Loading presentation...
Prezi is an interactive zooming presentation

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

Make your likes visible on Facebook?

Connect your Facebook account to Prezi and let your likes appear on your timeline.
You can change this under Settings & Account at any time.

No, thanks

El tratamiento de la correspondencia y paquetería

No description
by

Yurena colomina soriano

on 1 March 2015

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of El tratamiento de la correspondencia y paquetería

1. La circulación de la correspondencia en entidades privadas y públicas.
-La correspondencia es uno de los principales medios con los que cuentan para hacerlo mediante paquetes y cartas.

*La correspondencia se divide en:
De entrada.
De salida.
Interna.

1.1 Correspondencia de entrada.
-Es la que se recibe en la empresa procedente del exterior que pasa por una serie de etapas:
B. Servicios adicionales:
-Acuse de recibo:
es la confirmación escrita de la entrega, recoger la información de la entrega, identidad del receptor, fecha y hora de entrega.






-Certificaciones:

consisten en la emisión de un certificado de que la entrega se ha realizado para que conste a los fines que sea necesario.
1.2 Correspondencia de salida.
-Es la que se origina dentro de la empresa para comunicarse con el exterior, y pasa por las siguientes etapas:
2. Servicios de correspondencia y paquetería.
A. Medios de envío:
*Índice:
1. La circulación de la correspondencia en entidades privadas y públicas.

2. Servicios de correspondencia y paquetería.

3. Oficina virtual de correos.

4. Las normas de seguridad.
*El tratamiento de correspondencia y paquetería.
A. Recepción.
-Es el momento en el que se recibe la correspondencia, debemos verificar su buen estado e informar,en su caso de posibles daños.

*Pasos:
1-Firmar el albarán.
2-Abrir el correo ordinario, debe tenerse en cuenta que existen comunicaciones de carácter privado.
3-En caso de que falte la fecha podemos escribirla en el borde superior derecho.
4- Revisar que aparezca la dirección del remitente.
5-Comprobar el contenido, hay que verificar que este toda la documentación.
6-La correspondencia se coloca en la bandeja de entrada.
Número de registro.
Fecha llegada.
Remitente: el nombre y dirección.
Clase: se indicará el tipo.
Anexos: se indicará si se adjuntan otros documentos.
Asunto: tema de la comunicación.
Destinatario: se apuntará la persona a la que va dirigida.
C. Clasificación.
-La correspondencia se clasifica según se trate: de cartas, impreso, facturas, periódicos, revistas o algún tipo de paquetería.
Y en una segunda clasificación diferenciamos entre:
Correo urgente.
Correo ordinario.
Correo certificado.
Documentación personal o confidencial.
D. Distribución.

-La correspondencia tiene que ser distribuida a los departamentos o personas correspondientes.
B. Registro.
A. Elaboración.
-Una vez confeccionada la correspondencia, se presentará para que la firme a la persona responsable.
B. Recogida.

-La recogida de correspondencia de salida dependerá del personal de conserjería o secretaría.
C. Registro.
Número de registro.
Fecha del envío.
Destinatario: persona o empresa a la que se envía.
Clase: indicaremos el tipo.
Anexos: si al envío se le acompaña otros documentos.
Asunto: resumiremos el tema.
Observaciones.
D. Expedición o envío.
-Hacen llegar sus envíos al departamento o persona encargada de la correspondencia:

Las cartas se deben plegar.
Los datos del destinatario deben aparecer en el sobre.
El franqueo consiste en pesar y pagar el servicio del transporte y el reparto de la correspondencia.

-Es la más utilizada cuando el peso no supera los 2 kg y no requiere entrega urgente.


*Carta certificada:
-La entrega del envío se garantiza con la firma del destinatario o persona utilizada cuando la recibe.
*Valija:
-Servicio para empresas que necesitan intercambiar correspondencia periódica entre varios destinos nacionales de forma que se agrupan en un embalaje todos los envíos que se deseen.
*Paquete azul:
-Envía paquetes o documentos volumiosos a territorio nacional y Andorra.
*Publibuzón:
-Envíos de publicidad de hasta 100 gramos mediante buzoneo.
*Telegrama:
-Comunicación breve, clara y sencilla transmitidas a través del telegrafo.
*Carta ordinaria:
*Carta urgente:
-Igual que la carta ordinaria pero con carácter urgente.
*Burofax:
-Se utiliza para enviar de manera urgente y segura documentos que requieran de una entrega fehaciente sirviendo de prueba frente a terceros.
*Postal exprés:
-Para envíos de paquetería.
*Catálogos y publicaciones periódicas:
-Los catálogos se envían envueltos en plástico transparente o en un sobre abierto.
*Fax:
-Envía documentos a terminales de fax.
-Franqueo electrónico:
permite el abono online.



-Reembolso:
gestión de cobro, sencilla y fiable.
-Portes debidos:
permiten solicitar que el porte del envío lo abona quien recibe la mercancía.



-Valor declarado:
se trata de una garantía adicional que permite asegurar los envíos de objetos de valor por si se pierden o sufren daños.


-Recogida a domicilio:
correos recoge la correspondencia con la regularidad que el cliente necesite.
2.1 Funcionamiento de las compañias privadas de mensajería.
-El esquema de envío de correspondencia y paquetería puede diferir dependiendo de cual se trate:

La compañía envió un mensajero para recoger el envío.
El cliente firma un albarán de recogida.
La compañía entrega el envio en la dirección asignada con un albarán de entrega.
3. Oficina virtual de correos.
Correo digital:
permite confeccionar cartas y tarjetas postales desde nuestro ordenador.

Franqueo electrónico:
permite pagar a través de internet una relación de envíos.

Identificación de certificados y notificaciones:
permite confeccionar una relación de envíos certificados a través de Internet.
Telegramas:
permite enviar telegramas por Internet desde nuestro ordenador a cualquier punto de España.

Tu sello:
es posible encargar sellos personalizados con nuestra propia imagen.
A. Servicios online de las compañias de mensajeria.
Encargar los envíos online.

Pagar desde la web mediante tarjeta.

Realizar un seguimiento online del estado de los envíos.

B. Administración electrónica.
Ofrecen a los ciudadanos la posibilidad de realizar trámites a través de Internet.


Mediante la vía electrónica.
En una oficina sin papeles, se sustituye por procesos electrónicos.
C. El registro electrónico.
Cumple la misma función que el registro de entrada y salida de documentos:

Suministrar al ciudadano una prueba de fehaciente de la presentación de documentos
Dar salida a la documentación generada por la administración.
Los libros de entrada y salida ya no son necesarios porque los ciudadanos pueden acceder a la información mediante Internet.
D. El portafirmas electrónico.
Facilita a los órganos y unidades administrativas el uso de la firma electrónica.


Incluye un código seguro de verificación que permite constatar su integridad y autenticidad.
E. Ventajas e inconvenientes de la administración electrónica:
Ventajas:
-No tener que desplazarse físicamente a las ventanillas del organismo.
-El servicio está disponible permanentemente.
-Al operar documentos digitalizados, se reducen costes y se mejora el medioambiente.

Inconvenientes:
-Algunas gestiones precisan firma digital.
-Falta de adaptación de algunos organismos públicos.
F. Certificado o firma digital:
-Es la identificación digital de la persona, es el medio electrónico de asegurar la identidad del usuario.
4. Las normas de seguridad:
-La ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) nos indica que debemos mantener en secreto la información recibida y también que debemos destruir los documentos confidenciales cuando ya no sean necesarios.
Cumple la misma función que el registro de entrada y salida de documentos:

Suministrar al ciudadano una prueba de fehaciente de la presentación de documentos.
Dar salida a la documentación generada por la administración.

Los libros de entrada y salida ya no son necesarios porque los ciudadanos pueden acceder a la información mediante Internet.

C. El registro electrónico.
Full transcript