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Profesionalizar la función de Compras

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BravoSolution España

on 13 December 2013

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Transcript of Profesionalizar la función de Compras

Profesionalizar la función de compras
“Barricas Retroceso” comenzaba a ver la luz y, todos con su aportación estaban contribuyendo al reflote de la compañía.

El aumento de las
ventas
como consecuencia de la internacionalización vio su reflejo en el incremento de la facturación de la compañía.

Los ajustes del proceso de fabricación de las barricas consiguieron una reducción de tiempos tan importante que permitió afrontar las nuevas exigencias de
producción
sin tener que recurrir a la contratación de más operarios y, por último, la
profesionalización de la función de compras
aplicada en primera instancia a la adquisición de las materias primas tuvo consecuencias inmediatas en una reducción de costes que se tradujo no solamente en importantes beneficios para la compañía sino también en una mejora evidente de la rentabilidad.

El camino estaba abonado, ahora era misión de todos seguir trabajando en la línea marcada para continuar recogiendo los frutos...

A la empresa “Barricas Retroceso” últimamente las cosas no les iban muy bien.
Con una historia de más de 15 años produciendo y vendiendo barricas para la comarca, por segundo año consecutivo veían cómo sus
ventas se reducían

drásticamente y cómo los almacenes estaban a rebosar de stocks. No conseguían controlar sus costes y sus empleados comenzaban a temer por sus puestos de trabajo. Era el momento de reflexionar, analizar y buscar una
solución.

La intuición les decía que era necesaria una
transformación
, que había que reorientar el negocio, revisar los procesos, analizar la relación con sus proveedores…, estaba claro que algo urgente había que hacer, pero, ¿por dónde empezar? La tarea no se adivinaba sencilla y su futuro pendía de un hilo. Sin más dilación decidieron ponerse manos a la obra.


El Equipo Directivo decidido a “coger al toro por los cuernos” se reunió en primera instancia con el Director de Recursos Humanos pero, poco se podía hacer.

La plantilla estaba ajustada al máximo, por este proceso ya habían pasado hacía tan sólo un año. Con timidez, apurado como estaba el Director de Recursos Humanos ante la situación, propuso la única medida que en principio vio factible, la de
no cubrir los puestos vacantes
de los cuatro trabajadores que acababan de jubilarse. Era lo máximo que podían hacer, pero, estaba claro que esto no iba a ser suficiente.

El Equipo Directivo seguía trabajando en su propósito y tras analizar distintas alternativas que parecían no llevar a buen puerto, decidieron que era el momento de mantener una reunión con el
Director Comercial.
Después de complicadas “negociaciones” donde el incrementar el equipo comercial no se consideraba una opción factible, juntos acordaron que para vender más, en estos momentos sólo se vislumbraba un camino: traspasar fronteras.

Por fin, uno de los grandes problemas: dar salida a todo el stock acumulado y seguir produciendo, comenzó a ver la luz. Pero otros problemas persistían y ahora el objetivo siguiente a cumplir era
abaratar el coste de producción
de las barricas: había que reducir el tiempo de proceso y, sin mermar la calidad conseguir producir un número mayor.
El Director General, abatido y desconcertado como estaba con la situación decidió compartirla con un viejo amigo ya jubilado que durante una década había sido Director General de la compañía
“Botellas Progreso”
. Juntos revisaron la situación actual de la compañía, las medidas adoptadas en relación a los recursos humanos, a la internacionalización de las ventas, a la mejora de los procesos.

Todo iba en la línea correcta, pero, después
de un análisis exhaustivo y una larga reflexión el antiguo director de “Botellas Progreso” preguntó a nuestro amigo: y,

Le tocó por tanto el turno al Director de Producción. Apoyado por su equipo se ocupó de esta complicada misión y después de varios meses dedicados en cuerpo y alma a ella consiguieron culminarla con éxito.

El nuevo proceso de producción implantado, después de numerosos ajustes resultó ser mucho
más eficiente, consiguiendo un
incremento en la producción
del 15%, pero, a pesar de todo las medidas seguían siendo insuficientes.
No había respuesta, el Director General no sabía lo que opinaba el Director de Compras porque para él la función del
Departamento de Compras
estaba asociada a la tramitación de pedidos y poco podía influir esto en la marcha de la compañía.

Su viejo amigo le hizo ver que en “Barricas Retroceso”
el 70% de los
costes de la compañía
están asociados a la adquisición de las materias primas que se necesitan para la fabricación de las barricas y, entre otras cosas, el Director de Compras es el encargado de la adquisición de estas materias primas.
Siguiendo los consejos de su amigo decidió reunirse con el Director de Compras y hacerle partícipe de la situación complicada por la que estaba pasando la compañía animándole a que expusiera sus opiniones.
Durante más de una década “Barricas Retroceso” había estado abasteciendo al mercado español; era su único y preciado cliente. Pero, si querían dar salida a su stock, si querían seguir produciendo y vendiendo al ritmo que la compañía necesitaba, estaba claro que había que
“dar el salto”

e investigar otros mercados más allá de nuestras fronteras.

La tarea de la fuerza de ventas de la compañía fue compleja. Acostumbrados a un mercado nacional el salto fue enorme. Para empezar, la compañía tuvo que fortalecer y mejorar su imagen de marca como parte del camino a recorrer para ganar presencia en el mercado internacional.

La fuerza de ventas sufrió todo un proceso de transformación en el que tuvo que trabajar duro y
“reinventarse”
para conseguir nuevos clientes en un mercado completamente desconocido para ellos. Pero, la ilusión, el empeño, el trabajo duro y el ingenio que se desarrolla cuando la necesidad aprieta hicieron causa única y en poco más de un año la compañía había conseguido consolidar cuatro importantes clientes extranjeros.
El Director de Compras, para sorpresa del Director General lo primero que reclamó fue la
responsabilidad
sobre el área de compras puesto que, como quedaba demostrado su gestión afectaba a los costes de la compañía. A partir de ahí propuso una serie de medidas todas ellas encaminadas a profesionalizar la función de compras, medidas que daban paso a la
tecnología
como instrumento de ayuda y apoyo.
A los tres meses ya disponía de un
Portal de proveedores

nutrido con la investigación de mercados realizada. A través del Portal consiguió una relación fluida con los proveedores, lo que entre otras cosas favoreció la concurrencia de ofertas que comenzaron a gestionarse electrónicamente y, como consecuencia la bajada de precios de los bienes y servicios a contratar.

Recurrió a la
subasta electrónica
cuando la tipología del bien o el servicio era susceptible de ser adjudicada mediante esta modalidad y, siempre y cuando la calidad quedara garantizada. Los ahorros conseguidos fueron importantes.

Comenzó a
gestionar los contratos

electrónicamente, haciendo uso de las alarmas que le permitían controlar las fechas de vencimiento y los hitos a perseguir.
En definitiva, la
tecnología
le ayudó a tener un control sobre el proceso de la venta que consiguió armonizar con el proceso de la producción.

El camino no fue sencillo, pero después de un año implantando una metodología de compras apoyada en la tecnología por primera vez la compañía disponía de
planes sistematizados
cuyo objetivo era dirigir las compras de la empresa.

Estos planes por fin daban una respuesta clara a cuestiones como: ¿qué compro?, ¿cuánto compro?, ¿cómo compro?, ¿cuándo compro?, ¿a quién compro?...
Autora: Asunción Ramírez

Ilustrador: Carlos Castaño
¿Qué opina de todo esto tu Director de Compras?
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