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Les réunions

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by

Martine Moisan

on 11 June 2015

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Transcript of Les réunions

Les réunions
-La pertinence des réunions
-La planification d’une réunion
-L’ouverture de la réunion
-La maîtrise du déroulement de la réunion
-Les rôles de l’animateur
-La clôture d’une réunion
-L’Ordre du jour
-Le Compte rendu/procès verbal
-Le choix des participants
-Les coûts d’une rencontre itérative de suivi
-Le cycle de vie d’un point de suivi
Principales étapes à maîtriser
1-Planifier la réunion
2-Ouvrir la réunion
3-Maîtriser le déroulement de la réunion
4-Clore la réunion
Étapes clés du lancement
1-Accueillir les participants
3 questions simples :
1-En quoi cette réunion est utile ?
2-Qu’est ce que j’en attends ?
3-Qu’est-ce que le groupe attend
de la réunion ?
planification complète
1-Définir l’objectif, la finalité
2-Préparer le plan de la réunion ou l’ordre du jour
3-Prévoir le chronométrage de la réunion
4-Le choix des participants
5-Réunir les documents nécessaires et préparer les supports visuels
6-Choisir un lieu pour la réunion
7- Convoquer les participants
8-Le jour J, préparer la salle
Ouvrir la réunion
Trois fonctions
Le succès d'une réunion
3 volets
-La préparation
-La qualité de son animation
-La pertinence de sa restitution
-Fonction humaine
-Fonction d’organisation
-Fonction concrète
rapide, clair et structuré
2-Se présenter, puis présenter chaque membre du groupe et présenter les rôles
3-Introduire en situant la réunion par rapport à ce qui est important pour l’équipe
4-indiquer l’ordre du jour et les objectifs de la réunion
5-Présenter le contexte et la synthèse de la réunion précédente
6-Définir les règle de fonctionnement
Maîtriser le déroulement de la réunion et le rôle d’animateur
-Fonction d’organisation
-Fonction de gestion humaine
Clore la réunion et restituer
les résultats
Les étapes clés pour la clôture
2-Préciser ce que la réunion va permettre de faire
3-Répartir les tâches, fixer le planning
4-Faire l’évaluation de la réunion à la fin de la séance
5-Remercier les participants pour leur collaboration en valorisant leur efficacité
Rassembler les informations à l'intérieur d'un compte-rendu et en faire la diffusion
Fonction d'organisation
-Un objectif commun
-Une méthode de travail
-Un rôle
-Fonction de gestion du temps
Fonction de gestion humaine
-Relation
-Participative et interactive
-Questionnement
-Habiletés politiques
-Écoute
-Ouverture
-Humour
Fonction gestion du temps
-Favoriser l'allocation productive
Le cycle de vie d'un point de suivi
Registre
de suivi
Rapport d'avancement
Ordre du jour
Enjeu / Risque
Présenté via les
outils de suivi
utilisés tout au
long du cycle de vie d'un projet
Registre de
décisions
Bilan de projet
Nouveaux projets
Plan
de management
des risques
Plan de
management
de projet
Compte rendu
Procès verbal
Gestion des
points en
suspens
Registre
des points
en suspens
Post Mortem
Constat
Recommandation


Une bonne façon de préparer méthodiquement une réunion c’est en définissant les principaux objectifs de la réunion avec l’utilisation de la méthode « TOP ».
Qu’est-ce que la méthode « TOP » :
définir clairement le
thème
de la réunion, c’est-à-dire « De quoi allons-nous parler ? ».
définir l’
objectif
à atteindre à l’issue de la réunion, c’est-à-dire « Devons-nous trouver des solutions, présenter uniquement les problématiques, présenter des résultats ? ».
T :
O :
P :
définir avec précision le
plan
, l’ordre du jour, les points à aborder pour atteindre l’objectif.
le TOP ;
la liste de participants;
les aspects matériels tels que le lieu, l’heure de la réunion, la durée, etc.
Toutes ces informations doivent ensuite être retranscrites dans un ordre du jour présentant le :
1.
2.
3.
Ordre du jour
Il se prépare avant la rencontre et peut demander aux participants clés de l’enrichir par des points à aborder en lien avec l’objectif.
L’ordre du jour permet aux participants de se préparer en fonction des points à traiter et des décisions à prendre.
Dans l’ordre du jour, l’objectif et les résultats globaux à atteindre lors de la réunion doit être clairement défini.

Au-delà de la rédaction de l’ordre du jour, pour qu’il soit efficace, le plus important est :



De le respecter lors de la réunion.

Le compte-rendu
Il faut désigner une personne qui sera en charge de prendre des notes et qui rédigera le compte-rendu de la réunion.
Il doit être réalisé directement suite à la réunion. Un délai avant la rédaction du compte rendu peut entraîner des oublies et perdre de son efficacité.
L’objectif
du compte-rendu
Rendre formelle le travail à réaliser; ainsi que l’affectation de celui-ci, en permettant aux personnes présente et absentes de pouvoir connaître les tenants et les aboutissants (action à mener et les délais)
Informer des décisions qui ont été prises;
De garder en mémoire les informations;
De rappeler la date, heure et lieu de la prochaine rencontre s’il y a lieu.
Important
Le rédacteur doit rester objectif et doit rédiger le compte-rendu au présent de l'indicatif.
Les titres et les sections du compte-rendu et de l’ordre du jour doivent concorder.
La troisième personne sera utilisée pour le rédacteur, s'il doit rapporter un fait qui le concerne.
Un compte rendu peut prendre de 1 à 2 heures pour le mettre en forme et le rédiger.
La technique de prise de notes est capitale et décisive pour faciliter le travail du rédacteur.
Pour vous aider à la prise de note, je vous invite à consulter ce lien :
http://carriere.comprendrechoisir.com/comprendre/prise-de-note
À noter:
Un inconvénient subsiste toutefois quel que soit le type de compte-rendu :
Le compte rendu ne peut pas être clair si la réunion est mal animée.
La diffusion du compte-rendu
Le compte-rendu doit être diffusé à l'ensemble des participants, pour validation.
Après un délai de l'ordre d'une semaine, si des propositions de modifications ont été faites, le compte-rendu final devra être à nouveau envoyé à l'ensemble des participants.
Il est préférable de rendre disponible le compte rendu dans un délai maximale d’une semaine et avant la prochaine rencontre.
La diffusion du compte rendu peut se faire par l’envoie du lien de dépôt du document ou, tout simplement, de l’envoie du document à tous les participants.
La convocation
Les participants
L'organigramme de projet réalisé lors de la phase de planification de projet. Il contient tous les collaborateurs et interrelations organisationnels du projet.
Les réunions à travers le cycle de gestion de projet
Comment choisir les participants?
Qui doit assister à quelle rencontre?
La planification des rencontres
Démarrage
Rencontre de démarrage (énoncé des travaux);
Présentation de la charte de projet;
Analyse des besoins;
Validation des besoins.
Planification
Lancement projet;
Réunion d'équipe;
Réunion avec les fournisseurs;
Ateliers de travail (*ressource clés)
-risques/communications
Exécution
Clôture
Bilan (projet/client);
-faits (coûts, délais, contenu)
-retour sur les bénéfices

Post Mortem (projet);
- 2-3 mois après le projet
-leçons apprises
-recommandations
-suivi performance équipe de travail
Démarrage d'exécution de projet;
Rencontre de suivi de projet (équipe, client);
Présentation rapport avancement
-mandataire, comité directeur, sponsor
Décision/crise/urgence/swat/imprévu
Les rencontres de suivi de projet
tenu avec les membres de l'équipe
La méthode
«Scrum» ou «standup meeting»
Durée de 15 minutes maximum;
Hebdomadaire;
Par téléphone ou debout dans une salle;
Varier les rencontres
Cette méthode peut être réalisée avec plusieurs participants ou seul;
Elle peut être animée en fonction que tous les participants ont tous les rôles ou un rôle attitré pour toute la rencontre.

Bleu : Anime la rencontre, ramène les participants au sujet;
Blanc: Présente les faits, neutre;
Rouge: Les émotions du moment (positives/négatives);
Vert: La créativité
Jaune : Les avantages, la valeur ajoutée;
Noir : Les inconvénients, les faiblesses.
À noter :
Les rencontres de projet
présenté par :

Martine Moisan
Mélanie Grenier
Cynthia Caouette
M.D. Quenneville

La méthode des «6 chapeaux de Bono»
1-Faire la synthèse du cheminement du groupe et présenter les conclusions
L'impact en temps et en coûts d'une réunion périodique
2 techniciens au coût de 450$/jour;
1 analyste au coût de 550$/jour;
1 architecte au coût de 850$/jour;
1 chargé de projet au coût de 650$/jour

Rencontre de 1h/semaine sur 1 année, soit 260h/52 semaines. Ces heures qui n'ont pas été utilisées pour faire avancer les activités.

Coûte au projet 21 900$.
Quel est le moment opportun pour convoquer des rencontres?
Quelle durée privilégier?
3 questions
Qu'as-tu terminé depuis la précédente réunion ?
Que penses-tu pouvoir terminer d'ici la prochaine réunion ?
Quels obstacles rencontres-tu en ce moment ?
a
b
c
a
d
Idéalement, 2 semaines avant la rencontre. Au-delà de ça, un ou des rappels seront nécessaires. En deçà de 2 semaines, les participants ont peu de temps pour prendre connaissance du contenu, le commenter et y ajouter des éléments.
L'humain ne peut rester attentif plus de 90 minutes sans pause.

À la lumière de cette donnée, la durée optimale serait donc de 1h. Même si 1h30 est acceptable, il ne faut pas dépasser ce temps à moins de prévoir des périodes de pause d'environ 5 minutes par heure.
La sélection des participants
5 critères pour faciliter votre choix:
1. Leur degré de connaissance du domaine étudié, leur expertise, leurs compétences;
2. Leur curiosité intellectuelle, leur goût pour la recherche de solution;
3. Leur approche pragmatique;
4. Leur capacité à évoluer au sein d'un groupe;
5. Leur influence positive.
Saviez-vous que...
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