Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

Make your likes visible on Facebook?

Connect your Facebook account to Prezi and let your likes appear on your timeline.
You can change this under Settings & Account at any time.

No, thanks

Tapahtumatuotanto

No description
by

Anna Tarvainen-Illi

on 5 May 2015

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of Tapahtumatuotanto

| Tapahtumatuotanto |


Avajaiset
TAPAHTUMAA ENNEN
Vuosijuhla
LÄHTÖKOHDAT
Yhteistyökumppanit ja sponsorointi
Työnjako
ja aikataulutus
Turvallisuus
Langat käsissä ja ässä hihassa
Budjetti
Menot: Ohjelma ja esiintyjät, markkinointi (graafinen työ, mainos- ja painatuskulut, ulkomainonta, bannerit...), henkilöstö, tekniikka ja rakenteet, kalusteet, somisteet, luvat, tilavuokra, vakuutukset, majoitus- ja matkakulut, ruokailut & backstage, palkat|palkkiot, tekijänoikeudet


Tiedotus ja markkinointi
Ulkoinen: Tiedotusvälineet, rahoittajat, yhteistyökumppanit, asiakkaat.
Sisäinen: Henkilöstö, esiintyjät, palveluntarjoajat, alihankkijat ennen tapahtumaa ja sen aikana ja sen jälkeen.
Tiedotus tilaisuuden aikana yleisölle, esiintyjille, henkilökunnalle, muille toimijoille tapahtuman sisällä, medialle.
Jälkimarkkinointi
Toiminta-suunnitelma

Luo tavoitteet, raamit ja aikataulu
Jaottele tuotanto pienemmiksi toimenpiteiksi ja nimeä vastuuhenkilöt.
Järjestä ja aikatauluta osaprosessit.
Huolehdi että tekijöitä ja apukäsiä on tarpeeksi tapahtumaa ennen, tapahtuman aikana ja tapahtuman jälkeen.

Dokumentoi, pidä kirjaa ja listaa!





Festivaali
Konsertti
Urheilukilpailut
Kylätapahtuma
Kokous
Seminaari
Messut
Koiranäyttely
Järjestötapahtuma
Firman pikkujoulut
Häät
- Toimitettava ohjelma
- Hinta (majoitus, tekniikka, ruoka, backstage), kiinteä vai prosentti?
- Esiintymisen kesto ja mahdollinen väliaika, soundcheck (lisämyynti)
- Tekniikka (PA ja valo, backline, tekninen henkilökunta, roudari) Järjestäjä vai esiintyjä?
- Esiintyjän promomateriaali
- Lavakartta, tekniset tarpeet etukäteen teknikolle.
- Peruutusehdot,
Force majeure
Aina kannattaa kysyä!
Ilmoitus yleisötilaisuudesta

Tehtävä mikäli:

• Tarvitaan järjestyksenvalvojia
• tilaisuus aiheuttaa melua
• Tarvitaan liikennejärjestelyjä
• alueita varataan pysäköinnille
• Ohjelma vaatii turvallisuustoimenpiteitä
• Alue rajataan muulta käytöltä
• Puhtaanapitojärjestelyitä tai tilapäisiä WC-tiloja


Meluilmoitus


Voimakkuuden, keston, toistuvuuden tai ajankohdan vuoksi erityisen häiritsevää melua aiheuttavista tilapäisistä toiminnoista.

Tilapäinen
anniskelulupa
Turvallisuus- ja pelastussuunnitelma

Luvat ja ilmoitukset
Myyjäiset
Tuotteen lanseeraus
Teatteriesitys
Taidenäyttely
Mielenosoitus
Maankäyttölupa
Kirjallinen lupa ulkotapahtumiin alueen omistajalta, tilan vuokrauksen yhteydessä vuokrasopimus.

Joskus riittää puhelinsoitto.



1 kk ennen alueen ympäristöviranomaiselle
5 vrk ennen alueen poliisille.
Tapahtuman suunnitteluvaiheessa

• Ajankohta, sijainti ja melun laatu
• Melulle altistuva alue ja tiedotus
• Arvioidut tiedot melun voimakkuudesta
• Suunniteltu melun torjunta ja –seuranta


2 kk ennen tapahtumaa
Lääninhallitukselle tai
sosiaali- ja terveyshuollon
tuotevalvontakeskukselle (STTV)

Erityiset syyt, joilla hakemusta perustellaan.
Ammattitaito anniskelun hoitamiseksi.
Anniskelusäännösten valvomisen suunnitelma.
Tilajärjestelyt: Anniskelualueen rajaaminen,
Selvitys saniteettitiloista, anniskeluajat.
Hakijana olevan yhteisön yhtiöjärjestyksessä tulee olla toimialana ravitsemisliikkeen harjoittaminen.
Pelastussuunnitelma on laadittava kun:
Kävijäodote yli 200 henkilöä
Tarvitaan toimenpiteitä turvallisuuden ja järjestyksen ylläpitämiseksi tai liikennejärjestelyjä
Tilaisuudessa käytettävät laitteet, välineet tai tehosteet aiheuttavat poikkeavia vaaratekijöitä.


Ennakointi, ehkäisy ja toimenpiteet vaaratilanteissa.
Sammutus- ja pelastustehtävien järjestelyt ja reitit
Turvallisuushenkilöstön kouluttaminen, tiedonkulku
Sammutuskalusto, ensiapu



toimitettava alueen pelastusviranomaiselle tämän antamien ohjeiden mukaisesti.
Ole ajoissa ja asiallinen
Alueittain erilaisia käytäntöjä
Ota yhteyttä viranomaisiin
Ohjeita ja pohjia viranomaisilta
Huomioi maksut

Maalaisjärki käyttöön!
Ilmoitus elintarvikkeiden myynnistä
1 kk ennen paikalliselle terveysviranomaiselle

Selvitys vedenhankinnasta, ilmanvaihdosta, viemäröinnistä ja jätehuollosta
Selvitys toimintaan varatun paikan sijainnista ja selvitys harjoitettavasta toiminnasta
Vesipisteet, käymälät
Toimenpiteet terveyshaittojen estämiseksi
Tuotevalikoima
Hygieniaosaaminen
Säilytys ja valmistus
Promootio-
tapahtuma
Ilmoitus laadittava kun tapahtumassa myydään tai tarjoillaan ruokaa ja kävijäodote yli 200 hlö
Hyödynnä alihankkijoita ja
myy myyntipaikka!
Toteuta paikassa,
jossa on luvat!
Suhteuta omaan toimintaasi ja paikkaan, jossa järjestät

PS. Kaikkia ei voi miellyttää
Tärkeintä on tieto tapahtumasta!
Tilakapasiteetti tapahtuman sisältöön ja yleisötavoitteeseen nähden.
Toimintojen sijoittelu ja mitoitus, estettömyys ja turvallisuus
Olemassa olevat mahdollisuudet, varustelut, luvat, esim. ravintoloilla omat luvat tilaisuuksien järjestämiseen.
Välittömät ja välilliset kulut
Kilpailu alueellisesti, valtakunnallisesti
Päällekkäisyydet:Yleisön, henkilöstön, ohjelman, alihankkijoiden riittävyys
Toistaalta päällekkäisyydet voi kääntää mahdolli-suudeksi.
Entäs jos?
Mikä maksaa?
Miten kerrotaan ja kenelle?
Mitä tarjottavaa tapahtumallasi on?
Millaisilla tahoilla on sama kohderyhmä?
Mitä lisäarvoa tapahtumasi tuo kumppanille?

Näkyvyys markkinoinnissa/tapahtuman aikana, asiakaskontaktit, myönteinen imago, lisämyynti, omien asiakkaiden/kumppaneiden muistaminen, tapahtuman liittäminen omiin palveluihin - lisämyynti ja näkyvyys sekä kumppanille että järjestäjälle.














Kun logo ei enää riitä
Myynninedistämis-
tapahtuma
Liikunta-
tapahtuma
Tanssit
Iltamat
Dinner&Show
stand up
Virkistyspäivä
Tapahtuman tarkoitus?
Onko tapahtumalle tilausta?
Kenelle tapahtuma järjestetään?
Millaisella mittakaavalla?
Milloin ja missä?
Millaisia kilpailijoita on?
Millaisia resursseja on?
Kuka tekee, mitä tekee ja
kuka vastaa, millä aikataululla?
Miten rahoitetaan?
Turvallisuusriskit?
Ai mitä lupia?

Tavoite ja syy
Paikka & Aika
Kohderyhmä
"Jos aiot päästä omillesi, koko tuotannon läpileikkaa ajatus kenelle tehdään."
Mikä on kohderyhmä?
Tapahtumasi imago ja saavutettavuus?
Ohjelma
Tapahtuman mitoitus ja budjetointi
Markkinointi, ilme ja imago
Tiedottamisen välineet
Yhteistyökumppanit
Turvallisuus
Vaikutukset:
Mitä olet tekemässä ja miksi?
Perustele ensin itsellesi ja
vakuuta muut mukaan.
Vaikutukset:
Tarve ja kilpailu
Kohderyhmä
Kumppanit
Ohjelma




Kuka maksaa?
Rahoitus

Budjetti ja toimintasuunnitelma!
Ole ajoissa liikkeellä
Avustusten käyttöä tarkkaillaan
Maksetaan yleensä jälkikäteen



- Kaupunkien kohde- ja
toiminta-avustukset
- Taidetoimikunnat
- Säätiöt
- JAMKOn
projektiavustukset

Avustukset
Yhteistyökumppanit ja sponsorointi
Avustukset
Oma rahoitus
Tapahtumat tulot: Pääsyliput, osallistumismaksut, ruoka|juoma, myyntipaikat, tapahtuma-tuotteet, paketointi ja tuotteistaminen.
Rahoitusrakenne mietittävä etukäteen
Mieti mitä todella tarvitaan!!
Budjetointi realistisesti, yli kuin ali.
Kilpailuttaminen + alv
Yllättävät menoerät ja ennakointi,
B-suunnitelmat



Järjestyksenvalvonta
Ensiapu
Kortilliset ja kortittomat järjestyksenvalvojat + mitoitus
Ohjeistaminen: alue/tilakartta, pääpaikat, kiertäminen, sammutuskalusto, hätäpoistumistiet, toimintaohjeet hätätilanteiden varalta,
kenellä pääsy minnekin,
kenen käskystä toimitaan?
Mahdolliset luvat?

En
Rahoitus-suunitelma
Miten tehdään?
Turvallisuus-suunnitelma
Tiedotus-suunnitelma
Millaisia kumppaneita lähestyt?

Rahoitus
Näkyvyys
Hyödykkeet
Kulujen jakaminen
Resursointi

- Valmis ehdotus, asetu kumppanin saappaisiin.
- Henkilökohtainen yhteydenotto hyvissä ajoin
- Sovittujen asioiden varmistaminen.
- Tiedottaminen, aikataulut
- Huomioiminen tapahtuman aikana ja jälkeen. Edut tapahtumassa?
- Herrasmiessopimus

Esiintyjä-sopimukset
TAPAHTUMAN AIKANA

Huolehdi, että väki
on ajoissa (ja tulossa) ja tietää mitä tekee, ja että kaikki tarvittava on mukana.

Varmista tiedon kulku: yleisö,
juontaja, esiintyjät,
tekniikka, henkilö-kunta, järjestyksen-
valvojat.

Ole tavoitettavissa, mutta älä yritä
hallita kaikkea

TAPAHTUMAN JÄLKEEN
Siivoukset, purku,
roudaus, kuljetukset.

Palkkiot, palkat, tekijänoikeusmaksut,
muut maksut.

Kiitokset työntekijöille, henkilökunnalle, yhteistyökumppaneille

Jälkimarkkinointi medialle, asiakkaille ja kumppaneille.

Palautteet, arviointi, kehitystyö seuraavaa tapahtumaa
varten.


Kohderyhmä --> tavat ja välineet --> aikataulu.
Lehdet, radio, tv:
Pressitilaisuudet, tiedotteet,
haastattelut, lehtijutut, mainokset
Internetin foorumit, blogit,
tapahtumakalenterit ja menopalstat
Nettisivut, kumppaneiden nettisivut
Sosiaalinen media, youtube
Printtimainonta: julisteet, flyerit,
esitteet, ulkomainonta, kutsut.
Alan lehdet, paikallislehdet,
järjestöjen julkaisut









Tapoja
Kilpailut, arvonnat
Tempaukset tapahtumissa, julkisissa tiloissa, sosiaalisessa mediassa.
Osallista markkinointiin mm. sosiaalisessa mediassa
Nosta esille tapahtumaa sivuavia ajankohtaisia aiheita, henkilöitä.
Liitä tapahtumaasi jotain konkreettista
Hyödynnä kumppaneiden kanavat.
Anna tapahtumalle kasvot --> suosittelijat, puolestapuhujat



Markkinoinnin
keinoja
Kanavia
Full transcript