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Bases de Control Interno (UNES)

Desarrollar los aspectos básicos del control interno en el sector público venezolano, adaptados a la UNES.
by

Israel Mundarain

on 30 April 2015

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Transcript of Bases de Control Interno (UNES)

CONCEPCIÓN SISTÉMICA DEL CONTROL INTERNO
Estructura del Estado Venezolano
Junta Directiva de Corposervica
Normas = Reglas de Conducta
C o n v i v e n c i a
Ulpiano:
* Honeste vivere
(vivir honestamente)
* Alterum non laedere
(no dañar al otro)
* Suum cuique tribuendi
(dar a cada quien lo suyo)
Proceso

[Junta Directiva, gerencia u otro personal]

Seguridad razonable

Logro de objetivos
La existencia de un
EFECTIVO SISTEMA DE CONTROL INTERNO
refleja el compromiso institucional de su personal
¿QUÉ ES EL SISTEMA CONTROL INTERNO?
Plan de organización
Políticas
Normas
Procedimientos
Métodos
¿CUÁLES SON LOS OBJETIVOS DEL SISTEMA CONTROL INTERNO?
~ Salvaguardar el patrimonio público

~ Verificar la información financiera, administrativa y técnica

~ Promover la eficiencia de las operaciones

~ Garantizar el acatamiento de las decisiones (políticas)

~ Cumplir los planes, programas y presupuestos
P R E V I O
Procedimientos incorporados
Aplicados por los administradores
Antes de contratar (compromisos)
Verificar las normas, conveniencia y oportunidad
P O S T E R I O R
Procedimientos incorporados
Aplicables por autoridades (gerentes o jefes)
Sobre los resultados

Unidades de auditoría interna
Artículo 6
del Reglamento sobre la Organización del Control Interno en la Administración Pública Nacional
Artículo 16
del Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal
(FORMAS)
( C O N C O M I T A N T E )
PERCEPTIVO
Integridad y valores éticos
Estilo de dirección
Dirección estratégica
Modelo organizativo
Políticas de RR.HH.
Puedes ver esta película completa en http://bit.ly/1CGnwb5
Posibilidad
de ocurrencia que un evento
impacte negativamente
el cumplimiento de los objetivos definidos.
Contexto [DOFA]
Identificación [Documentada, causas y efectos]
Evaluación
Valoración [situación actual de controles]
Respuesta
Calificación del riesgo
Manuales de normas y procedimientos
Indicadores
Asegurar razonablemente la consecución de los objetivos y metas institucionales.
Estrategia Comunicacional
(difusión)
Políticas de Información y Comunicación
Información Externa e Interna
Sistemas de Información
Control Interno
Gestión (indic.)
Mejoramiento continuo
(Acciones correctivas)
Autoevaluación
Estructura del Estado Venezolano
Marco Grande (referencia)
Marco Pequeño (referencia)
Marco Legal del Control Interno
(fundamental)
“Artículo 2.- Venezuela (…) propugna como valores superiores de su ordenamiento jurídico y de su actuación (…) la democracia…”

“Artículo 3.- El Estado tiene como fines esenciales (…) la garantía del cumplimiento de los principios, derechos y deberes reconocidos y consagrados en esta Constitución.”

“Artículo 25.- Todo acto dictado en ejercicio del Poder Público que viole o menoscabe los derechos garantizados por esta Constitución y la ley es nulo; y los funcionarios públicos (…) que lo ordenen o ejecuten incurren en responsabilidad…”
“Artículo 139.- El ejercicio del Poder Público acarrea responsabilidad individual (…) por violación de esta Constitución o de la ley.”
(Ley Orgánica de la Administración Pública, artículo 8: “obligación de cumplir y hacer cumplir la Constitución…”)
(Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, artículo 82: “responden penal, civil y administrativamente de los actos, hechos u omisiones contrarios a la norma expresa en que incurran…”)

"Artículo 141.- La Administración Pública está al servicio de los ciudadanos y ciudadanas y se fundamenta en los principios de honestidad, participación, celeridad, eficacia, eficiencia, transparencia, rendición de cuentas y responsabilidad en el ejercicio de la función pública, con sometimiento pleno a la ley y al derecho."

“Artículo 274.- Los órganos que ejercen el Poder Ciudadano tienen a su cargo (…) velar por la legalidad en el uso del patrimonio público, el cumplimiento y aplicación del principio de la legalidad en toda la actividad administrativa del Estado…”
Ley Orgánica de la Administración Pública (LOAP)
“Artículo 4.- La Administración Pública se organiza y actúa de conformidad al principio de legalidad (…) sus competencias se sujeta[n] a lo establecido en la Constitución (...), las leyes y los actos administrativos de carácter normativo (...) en garantía y protección de las libertades públicas que consagra el régimen democrático, participativo y protagónico."

"Artículo 10.- La actividad de la Administración Pública se desarrollará con base en los principios de (...) rendición de cuentas, eficacia, eficiencia, (...) oportunidad, objetividad, (...) participación, honestidad, (...) uniformidad, (...) transparencia, (...) paralelismo de la forma y responsabilidad en el ejercicio de la misma..."
Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público (LOAFSP)
“Artículo 2. La administración financiera del sector público (…) estará regida por los principios de justicia social, legalidad, honestidad, participación, eficiencia, (...) solvencia, transparencia, responsabilidad, rendición de cuentas…”

“Artículo 140. Corresponde a la máxima autoridad del cada órgano o ente la responsabilidad de establecer y mantener un sistema de control interno adecuado a la naturaleza, estructura y fines de la organización (…) [que] incluirá los elementos de control previo y posterior incorporados en el plan de organización y en las normas y manuales de procedimientos...”
(Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, artículo 36)
Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos
“Artículo 7. (…) [el] acto administrativo (…) [es] toda declaración de carácter general o particular emitida (…) por los órganos de la administración pública”  ≠ actos de mero trámite.

“Artículo 13. Ningún acto administrativo podrá violar lo establecido en otro de superior jerarquía…”
Ley Contra la Corrupción
“Artículo 1. …normas que rijan la conducta que deben asumir las personas sujetas (…) con fundamento en los principios de (…) legalidad (…) consagrados en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, así como la tipificación de los delitos contra la cosa pública y las sanciones que deberán aplicarse a quienes infrinjan estas disposiciones…”
Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal
“Artículo 2.- (…) La Contraloría en el ejercicio de sus funciones, verificará la legalidad, exactitud y sinceridad, así como la eficacia, economía, eficiencia, calidad e impacto de las operaciones y de los resultados de la gestión…”

“Artículo 35.- El control interno es un sistema que comprende el plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados (…) para…”
(Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, artículo 137)
(Normas Generales de Control Interno, artículo 3)

“Artículo 39.- Los o las gerentes, jefes, jefas (...) de cada departamento, sección o cuadro organizativo específico deberán ejercer vigilancia (…) sobre las operaciones y actividades realizadas (…) bajo su directa supervisión.”

“Artículo 41.- Las unidades de auditoría interna en el ámbito de sus competencias, podrán realizar auditorías, inspecciones, fiscalizaciones, exámenes, estudios, análisis e investigaciones de todo tipo y de cualquier naturaleza en el ente sujeto a su control…"  = artículo 46 pero aplicado al control externo.

“Artículo 77.- La potestad de investigación de los órganos de control fiscal será ejercida (…) cuando existan méritos suficientes para ello, y comprende las facultades para:
1. Realizar las actuaciones que sean necesarias, a fin de verificar la ocurrencia de actos, hechos u omisiones contrarios a una disposición legal o sublegal…”

Manual de Normas de Control Interno sobre un Modelo Genérico de la Administración Central y Descentralizada Funcionalmente
Reglamento sobre la Organización del Control Interno en la Administración Pública Nacional
ORGANIZACIÓN
Gerencia por Resultados
POA
Delegación de Autoridad
Claramente y por escrito:
Funciones - nivel de autoridad - responsabilidad.

Responder a una sola autoridad.
Delegar operaciones y comunicación clara.
Examinar el trabajo de los supervisados.
Manual de Normas de Control Interno sobre un Modelo Genérico de la Administración Central y Descentralizada Funcionalmente
GO 38.282 del 28/09/2005

Separación de funciones incompatibles
Autorización
Custodia
(fondos, valores y bienes)
Ejecución
Registro
Control de las operaciones
Documentos de respaldo
Necesaria y suficiente

Demuestre validez

Naturaleza - Finalidad - Resultados
Autorización y registro
Procedimiento por escrito
SISTEMA DE CONTABILIDAD
Integrada
Común
Oportuno
Confiable
Manual de Contabilidad
Funcionamiento
Plan de Cuentas
Modelos de asientos
Parámetros
Referencias a soportes
Instrucciones actualizadas
Descripción de auxiliares
Estructura EE.FF.
Conciliaciones Bancarias
Emisión mensual

Primeros 10 días hábiles del mes siguiente

Registro oportuno
Registro de:
Efectivo
Deudores
Acreedores
Evaluación Mensual de los Valores
por Cobrar y por Pagar
Clasificar por fecha de antigüedad y vencimiento

Fondos, créditos y obligaciones
Presentación Anu
de EE.FF.
ONCOP
SISTEMA DE PRESUPUESTO
Separación de Fases
Formulación
Discusión y Aprobación
Ejecución
Control
Plazos y Procedimientos
Discusión y Aprobación Interna
Jefes de unidades ejecutoras

Gerente de Presupuesto

(Antes de presentar a la ONAPRE)
Registro y Ejecución
Presupuestaria
Antes de contraer compromisos
Debidamente autorizadas
Suficientemente documentadas
Oportunamente registradas
"Efectos positivos que la máxima autoridad ejecutiva se propone alcanzar o los efectos adversos que se propone evitar."
(MNCISMGACyDF)
Verificar disponibilidad
presupuestaria y financiera
Antes - Pre - Supuesto
(Planificación)


Cuidado: Modificaciones
Evaluación y Cierre
Evaluación durante la ejecución (periódicamente)

Evaluación al cierre del ejercicio
No asumir compromisos ni causar gastos con cargo al ejercicio que cierra.
SISTEMA DE TESORERÍA (FINANZAS - CICLO DEL EFECTIVO)
Caución
Recepción

Custodia

Manejo
Bienes
y
Fondos
Públicos
Fondos de Caja Chica
Arqueos sorpresivos
*** Excepcional ***
Transferencias bancarias
Adecuado respaldo y registro

Cumplimiento de normas
Ingresos
Formato
Pre-impreso
Numerado
Adecuado respaldo y registro

Cumplimiento de normas
Identificación
Clasificación
Registro contable
Pagos
Verificación
suministro
Condiciones para...
Revisión factura
Conformación condiciones
Autorización pago
CICLO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES
Planificación y programación
Necesidad y requerimientos
Separación de
funciones
Adquisición - Custodia
Registro
Solicitud y aprobación
adquisiciones
B y S
Previa Requisición documentada y autorizada
Confirmar disponibilidad presupuestaria
Recepción de B y S
Control Perceptivo
Órdenes de compra o de servicios
Condiciones

Catálogo de bienes
Acta de Recepción Definitiva
Acta de Control Perceptivo
Conformación de facturas
Requisito previo al pago



Verificar firma de autorización con la Orden de Compra
Inventarios de bienes
"Ficha del bien"
Espacio físico adecuado
(control y rápida identificación)
Sistema:
conservación, seguridad, manejo y control
Verificación física
(mínimo 1 vez al año)
Registro de Proveedores
Representante legal, C.I., RIF, Acta Constitutiva (con modificaciones), cuentas bancarias, personas autorizadas, etc.
Descripción y precios de productos que comercialice
Adaptado a las necesidades y naturaleza del ente
SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
Capacitación y adiestramiento
Responsabilidad de actualizar conocimientos
Plan de necesidades de adiestramiento
Evaluación del personal
Periódica
Rendimiento mayor o igual a los previos
Cumplimiento de deberes
Oportuno
Honrado y recto
Sin buscar o recibir otros beneficios personales
Rotación de personal
Administración - Registro - Custodia

Bienes
Vacaciones y Prestaciones Sociales
Vacaciones:
Cronograma por unidad administrativa
Retenciones y deducciones
Comprobante de Pago
Contabilidad
Enterar oportunamente de acuerdo a los plazos legales
Prestaciones Sociales:
Garantizar su cancelación al término
Previsión Presupuestaria
Ley de Infogobierno
(G.O. 40.274 del 17oct13)
"Artículo 6.
El Poder Público, en ejercicio de sus competencias, debe utilizar las tecnologías de información en su gestión interna, en las relaciones que mantengan entre los órganos y entes del Estado que lo conforman..."

"Artículo 18.
(...) La información contenida en los portales de internet tiene el mismo carácter oficial que la información impresa que emitan."

"Artículo 24.
(...) uso de certificados y firmas electrónicas..."

TÍTULO VI RÉGIMEN SANCIONATORIO
Artículo 81 Multas entre 50 U.T. y 500 U.T.
Num. 1: "Omitan la elaboración, presentación e implementación del Plan Institucional de Tecnologías de Información..."
Num. 2: " Cuando ordenen o autoricen (...) adquisición, implementación y uso de programas que no cumplen con las condiciones..."
Resolución del Ministerio de Ciencia y Tecnología n.° 320 del 02/01/2006:
Personal calificado
Simulacros de operatividad
Pruebas prevención de siniestros
Auditorías anuales de seguridad
Importante:
TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN - TIC
(OTI)

Otras normas del MNCIMGACyDC
4.3.15.- Control de Sistemas Automatizados de Información
Mecanismos de Autorización
Mecanismos de Prueba
Documentación de Programas
Documentación de Aplicaciones

4.3.16.- Normas para el Funcionamiento de los Sistemas
De la Máxima autoridad

4.3.17.- Unidad de Sistemas
Reglamentos específicos para el funcionamiento de los sistemas administrativos, informativos y de control interno.
RESPONSABILIDAD DEL SERVIDOR PÚBLICO
Marco Legal de la responsabilidad del servidor público
(Fundamental)
"Artículo 25.
Todo acto dictado en ejercicio del Poder Público que viole o menoscabe los derechos garantizados por esta Constitución y la ley
es nulo;
y los funcionarios públicos y funcionarias públicas que lo ordenen o ejecuten incurren en
responsabilidad penal, civil y administrativa,
según los casos,
sin que les sirvan de excusa órdenes superiores."

"Artículo 139.
El ejercicio del Poder Público acarrea
responsabilidad individual
por abuso o desviación de poder o por violación de esta Constitución o de la ley."
Responsables del SCI
Sanciones
(Omisión, incumplimiento o negligencia)
[O.A.C.]
Ley Orgánica de la Administración Pública (LOAP)

"Artículo 8.
(...) Las funcionarias públicas y funcionarios públicos incurren en responsabilidad civil, penal, administrativa o disciplinaria (...) por los
actos, hechos u omisiones..."

(Art. 82 Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal:
"contrarios a norma expresa")
Máxima Autoridad


Jefes de cada unidad


Trabajadores de base


Unidad de Auditoría Interna
Establecer y mantener


Vigilar el cumplimiento


Ejecutar


Evaluar
S
O
L
I
D
A
R
I
D
A
D
140 LOAFSP - 36 LOCGRySNCF -
141 LOAFSP - 40 y 41 LOCGRySNCF
39 LOCGRySNCF
90 LOCGRySNCF
Civil
Penal
Administrativa
Moral
Disciplinaria
Amonestación
Censura
UAI
UAI
Multa
Reparo
Privación de libertad
Ley Contra la Corrupción
Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional del Control Fiscal
Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional del Control Fiscal
Ley Orgánica del
Poder Ciudadano
Multa
Suspensión (24 meses)
o destitución
Inhabilitación (15 años)
Viceministerio de Educación Universitaria
Abril 2015
UAI
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