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Diagnóstico de la operación de una PyME:

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Betsy Martinez

on 8 August 2014

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Transcript of Diagnóstico de la operación de una PyME:

Diagnóstico de la operación de una PyME:

"Papelería:
@Joss-Mon"

El presente trabajo llevará a cabo la investigación de una PyME llamada: JOSS-MON, con el objetivo de identificar el diagnostico de operación de la misma para así poder brindarle a los dueños de la empresa un panorama acerca de su empresa, de la misma manera ofrecer una propuesta de valor considerando la estrategia de innovación que mejore el éxito de operación del negocio.


La persona con la que se tendrá contacto dentro de la empresa es un estudiante de derecho llamado: Christian Omar Alonso Velázquez, quien es uno de los hijos de los dueños de la empresa y dentro de la misma tiene el puesto de Gerente.

Antecedentes Históricos:
PLANEACIÓN
La empresa en cuestión es una Papelería que tiene el nombre: “@JOSS-MON”, el nombre fue elegido por los dueños, ya que lleva el apodo de 2 de sus hijos: Edgar y Montserrat, la papelería lleva en funcionamiento 7 años.

El principal producto que se vende en la PyME elegida son artículos de papelería y oficina, aunque aparte de eso, en la Papelería “JOOS-MON” se venden regalos para cualquier ocasión, dulces, se hacen recargas telefónicas y ofrece en servicio de un Cyber café.

El mercado meta de la Papelería son alumnos de escuelas cercanas y oficinistas que trabajan por la zona. Aunque por la variedad de artículos que se venden, este negocio está dirigido a todo tipo de personas que vivan por la zona.

La papelería JOSS-MON está ubicada en: AV. De los maestros #81, Col. Leandro Valle, Tlalnepantla de Baz, Estado de México, el negocio cuenta con 30m2.
Los proveedores principales de esta papelería son “Office Depot de México” sucursal Gustavo Baz ubicada en AV. Dr. Gustavo Baz No. 230 Col. Echegaray, Estado de México y “Super Papelera SA de CV” ubicada en Calle Zumpango No. 131 Col. La Romana Tlalnepantla Estado de México CP. 54030
La única tecnología aplicable con la que cuenta la Papelería JOOS-MON es un programa de ventas por código de barras que hace mucho más fácil el trabajo del vendedor en mostrador, ya que no se tiene que aprender de memoria el precio de todos los artículos que se venden.
La PyME estudiada no cuenta con objetivos claros, pero mediante la investigación y lo que el gerente y el dueño tienen en mente, los objetivos que nosotros pudimos identificar son:

- Ser la papelería líder de la zona (Ya que al casi no tener competencia alrededor, con la gran variedad de productos que ofrecen, los clientes buscan mejor calidad y poder seleccionar lo que necesitan y no solo lo que otras papelerías le pueden ofrecer)
- Incrementar las ventas.
- Dar capacitación a los empleados sobre productos nuevos.
- En cuestión de los regalos para toda ocasión que se venden, tener siempre productos de moda que llamen la atención de los clientes.
- Brindar el mejor servicio.


De la misma manera, la Papelería JOSS-MON no cuenta con una misión definida, a lo que nosotros podemos brindar la siguiente:

Sabemos que lo más importante es la satisfacción de nuestros clientes, en cuanto a precio, calidad y variedad, por ello brindaremos la mejor calidad y variedad en los productos escolares y de oficina como productos de uso diario a nuestros clientes con un precio justo, estableciendo así con ellos relaciones de confianza que nos permitan mantenerlos como clientes potenciales

La Papelería JOSS-MON tampoco cuenta con valores establecidos, con lo que a medida que se investigaba más a fondo, se pudo encontrar que en dicha Papelería se trabaja con los siguientes valores:
- Honestidad.
- Respeto.
- Paciencia.
- Disciplina.
- Lealtad.
- Compromiso.

ORGANIZACIÓN
La Papelería JOSS-MON únicamente cuenta con 3 empleados, los cuales son el Gerente y 2 empleados más. La PyME no cuenta con un organigrama establecido, pero se puede expresar de la siguiente manera:
Funciones de cada puesto:

- Gerente: Vigilar que todo se cumpla y que los empleados hagan bien su trabajo, relaciones y negociaciones con proveedores.
- Empleado: Hacer venta al público, limpiar el lugar, recibir a proveedores y los productos, depositar dinero en cuenta bancaria para poder hacer recargas telefónicas.

En la Papelería JOSS-MON encontramos que el Perfil del director general es el siguiente:
- Edad de 20 a 25 años
- Sexo y estado civil indistinto
- Estudios profesionales de Administración o carreras a fines.
- Experiencia en planeación de proyectos.

DIRECCIÓN
Dentro de la PyME JOSS-MON, la persona que da las órdenes no es el gerente, es el dueño, pero el solo da las órdenes al gerente, en este caso a su hijo Omar Alonso, es decir, el dueño de la papelería simplemente dice como quiere que se maneje la empresa, pero él no tiene nada que ver con la ejecución de las tareas que manda.
De acuerdo a la información proporcionada anteriormente, nos pudimos dar cuenta que la comunicación interna dentro de la empresa es de forma descendente, ya que viene desde arriba.

Dentro de la empresa, las cualidades o características con las que debe de contar el líder son las siguientes:
Se debe de saber de negociación, hay que tener poder de convencimiento y facilidad de palabra para poder llegar a una relación ganar-ganar con los proveedores, se debe de tener auto propio ya que muchas veces se va hacia los proveedores, en cuanto a los artículos principales que se venden, ya que con respecto a los demás productos como dulces, refrescos etc, los proveedores llegan al lugar de destino, de la misma manera se debe de estar acostumbrado a trabajar en equipo y a confiar en tu equipo de trabajo, debe ser objetivo, tener iniciativa propia y capacidad de toma de decisiones.

CONTROL
Se sabe que las estadísticas, los resultados y los números son muy importantes dentro de cualquier empresa, pero dentro de la PyME estudiada, la única herramienta que se usa para medir el éxito del servicio es el sistema de código de barras que se maneja para la venta, ya que este mismo hace al día una auditoría automáticamente con respecto a las ventas.

Aunque desde nuestro punto de vista, el sistema que usa la Papelería JOSS-MON simplemente es para medir las ventas, más no el éxito del servicio.

Para poder medir el éxito del servicio se debe de conocer el nivel de satisfacción de los clientes y eso se puede saber de una manera muy sencilla teniendo una lista de clientes por así llamarla, ir ubicándolos a cada uno de ellos, para saber si sigue siendo nuestro cliente o saber si esa lista cada vez más grande y se mantiene.

DEFINICIÓN DE LA PROBLEMÁTICA:
La empresa, a pesar de tener 7 años trabajando carece de organización. Para esto fue necesario realizar un análisis FODA y entrevistar al dueño, así como hacer la observación del negocio en funcionamiento. Se encuentra que no tiene un organigrama donde se defina la actividad de cada persona que trabaja en ella, incluyendo al dueño que, aunque él no labora en la papelería, hace uno de los papeles más importantes que es dar las órdenes y dirección de todas las actividades que se realizan en ella. Papelería JOSS-MON tampoco cuenta con objetivos, misión, visión y valores establecidos.
ANÁLISIS FODA:
Al dueño de la papelería se le nombrará como Director General, seguido de su hijo que hará la función de Gerente para vigilar que todo se realice correctamente y al mismo tiempo conocerá de qué manera funciona cada área de la papelería (ventas, cobro y administración de recursos). Debajo del Gerente se encontrarán los dos empleados que laborarán como vendedores.
MARCO TEÓRICO QUE SUSTENTA EL PROYECTO:
¿QUÉ ES UNA PAPELERÍA?
En términos generales y prácticos, la Papelería es el negocio que comercializa los productos y ofrece los servicios demandados por estudiantes de todos los niveles, oficinas, empresas y el hogar.
Al ser un negocio de índole familiar, genera vínculos de confianza entre sus clientes y crea un sentido de comodidad, ya que habitualmente se encuentran ubicadas cerca de los centros educativos, hogares, empresas y oficinas.
La Papelería, también es un proveedor de la educación donde los consumidores encuentran los materiales necesarios para completar sus procesos de formación académica y aporta los suministros para la organización y uso diario en los sectores de oficina, empresa y hogar.

El mercado: Condiciones generales, economía y globalización
México es sin lugar a dudas un mercado óptimo para abrir cualquier tipo de negocio. La economía nacional ha tenido una estabilidad redituable hablando en términos de desarrollo sustentable y en inversiones.
El Ramo Papelero Nacional se ha mantenido en términos generales como un sector floreciente y sólido, cuyas empresas, en su mayoría, no sólo han sabido adecuarse a los nuevos tiempos, sino también, se han adelantado con gran visión a sus circunstancias, convirtiéndose en compañías de éxito, cumpliendo con las expectativas de millones de consumidores, tanto del ámbito nacional como internacional.
El canal responsable de la distribución tradicional, está integrado por más de un centenar de distribuidores mayoristas, que atienden a más de 100 mil papelerías, y están presentes en prácticamente todo el territorio nacional.
Su característica principal es que se encuentran en zonas accesibles para el tipo de mercado al que van dirigido, es decir, zonas habitacionales en donde los estudiantes principalmente pueden acudir con facilidad para la adquisición de materiales utilizados en sus tareas y proyectos escolares.

Abrir una papelería no requiere de grandes inversiones pero sí de un enorme compromiso y visión para mantenerse en el mercado y puede resultar un gran generador de utilidades siempre y cuando cuente con:

 Surtido e inventario completo.
 Sistema administrativo que le permita tener controles de entrada y salida de mercancía, así como de los ingresos.
 Todos los servicios complementarios.

Servicios básicos a ofrecer en una pepelería:

 Surtido de listas de útiles escolares en temporada
 Copias a color, blanco y negro
 Forrado de cuadernos y libros
 Engargolado
 Enmicado
 Encuadernado
 Ampliaciones y reducciones
 Envoltura y venta de regalos (peluches, juguetes, joyería, entre otros)
 Internet: puede comenzar con dos computadoras, con igual número de impresoras y escáners para brindar un servicio completo.
 Fax

ENTREVISTA:
1. ¿Cuál es el nombre de la papelería?
= JOSS-MON
2. ¿Cuántos años lleva en funcionamiento la papelería JOSS-MON?
= 7 años
3. ¿Cuántas personas integran el negocio familiar y quiénes son?
= 4 personas, mi padre que es el dueño, 2 empleados que laboran como vendedores y un servidor, encargado de la supervisión y cumplimiento de las órdenes de mi padre.
4. ¿La empresa cuenta con algún organigrama?
=No, y hemos considerado que después de los años que llevamos en el negocio ya es necesario, debido a que deseamos crecer y eso sólo se logrará con una buena organización, principalmente de las personas que laboramos aquí.
5. ¿Consideran necesario contar con alguna misión, visión y valores para la empresa?
= La verdad es que no lo habíamos pensado, pero igualmente sabemos que cualquier empresa con ganas de mantenerse en el mercado y seguir creciendo lo logrará si cuenta con estos elementos.
6. ¿El sistema con el que cuentan para el registro de sus ventas ha sido funcional?
= Sólo contamos con un programa de ventas por código de barras, el cuál nos ayuda eficientemente a llevar el registro del inventario que tenemos, al registrar las salidas de la mercancía y por lo tanto poder resurtir el inventario.
7. ¿Les gustaría tener un sistema más avanzado enfocado a la administración y contabilidad de sus recursos?
=La papelería ya tiene 7 años trabajando, con el paso del tiempo se han ido modificando mediante la experiencia algunas modalidades de cobro y manejo de los ingresos e inventario, pero conforme pasa el tiempo se vuelve un poco difícil de manejar debido al crecimiento, por lo tanto si se está considerando.
8. ¿Cuáles son las temporadas más altas y bajas de la papelería?
= La temporada más alta en el área de papelería es sin duda el se venden cantidades grandes de cuadernos, tijeras, colores, juegos geométricos entre otros artículos con los que todo estudiante inicia un nuevo ciclo escolar.
En regalos las fechas como San Valentin y todo el mes de Diciembre son de temporada alta.
El cyber café funciona de igual manera casi todo el año.

DIAGRAMA DE ISHIKAWA:
ESTRATEGIAS DE
INNOVACIÓN:
Las propuestas son las siguientes:

-Impresión digital a color en materiales y formatos grandes para artes gráficas sencillas, con un tamaño no mayor a 50x50.
-De igual forma, el uso de promoción tecnológica por medio de una página oficial del negocio y un sitio en Facebook y Twitter.
- implementación de “Papelería a domicilio” ofreciendo dicho servicio a los clientes de la zona.
-Sistema de apartado, que garantice una mejor relación con el cliente.
-Realizar la exhibición de la manera más ingeniosa posible.
-Diseñar y elaborar propaganda comercial de la Papelería (volantes, mantas)
-Ofrecer algún descuento, beneficio o dar algún obsequio esporádicos o con motivo de días festivos, de esta manera se ganará la simpatía de los clientes.
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