incorporar mecanismos capaces de adaptarse a las condiciones cambiantes del entorno.
• Eficacia y Eficiencia: Las señales deberán generarse en el momento oportuno, lo más rápidamente posible y las medidas correctoras aplicarse en el momento idóneo para que generen los efectos esperados.
• Continuidad: El control debe efectuarse son regularidad.
• Aceptación: Los control debe ser aceptado por todos.
• Enfoques sobre puntos estratégicos: Deben controlarse áreas donde las desviaciones sean más relevantes. Los controles son más efectivos cuando se aplican selectivamente en puntos críticos.
Tipos de Control
• Control Preliminar: Son los realizados antes que el proceso operacional comience. Esta incluye la creación de políticas, procedimiento y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad.
• Control Concurrente: Se aplican durante la fase operacional. Esta incluye dirección, vigilancia, sincronización de las actividades que acurran para que el plan sea llevado a cabo bajo las condiciones requeridas.
• Control de Retroalimentación: Se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones.
Importancia
Es una herramienta surgida de la imperiosa necesidad de accionar proactivamente a los efectos de suprimir y/o disminuir significativamente la multitud de riesgos a las cuales se hayan afectadas los distintos tipos de organizaciones, sean estos privados o públicos, con o sin fines de lucro.
• Proteger los recursos de la empresa o negocio evitando pérdidas por fraudes o negligencias.
• Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables, los cuales, son utilizados por la Dirección para la toma de decisiones.
• Promover la eficiencia de la explotación de los recursos con que cuenta la empresa o negocio.
• Estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la gerencia.
• Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua.
• Velar porque todas las actividades y recursos de la empresa o negocio estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad.
• Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones.
• Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la empresa o negocio y que puedan afectar el logro de sus objetivos.
• Garantizar que el sistema de control interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación.
• Velar porque la empresa o negocio disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional.
Etapas
1. Establecimiento de estándares de actuación: Estos estándares se derivan de los objetivos establecidos durante la planificación.
2. Medición de Resultados reales: Es necesario de un método económico y fiable que mida la actuación o los resultados realmente conseguidos.
3. Comparación de Resultados: Es la comparación de métodos reales con los estándares.
4. Adopción de acciones correctoras: Si la desviaciones se encuentran dentro de los márgenes de tolerancia no se introduce cambio alguno, pero si se estima una desviación excesiva, es responsabilidad del directivo hacer los pertinentes cambios para conseguir resultados.
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