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capítulo 1 producción de eventos

la producción de eventos
by

EDUARD PLANA

on 26 September 2012

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Transcript of capítulo 1 producción de eventos

CAPÍTULO 1 LA PRODUCCIÓN DE EVENTOS La producción en la planificación y organización de eventos está adquiriendo gran protagonismo debido a la evolución de mercado de los propios eventos.
Las empresas exigen resultados que rentabilicen la inversión reforzando la imagen de la organización los promotores exigen eventos singulares que seduzcan a públicos objetivos y que conciten interés mediático. el agotamiento de las tradicionales fórmulas publicitarias ha hecho prosperar los eventos como herramienta de marketing las marcas venden sensaciones: BMW placer por conducir, pasión para el deporte, experiencias etc caso de Heineken liga de campeones. para que tuviera éxito se tuvo en cuenta como transmitir el evento, como publicitario (páginas web, merchandasing etc el caso de la campaña podemos: evento con publicidad. GRAN RESULTADO. Un acto permite captar la atención del público directamente y durante más tiempo que la publicidad y crea un marco para el contacto directo y la interrelación debido al auge de eventos publicitarios que exige grandes infraestructuras nos llevará a tener modelos organizativos flexibles debido a la complejidad de la organización, tanto la Administración como otras empresas han optado por dejar de subcontratar diversas empresas que se encargaban de parte de un acto, por otras que organizan servicios globales. Las empresas demandan soluciones a medida que obliga a la contratación de proveedores externos. Como ya indicamos en la teoría de la Diana, esto provocará que el profesional deberá conocer diversas disciplinas (no significa que deberá ser experto en todo). Eso si. Deberá integrarlas a todas Debido al crecimiento de los eventos, es necesario un mayor número de profesionales, preparados, exigentes y que conozcan diversas materias (transversalismo) el profesional será un lider que dirigirá equipos multidisciplinares, se encargará de materiales novedosos, creación de estructuras, se encargará de la post-producción, el analisis de los resultados, los costes etc. Deberá estar a la vanguardia de las novedades audiovisuales EL BRIEFING Las agencias de producción suelen partir de un briefing (documento escrito utilizado por el cliente o por la propia agencia con el fin de comunicar que se quiere hacer y que recoge todo el planteamiento estratégico a llevar a cabo Es un primer documento en la relación empresa-cliente, con un análisis previo del promotor, estará en constante revisión, se analizará la posición en el mercado, los objetivos que se persiguen, la idea creativa, el público a quien va dirigido, fecha y lugar de celebración, presupuesto, programa, desarrollo de éste y las gestiones que se derivan. Se tendrá en cuenta el post-evento recoge la información que transmite el enunciante. Hay que distinguir entre brief (resumen información que permite conocer la situación en la que se llevará a cabo la campaña) y el briefing (informe que selecciona y ordena la información estratégica. exige una labor de análisis y añade instrucciones que se han de tener en cuenta) debemos diferenciar protocolo de marketing, de publicidad y de producción Es uno de los factores más demandados. Es la guinda que marca la diferencia LA CREATIVIDAD debe ser POSIBLE Y REALIZABLE nuestros clientes nos demandan ideas originales que generen impacto. Con contenidos que hagan fiel al público mediante el recuerdo después del evento debido a su emoción para mejorar la creatividad y que ésta llegue a quien queremos deberemos estar informados quien es nuestro cliente (edad, sexo, etc..) la información lo es todo !!! ejemplos libro: organización presentación del juego de "el padrino por EA o el evento de Accenture o la organización del día del Gitano navarro Lo importante es la idea, según el caso será necesario una idea complicada y difícil de desarrollar y en otros casos el éxito se basará en la sencillez LAS NUEVAS TECNOLOGIAS las nuevas tecnologías ha ayudado a este mayor protagonismo de la organización de eventos. Deberemos tener en cuenta el sonido, la iluminación, las imágenes. Esto implica, según los casos un aumento de los presupuestos de los actos. Pero no debemos olvidar que las cuestiones técnicas y la tecnología junto al impacto deben tener una justificación y servir de nexo o refuerzo a los contenidos e ideas que se van desarrollando EJ. EVENTO IVECO (EMPRESA SONO) http://www.sono.es/ No debemos olvidar tampoco al importancia de los espacios que a continuación hablaremos, así como las personas, sus movimientos y sobretodo los objetivos finales que ser persiguen LOS ESPACIOS Es muy importante tener en cuenta la elección de espacios y escenarios. Deberán ser amplios y versátiles. Los analizaremos teniendo en cuenta que tipo de evento y como queremos realizarlo No debemos olvidar que con las nuevas técnicas se pueden transformar espacios facilmente (naves industriales, polideportivos etc) En algunos casos nos puede interesar crear ambientes funcionales y transformables con el fin de atraer a diferentes tipos de audiencias (no es lo mismo un espacio pensado para jóvenes y para personas mayores. LAS ETAPAS EL MERCADO DE EVENTOS la preproducción: es la etapa previa a la ejecución del acto. Es la fase de planificación y preparación
Estudiaremos el briefing para saber qué nos piden, para quién trabajamos y buscar toda aquella información que nos permita desarrollar la propuesta.
Buscaremos la localización si no viene dada de antemano. Si no es así la visitaremos para ver las posibilidades. YA PODEMOS AHORA DESARROLLAR NUESTRA IDEA la producción: es la organización real de lo que hemos propuesto. Paralelamente realizamos la gestión con los proveedores necesarios para el proyecto: iluminación, audio, audiovisuales, catering, etc
Con los datos se elabora un plan de trabajo que debe cumplirse !!!!, se preveeran las necesidades, el rider técnico, tiempos de montaje y desmontaje y se confeccionará la primera escaleta del evento. un rider técnico es un listado completo y detallado del equipo e infraestructura técnica que se necesita para la realización del evento Previo a la celebración realizaremos distintas reuniones parciales y generales para valorar y prever posibles contingencias. la postproducción: Al terminar el evento, llevaremos a cabo la evaluación y analizaremos los resultados. Valoraremos la satisfacción del cliente, la consecución de los objetivos. El ROI (medición del impacto y resultado del evento) y el ROO (el retorno por objetivos) ROO valora el retorno del evento (cualitativa y cuantitativamente) a la empresa midiendo los objetivos. Primero estableceremos los objetivos del evento. Éstos deben ser SMART (Specific, Measurable Assignable, REalistic and Time-related) ROI el retorno por inversión consiste en cuantificar económicamente estos objetivos ha tenido un gran crecimiento los últimos años. El 20% del presupuesto de las empresas de marketing van destinado a ello. Y dicho mercado sigue creciendo Dos tipos de promotores:
Actos y empresas particulares
Actos y organismos oficiales, asociaciones y colegios profesionales las instituciones suelen tener departamentos de protocolo que organizan los eventos. Salvo que éste sea de enorme complejidad. En el caso que contraten una empresa exterior, realizan un pliego de condiciones donde se describe el objeto del concurso (Capacidad del empresario, clasificación de la empresa, prohibiciones para contratar, solvencia etc) los eventos más normales son: 65% presencia de ferias, convenciones (55%) presentación de productos (47%), jornadas técnicas, fiestas de empresa, eventos outdoor, ruedas de prensa etc. generalmente las empresas realizan dicha función en un departamento mientras que solo el 21,5 % tienen personal únicamente destinado a eventos cada día más organizaciones contratan empresas exteriores y organizaciones privadas que optan por lo contrario. Todo depende de la complejidad de la organización. es importante conseguir no solo la respuesta de las personas asistentes al acto sino llamar la atención de los medios de comunicación o de los lobbyes. Pensemos en las presentaciones de productos, celebraciones de empresa, road shows etc tipo de empresas generalmente la contratación de un evento viene de empresas o instituciones particulares. la oferta de servicios u organización integral o parcial viene de diversos proveedores (agencias de eventos, comunicación, marketing, empresas de sonido etc. Hay diferentes organizaciones que harán lo que sea para conseguir un cliente según el tipo de evento y su complejidad se requerirá una mayor profesionalización, preparación y disponibilidad de recursos debemos distinguir las empresas en diversos bloques:
Empresas especializadas en un tema concreto que ofertan servicios integrales. Inflan los precios lógicos y se encargan de eventos sencillos ( empresas de sonido, catering, imprentas etc) empresas especializadas en eventos empresariales, que ofertan la organización integral recurriendo a sus propios recursos:
empresas de comunicación especialistas en publicidad
empresas de marketing especialistas en promoción de productos
Empresas de producción de eventos. (muy buenas en producción pero a veces les falta especialistas en protocolo)
Empresas de montaje (ferias) OPC Empresas profesionales organizadoras de congresos ( quien hace todos los servicios, las que dependen de otros proveedores muchas se agrupan con otras empresas Agencias de viajes
Agencias en eventos especializados. existen también empresas especializadas en la producción de espectáculos y producción audiovisual. cuando busquemos una empresa primero buscaremos que tipo de empresa nos interesa para el evento y así al abrir el abanico de organizaciones no será tan amplio. Un número muy amplio de propuestas conlleva una inversión de tiempo mayor por lo tanto mayor coste económico.
tener un gran abanico de empresas puede sernos útil pero si por nuestra posición debemos realizar varios eventos, descubriremos que puede ser un inconveniente ya que aquellas empresas que no han sido adjudicatarias han perdido dinero y tiempo el mercado de eventos no cuenta con cartera de clientes. Generalmente las empresas que promueven actos suelen adjudicarlos por proyectos, Siendo la fidelidad a un proveedor algo anormal LA CONTRATACIÓN DE LOS SERVICIOS Cuando el evento lo organiza una institución se realizará un concurso que decidirá que empresa lo realiza.
si es un organismo privado intervienen más factores (cuantitativos y cualitativos) aunque el concurso es de los más utilizados la elección de una empresa u otra afectará en gran medida del resultado final Últimamente se han realizado malas prácticas como el abuso de del concurso creativo multitudinario
Además siempre existe el peligro que las empresas puedan utilizar información para la competencia.
Como hemos indicado los concursos representan un gran esfuerzo para las agencias.
DEBEMOS SER ÉTICOS El club de la excelencia: tiene entre sus principales objetivos consolidar los eventos como herramienta estratégica de comunicación y marketing.
La idea es crear un código de conducta que permita favorecer ciertas prácticas profesionales (competencia leal, respeto e información). El motivo de dicha creación es que los clientes exigen dicha mejora en la calidad de las agencias y proveedores. La pérdida de la eficacia de la típica publicidad, ha llevado a las empresas a la búsqueda de nuevos caminos para transmitir los mensajes apropiados a su público y los eventos son una herramienta estratégica que permite interactuar in situ, generando feedback, en una comunicación más profunda y de medio plazo El crecimiento extraordinario del sector y la escasez de profesionales hacen que surjan multitud de agencias con capacidades desiguales Al elegir la agencia deberemos tener en cuenta otros aspectos más terrenales como la estructura real que pone a disposición el evento, el equipo que ser hará cargo del evento, sus interlocutores, los servicios a contratar a terceros, recursos adicionales, la experiencia demostrada de la agencia, la importancia de la facturación etc. al abordar un proceso de contratación tendremos que establecer unos requisitos previos tales como : información general del proyecto (denominación, quien organiza, persona de contacto...), una descripción del proyecto y preparar los documentos necesarios para la convocatoria a ofertas la práctica habitual de elección de agencia responde a varias posibilidades: 1. elección directa: cuando se ha tenido experiencias previas positivas con una agencia o cuando se ha estudiado su forma de trabajar y contrastado con otras acciones 2. propuestas personalizadas: fruto de diversas relaciones con empresas del sector. Esta propuesta se realiza mediante cartas de invitación a la presentación de ofertas y debe contener un briefing y el documento de condiciones de oferta. Para ello será necesario una lista de empresas y proveedores que vamos a contactar. Una vez concluido el plazo de recepción de ofertas se abren y se analizan para adoptar la mejor decisión. Que deberá ser informada a todas las empresas concurrentes. Con la seleccionada se contactará con ella para el primer contacto 3. el concurso: puede ser abierto (publicitado para todas las empresas que puedan estar interesadas) cerrado (solo para una serie de empresas). Puede adoptar forma de pliego de prescripciones técnicas para la adjudicación o un documento más adaptado a la terminología y los contenidos propios de lase empresas organizadoras de actos cuyo caso recogerá.
briefing
criterios de selección
servicios requeridos
presupuesto
calendario y plazos
recursos
Criterios de confidencialidad
Otros temas
en un organismo público debe ser publicado en un diario oficial BOE, DOGC etc LA REMUNERACIÓN DE LOS SERVICIOS La remuneración de los servicios de las agencias es muy dispar. Existen varios modelos en función de diferentes criterios. Muchas veces la remuneración depende de comisiones o mark-up (diferencia coste y precio de venta) la remuneración correcta son los honorarios puros. Según la complejidad del evento.
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