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ADMINISTRACIÒN DE CUENTAS POR PAGAR

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by

sueli piña

on 5 December 2013

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ADMINISTRACIÒN DE CUENTAS POR PAGAR
Las cuentas por pagar son la fuente de financiamiento a corto plazo sin la garantia para las empresas de negocios, se derivan de transacciones en las que se quiere mercancia pero no se firma ningún documento formal que muestre la responsabilidad de comprador con el vendedor.
El comprador acuerda pagar al proveedor el monto requerido segun las condiciones de credito establecidas normalmente en la factura del proveedor, no se exige a a mayoria de los compradores que pague por la mercancía, sino que permite un periodo de espera antes del pago.

La administración de cuentas por pagar es la administración por parte de la empresa del tiempo que transcurre entre la compra de materia prima y el envío de su pago por correo al proveedor.

El objetivo de esta administracion es busca la fuente de deuda menos costosa.

La fuente de financiamiento de corto plazo esta: Credito comercial de proveedores.
Periodos de crédito.
Son las decisiones básicas para determinar el número de días o longitud de crédito comercial que se concede a clientes.
Ocasionan aumentos y disminuciones en las utilidades o rentabilidad de la empresa.
El crédito comercial se extiende de ordinario por periodos de 30 a 60 días.
Un periodo promedio de pago de 30 a 35 días podría tolerarse en el comercio.
Alargar los pagos hasta 65 días podría irritar a los proveedores y ocasionar una disminución en las calificaciones de crédito otorgadas por las agencias de crédito.
Una variable fundamental para determinar el periodo de pago es la posible existencia de un descuento en efectivo.

En cuanto al plazo de crédito se debe de establecer una política de plazo.

El cobro de estas cuentas debe ir
de la mano con el periodo de
crédito que nos otorgan los proveedores.

Establecer el porcentaje de
descuento si el cliente paga
antes de la fecha indicada de tal manera que no resulten nocivos
para la empresa.

Establecer montos estándar de crédito según el tipo de cliente
con el cual se haga el trato.

Debe de quedar establecido que el beneficiario del crédito, asume la responsabilidad en el cumplimiento de las cláusulas establecidas en el contrato.

Fijación de los términos del crédito
Tasa de interés, por lo general una tasa de interés que vaya de acuerdo al período y al monto del crédito otorgado.

El descuento por pronto pago si se estipula (%)

El periodo de descuento por pronto pago (días)

El periodo de crédito (días).

Aspectos de las condiciones de crédito.
Los cambios en cualquier cláusula pueden afectar la rentabilidad total de la empresa.
Aumentar o disminuir las ventas.

Aumentar o disminuir el costo del manejo de cuentas por cobrar.

Aumentar o disminuir las cuentas incobrables.

Aumentar o disminuir el margen de utilidad por unidad.

Objetivo
Estimular a los clientes a que realicen el
pago de sus deudas en un plazo de
tiempo acordado previamente.

Beneficios de este tipo de descuento
Ejemplo de descuento por pronto pago
Un ejemplo típico es "2/10, neto 30" que significa que se debe pagar en un plazo de 30 días y que el comprador puede restar 2% de la factura si la paga antes de 10 días.

Descuento por pronto pago
Es un incentivo que se concede por un vendedor a un comprador por pagos realizados con anterioridad al vencimiento programado de las deudas contraídas.

Aumentan la probabilidad de que un comprador pague rápidamente.

La estimación de las cuentas incobrables disminuiría, ya que, los clientes pagarían prontamente.

El aspecto negativo es una disminución en el margen de utilidad por unidad ya que hay más clientes que toman el descuento y pagan un precio menor.

CONDICIONES DE CRÈDITO
Los proveedores de la empresa pueden también fijar las condiciones en que se esperan que se les pague cuando otorgan crédito. Las condiciones de pago clásicas pueden ser desde el pago inmediato, hasta los plazos más liberados, dependiendo de cuál sea la costumbre en la industria y la opción que el proveedor de a la empresa.

C.A.E
G.V-C.E.
El giro a la vista- conocimiento de embarque (G.V-C.E.) garantiza el pago al proveedor antes de que el cliente tome posesión de la mercancía. El conocimiento de embarque implica que los artículos que se pusieron a bordo del transporte están en cambio. Él giro a la vista es un documento que exige el pago inmediato (precisamente a la vista). El proveedor embarca la mercancía y remite juntos el giro a la vista y el cono0ciemiento de embarque al banco que haya sido designado. La empresa compradora se tiene que poner en contacto con el banco y pagar el giro a la cuenta del proveedor antes de recibir el conocimiento de embarque. Solo podrá recibir la mercancía presentando el conocimiento al transportista.

Contado sin descuento.
Con estas condiciones, el proveedor concede a la empresa un tiempo razonable para pagar, después de recibir la mercancía. No hay descuento por pronto pago.

Condiciones del descuento.
El proveedor puede conceder a la empresa un descuento en el precio de compra si paga antes de que transcurra en su totalidad el periodo de crédito establecido.

El cobro antes de envió (C.A.E.) se exige cuando el proveedor tiene dudas de la capacidad o el deseo de pagar del cliente. Con frecuencia espera hasta que el banco apruebe el cheque para remitir la mercancía.


C.O.D
“Cóbrese al entregar” o “pago en efectivo en la entrega” (C.O.D) o entrega contra reembolso la establece el proveedor para garantizar el pronto pago. Por lo general da instrucciones al transportista, sea una compañía de camiones o el ferrocarril, en el sentido de no entregar, la mercancía a menos que se cobre el importe.

PLAZO AJUSTADO A LA TEMPORADA.

Cuando el patrón de ventas de la empresa depende de la temporada, como ocurre con los juguetes en época de Navidad, el proveedor podrá estar dispuesto a embarcar a principios del año y esperar el pago en fecha posterior, cuando las ventas aumenten.

De este modo puede equilibrar el proceso de producción y disminuir los costos de almacenamiento. La empresa, por su parte toma posesión de la mercancía en fecha temprana y puede comenzar a venderá algunos de artículos antes de la gran venta de temporada.

L.A.B. (F.O.B)
Libre a bordo (L.A.B.) quiere decir que el proveedor cubre los costos de envió. Inspección y otros hasta el lugar que se designe. Una vez que las mercancías llegan a su destino, la empresa tiene que pagar los costos restantes.

C.S.F. (C.I.F)
Costo, seguro y flete (C.S.F) significa que el precio cotizado por el proveedor incluye el costo de la mercancía, los cargos por seguro, el empaque y el flete hasta el punto de destino específico.

EJEMPLO
Lawrence Industrie operador de una pequeña cadena de tiendas de videos compro 1000 dólares de mercancía el 27 de febrero a un proveedor que extiende crédito con condiciones de 2/10,30netos,FDM. Si la empresa toma el descuento por pagos en efectivo, debe pagar 980 dólares [1000 dólares-(0.02x1000 dólares)] el 10 de marzo ahorrando así 20 dólares.

Renunciar al descuento por pago en efectivo si la empresa decide renunciar al descuento por pago en efectivo, debe pagar el ultimo día del periodo de crédito. Existe un costo implícito por renunciar a un descuento por pago en efectivo. El costo de renunciar a un descuento por pago en efectivo es la tasa de interés implícita pagada ara retrasar el pago de una cuenta por pagar durante un número de días adicionales. En otras palabras, el monto es el interés que paga la empresa por conservar su dinero durante cierto número de días. Este costo se ilustrara por medio de un ejemplo sencillo, El ejemplo asume que el pago se realizara el ultimo día posible (ya sea el ultimo día del periodo de descuento por pago en efectivo del periodo de crédito).

En el ejemplo anterior vimos que Lawrence industria tomaría el descuento por pago en efectivo si la compra se realizo el 27 de febrero si pagara 980 dólares el 10 de marzo. Si la Lawrence renuncia al descuento por pago en efectivo puede realizar el pago el 30 de marzo. Para conservar su dinero 20 días mas la empresa de renunciar a la oportunidad de pagar980 dólares por su compra de 1000 dólares. En otras palabras cotara a la empresa 20 dólares retrasar el pago durante 20 días.

La empresa realiza una compra de 1000 dólares.

Termina el periodo de descuento por pago en efectivo; pagar 980 dólares.

Termina el periodo de crédito; pagar 1000 dólares
Inicio del periodo de crédito

Para calcular el costo de renunciar al descuento por pago en efectivo, el precio de la compra verdadero debe verse como el costo descontado de la mercancía que es de 980 dólares para Lawrence industries. El costo porcentual anual de renuncia al descuento por pago en efectivo se calcula


Donde
CD= descuento establecido por pago en efectivo en términos porcentuales
N= numero de días que el pago puede retrasarse por renunciar al descuento por pago en efectivo
Sustituimos valores CD(2 porciento) y N(20 días)


Ejemplo dos
Manson Products una importante empresa de suministro para la construcción tiene cuatro proveedores los cuales ofrecen diferentes condiciones de crédito fuera de eso sus productos y servicios son idénticos



Costo aproximado de renuncia aun descuento por pago en efectivo




Cuando menor es el descuento mayor es la aproximación al costo de renuncia real al descuento si usamos esta aproximación el costo de renunciar al descuento por pago en efectivo para Lawrence intuir es del 36.5%

Control de saldos en pesos y dolares por proveedor
Estados de cuenta
Reporte de vencimientos
Control de saldos de proveedores
Catalogos de bancos y chequeras
Para el analisis de los proveedores y sus pagos se lleva a cabo procesos y reportes que facilita el control de las cuentas por pagar como:
Anticipos o pagos efectuados

General de cuentas por pagar
Diario de bancos
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