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Normas descriptivas de archivos

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by

Ramon Martin Suquia

on 16 June 2016

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Transcript of Normas descriptivas de archivos

1. Reflexión sobre el estado de la cuestión ‘Normas de descripción archivística’
Objetivos
2. Presentación del repertorio de normas existentes
3. Proporcionar pautas que permitan la elección más apropiada a la hora de establecer una política descriptiva en cada uno de nuestros servicios de archivo. ¿Qué describimos?, y ¿Cómo describimos?
4. Presentar la línea de trabajo de la CNEDA
5. Impulsar la aplicación de normas descriptivas y, en relación a ello, la colaboración entre los archiveros.
Programa dividido en 4 áreas
- ¿Qué normas existen y podemos aplicar?
- El contexto de la descripción archivística
- Práctica de descripción y análisis de las prácticas
- Análisis transversal de las cuestiones claves a lo largo de las diferentes normas.
0. Introducción

1. Empezando por el final: descripción archivística y comunicación.

2. Iniciativas de normalización: breve repaso
2.1. ISAD
2.2. ISAAR / ISDF / ISDIAH
2.3. EAD / EAC
2.4. MDM, NODAC. NEDA, NOGADA, EDARA, ARANOR

3 Gestión de documentos y descripción
3.1. ISO 15489
3.2. ISO 23081
3.3. ISO 26122

4. CNEDA, la necesidad de un modelo general

5. Algunas claves de la política descriptiva:
Un análisis transversal

6. Conclusiones
Describir es fácil
-
La descripción tiene que ser fácil
Existe la política descriptiva... y es de nuestra responsabilidad
Descripción archivística: definición
Elaboración de una representación precisa de una unidad de descripción y, en su caso, de las partes que la componen, mediante la recopilación, análisis, organización y grabación de la información que sirva para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, su contexto y el sistema que lo ha producido. Este término también designa los resultados del proceso.

ISAD (G)
Elaboración de representaciones de documentos de archivo y, en su caso, de otras entidades archivsiticas (agentes, funciones, etc.)

CNEDA
Definición
Definición
Función archivística que forma parte de la gestión documental y consiste en elaborar representaciones de documentos de archivo, de agrupaciones documentales y de otras entidades archivísticas (agentes, funciones, normas, tema, lugar) a partir de sus atributos para facilitar el acceso de los usuarios a la información contextualizada de sus contenidos.

Antonia Heredia Herrera (Lenguaje y vocabulario archivístico, 2011)
Sólo representación
...
ó representación para comunicación





la representación no es el objetivo final, es el medio
¿representación y/o comunicación?
http://pares.mcu.es/ParesBusquedas/servlets/Control_servlet?accion=0
http://internet.aheb-beha.org/paginas/catalogacion/n_ficha_catalogo.php?id_catalogo=3973
http://www.regmurcia.com/servlet/s.Sl?METHOD=FRMSENCILLA&sit=c,373,m,139,serv,Carmesi
http://www4.gipuzkoa.net/KMKatalogoa/default.ashx?uilang=es
- Desconfianza hacia cualquier interpretación.

- No hay nada peor que un intermediario.
... y NOSOTROS SOMOS INTERMEDIARIOS!!!.

- Inconsciente colectivo: Dentro de poco no hará falta nadie que intermedie entre los hechos y yo mismo.

- Por ejemplo: Con la e-administración no habrá nada intermediando.
DESCONFIANZA HACIA LA INTERMEDIACIÓN
- Inconsciente colectivo: todo debiera funcionar como en Google. Donde lo hago yo todo...

- Las redes sociales: terreno sin intermediarios = triunfo.
¿UTOPÍA?

- Tenemos que primero: ganar la confianza
segundo: desaparecer.
DESCONFIANZA HACIA LA INTERMEDIACIÓN
LA TRANSPARENCIA. ELIXIR DE LA VERDAD
- Wikileaks

- Google

- Efecto milagroso: sin intermediarios encuentro lo que necesito de manera transparente.
http://noticias.lainformacion.com/mundo/wikileaks-asegura-que-aun-quedan-15-000-informes-de-afganistan-por-salir-a-la-luz_6YE2znPsvUr4K3gZBjbc74/
http://www.google.es/
LA TRANSPARENCIA. ELIXIR DE LA VERDAD
¿Seguro?
LA TRANSPARENCIA. ELIXIR DE LA VERDAD
- La automatización del proceso de representación - descripción no deja de ser un sistema de modificación de contextos.

De forma intelectualmente controlada,http://www.temis.com/

o incontrolada:
LA TRANSPARENCIA. ELIXIR DE LA VERDAD
- La automatización del proceso de recuperación enmascara la previa representación - descripción.
http://www.google.es/

- La clasificación y ordenación de los resultados puede ser automática, pero nunca es ingenua.
NO HAY COMUNICACIÓN SIN NINGÚN TIPO DE INTERMEDIACIÓN
LA AMBIGÜEDAD DE LA TRANSPARENCIA
Es una ilusión pensar en que basta que los datos sean públicos para que reine la verdad.

Los datos son sólo una parte en la comunicación, además de ellos está su significado.
CONTEXTO, CONTEXTO, CONTEXTO...
EL DATO SIN SIGNIFICADO ES COMUNICACIÓN FALLIDA
- Además del acceso a los datos públicos está la cuestión del significado. 'Poner los documentos' no es suficiente,
hay que poder interpretarlos
entender las condiciones en que han sido producidos
entender que sólo cuentan una parte de la realidad.

- Hay que distinguir entre información y conocimiento.
http://earchives.cg64.fr/

- HAY QUE AYUDAR, por ejemplo, dando prioridad a un tipo de información
EL PROBLEMA NO ES LA TRANSPARENCIA, SINO LA OPACIDAD
- El presencia del dato no implica transparencia. Es la ausencia de opacidad la que demuestra la voluntad de comunicación.

- La persona responsable del archivo tiene una importante obligación, fomentar la transparencia, combatir la opacidad. pero
¿LO CONSEGUIMOS?

- La opacidad se combate orientando, contextualizando, para que, después, quede en manos del ciudadano la interpretación.
'Las sociedades democráticas reclaman con toda razón un mejor y más fácil acceso a la información. Pero la abundancia de datos no garantiza vigilancia democrática; para ello hacen falta, además, comunidades de interpretes capaces de darles un contexto, un sentido y una valoración crítica. Separar lo esencial de lo anecdótico, analizar y situar en una perspectiva adecuada los datos exige mediadores que dispongan de tiempo y habilidades cognitivas'.

Ynneraryti, 2011
LOS ARCHIVEROS. COMUNIDAD DE INTERPRETES
- Somos comunidad: no debemos trabajar solos.
- Las normas son la base para el trabajo en común
- Además podemos trabajar juntos en la descripción de los contextos
- Con voluntad de difusión (Arganda)
http://archivo.ayto-arganda.es/archivo/index.asp
LOS ARCHIVEROS. COMUNIDAD DE INTERPRETES
Ahogados en un mar de siglas (ACAL)

Estamos ante un rompecabezas (Cook)

Necesidad de ordenar la situación = colocar cada pieza en su sitio.
Iniciativas de normalización. Breve repaso
¿Estamos todavía en una situación indefinida?
YA NO
Mala suerte: toca ponerse en marcha, no tenemos ninguna escusa.
Tipos de normas relacionadas con la descripción
Por su función: http://www.mcu.es/archivos/docs/NedaPresentacion.pdf
Normas de estructura (entrada de datos)
Normas de contenido (entrada de datos)
Normas de presentación (salida de datos)
Normas de codificación de datos (salida de datos)
Por su categoría jurídica:
Normas de iure
Normas abiertas
Normas industriales de facto
Tipos de normas relacionadas con la descripción
Tipos de normas relacionadas con la descripción (3)
Tipos de normas relacionadas con la descripción
La gestión documental, por el contrario, nos impone otro punto de vista en relación a clasificación de las normas.

Clasificación ligada a los diferentes procesos relacionados con los documentos.
ISAD (g) revisitada
- Revulsivo para todo el proceso de normalización archivística

- Base de muchas de las normas que posteriormente se han desarrollado.

- ¿Origen de algunos de los problemas descriptivos actuales?
ISAD (g) revisitada - las reglas de descripción multinivel
- Descripción de lo general a lo particular.

- Información pertienente en cada nivel de descripción.

- Vinculación de las descripciones.

- No repetición de la información.
Normas de presentación
Presentación en pantalla o salida impresa
Visualización de etiquetas
Uso de signos de puntuación,…

Normas de codificación:
Regulan como codificarse la información registrada (metadatos)
Las normas no están concebidas para lo mismo, por lo tanto, en muchos casos, no son comparables. No ‘debemos’ de escoger.
2. Iniciativas de normalización: breve repaso
2.1. ISAD
2.2. ISAAR / ISDF / ISDIAH
2.3. EAD / EAC
2.4. MDM, NODAC. NEDA, NOGADA, EDARA, ARANOR

3 Gestión de documentos y descripción
3.1. ISO 15489
3.2. ISO 23081
3.3. ISO 26122

4. CNEDA, la necesidad de un modelo general
Descripción de lo general a lo particular
¿Es esto verdad?

¿Describimos de lo general o lo específico o... representamos de lo general a lo específico?
Visión cerrada - fondos de carácter histórico

En la práctica ¿no es, mucho más, la serie el punto de partida?

La realidad es mucho más dinámica
http://www.europeana.eu/portal/
Vinculación de las descripciones
De acuerdo... se pone en marcha el principio de vinculación, pero sólo orientado a la vinculación de carácter jerárquico.

...Y basado en el concepto de nivel de descripción

Sólamente en relación al productor se observa una tendencia hacia sistemas relacionales.
No repetición de la información
Muy relacionada con la norma de cada información en su nivel.

Ha provocado infinidad de problemas. Es muy poco comunicativo.

Se empieza a 'saltar' en normas como la NEDA o la NODAC. Por supuesto se evita claramente en MDM
Se ha convertido de facto en la base de mucho de nuestros trabajos descriptivos.

Deben de interpretarse en el actual momento: la comunicación y la difusión sin intermediarios. (en 15 años han cambiado mucho las cosas)

Pero... tienen mucho modelo librario. Y hoy los caminos son algo diferentes
http://archivo.ayto-arganda.es/
1. El medio ¿debe afectar al modelo)
Un sistema de descripción archivística es un sistema de información, implica una estructura informativa, una necesidad de analizar la forma.
Esquema tradicional = modelo librario.
Esquema tradicional = modelo librario.
Bases del modelo librario:
1) describe el documento único y con valor histórico.
2) presenta la información de manera jerárquica y lineal, ‘sólo hay una procedencia’ = un camino.
3) contexto implícito en el medio (el libro, el archivo)
Funciona (¿perfectamente?) y está testado en su medio
ISAD (G) revisitada
Norma ISAD (g)
Solo información pertinente en cada nivel de
descripción
Problemas... ¿dónde queda la comunicación en estos casos? ¿se tiene en cuenta?

Visión exclusivamente basada en la entrada de datos.
http://pares.mcu.es/ParesBusquedas/servlets/Control_servlet?accion=100
Estructura y contenido
Áreas:
Identificación.
Contexto.
Contenido y estructura.
Condiciones de acceso y uso
Documentación asociada
Notas
Control de la descripción
¡Cuántas normas descriptivas¡
Tipos de normas relacionadas con la descripción (2)
Normas de estructura.

Establece los atributos que debe tener un objeto dado (una entidad)
Establece los contenidos generales de esos atributos

Normas de contenido:

Normaliza el contenido de cada uno de los atributos
Establece las subdivisiones necesarias: los componentes
Establece la formalización de cada atributo
Normaliza la forma de incorporar registros en un sistema integrado
Representación / comunicación:

El mundo en que vivimos nos condiciona, y mucho.

Descripción es intermediación

es COMUNICACIÓN
Luego..., por una parte hay perdida de información.

Pero por otra podemos mejorar la comprensión del documento.
La comunicación es un fenómeno supra-archivístico

El signo de nuestra época es la inmediatez (Ynnerariti)

La comunicación es inmediatez
Hoy por hoy comunicación es

INMEDIATEZ
- Ser intermediario resulta sospechoso.

- Predomina la idea de la participación en lugar de la representación.
efectos de la inmediatez:

EL INTERMEDIARIO ES SOSPECHOSO
- Houston... tenemos un problema: no nos necesitan

- Son más útiles los datos que las interpretaciones (Ynnerariti)
efectos de la inmediatez:

BASTA CON QUE LOS HECHOS ESTÉN AL ALCANCE
LAS NORMAS DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA

San Javier - Murcia 2011.05.16-17
Presentamos exactamente igual inventarios del siglo XIX e instrumentos descriptivos del XXI.
Irun,http://www.irun.org/archivo/home.asp?opcion=3
cuesta mucho reflejar vacíos,

Replicamos las formas de presentación librarias
Pero... provoca muchos problemas al cambiar el medio:
- el ‘aislamiento del dato’,
- falta de feed-back, vacíos descriptivos,
- dificultad en el tratamiento de grandes volúmenes de datos
El modelo librario está en nuestra tradición y, parece necesitaremos un periodo de transición
En cambio, hoy por hoy, todos los medios de gestión de la información documental se basan en modelos dinámicos como el modelo entidad / relación.

El modelo entidad-relación es un método de análisis para diseñar sistemas de información.

Se basa en la identificación de entidades, relaciones y atributos

Librario vs dinámico : la misma información, dispuesta de manera diferente

http://investigator.records.nsw.gov.au/Structured.aspx
necesitamos un modelo dinámico para tratar la información.
El modelo librario no permite representar la complejidad de nuestras necesidades informativas.
Necesidad de un modelo dinámico: modelo entidad-relación

La ampliación del modelo ICA
ISAAR
ISDF
ISDIAH

¿Evolución natural de la comunidad archivística? o influjo de otras tradiciones?
ISAAR
Puntos de acceso, encabezamientos de autoridad,... la presencia de otra tradición, la bibliotecaria
Se utiliza de manera diferente. No solo utilizado como valor único e individualizado, como se utiliza en Bibliotecas

ACTÚA COMO SISTEMA DE REFERENCIA E INTERPRETACIÓN

esta es la principal razón de ser de el salto estrategico entre las versiones 1 y 2 de ISAAR

http://investigator.records.nsw.gov.au/Structured.aspx
Estructura y contenido
4 áreas: Identificación, descripción, relaciones, control

y... área de recomendaciones sobre la forma de vincular los registros de autoridad con las descripciones de documentos.
ISAAR Un cambio de paso
pone en marcha las posibilidades del trabajo común de descripción y consulta.
aranor
http://dgarq.gov.pt/servicos/fnaa/



según CUNNINGHAM la descripción de autoridades pasa de la periferia al centro de la descripción archivística. ¿Es cierto en nuestro caso?
ISDF el avance decidido
En 2008 aparece ISDF. Norma internacional para describir funciones.

¿Qué es función?, 'Cualquier objetivo de alto nivel, responsabilidad o tarea asignada a una institución por la legislación, política o mandato. Las funciones pueden dividirse en conjuntos de operaciones coordinadas como subfunciones, procesos, actividades, tareas o acciones'.
Ejemplos ARANOR
La descripción de funciones, un importante salto
- Permite conservar el contexto.

- Es un valor añadido, no es lo evidente.

- Permite calificar las relaciones entre documentos y agentes (relacionar ISAD e ISAAR)

- Pero, sobre todo, permite clarificar el contexto para el usuario externo (temporal o físicamente)
Categorización de las funciones
Funciones > Proceso ó Procedimento > Actividad > Tarea
Implica el análisis de normas y procesos
- Es necesario identificar el objetivo de las organizaciones y eso queda evidente en sus normas

- Es necesario identificar la forma de conseguir esos objetivos, y ello implica el estudio de normas procedimenntales o el de los resultados de la propia actividad
Universidad Pública de Navarra
http://www1.unavarra.es/archivogeneral/procedimientos-administrativos/catalogo-de-procedimientos
ISDF: Contenido y estructura
4 áreas y elementos

1. Área de Identificación
1.1 Tipo
1.2 Forma(s) autorizadas del nombre
1.3 Forma(s) paralelas del nombre
1.4. Otra(s) forma(s)
ISDF: Contenido y estructura
2. Área de Contexto
2.1. Fechas
2.2. Descripción
2.3. Historia
2.4. Legislación

Patente voluntad de superar el concepto de encabezamiento de materia
ISDF: Contenido y estructura
3. Relaciones

3.1. Forma(s) autorizada(s) del nombre
3.2 Tipo
3.3. Categoría de la relación (Jerárquica, temporal, asociativa)
3.4. Descripción de la relación

4. Control
Las funciones: EJE de la política descriptiva
Las funciones tiene la fuerza necesaria como para constituirse en ejes de la política descriptiva.




Aportan coherencia y contextualizan desde un punto de vista cercano al de los usuarios



Permiten vislumbrar soluciones a algunos de los problemas archivísticos clásicos: cuadros de clasificación, niveles,...
ISDIAH. La descripción de los centros de archivo
Entendible dentro de la visión institucional del ICA

Orientado a la elaboración de censos de archivos.

Interés limitado para el trabajo diario de los archivos
El proceso de normalización del CIA es un proceso de mejora, pero si se mira hacia atrás nos encontramos con contradicciones.

Es necesaria una revisión de ISAD para 'adelgazar' sus requerimientos. Quedan recogidos por la vía de las relaciones.

Parece que esta es la línea que se pretende acometer.
2. Elementos informativos:
¿Cuántos y cuáles?

Diferentes modelos de datos en lo relativo a la selección de elementos informativos y sus atributos.

Modelo complejos ARANOR, modelos genéricos.



Peligro... estas decisiones se convierten en obstáculos en el trabajo de los archiveros
Modelos de datos
http://www.gipuzkoa2.net/index.php/es/component/content/article/230
Ramón Martín
http://bergarakoartxiboa.net/
'Objetos' de los que se recoge información.

Atributos que definen esos objetos.

Componentes o elementos concretos de esos atributos
Elementos del modelo de datos
En el modelo ICA de descripción archivística esos objetos son los documentos, los instituciones, personas o familias, las funciones, o los servicios de archivo. Pero hay otros modelos.

un atributo del objeto documento es, por ejemplo la fecha

y, por último, un componente de la fecha puede ser la fecha inicial (o el año inicial, el mes inicial y el día inicial,...)
Los 'elementos' del modelo de descripción archivística
Escoger el modelo es una decisión crucial
Son también muy importantes, pero no tanto como para dejar de o no aplicar una norma,

y, en ocasiones, se convierten en casus belli
Y... ¿Los detalles del modelo, los componentes?
Las normas archivísticas han atendido mucho a la definición general de los atributos,

dejaban los componentes para los desarrollos locales

y... no han dedicado mucho tiempo a la identificación de los objetos
hasta la actualidad
-- sistema de autoridades o entidades

-- ¿custodios o agentes?

-- tratamiento de autoridades delimitadas (creador)

-- entidades documentos de archivo
algunas cuestiones clave
http://www.agls.gov.au/documents/aglsterms/
2.3 EAD / EAC
'Norma de codificación en SGML para marcar información contenida en instrumentos descriptivos
Objetivos
Su primer objetivo no es describir sino marcar lo descrito.

prevé la existencia de un instrumento descriptivo previo.

pero, de facto, puede interpretarse como un modelo descriptivo (pueden deducirse campos,...)
Objetivos
Es una norma de codificación de una estructura de datos, proporciona información estructurada fácilmente comunicable e intercambiable

y está basada en un metalenguaje estándar SGML

muy práctico
Ventaja competitiva
Modelo conceptual basado en los objetos 'entidades': Instrumento descriptivo / material archivístico

Juega con las posibilidad de marcado dentro del marcado buscando poder marcar no sólo elementos sino también atributos. (elementos descriptivos, elmentos genéricos)
Ventaja competitiva
Su función es informar sobre instrumentos descriptivos,
- normalmente de carácter cerrado
- registros que se conservan en fases de archivo histórico
- muy poco útil con grandes cantidades de items
- una concepción 'fosilizada' de la descripción
Inconvenientes
formato librario
http://janus.lib.cam.ac.uk/
Muy dependiente de un contexto archivístico anglosajón, no parece tener demasiado sentido en nuestro entorno para la publicación de instrumentos descriptivos

puede ser interesante, en cambio, para el intercambio y difusión a través de portales ya que es compatible con ISAD
EAC - paralelo para la descripción de personas, instituciones y familias.

Mejor ventaja competitiva porque no está ligado a los instrumentos descriptivos sino a las descripciones.

Muy interesante fuente de datos para ficheros de autoridades
Desarrollos nacionales de ISAD:
MDM, NODAC, NEDA, NOGADA, EDARA, ARANOR

Conclusiones
Pasamos de los instrumentos descriptivos a los sistemas descriptivos
Pasamos de la descripción basada únicamente en los documentos a la descripción basada en múltiples entidades
Existe una política descriptiva. Y esa política nos retrata.
Pasamos de la descripción como actividad individual a la descripción cooperativa

(aunque me parece que queda mucho para esto)
Empieza a existir una cierta coherencia sintáctica
entre los modelos descriptivos.
La descripción es dinámica, es el resultado de un proceso permamente.
Isad es un planteamiento general, necesita desarrollos a medida de las tradiciones archivisticas.

¿tradiciones archivísticas?

http://investigator.records.nsw.gov.au/Structured.aspx
Isad, base de desarrollos nacionales
http://www.snae.org/badator/badator_busqueda.es.php
http://pares.mcu.es/ParesBusquedas/servlets/Control_servlet?accion=10
http://archivo.ayuncordoba.es/EAD/pergaminos/index.html
En España tradición ligada al catálogo.

Existe una cierta infleuncia de la escuela americana a través de Schellemberg.

Una visión del archivo de carácter historicista

Primera impresión con ISAD, no era nuestra tradición
Isad, base de desarrollos nacionales
Necesidad de un modelo conceptual,
la CNEDA

Finales del año 2007

- Combinación de normas del ICA
- Falta de normas nacionales
- Problemas a la hora de llegar a consensos
Un contexto más claro

- Se conocen ya las limitaciones de la descripción archivística fuera del entorno tradicional.
- Internet y recursos archivísticos consultables
- Digitalización, posibilidad de consulta online

posible fin de la intermediación directa
Un contexto más claro

- Disponemos ya de muchos instrumentos descriptivos mecanizados. Y la experiencia del tratamiento por parte de los usuarios.
- Esto supone el desarrollo de muchas bases de datos, con modelos conceptuales diferentes
Un contexto más claro

- Empiezan a perfilarse ya las identificaciones de los 'objetos' o entidades clave (documentos, custodios, productores, funciones,...)
- Empieza a extnderse el sistema de relaciones
Objetivos

Prácticas homogéneas

Accesibilidad de los usuarios

Normas que sirvan para cualquier tipo de archivo

Normas que sirvan para cualquier tipo de documento
Objetivos

La presentación, los instrumentos descriptivos, NO son el objetivo
Objetivos

Homogeneizar las entradas y salidas de datos.

Debe suponer

Posibilitar procesos de migración

Posibilitar BBDD y ficheros de autoridad COLECTIVOS
Un programa ambicioso

Dividido en principio en 9 actividades y para un periodo de 5 años.

Se ha modificado el programa por la propia dinámica
Actual objetivo:
Requisitos de datos básicos
Requisitos de datos básicos

Deben quedar identificadas:
- los tipos de entidad y las entidades que existen
- las relaciones entre estas entidades
- los atributos de los grupos básicos
- requisitos de datos básicos
A día de hoy, modelo conceptual y requisitos de datos básicos:
1. Tipos de entidad
2. Relaciones
Basado en el modelo entidad - relación

Tipos de entidad: clases de objetos
Subtipo de entidad: subclase de objetos
Entidad: objeto propiamente dicho
Tipos de entidad

Categoría de un conjunto de entidades que poseen los mismos atributos y relaciones
Tipos de
entidad

Tipos de entidad

documentos de archivo,
agente,
función y sus divisiones,
norma,
concepto, objeto o acontecimiento,
lugar
Entidades

Los ejemplares o casos concretos que pertenecen a un tipo de entidad constituyen entidades de ese tipo.

Elfondo del Ayuntamiento de San Javier es una entidad
Subtipo de entidad.

Categoría de un subconjunto de entidades pertenecientes al mismo tipo que poseen los mismos atributos y relaciones.
Descripciones independientes pero interelacionadas

la descripción de una entidad concreta se crea y mantiene de forma separada,
Cualquier entidad es descripción archivística

Pero pueden constituir (menos los documentos):
- Metadatos
- Encabezamientos de autoridad
- Descriptores (tesauro)
- Palabras - clave
El tipo de entidad DOCUMENTOS DE ARCHIVO

La agrupación documental (fondo, grupo de fondos, serie, colección, etc.), unidad documental simple o componente documental.

10 Subtipos
Objetivos

No se pretende empezar de cero, todo lo contrario, trata sólo de organizar el 'mapa', homogeneizar conceptos, y explotar de manera más eficaz los esfuerzos descriptivos de los profesionales
Con relaciones jerárquicas

En el modelo todas las entidades documentales de estos diez subtipos siempre están interrelacionadas mediante relaciones “jerárquicas todo-parte” , de tal manera que, por ejemplo
Subtipo 'superior' en la jerarquía

4 posibles subtipos superiores:
Fondo
Grupo de fondos
Colección
Serie
Algunas cuestiones clave en relación a los documentos de archivo

El fondo dividido entre servicios de archivo diferentes:

flexibilidad

ó dos fracciones de fondo
ó dos fondos
Algunas cuestiones clave en relación a los documentos de archivo

El grupo de fondos como subtipo de entidad

Sólo puede estar en el nivel superior de la jerarquía descriptiva.
Algunas cuestiones clave en relación a los documentos de archivo

El fondo: conjunto de documentos producido por UN agente. Un sólo agente.
Algunos subtipos muy conocidos

División del grupo de fondos / División de fondos

Serie

Subserie

Fracción de serie / subserie
Documentos de archivo
Algunas cuestiones clave en relación a los documentos de archivo

Las unidades documentales.

(Unidades documentales simples y compuestas en un sólo subtipo)
Algunas cuestiones clave en relación a los documentos de archivo

La colección
La división de colección
¿Cuánto nos hemos repetido?
No rentabilizamos nuestro trabajo
Analisis ISAD, ISAAR, ISDF
¿Dónde tenemos problemas?
Algunas cuestiones clave en relación a los documentos de archivo

El componente documental. admitir las prácticas archivísticas
Agentes
El tipo de entidad AGENTE

Institución, familia o persona responsable o involucrada en la creación, producción, gestión documental, etc. de documentos de archivo.

Los agentes son los sujetos que crean, producen, gestionan, etc. los documentos de archivo.
Subtipos de la entidad AGENTE

Institución
familia
persona
Modelo descriptivo ISAAR
Funciones
¿Qué se considera como institución?

organizaciones y grupos de personas identificados por un nombre propio
(Ministerio de planificación y desarrollo, Los Bravos,...)

cargos institucionales
(Presidente del gobierno de España,...)

instituciones que tienen reconocida o no personalidad jurídica propia

instituciones subordinadas a otras instituciones
(facultad de teologia de la Univ...)

instituciones que ejercen potestades públicas sobre un territorio
(Reino de Sicilia)
asociaciones, partidos políticos, sindicatos, asociaciones empresariales, fundaciones, sociedades (civiles, mercantiles, etc.), cooperativas, mutualidades, comunidades de bienes o de propietarios, etc

instituciones religiosas de la Iglesia Católica y de otras iglesias, confesiones y comunidades religiosas

casas reales, instituciones señoriales, feudales, nobiliarias
(Condado de Priego)

instituciones temporales (conferencias, congresos, asambleas, reuniones, competiciones deportivas, exposiciones, ferias, festivales, expediciones, etc.).
(Concilio de Trento, Feria del Libro)
instituciones militares regulares o irregulares
(Milicias confederales)


conjuntos de personas que actúan, o pueden actuar, como una unidad en un plan, programa, proyecto, operación, etc
(Operación Condor,...)

conjuntos de personas que actúan, o pueden actuar, como una unidad en una nave (barco, submarino, avión, nave espacial, etc.) y sus agrupaciones (flota, flotilla, etc.).
(Armada invencible)

Incluye grupos musicales, artísticos, intelectuales, etc.
(Trio Calaveras,...)
¿Qué se considera familia?

incluye unidades familiares, clanes, casas, linajes, etc.
(familia Borbón Parma)

casas reales, dinastías, casas nobiliarias, etc.
(Casa de Alba, Dinastía Flavia,...)

sucesivos poseedores de un título de nobleza
(Duques de Alburquerque)
PERSONAS
Normas
Definición
función, división de función, actividad/proceso o acción, realizada por uno o varios agentes y testimoniada en los documentos de archivo
- Función. Responsabilidad u objetivo principal asumido por la sociedad o realizado por un agente, e integrado por un conjunto de actividades o procesos.
- División de función. Cualquiera de las agrupaciones de actividades o procesos en que puede dividirse una función.
- Actividad/proceso. Conjunto de acciones o tareas realizadas por uno o varios agentes para cumplir una función determinada o parte de la misma.
- Acción. Acto, jurídico o no, realizado por uno o más agentes e integrado en una actividad o proceso.
Modelo descriptivo ISDF
cualquier disposición que regula la existencia de uno o varios agentes, las funciones que éstos realizan, o los documentos de archivo.
¿Qué normas?

incluye normas (escritas o no), históricas y vigentes

normas que regulan los agentes

normas que regulan las funciones y sus divisiones

normas que regulan los documentos de archivo
Concepto Objeto o acontecimiento
Lugar
Modelo conceptual CNEDA
Cualquier idea o noción abstracta, cosa material, evento o suceso del que trata un documento de archivo
Incluye

Incluye conceptos (ideas o nociones abstractas), objetos (cosas materiales) y acontecimientos (eventos o sucesos), históricos y actuales.
Ej.: archivística, Giralda (Sevilla), Guerra Civil Española (1936-1939

conceptos relativos a campos del conocimiento, disciplinas, escuelas de pensamiento, filosofías, religiones, ideologías políticas, teorías, procesos, técnicas, prácticas, fenómenos naturales abstractos, propiedades
Ej.: Matemáticas, Enfermedad, Pena de muerte
Incluye

Incluye categorías de objetos y materiales, tanto aquellos inanimados o animados existentes en la naturaleza (diferentes de las personas) como aquellos creados por los agentes,
Ej.: Madera, Oveja, vestido

Incluye objetos individuales creados por los agentes
Ej.: Las meninas, Arco de Bará

Incluye categorías de acontecimientos
Ej.: Conflicto armado, Motín
Incluye

Incluye acontecimientos individuales referentes a grandes períodos de tiempo y a períodos de tiempo definidos
Ej.: Era mesozoica, Levantamiento del 2 de mayo (1808),

Incluye acontecimientos individuales como conferencias, congresos, exposiciones, ferias, expediciones,...
Ej.: Conferencia de Berlib (1884-1885)

Incluye acontecimientos individuales míticos
Ej.: Fin del Mundo

Categorías de documentos de archivo y tipos documentales
Ej: Real Provisión, Documento público,

....
Lugar: un espacio determinado
Incluye

Lugares terrestres y extraterrestres
Históricos y actuales
Continentes y agrupaciones territoriales
Federaciones, estados, regiones,...
,Ambitos territoriales religiosos...
Ámbitos territoriales de instituciones señoriales
Accidentes geográficos
Espacios urbanos y naturales
Obras de ingeniería (caminos carreteras,...)
Rutas
Las
relaciones

Elemento clave en el modelado

Correspondencias, asociaciones o vinculaciones
Se podrian contemplar muchas, todas entre todas las entidades y entre sus subtipos de entidad

pero...

las normas de la CNEDA se limitan a analizar
Prioritario identificar los principales tipos de relación

perspectivas fundamentales del contexto, contenido y estructura de los documentos

y otros tipos de relación (entre documentos de archivo; entre agentes; entre entidades funcionales)
Perspectiva del contexto de los documentos y su valor testimonial

Relación CREACIÓN, PRODUCCIÓN Y GESTIÓN

Relación de REALIZACIÓN

Relación de TESTIMONIO

Relación de REGULACIÓN
Perspectiva de la estructura de los documentos de archivo

Relación JERÁRQUICA TODO-PARTE
Perspectiva del contenido de los documentos y su valor informativo

Relación de MATERIA
Perspectiva de la asociación entre los documentos de archivo

Relación de ASOCIACIÓN
Perspectiva de la vinculación entre agentes

Relación de VINCULACIÓN
Perspectiva de la estructura de las funciones y sus divisiones

Relación de JERÁRQUIA TODO-PARTE
Perspectiva de la asociación entre las funciones y sus divisiones

Relación de JERÁRQUICA TODO-PARTE
Tipo de relación creación, producción gestión

Subtipos de relación:
- 'Autoría o colaboración en la génesis'
- 'Destino'
- 'Remisión'
- 'Producción'
- 'Coleccionista'
- 'Gestor documental'
- 'Propietario'
Tipo de relación de REALIZACIÓN

Vinculación entre un agente y la entidad funcional que testimonia
Tipo de relación de TESTIMONIO

Vinculación entre una entidad documental y la entidad funcional que testimonia
Tipo de relación de REGULACIÓN

Vinculación entre una norma y la entidad agente (pero también puede ser función o documento de archivo) que aquella regula
Tipo de relación de REGULACIÓN

Vinculación entre una norma y la entidad agente (pero también puede ser función o documento de archivo) que aquella regula
Tipo de relación de REGULACIÓN

Vinculación entre una norma y la entidad agente (pero también puede ser función o documento de archivo) que aquella regula
Tipo de relación de JERÁRQUICA TODO- PARTE

Vinculación entre dos unidades documentales una de las cuales integra a la otra
Relaciones entre agentes

Relaciones de VINCULACIÓN
(jerarquía, sucesión, vinculación familiar...)

Relación JERÁRQUICA
(Institución ----- Institución)

Relación de SUCESIÓN
(Institución ----- Institución)

Relación FAMILIAR
(familia ---- familia, persona ---- familia,...)

Relación PERTENENCIA
(persona --- institución)
Perspectiva de la estructura de las funciones y sus divisiones

Relación de JERÁRQUIA TODO-PARTE
entre funciones y sus divisiones

Relación de SUCESIÓN
Gestión de documentos y decripción
Una aparición tardía ISO (2001)
la EVIDENCIA: calidad de los documentos y sistemas como fidedignos

- implantación de una METODOLOGÍA para la creación de sistemas de gestión

- uso de los METADATOS como elementos esenciales para el mantenimiento del vlaor de los documentos

- establecimiento de ESQUEMAS DE METADATOS

- el PROCESO como elemento clave en la gestión documental
Análisis del sistema y de los procesos

Metadatos

Esquemas (de metadatos)
Interés centrado sobre,
Nuevas claves desde el punto de vista de la descripción
Información estructurada o semi-estructurada que posibilita la creación, gestión y uso de los documentos a través del tiempo y en o entre dominios

Se amplían los elementos descriptivos
ISO 23081 - Metadatos
Metadatos de identificación (tipo de entidad, nivel de agrupación, indicador)

Metadatos de descripción (título, clasificación, resúmen, lugar, jurisdicción, identificadores externos)

Metadatos de uso (entorno técnico, derechos, acceso, usuarios, idioma, integridad, plantilla o formulario del documento)

Metadatos de plan de eventos (fecha/hora del evento, tipo de evento, descripción del evento, relación del evento, desencadenante del evento)

Metadatos del historial de eventos (identificador del evento, fecha/hora del evento, tipo de evento, descripción del evento, relación del evento)

Metadatos de relación (identificador de entidad relacionada, tipo de relación, fecha de la relación
ISO 23081 - Modelo genérico de metadatos
ISO 15489 - Incorpora el proceso como elemento a describir
Determinación de los documentos que deben incorporarse
Plazos de conservación
Incorporación de documentos
Registro
Clasificación
Almacenamiento y manipulación
Acceso
Trazabilidad
ISO 15489
Modelo de BUENAS PRÁCTICAS.

Se limita a procurar directrices.

Orientación hacia los entornos automatizados.

Universal: para todas las organizaciones.
ISO 15489 - Define requisitos de los documentos
Autenticidad

Fiabilidad

Integridad

Disponibilidad
ISO 23081 - Esquema de metadatos
'Estructuras complejas donde residen los elementos de datos que, combinados, proporcionan la evidencia necesaria para asegurar el contexto'.
ISO 23081 - Repetitividad y relaciones
Tiene en cuenta las posibilidades de repetitibilidad de las acciones

Tiene en cuenta las relaciones
ISO 26122 - La identificación de los procesos de trabajo
Procesos de trabajo como clave documental

De cara a la descripción insistencia en el proceso como objeto o entidad a analizar.
Gráfico del modelo conceptual de ISO 23081
http://www.archivoscastillayleon.jcyl.es/web/jcyl/ArchivosCastillaYLeon/es/Plantilla100/1265625755950/_/_/_
MDM primer intento de un desarrollo local de la norma.

Reglas:
Toda representación debe tener datos suficientes.
Deben de existir términos de indización
Imparcialiadad ---- no resultar engañoso ¿?
MDM un (interesante) acercamiento
Fuerte influencia del MAD 2 - Cook

Distingue entre Niveles intelectuales y físicos (Macro/Micro)

Una concepción muy rígida de los niveles descriptivos

Tiene en cuenta relaciones jerárquicas y funcionales
MDM un (interesante) acercamiento
Es una norma de presentación utiliza abundantes sistemas de formalización (corchetes,...)

Principio orgánico muy rígido en el texto, luego mucho más flexible.

Con normas sobre puntos de acceso y contros de autoridades de personas, familias, entidades y geográficos.

resultados sobre fondos en

http://www.archivoscastillayleon.jcyl.es/web/jcyl/ArchivosCastillaYLeon/es/Plantilla100/1265625755950/_/_/_
MDM un (interesante) acercamiento
Dispone de análisis de tratamiento específicos para cuestiones muy concretas como:

Identificación del código de referencia

Descripción de fondos de la fé pública

Descripción de fondos fotográficos
MDM un (interesante) acercamiento
Norma de desarrollo básico de ISAD (2007)

Reglas básicas:
respeto del fondo ( no maximalista ¿? )
descripción refleja la clasificación (¿seguro?)

Normas para todo el ciclo vital y todo tipo de documentos
las NODAC catalanas, un nuevo paso
Presenta una serie de informaciones muy útiles:

- Tabla de elementos obligatorios, recomendables y opcionales
- Una estructura de presentación de la norma muy clara (Objetivos // Consignación // Fuentes // Reglas generales // Reglas específicas para niveles y tipos de documentos)
- En las reglas incorpora analisis específicos para documentos electrónicos, audiovisuales, icónicos
las NODAC catalanas, un nuevo paso
Sigue fielmente la estructura ISAD

Misma forma de presentación que NODAC pero sin análisis por tipos de documentos

Mayor flexibilidad en los niveles, 6 básicos, más opcionales.

Sólo algunas variantes en lo establecido por otras normas es útil para su entorno.

Ver ejemplos en: http://www.xunta.es/conselle/cultura/patrimonio/arquivos/arquivo%20reino/index.html
la NOGADA norma de archivos de Galicia
Desarrolla normas para los 6 elementos obligatorios de ISAD.

Presenta un análisis de casos muy detallado, imponiendo reglas específicas para cada nivel descriptivo.

Muy mediatizado por el proyecto PARES

Dispone en paralelo de unas Normas de puntos de acceso de Instituciones, Personas, Familias, Lugares y Materias.

Infinidad de casos de puntos de acceso, muy útil para conocer los problemas de identificación de las entidades tratadas.
las NEDA, un desarrollo parcial
Norma de contenido para redactar registros de autoridades de instituciones, personas o familias.

Objetivos:
- Normalizar el contenido de los elementos
- Establecer las subdivisiones necesarias
- Establecer las formalizaciones
- Normalizar la forma de integrar los registros (norma de captura)

Es la primera que rompe con la costumbre bibliotecaria
1 entidad = 1 encabezamiento
en archivos hace falta más.

No regula la descripción de las entidades, sólo sus registros de autoridades

Ver DARA: http://servicios3.aragon.es/opac/app/simple
ARANOR,
Resultado del trabajo de un proyecto de portal de recursos archivísticos, para lo que era necesaria una estructura de datos.

No es una norma, pero es una estructura de datos que puede resultar muy útil

El objetivo es disponer de un FORMATO DE INTERCAMBIO Y CODIFICACIÓN.

Es, por primera vez en España, una estructura de alto nivel, identificando los elementos informativos que están presentes en los diferentes atributos de una entidad
EDARA, estructura de datos de los archivos de ARAGÓN
Codifica la información archivística de materiales textuales impresos y manuscritos, archivos de ordenador, mapas, música, materiales visuales y materiales mixtos.

Los datos archivísticos incluyen títulos, nombres, materias, notas e información acerca de la descripción física de los documentos.
EDARA, estructura de datos de los archivos de ARAGÓN
basada en formato MARC21

Un registro EDARA se compone de tres elementos:
Estructura del registro
Identificadores de contenido
Contenido de la información

El contenido informativo está basado en la identificación de los elementos propuestos por ISAD (g)
EDARA, estructura de datos de los archivos de ARAGÓN
EDARA, estructura de datos de los archivos de ARAGÓN
Presenta características de alto nivel como repetibilidad o posibilidad de establecer relaciones.

Identifica campos y subcampos = estructura muy rica

Presenta al final una tabla de equivalencias entre los campos y subcampos MARC21 utilizados y la ISAD.
PD: el ENI
Real Decreto 4/2010. Regula el esquema nacional de Interoperabilidad

'Capacidad de los sistemas de información para compartir datos y posibilitar el intercambio'

Prevé tres tipos de interoperabilidad: técnica, semántica y oragnizativa. Para conseguir este objetivo se crea el Esquema Nacional de Interoperabilidad.
Un nuevo factor
A comienzos de mayo de 2011 se han publicado los primeros borradores de las Normas Técnicas de Interoperabilidad.
http://www.inteco.es/Prensa/Actualidad_INTECO/borradores_ENI

Normas de obligado cumplimiento.

Sabíamos que el desarrollo de los documentos electrónicos llevaría a mayor normalización y homogeinización. Y que esto afectara de lleno a la actividad descriptiva.
Un nuevo factor
Un conjunto de criterios que regulan

la seguridad
la conservación
normalización de la información
normalización de formatos
normalización de aplicaciones
de los documentos electrónicos
Un nuevo factor
El Esquema Nacional de Interoperabilidad establece la necesidad de normas técnicas e instrumentos. Entre las normas técnicas hay todo un bloque destinado a la gestión documental.

Las primeras normas técnicas de este bloque ya están aquí, calentitas,


y faltan aún las más importantes de cara a la gestión documental 'Normas de política de gestión'.

Faltan además las normas para digitalización de documentos y de procedimiento de copiado auténtico y conversión.
Un nuevo factor
http://administracionelectronica.gob.es/?_nfpb=true&_pageLabel=P60215901274203521811&langPae=es
El Esquema Nacional de Interoperabilidad prevé, además, como instrumentos:

Un inventario de procedimientos administrativos
Un centro de operabilidad semántica de la administración.
Un nuevo factor
Una batería de cuestiones
El concepto de nivel de descripción se pone en cuestión en un sistema entidad relación.

La jerarquía es dinámica, los niveles rígidos.

No tanto niveles como identificación de atributos de nivel.
¿Niveles descriptivos?
Pasamos de describir solamente documenatos en papel a describir documentos de muchos tipos.

¿Es mejor un sólo sistema descriptivo? o subdividirlo.

El documento electrónico nos hace cambiar de perspectiva
¿Una descripción para cada tipo de documento?
Si nuestro objetivo es la comunicación,

debemos modularla
Diferentes acercamientos para diferentes usuarios
¿Dos sistemas descriptivos diferentes?
Corremos el riesgo de disgregar las políticas descriptivas entre políticas de descripción ligadas a la gestión documental y políticas ligadas a los documentos en fases semi-activa y posteriores
El cuadro de clasificación
Los modelos entidad-relación propician una revisión del uso de los cuadros de clasificacion.

Cuadros de clasificación dinámicos.
La procedencia: ¿concepto en revisión?
Pasar de modelos dinámicos a librarios no supone la perdida del concepro de procedencia,

sino que lo enriquece.
¿Para cuando la recuperación?
La representación de la información con una forma de carácter librario no es suficente.
Todavía falta mucho para conseguir una coherencia semántica
entre los diferentes modelos descriptivos.
Es hora de trabajar, no hay ninguna razón para no ponerse a ello a la espera de una decisión ‘superior’.
http://www.snae.org/badator/badator_busqueda.es.php
http://www.pagina12.com.ar/diario/elmundo/4-160594-2011-01-17.html
http://www.europeana.eu/portal/
http://servicios3.aragon.es/opac/app/simple
http://investigator.records.nsw.gov.au/Structured.aspx
http://servicios3.aragon.es/opac/app/simple
1. Documentos
1.a. Propiamente dichos
1.b. acceso
1.c. seguridad

2. Mandatos
3. Agentes
4. Actividades de gestión
5. Actividades de gestión de documentos
ISO 23081 - Entidades
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