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Gestión de la integración de proyectos

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DIEGO CALERO

on 15 November 2013

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La integración tiene como objetivo pensar en el proyecto como un todo unitario. La integración permite que la excelencia con la cual se plantea cada proceso de gestión (inicio, planeamiento, ejecución, seguimiento y control, y cierre) o cada área de conocimiento (alcance, tiempo, costos, calidad, personal, comunicaciones, riesgo y adquisiciones) tenga relación con los otros componentes. 
4. GESTION DE LA INTEGRACION DE PROYECTOS
4.1 Desarrollar Acta de constitución del Proyecto
4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
4.3 Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto
4.4 Monitorear y controlar el trabajo del proyecto
4.5 Realizar el Control integrado de cambios
4.6 Cerrar el proyecto o fase
PROCESOS DE LA GESTION DE INTEGRACION
4.1.3 Acta de Constitución del Proyecto
Se usa para evaluar las entradas.
Se aplica a cualquier detalle técnico y de gestión.
Es provisto por cualquier grupo o individuo con conocimiento o entrenamiento especializado.
Puede provenir de muchas fuentes:
Otras unidades de la organización.
Consultores.
Involucrados, incluyendo clientes y auspiciadores.
Asociaciones profesionales y técnicas.
Grupos industriales.
4.1.2 HERRAMIENTAS Y TECNICAS
Enunciado del Trabajo (SOW)
Es una descripción narrativa de los productos, servicios o resultados que debe suministrar el proyecto Lo hace el patrocinador del proyecto
Caso de Negocio
Demanda del mercado, necesidad comercial, solicitud de un cliente, adelantos tecnológicos, requisito legal, impacto ecológico, necesidades sociales
Contrato
Factores ambientales de la empresa
Normas gubernamentales o industriales, infraestructura de la organización, condiciones del mercado
Activos de los procesos de la organizacion
4.1.1 INPUTS
Este documento que autoriza formalmente un proyecto, documenta los requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas de los interesados.
Establece una relación de cooperación entre la organización ejecutante y la organización solicitante
El proyecto se inicia formalmente con la firma del acta de constitución del proyecto aprobada.
Los proyectos son autorizados un patrocinador, una oficina de dirección de proyectos (PMO) o un comité ejecutivo del portafolio. El iniciador del proyecto o el patrocinador debe encontrarse a un nivel apropiado para financiar el proyecto y emite el acta de constitución del proyecto o lo delegará esta tarea al director del proyecto.
4.1 Desarrollar el acta de constitución del proyecto
Cómo se ejecutará la gestión de la configuración.
Cómo se mantendrá la integridad de la línea base y cómo se usará.
Necesidades y técnicas de comunicación entre interesados.
Ciclo de vida del proyecto y fases del proyecto.
Revisiones de gestión en contenido, extensión, y oportunidad para abordar polémicas y decisiones pendientes.
4.2.3. Plan de gestión del proyecto
Documento usado para coordinar todo los documentos de planificación del proyecto.
El plan de proyecto asiste al gerente de proyecto en liderar el equipo de proyecto y evaluando el estado del proyecto
El alcance del trabajo del proyecto es un proceso iterativo que generalmente es realizado por el equipo de proyecto con el uso WBS
4.2 Desarrollo del Plan para la dirección del Proyecto
4.2.2 HERRAMIENTA Y TECNICAS
Se utiliza el juicio de los expertos para:
Adaptar el proceso para cumplir con las necesidades del proyecto
Desarrollar los detalles técnicos y de gestión que se incluirán en el plan para la dirección del proyecto.
Determinar los recursos y los niveles de habilidad necesarios para llevar a cabo el trabajo del proyecto
Determinar el nivel de gestión de la configuración que se aplicará al proyecto.
Determinar qué documentos del proyecto estarán sujetos al proceso formal de control de cambios.
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4.2 Desarrollo del Plan para la dirección del Proyecto
El plan del proyecto se usa para:
Guiar la ejecución del proyecto.
Documentar las suposiciones de planificación del proyecto.
Documentar las decisiones de planificación del proyecto con respecto a las alternativas escogidas.
Facilitar la comunicación entre los involucrados (stakeholders).
Definir las revisiones claves de la gerencia en cuanto a contenido, magnitud y tiempo.
Proveer una línea de base (baseline) para medir el progreso y control del proyecto.
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Utiliza los resultados de otros procesos de planificación para elaborar un documento que se va usar como guía para la ejecución y control del proyecto
4.2.1 Inputs Plan para la dirección del Proyecto
GERENCIA DE PROYECTOS
Gestión de la integración de proyectos
Grupo 7
(GUÍA DEL PMBOK®) Cuarta edición

Diagrama de Flujo de Datos del Proceso Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto
4.3.3 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto: Salidas
Entregables
Información sobre el Desempeño del Trabajo
el estado de los entregables
el avance del cronograma
los costos incurridos
Solicitudes de Cambio
Acción correctiva
Acción preventiva.
Reparación de defectos
Actualizaciones
Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto
el plan de gestión de requisitos
el plan de gestión del cronograma
el plan de gestión de costos
el plan de gestión de calidad
el plan de recursos humanos
el plan de gestión de las comunicaciones
el plan de gestión de riesgos
el plan de gestión de las adquisiciones
las líneas base del proyecto
4.3.2 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto: Herramientas y Técnicas
Juicio de Expertos
otras unidades dentro de la organización
consultores
interesados, incluyendo clientes y patrocinadores
asociaciones profesionales y técnicas
Sistema de Información para la Dirección de Proyectos (PMIS)
Proporciona acceso a una herramienta automática, tal como una herramienta de software para definir cronogramas, un sistema de gestión de la configuración, un sistema de recopilación y distribución de la información o interfaces de red a otros sistemas automáticos en línea.

Otros:
Metodología de gestión de proyectos. (integración Interna)
Relaciona entregable-actividad- recurso/costo
Relaciona tres baselines (WBS, Schedule, Presupuesto)
Indica el progreso del trabajo del proyecto.
Información es valida, oportuna y auditable.
Niveles de sumarización de información.
Sistema de información PM
4.3.1 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto: Entradas
Plan para la Dirección del Proyecto.
Solicitudes de Cambio Aprobadas:
Son los cambios documentados y autorizados para ampliar o reducir el alcance del proyecto.

La implementación de los cambios aprobados, que abarcan:
Acción correctiva
Acción preventiva
Reparación de defectos

Factores Ambientales de la Empresa
la cultura y la estructura organizacionales,
la infraestructura
la administración del personal
la tolerancia al riesgo por parte de los interesados
los sistemas de información para la dirección de proyectos
Activos de los Procesos de la Organización
pautas e instrucciones de trabajo normalizadas
requisitos de comunicación que definen los medios de comunicación permitidos
procedimientos para la gestión de incidentes y defectos que definen los controles para incidentes y defectos
base de datos para la medición de procesos
archivos del proyecto pertenecientes a proyectos anteriores
base de datos sobre la gestión de incidentes y defectos que contiene el estado histórico de los mismos.
Obtener, gestionar y utilizar recursos, incluidos los materiales, herramientas, equipos e instalaciones.
Implementar los métodos y normas planificadas.
Crear, controlar, verificar y validad los productos entregables del proyecto.
Gestionar los riesgos e implementar actividades de respuesta al riesgo
Dirigir a los vendedores
Adaptar los cambios aprobados al alcance, planes y entorno del proyecto.
Establecer los canales de comunicación.
Recoger datos sobre el proyecto
Recoger y documentar las lecciones aprendidas.

Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas
El plan de ejecución del proyecto supone manejar y realizar el trabajo descrito en el plan del proyecto.

Es el proceso de llevar a cabo lo definido en el plan del proyecto de tal manera que se alcancen los objetivos del proyecto. Los entregables son producidos e información acerca del estatus del trabajo se recolecta para ser informados a todos los interesados. Este proceso también realiza la implementación de cambios aprobados manifestados como acciones correctivas, acciones preventivas y reparación de defectos. 

Realizar actividades para cumplir con los objetivos del proyecto.
Realizar esfuerzos e invertir fondos para cumplir con los objetivos del proyecto.
Dotar de personal, formar y dirigir a los miembros del equipo de proyecto
Obtener los presupuestos, licitaciones, ofertas o propuestas.
Seleccionar vendedores eligiéndolos entre los posibles vendedores.
4.3 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto
Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
los documentos de requisitos
los registros del proyecto (asuntos, supuestos, etc.)
el registro de riesgos
el registro de interesados
Diagrama de Flujo de Datos del Proceso Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto
4.4.1 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto Entradas
Plan para la Dirección del Proyecto.
Informes de Desempeño
el estado actual
los logros significativos del periodo
las actividades del cronograma
las proyecciones
los asuntos pendientes.
Factores Ambientales de la Empresa
las normas gubernamentales o de la industria (por ejemplo, regulaciones del organismo de control, normas del producto, normas de calidad y normas de fabricación)
el sistema de autorización de trabajos de la compañía
la tolerancia al riesgo por parte de los interesados
los sistemas de información para la dirección de proyectos
Activos de los Procesos de la Organización
los requisitos de comunicación de la organización,
los procedimientos de control financiero (por ejemplo, informes de tiempo, códigos contables, revisiones de gastos y desembolsos, y provisiones contractuales estándar),
los procedimientos para la gestión de incidentes y defectos,
los procedimientos de control de riesgos, que incluyen categorías de riesgos, definición de la probabilidad e impacto y la matriz de probabilidad e impacto,
la base de datos para la medición de procesos, que se utiliza para tener a disposición los datos de mediciones de procesos y productos, y
la base de datos de las lecciones aprendidas.
Es un proceso que el Gerente de Proyecto realiza a lo largo del proyecto e incluye recolectar, medir y distribuir la información del rendimiento del proyecto, pero a su vez explotar esta información elaborando tendencias, ajustando métricas y mejorando los procesos.
Es una actividad constante del equipo del proyecto determinar acciones correctivas y preventivas o replanificar algún aspecto de tal manera que solucione un problema encontrado durante el ciclo de vida del proyecto. 

Supervisar los procesos del proyecto
Evaluar el rendimiento del proyecto y detectar variaciones.
Recomendar acciones correctivas
Analizar, seguir y supervisar los riesgos del proyecto
Mantener una base de información del proyecto (todo)
Suministrar proyecciones de costos y tiempos.
Supervisar la implementación de cambios.

Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto:
4.4 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto
Solicitudes de Cambio
El juicio de expertos es utilizado por el equipo de dirección del proyecto para interpretar la información proporcionada por los procesos de seguimiento y control.
Acción correctiva
Acción preventiva.
Reparación de defectos
Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto
el plan de gestión del cronograma
el plan de gestión de costos
el plan de gestión de calidad
la línea base del alcance
la línea base del cronograma
la línea base del desempeño de costos
Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
las proyecciones
los informes de desempeño
El registro de incidentes
4.4.2 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto Herramientas y Técnicas
4.4.2 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto Herramientas y Técnicas
Juicio de Expertos
El juicio de expertos es utilizado por el equipo de dirección del proyecto para interpretar la información proporcionada por los procesos de seguimiento y control.
Diagrama de Flujo de Datos del Proceso Cerrar Proyecto o Fase
Transferencia del Producto, Servicio o Resultado Final
Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización
Activos de los Procesos de la Organización
Los archivos del proyecto. La documentación resultante de las actividades del proyecto, por ejemplo, el plan para la dirección del proyecto, el alcance, el costo, el cronograma y los calendarios del proyecto, los registros de riesgos, la documentación de la gestión de cambios, las acciones planificadas de respuesta a los riesgos y el impacto de los riesgos.
Los documentos de cierre del proyecto o fase. Los documentos de cierre del proyecto o fase, que consisten en la documentación formal que indica la terminación del proyecto o fase y la transferencia de los entregables del proyecto o fase terminados
La información histórica. La información histórica y la de las lecciones aprendidas se transfieren a la base de conocimientos de lecciones aprendidas para su uso en proyectos o fases futuros.
4.6.3 Cerrar Proyecto o Fase: Salidas
Juicio de Expertos
El juicio de expertos se aplica cuando se realizan las actividades de cierre administrativo. Estos expertos aseguran que el cierre del proyecto o fase se realice de acuerdo con las normas apropiadas.
4.6.2 Cerrar Proyecto o Fase: Herramientas y Técnicas
4.6.1 Cerrar Proyecto o Fase: Entradas
Plan para la Dirección del Proyecto
Entregables Aceptados
Activos de los Procesos de la Organización
pautas o requisitos para el cierre del proyecto o fase
información histórica y base de conocimientos de lecciones aprendidas
Cerrar Proyecto o Fase es el proceso que consiste en finalizar todas las actividades a través de todos los grupos de procesos de dirección de proyectos para completar formalmente el proyecto o una fase del mismo. Al cierre del proyecto, el director del proyecto revisará toda la información anterior procedente de los cierres de las fases previas para asegurarse de que todo el trabajo del proyecto está completo y de que el proyecto ha alcanzado sus objetivos.
Incluyendo metodologías paso a paso relativas a:
las acciones y actividades necesarias para satisfacer los criterios de terminación o salida de la fase o del proyecto
las acciones y actividades necesarias para transferir los productos, servicios o resultados del proyecto a la siguiente fase o a la producción y/u operaciones
las actividades necesarias para recopilar los registros del proyecto o fase, auditar el éxito o fracaso del proyecto, reunir las lecciones aprendidas y archivar la información del proyecto para su uso futuro por parte de la organización
Cerrar Proyecto o Fase: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas
4.6 Cerrar Proyecto o Fase
Plan de dirección del proyecto
Información sobre el desempeño del trabajo
Solicitudes de cambios
Factores ambientales de la empresa
Activos de los procesos de la organizacion
4.5.1 INPUTS
Un grupo formal de personas responsables por aprobar o rechazar cambios en el proyecto
CCB proporcionan orientaciones para preparar solicitudes de cambio, evaluar las solicitudes de cambio y administrar la ejecución del cambio aprobado
Incluya stakeholders de toda la organización
4.5 Equipo de control de cambios (CCB)
Tiene que describir cuando y cómo oficialmente los documentos y trabajos del proyecto pueden cambiarse
Describe quién está autorizado para hacer los cambios y cómo hacerlos
A menudo incluye un Equipo de control de cambios (change control board - CCB), administración de la configuración y un proceso para comunicar cambios
4.5 Sistema Control de Cambios
Actualizaciones al Estado de las Solicitudes de Cambio
Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto
Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
4.5.3 Salidas
Juicio de expertos
Reuniones de control de cambios
4.5.2 Herramientas y Técnicas
Es el proceso que consiste en revisar todas las solicitudes de cambios, aprobar los mismos y gestionar los cambios a los entregables, a los activos de los procesos de la organización, a los documentos del proyecto y al plan para la dirección del proyecto.
Se ejecuta desde el inicio hasta el fin del proyecto.
Mantener la integridad de la línea de base, sólo con cambios aprobados
Documentar el impacto total de las solicitudes de cambio.
4.5 Control integrado de cambios
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