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GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO

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by

César Montoya

on 21 November 2014

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Transcript of GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO

GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
DEL PROYECTO

Planificación de las Comunicaciones
Gestionar las Comunicaciones
Controlar las Comunicaciones
IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN EN EL PROYECTO
Gerencia de las Comunicaciones
La gestión de las comunicaciones del proyecto incluye todos los procesos requeridos para asegurar la apropiada y oportuna generación, recolección, distribución, almacenamiento, recuperación, y destino final de la información del proyecto.
Determina las necesidades de información y comunicaciones de los interesados del proyecto
Definición del Proceso
Entradas
Herramientas y Técnicas
Salidas
Plan para la Dirección del Proyecto
Contiene información acerca de como se ejecutará, monitoreará, controlará y cerrará el proyecto.
Registro de Interesados
Proporciona información respecto a los interesados del proyecto, que se utiliza para realizar el plan de comunicaciones.
Factores Ambientales de la Empresa
Estructura de la organización.
Normas gubernamentales.
Infraestructura.
Recursos humanos existentes.
Administración de personal.
Condiciones del mercado.
Tolerancia al riesgo de los interesados.
Activos de los Procesos de la Organización
Son de particular importancia para la planificación de las comunicaciones:
Lecciones aprendidas.
Información histórica.
Análisis de Requisitos de Comunicación
El análisis de los requisitos de comunicación determina las necesidades de información de los interesados del proyecto. Estos requisitos se definen combinando el tipo y el formato de la información necesaria con un análisis del valor de dicha información.
Tecnología de la Comunicación
Las metodologías usadas para transferir información pueden variar significativamente.
Los factores de la tecnología de comunicaciones que pueden afectar el proyecto son:
Urgencia de la necesidad.
Disponibilidad de la tecnología.
Facilidad de uso.
Entorno del proyecto.
Sensibilidad y confidencialidad.
Modelo de Comunicación
Los métodos utilizados para transferir información entre los interesados del proyecto pueden variar considerablemente.
La secuencia de pasos de un modelo básico de comunicación es la siguiente:
Codificar.
Transmitir.
Decodificar
Confirmar
Retroalimentación
Métodos de Comunicación
Existen varios métodos de comunicación que se emplean para compartir la información entre los interesados del proyecto. De manera general, estos métodos pueden clasificarse en:
Comunicación interactiva
Comunicación de tipo Push (empujar)
Comunicación de tipo Pull (tirar)
Reuniones
El proceso Planificar la Gestión de las Comunicaciones necesita del debate y del diálogo con el equipo del proyecto a fin de determinar la manera más adecuada de actualizar y comunicar la información del proyecto, y de responder a las solicitudes de dicha información por parte de los interesados.
Plan de Gestión de las Comunicaciones
El plan debe contener la siguiente información:
Los requisitos de comunicación de los interesados.

La información que se comunicará, incluido el idioma, formato, contenido y nivel de detalle.
El motivo de distribuir dicha información.

El plazo y la frecuencia para distribuir la información y para recibir el acuse de recibo.

La persona responsable de la comunicación.
La persona responsable de autorizar la comunicación.

la persona o grupos que recibirán la información.

Los métodos o tecnologías utilizados para transmitir la información, tales como memorandos, correo electrónico y/o comunicados de prensa.
Los recursos asignados para las actividades de comunicación, incluidos el tiempo y el presupuesto.

El proceso de escalamiento, con identificación de los plazos y la cadena de mando (nombres) para el escalamiento de aquellos incidentes que no puedan resolverse a un nivel inferior.

El método para actualizar y refinar el plan de gestión de las comunicaciones a medida que el proyecto avanza y se desarrolla; un glosario de la terminología común.
Diagramas de flujo de la información que circula dentro del proyecto, los flujos de trabajo con la posible secuencia de autorizaciones, la lista de informes y los planes de reuniones, etc.

Restricciones en materia de comunicación, generalmente derivadas de una legislación o normativa específica, de la tecnología, de las políticas de la organización, etc.
Distribución de Información
Poner la información necesaria, disponible a los interesados del proyecto de una manera oportuna.
Definición de Procesos
Entradas
Herramientas y Técnicas
Salidas
Plan de Gestión de las Comunicaciones
Proporciona:
Requisitos de comunicación.

Información a ser comunicada, incluyendo formato, contenido, y nivel de detalle.

Responsable de comunicar.
Persona o grupo receptor.

Métodos o tecnología usada.

Frecuencia de la comunicación.
Método de escalamiento para temas polémicos no resueltos.

Método de actualización y refinamiento del plan.

Glosario de terminología común.
Habilidades de comunicación.

Sistemas de recopilación y recuperación de información.

Métodos de distribución de información.

Proceso de lecciones aprendidas.
Lecciones Aprendidas
Durante todo el ciclo de vida del proyecto el equipo de proyecto identifica lecciones aprendidas relativas a los aspectos técnicos, de gestión, y de procesos.

Las lecciones aprendidas se compilan, formalizan, y almacenan a través de toda la duración del proyecto.

Distribución de Información
Son parte de las habilidades generales de gestión y se usan para intercambiar información.

Estas habilidades incluyen el asegurar que las personas correctas reciben la información correcta en el momento adecuado, tal como ha sido definido en el plan de gestión de las comunicaciones.

También incluyen el arte de gestionar los requerimientos de los interesados.

Activos de los procesos de la organización (actualizaciones).

Cambios solicitados.
Documentación de Lecciones Aprendidas
Causas.

Razonamiento detrás de la acción correctiva.

Otros tipos de información relacionada a la distribución de información.
Definición de Procesos
Entradas
Herramientas y Técnicas
Salidas
Plan para la Dirección del Proyecto
Los requisitos de comunicación de los interesados.

Distribución de la información.

Plazo y frecuencia.

Responsable .

Recepción de la información.
Comunicaciones del Proyecto
El estado de los entregables.

El avance del cronograma .

Los costos incurridos.
Registro de Incidentes
Se registra los incidentes generales del proyecto con un responsable.

Se da prioridades para dar las soluciones.
Datos del Desempeño del Trabajo
Se hace un análisis comparativo entre la línea base y el resumen de la información recopilada.
Activos de los Procesos de la Organización
Tecnologías específicas de comunicación disponibles.

Medios de comunicación permitidos;
Seguridad de información.
Sistemas de Gestión de la Información
El director del proyecto informa a los interesados una información relativa como: costos, al avance del cronograma y al desempeño del proyecto.
Reuniones
Se necesita del debate con el equipo del proyecto para ver la manera mas efectiva de actualizar y comunicar el desempeño del proyecto .
Juicio de Expertos
Son necesarios con relación a detalles técnicos o de gestión.
Información de desempeño del Trabajo
Resume los datos de desempeño recopilados,
proporcionan información sobre el avance del proyecto, requerido por los diferentes interesados.
Solicitudes de cambio
Recomendaciones de acciones correctivas que pueden ajustar el desempeño futuro del proyecto.
Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto
Actualizaciones al plan de gestión de las comunicaciones.
Actualizaciones a los documentos del proyectos
Informes de desempeño, registro de incidentes.
Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización
Los formatos de informe y la documentación de las lecciones aprendidas. Puede incluir causas de los incidentes.
Profesor: Raúl Díaz Rojas
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