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Proceso de Facturación MK

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Ignacio Cabezón

on 4 May 2012

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Transcript of Proceso de Facturación MK

PROCESO DE FACTURACIÓN IMPORTANTE Los lineamientos de este proceso están definidos por la Gerencia de Operaciones de MK. Objetivo del proceso Garantizar el debido registro de todos los ingresos de MK de acuerdo a las políticas, reglamentos y normativas existentes. Aspectos importantes del proceso Segùn la "clase de entrega" y "condición de pago" se definen varios sub-procesos de facturaciòn y sus responsables;
A) facturación a crédito y MK despacha (FA)
B) facturación al contado y MK despacha (FA)
C) facturación al contado y CLiente retira (At.Cliente) De acuerdo con las exigencias del cliente, se definen formas de entrega de las facturas, afectando el proceso de facturación en general. ETAPAS DEL PROCESO A) sub-proceso "Factura a Crédito" y MK despacha (responsable, Unidad de Facturación) El vendedor genera una cotización en SAP y posteriormente cierra la venta con cliente que tiene crédito, generando una Orden de Venta OV a partir de la cotizaciòn. Para asegurar el negocio, el vendedor le exige al cliente una orden de compra OC por el monto de la venta con el detalle de los productos (es fundamental que la OV sea igual a la OC). Esta OC se adjunta (documento escaneado) a la OV en SAP. También el vendedor debe acordar si el T/C a considerar es con fecha de OV o fecha de GD. En esta instancia el vendedor negocia con el cliente el cobro del flete, el que será o no facturado posteriormente. También se define la fecha de entrega y la condición de pago. Ésta última debe reflejarse correctamente en la OV. El vendedor (o coordinador comercial, si corresponde) se comunica con el coordinador de despachos para programar la entrega de los productos al cliente, el cual puede llevarse a cabo en uno o más despachos (por capacidad del camión, del proyecto, stock u otras razones que lo justifiquen). RECEPCIÓN DE LA GD Si la GD está 100% recibida conforme, entonces la Unidad de Facturación procede a emitir factura, siempre y cuando tenga OC y GDA (Guía de Despacho Aprobada por el cliente) Si la GD NO está 100% recibida conforme por el cliente (por error de producto despachado, producto con fallas, etc.), entonces la Unidad de Devoluciones procede a ANULAR la GD, recibir el material devuelto (ingresando nuevamente al inventario o a mermas, según corresponda) y a generar una nueva GD por el material correctamente entregado al cliente. Luego la Unidad de Facturación procede a EMITIR factura. Emisión de Facturas El encargado de la Unidad de Facturación diariamente consulta en SAP por todas las GD emitidas y comienza a facturar aquellas GDA (documento escaneado adjunto al GD de SAP), considerando que deben estar respaldadas por OC.

La razón principal de no facturar GD que todavía no están visadas por el cliente obedece a disminuir la emisión de N/C. Despacho de Facturas Paralelamente a la emisión de facturas, el segundo a bordo de la Unidad de Facturación se encarga de despachar a los clientes las facturas emitidas, distribuyendo el trabajo de acuerdo a la zona de destino.

De esta manera, para clientes ubicados en Santiago, algunas facturas podrán ser entregadas por un junior, las restantes por correo certificado.

Aquellos clientes ubicados en regiones, el encargado se preocupará de contratar servicios (correos de Chile, integrapost, etc.) para buscar su V°B° por parte del cliente. Con el fin de ser facturado una vez que vuelve recibida conforme por el cliente Actualmente MK emiten facturas electrónicas y facturas manuales. Cada traslado de mercadería debe acompañarse de una guía de despacho GD CAPTURADOR DE GDA Cada vez que un transportista sale del CeDi con mercadería para el cliente, deberá volver con la GD recibida o no conforme como rendición para su posterior pago de servicios. Además deberá entregar la Hoja de Ruta (HR) al asistente de despachos (capturador).
El coordinador de Despacho responsable de la HR deberá verificar que la ruta se realizó correctamente y generar OC para posteriormente pagar al transportista según las condiciones comerciales acordadas.
El asistente de Despachos escaneará cada GDA y la adjuntará a la GD electrónica en SAP. Esto se realiza con el fin de mostrar a todos los usuarios el tono de los productos despachados (para futuros despachos a ese cliente)
La función del asistente es MUY relevante en el proceso de facturación ya que éste se encargará de darle seguimiento a las GD que aún no regresan con el V°B° del cliente.
Para rutas dentro de Santiago, el transportista debe rendir las GD durante el mismo día (a más tardar al día siguiente en la mañana).
Para rutas a V y VI regiones el transportista deberá rendir las GD al día siguiente.
Para rutas a las demás regiones, no debiera demorar más de 5 días desde que sale el camión de la bodega. La aprobación de estos lineamientos están aprobados por el Directorio de MK. Cobranza de Facturas Una vez que la factura es recepcionada conforme por el cliente, ésta es informada a la Unidad de Créditos y Cobranzas, de tal manera de comenzar con la gestión de cobro cuando corresponda (según condiciones de pago).

En esta etapa del proceso se detectan anomalías relacionadas con las facturas realmente despachadas y recepcionadas por los clientes. También se pueden encontrar facturas emitidas sin respaldos...etc.

Por tanto, esta Unidad tiene características de CONTROL sobre la Unidad de Facturación. Otros Casos GD y Fact/Bol para Cliente Retira
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