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Projektmanagement

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by

Matteo Taste

on 17 January 2013

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Transcript of Projektmanagement

Tools Dokumentations- und
Planungstools
im Projektmanagement

"Von analog zu digital" Kommnikation Anwendungsbeispiele Ergebnisorientierung Form und Inhalt Ergebnis (Qualität) Zeit Aufwand
(Personal,
Technik,
Kosten) Abhängigkeiten im Projekt: Problem Organisation Problem - Lösungsweg - Ziel Projektebenen: Metaebene
Dokumentationsebene
Arbeitsebene Vier Phasen eines Projektes: 1. Analyse
2. Planung
3. Umsetzung
4. Dokumentation Welche Herausforderungen gibt es in Projekten? Visualisierung Diagnose Ist-Ist nicht-Tool "Ich möchte zwischen relevant und nicht
relevant unterscheiden." Stellen Sie Fragen z.B. "Wo und wann
tritt das Problem auf ?

Besprechen der Fakten und einordnen in die
Kategorie: Ist oder Ist nicht Herausforderungen Metaebene: Strukturierung
Terminierbarkeit
Kostenplanung
Abhängigkeiten aufzeigen Zielformulierung SMART Herausforderungen Dokumentationsebene: Aufgabe: "Richtlinie um die Qualitätsanforderungen
für Ziele zu implementieren." S pezifisch:
M essbar:
A kzeptiert:
R ealistisch:
T erminiert: Abwesende Informieren
Erinnerungslücken schließen
Kontrolle ermöglichen
Beweiskraft erlangen Erklären Sie was Sie beabsichtigen.
Legen Sie Zahlen fest --> Messbar.
Wer hat zugestimmt? --> Attraktiv.
Ist das Ziel realistisch?
Setzen Sie einen Meilenstein. Herausforderungen Arbeitsebene: Analyse abhängig vom jeweiligen Arbeitspaket
Wurde das Problem beschrieben, definiert
und richtig verstanden? Wohin wollen wir gehen und wie könnte das Ergebnis aussehen? Aufgabe: Wie können wir das Problem lösen und
unser Ziel erreichen ? Kräftebild Aufgabe: "Wie sind die Kräfte und Verbindungen meiner
Projektgruppen verteilt?" Identifizieren Sie alle wichtigen Stakeholder.
Verwenden Sie die verschiedenen Symbole um Verbindungen und deren Kräfte zu visualisieren. Vor- und Nachteile Projektstrukturplan: Entscheidungsfindung Welchen Lösungsweg schlagen wir? 100 Punkte-Tool Aufgabe: "Transparenter und gemeinschaftlicher
Evaluierungsprozess." Vorschläge sammeln und Präsentieren.
Teilnehmer bekommt 100 Klebepunkte
und verteilt auf die Vorschläge.
Auszählen und Rangliste erstellen. Problem - Lösungsweg - Ziel Projektnetzplan: Projektablaufplan: Protokollieren Zeit Bericht Protokoll Software löst nicht alle Probleme
macht aber einzelne Schritte sichtbar
kann keine grundlegenden Prozesse ändern
die Beteiligten müssen mit ihrer Hilfe vorausdenken
ansonsten verkommt die Software zur Checkliste Berichtarten:
Gedächtnisprotokoll
Kurzbericht
Aktennotitz Protokollarten:
Vollprotokoll
Verlaufsprotokoll
ausführliches Ergebnisprotokoll
Ergebnisprotokoll Beweiskraft von Protokollen:

Laut §416 der Zivilprozessordnung (ZPO) wird ein unterzeichnetes Protokoll zu einer Privaturkunde.

Nach §267 des Strafgesetzbuches ist die manipulation einer Urkunde eine Straftat. Herausforderungen eines Protokolls:

keine Agenda für die Besprechung
keine Diskussionsleitung
häufig reden mehrere Personen gleichzeitig
viele Beiträge gehören nicht zum Thema
die Diskussion wird emotional
Vielredner kommen nicht auf den Punkt
wichtige Aussagen gehen in der Menge des Gesagten unter Faktor Mensch: Defizite, Potential und Stärken Stundengrab oder Beschleuniger? Team oder virtuelles Konglomerat
von Unbekannten?
“Super, es hat sich echt gelohnt damals die Zeit in R zu investieren, so frei und schnell hätte ich jetzt sonst nicht den Datensatz analysieren können!“

“Man ey, jetzt sitze ich hier seit Stunden und komm nicht vorwärts. In der Zeit hätte ich 5 Seiten schreiben können. Reine Zeitverschwendung.“ Werden durch den Einsatz neuer Methoden und Tools tatsächlich Ergebnisse in kürzerer Zeit erzielt? „Die neue Präsentationssoftware ist echt genial. Mit den Möglichkeiten kann ich den Zuhörern Schritt für Schritt meinen Gedankengang vermitteln und das ganze auch noch dynamisch gestalten“.

“Derbe Präsentationssoftware, da kannste die Leute echt schwindlig machen und die findens alle geil! Super Effekte, da fallen dir echt die Augen aus“. Werden durch den Einsatz neuer Methoden und Tools tatsächlich bessere Ergebnisse in gleicher Zeit erzielt? „Großartig, durch die neuen Methoden bin ich echt zu einem Ergebnis gekommen. Ohne diese hätte ich dieses Chaos nie durchschauen können“.

“ Wahnsinn, in dem Buch stehen 23 Methoden. Die zieh ich jetzt alle durch- steht ja da- mal sehen was dabei herauskommt“. Führen die gewählten Methoden und Tools wirklich zu den gewünschten Ergebnissen und damit zum Erfolg? „Ich kann besser konzentrierte Textarbeiten alleine Zuhause machen, weil so externe Störfaktoren ausgeschaltet werden. Kommunizieren und abgleichen funktioniert dann gut online.“

„Es war offensichtlich, nach Besprechung der Vorergebnisse, dass das Gruppenmitglied X nicht annähernd den gleichen Aufwand wie ich betrieben hat. Toll, und alle bekommen dann eine Note. Das nächste Mal findet wieder ein normales Treffen statt.“ Wird durch den Einsatz neuer Methoden und Tools, tatsächlich das Potential der Teammitglieder optimal genutzt? So was wie ein Fazit: Neue Tools und Methoden müssen besser, schneller, komfortabler usw. sein und bessere Ergebnisse generieren, als die altbewährten.

Sonst kommt es zu einem Legitimitätsproblem, denn: But consider: a winning team gets older and older... unflexibel
unkreativ
konservativ
phlegmatisch
faul flexibel
kreativ
aufgeschlossen
dynamisch
fleissig Die
Wahrheit:
Der Normale Mensch Fakt: Neue Methoden und Tools müssen sich stets mit Altbewährtem messen! Formalitäten:

1. Was? - Art der Sitzung / Thema / Tagesordnung
2. Wann? Tag / Uhrzeit / Dauer
3. Wo? Adresse / Raum
4. Wer? Vorsitzender / Teilnehmer / abwesende Personen / Unterschriften Anforderungen an den Protokollführer:

• hohe Konzentrationsfähigkeit
• ausgeprägte Sachkompetenz
• schnelle Auffassungsgabe
• gutes Erinnerungsvermögen
• schnelle Schreibfähigkeit
• klarer Ausdruck
• Überparteiliche Haltung
• Fähigkeit das Wesentliche zu erkennen
• Erkennen von Zwischentönen
• Erfassen von Kernaussagen "Never change a winning Team."
(Sir Alf Ramsey 1963) Quasi Dialektik Gutes Projektmanagement berücksichtigt den zusätzlichen Zeit- und Ressourcenbedarf, das Potential des Teams und die üblichen Widerstände schon im Vorfeld. Fachkompetenz
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