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Coordinación de compras

Clasificación de Compras y su Proceso
by

SerGio UscÁtegui MoliNa

on 22 April 2014

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Transcript of Coordinación de compras

Coordinación de Compras

Clasificación de Compras y proceso de Compras
Trabajo Grupal
Presentado Por:
Propuesta de Planeación Estratégica
La propuesta planteada se divide en 5 puntos que se describen a continuación.

1. Estudio de Mercadeo, para tener una mejor noción de lo que busca el consumidor, productos y materiales con altos niveles de calidad que existan en el mercado, proveedores que otorguen beneficios, mejores precios y catálogos de los materiales con su descripción técnica.

2. Definir política de compra en la compañía tanto en términos de cantidad, calidad, precios y procesos, optimizando el presupuesto de compras en la empresa.

3. Controles en las áreas, donde se pueda establecer quien realiza los pedidos y cuáles son los materiales que se necesitan tanto en calidad como en cantidad, rediseñando su estructura organizacional, asignando funciones especificas a las personas que tiene el conocimiento del puesto que ejercen, ya que no se puede continuar realizando pedidos de materiales existentes en el inventario de la empresa y que no cumplen con los estándares de calidad requeridos, haciendo que la empresa tengo un costo adicional, perdiendo su credibilidad y clientes.

4. Capacitaciones constantes al personal con el fin de fortalecer sus conocimientos y estrategias para una mejor comercialización y distribución, de igual forma motivar al personal para obtener mejores resultados y una mejor identificación con la misión y visión de la empresa.

5. Realizar una estrategia de comercialización y publicidad de la empresa por medio de página web, televisión, radio, revistas, impulsando el concomiendo de la marca y posicionándola.

Una buena base de datos debe ser única entre más bases de datos se tenga al momento de actualizar se debe actualizar todas las que se tenga por eso es mejor mantener solo una con los datos actualizados, por ende es mejor incluir a todos, es decir cualquier empresa o persona que tenga que ver con el negocio. Si bien debe haber una persona encargada de esta base de datos, deben ser todas las personas de la empresa que tengan la información en caso de que se requiera. Los datos a registrar son importantes por eso debe ser completa, con nombres, apellidos, teléfonos, direcciones, que tipo de elemento provee, direcciones de correo, que tipo de referencias tiene y es aconsejable organizarlos por categoría.
Si bien es importante que la empresa conozca la base de datos esta debe tener contraseñas e seguridad o tener copias de seguridad para evitar el mal uso de la información.
En ocasiones hay empresas que solicitan no estar en bases de datos, lo que se aconseja es como tal no eliminarlos si no tener una categoría como de no contactar.

Bases de Datos.
FUENTES DE ABASTECIMIENTO, COMO SELECCIONAR LOS PROVEEDORES
1. Buscar información de nuevos proveedores: Por Internet, radio y televisión,prensa y ferias de exposición

2. solicitar información de los mismos:
verificar en cámara y comercio nacionales e internacionales, asociaciones empresariales y profesionales, información obtenida de las bases de datos de otras empresas y fuentes internas de nuestra empresa.

3. Evaluar y seleccionar el proveedor adecuado, para poder seleccionar se pueden hacer visitas a las empresas y así llegar a seleccionar las mejores



Negociación con los Proveedores Nacionales e Internacionales
El comprador trata de lograr mejores condiciones (precio, calidad y garantía en los bienes adquiridos) y el vendedor de hacer una venta con buenos márgenes para su compañía. Finalmente, el balance de la transacción es el resultado del trabajo en equipo asumido por las áreas de compras, marketing y ventas.

Orientando a entablar, mantener y desarrollar relaciones a largo plazo con proveedores que ofrezcan insumos de calidad, según criterios definidos de servicio y diseño. En este contexto, la tendencia predominante consiste en reducir el número de proveedores, con el fin de delegar en ellos (justo a tiempo) labores como control de calidad, almacenamiento, transporte, diseño y consecución de nuevos insumos. Aunque no es un factor crítico, el precio sigue siendo un aspecto relevante en la selección de los proveedores.

Para que se realice una gestión de negociación efectiva es necesaria realizar las siguientes actividades:

• Búsqueda y evaluación de proveedores: Constituye una de las actividades más importantes de la función de compras, tendente a tener una calificación de los proveedores en función de su capacidad de respuesta frente a nuestra empresa, lo que constituye un punto de partida para las futuras relaciones comerciales con ellos.

• Mantenimiento de un archivo actualizado de productos, con sus características técnicas, códigos de identificación, suministradores, precios y condiciones de entrega y pago.

• Negociación permanente de precios, calidad, presentaciones y plazos de entrega, en función de las previsiones de compra y calificación del proveedor.

Los proveedores pueden ser una fuente de ideas sobre nueva tecnología, materiales y procesos. Además, las buenas relaciones incluyen aquellas en las que el comprador está comprometido a mantener informado al proveedor de posibles cambios en el producto y en el programa de producción. La función de compras y los proveedores deben desarrollar relaciones mutuamente ventajosas

El INCOTERMS utilizado por Colteunidos es DDP: Entregada Derechos Pagados (Lugar de destino convenido) indica que el vendedor debe poner la mercancía a disposición del comprador en el lugar acordado con el comprador, incluyendo todos los gastos asociados a la descarga de la mercancía del medio de transporte). El vendedor también se hará cargo de los costes de los trámites aduaneros así como del pago de aranceles, se puede utilizar independientemente del modo de transporte.

OBLIGACIONES DEL VENDEDOR BAJO DDP
• Entrega de la mercancía y documentos necesarios
• Empaquetado y embalaje
• Transporte interior en el país de origen
• Aduana en origen
• Gastos de salida
• Flete internacional
• Aduana en destino
• Gastos de llegada
• Transporte interior en el país de destino
• Seguro

OBLIGACIONES DEL COMPRADOR BAJO DDP
• Pago de la mercancía
• Transporte interior en el país de destino
• Pago de aranceles

Etapas del proceso para compras Nacionales e Internacionales
OBJETIVOS DE COMPRAS
Establecer normas con todas las áreas de COLTEUNIDOS, por medio de un asistente, para que soliciten, sus insumos de producción y mantenimiento, equipo principal y accesorios, herramientas, repuestos, equipo de oficina y papelería al departamento de Compras.
Planear, controlar y dirigir adecuadamente, las compras para todas las áreas de COLTEUNIDOS, para así obtener como resultado mayor rentabilidad, estabilidad, imagen y prestigio.
Reducir costos de compras, solicitando por medio de una planeación adecuada en cada área y así evitar sobre costos y compras duplicadas o inservibles en su momento.
Realizar y seleccionar, por medio de propuestas formales las mejores y más adecuadas en una lista de proveedores, que ofrezcan, calidad, formas de pago y cumplimiento en entregas.
Mantener un Stocks de inventario adecuado, para estar prestos a la sobre demanda de ventas e igualmente el no desperdicio de material en las diferente áreas de la empresa.

Misión
Colteunidos es la marca colombiana que aplica lo último en tendencias de la moda en prendas de vestir con los mejores estándares de calidad, haciendo que sus diseños de alta costura sean novedosos, elegantes y atractivos para la mujer latina.

Buscamos que las mujeres se identifiquen con nuestra marca día a día por este motivo tenemos líneas de productos para toda ocasión.

Colteunidos Premium: Prendas con lo último de la temporada para una mujer que quieren verse a la moda todos los días.
Coltenuidos Premium Silver: Prendas para la mujer ejecutiva.
Colteunidos Premium Black: Trajes de galas para todo clase de evento social.

Las prendas que produce Colteunidos son creadas con los más altos controles de calidad, manejando materia prima de punta y lo último en tecnología, logrando satisfacción en nuestros clientes.

Si bien el área de compras es parte fundamental y estructural de la empresa debería tener relación con toda la empresa, es un área que debe estar dirigida por personal idóneo para esta labor y que se conforme un equipo de trabajo para poder dar un equilibrio a la estructura de la empresa, tiene una relación directa con la gerencia general, con la gerencia financiera y con recursos humanos y dependen del área de compras el jefe de inventarios que a su vez está pendiente del almacén y de la persona encargada de activar los diferentes pedidos de los elementos que se requieren comprar para poder realizar la labor fundamental de la empresa que es confección y venta de ropa para dama.
El área de compras está relacionada con la función de la empresa ya que debe estar siempre en contacto en la compra de insumos para poder tener una empresa funcional.
Detallando bien la estructura se puede notar que el área de compras debería estar relacionada con toda la empresa teniendo en cuenta que no solo se deben comprar materia prima, material directo e indirecto, insumos de producción y mantenimiento, equipo principal y accesorio, herramientas si no que se compran también equipo de oficina, papelería y todos los elementos requeridos a nivel nacional para su funcionamiento

Estructura Organizacional de la Empresa
Introducción
En una empresa en la que comprar tiene la misma importancia que vender, el éxito de una empresa, privada, publica, mercantil, comercial o de textiles como la empresa "Colteunidos" de la cual hablaremos en el siguiente informe se basa en la adquisición que realice, ya que comprar significa inversión y para eso se necesita tener un conocimiento previo y excelente gestión de negociación.

Los procesos de compras dentro de una empresa tienen como fin identificar las necesidades de bienes y servicios con las mejores opciones del mercado y adquiriendo al mejor precio.

En el siguiente informe, haremos una breve descripción de la empresa "Colteunidos", desarrollando una propuesta y replanteando el proceso del área de Compras, buscando el surgimiento de la marca, ofreciendo y garantizando calidad a un 100%, colocando la empresa al nivel de grandes industrias nacionales e internacionales, logrando procesos claros, empleados consiente y un cliente final satisfecho.

Eva Carrillo
María López
Luisa Castañeda
Sandra Vargas
Sergio Uscátegui
Actual
Estructura Adecuada
LOGO "COLTEUNIDOS"
Slogan
Visión
Ser una empresa nacional e internacional líder en la confesión, comercialización y distribución de prendas de vestir para las mujeres, sobresaliendo por excelente calidad e innovación, compitiendo con grandes marcas de la moda femenina

Análisis DOFA
POLÍTICA DE COMPRAS
COLTEUNIDOS, en nuestra política de compras es importante, tener una base firme de proveedores y colaboradores internos, para obtener bienes y servicios en las más óptimas condiciones en todas sus áreas.
COLTEUNIDOS en su relación con los proveedores en primera instancia en una forma objetiva y equilibrada, los siguientes puntos según el bien o servicio a que se refiera.

- Calidad
- Precio
- Plazo de entrega
- Cobertura nacional e internacional
- Capacidad Técnica y Productiva
- Responsabilidad Financiera.
- Comunicación y Colaboración.

El área de Compras de COLTEUNIDOS es el canal de entrada para sus proveedores, teniendo como prioridad la buena relación y así obtener, objetividad, transparencia y responsabilidad.

FUNCIONES DE COMPRAS
La Gestión de Compras de COLTEUNIDOS tiene como factores importantes para su buen desarrollo en los procesos, costos de inventarios y transporte, la disponibilidad de suministro, calidad, tiempos de entrega, cooperación y comunicación con sus proveedores.

La función de las compras de COLTEUNIDOS tiene como metas:

• Establecer políticas de adquisición y licitación
• Mantener registro de los productos.
• Reducir costos en las compras para bienes y servicios
• Planear y controlar con todas las áreas de COLTEUNIDOS para las respectivas compras.
• Aumentar la rentabilidad de la empresa, disminuyendo gastos con el adecuado manejo de Gestión de compra

Propuesta para diseñar el procedimiento para el proceso de compras, teniendo en cuenta la oferta y la demanda de los productos y el ciclo de vida en el que se encuentren los productos comercializados por la empresa
Documentos requeridos en cada una de las etapas del proceso
Conclusiones

Si bien cabe aclarar nuevamente que elaborar este tipo de presentación de forma grupal fue un poco complicado por los tiempo que se manejan y al ser virtual se dificulta más la tarea de realizar un mejor trabajo; con todo y esos problemas por los cuales a título personal un trabajo grupal no siento que sea lo ideal quiero agradecer a Luisa, Sandra, Eva y María con sus valiosos aportes para que se llevara a feliz término esta actividad.

Colteunidos a todas luces es una empresa que tiene falencias desde su estructura toda vez que al describir su parte organizacional todo recae en los jefes de compras por consiguiente considero que no es lo mejor para la estructura por eso se elabora la que consideramos la mejor estructura organizacional.

Siento que se realiza un buen trabajo con mis compañeras ya que se logran identificar y ejecutar los diferentes puntos en donde se establecen desde su misión como la visión de la empresa como una marca de ropa para mujeres que van a la vanguardia de la moda.

Se diseña la propuesta de la planeación pasando por 5 pasos importantes iniciando con un buen estudio del mercado y pasando por la definición de las políticas de compras, los diferentes controles en las áreas, capacitaciones constates al personal y así se tienen elementos para realizar inclusive una buena comercialización y publicidad de los productos.

Con el estudio del caso y con búsquedas en la web se identifican y se elaboran las diferentes etapas para el proceso de compras, adicionalmente se diseñan los objetivos y las políticas de compras y así se logran identificar las funciones que cumplen las compras que se realiza la empresa.

Se establecen los diferentes términos de negociación que servirían para que la empresa pueda hacer una buena selección para el abastecimiento de nuestras materias primas.

Creo que después de leer varias veces la presentación ya que fui el encargado de montar la información a prezi, identifico que mis compañeras y yo hicimos un buen trabajo en cuanto a la definición de los puntos solicitados por el docente y adicionalmente se manejaron términos adecuados y estudiados en los módulos.

Web Grafía
http://www.handsonbanking.org/biz/?p=510&lang=es
http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/estrategiacompetitivaclientesproveedores/default2.asp
http://www.icontainers.com/es/incoterms/incoterm-ddp/
http://www.comercioyaduanas.com.mx/incoterms/incoterm/57-incoterm/124-que-es-incoterm-ddp
http://gerencia.blogia.com/2008/013102-fuentes-de-abastecimiento.php
http://www.logisticamx.enfasis.com/notas/4055-abastecimiento-bases-la-relacion-proveedores
http://www.unlu.edu.ar/~ope20156/pdf/abastecimiento.pdf
http://www.autonoma.edu.co/documentosUAM/Politica%20de%20Compras%20UAM.pdf
http://pyme.lavoztx.com/8-pasos-del-proceso-de-compra-de-una-organizacin-de-negocios-4194.html
http://upcommons.upc.edu/pfc/bitstream/2099.1/6007/3/ANEXO%20B_MANUAL%20DE%20PROCEDIMIENTOS.pdf
http://www.mcgraw-hill.es/bcv/guide/capitulo/8448147731.pdf
http://www.ehowenespanol.com/crear-procedimientos-compra-como_495793/
http://www.ehowenespanol.com/ejemplos-procedimientos-compra-lista_317837/

Se adjuntan imágenes de los formatos diseñados en donde se tienen en cuenta tanto el logo como nuestro slogan. Para una mayor claridad se adjunta el archivo en Excel.
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