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B1.3 Animação de Reuniões

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by

Jose Salgado

on 17 April 2015

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Transcript of B1.3 Animação de Reuniões

Uma reunião acontece quando...
Duas ou mais pessoas se encontram juntas,

No mesmo lugar e no mesmo período de tempo

Com um objectivo comum

Objectivo que foi estabelecido com antecedência

Por uma pessoa que, habitualmente, preside ao encontro
Géneros de participantes e atitudes a tomar
Os diferentes tipos de reunião de Unidade
Acção
B1.3 Animação de Reuniões
Distinguir os diferentes tipos de Reuniões, suas características e objectivos comuns

Identificar os vários momentos de uma reunião

Aplicar as técnicas de animação mais adequadas a cada momento de uma Reunião


Objetivos
Fases de uma reunião
Antes da Preparação
Preparação
Reunião
Pós-Reunião

Antes da Preparação

Que perguntas fazer?
Desempenhar o papel de animador e de participante activo numa reunião

Liderar uma Reunião da sua Unidade, e uma Reunião da sua Equipa de Animaçã
- Esta pessoa mantém o controlo do encontro

Com o consentimento implícito ou explícito dos participantes,

Segundo regras específicas
Esta reunião tem verdadeira utilidade?
-Que aconteceria se ela não se realizasse?

Não será possível substitui-la por outra coisa?
-Não bastaria redigir uma circular ou telefonar?

Para que se faz esta reunião?
-Informar os participantes?
-Recolher informações?
-Trocar pontos de vista?
-Produzir ideias novas?
-Impor um ponto de vista?
-etc.

Preparação
- Não misturar os géneros de reuniões (ex.: troca de opiniões com tomada de decisões);

- Escolher quais e quantos participantes convidar;

- Definir o estilo de animação a adoptar;

- Fixar com precisão os objectivos a atingir.

- Dar um título geral à reunião

Cuidados a ter em conta
Fases
Planificar o decurso da reunião

Prevenir e motivar os participantes

Preparar o espaço físico da reunião

Organizar a sala

Preparar os documentos e materiais

Planificar o decurso da reunião
Assim definir o plano de trabalho, ou agenda ou ordem de trabalho, deve ter em conta:
- Quais os pontos a abordar durante a reunião?
- Quais a melhor ordem ou sequência de abordagem dos diversos pontos?
- Qual a duração máxima da reunião?
- Qual o tempo atribuído a cada assunto?

Plano de trabalhos
Exemplo:

-Apresentação da reunião 5 minutos

-Oração inicial 5 minutos

-Apresentação do assunto 10 minutos

-Debate sobre o 1º tema 20 minutos

-Síntese provisória 5 minutos

-Etc.

Os diferentes momentos de uma reunião:
-Abertura
-Oração
-Desenvolvimento
-Fecho


Acompanhado de todos os documentos, que possam permitir conhecimento dos assuntos a tratar.

Em casos de reconhecida importância a agenda poderá incluir sessões de trabalho prévio (devidamente convocadas) para estudo dos assuntos a tratar
A convocatória deve:
-Explicar os Motivos;
-Explicar os Objectivos;
-Indicar Plano da reunião;
-Dizer onde
-Local, eventualmente transportes e seus
horários se necessário anexar uma planta
de acesso
-Dizer quando
-data, horário, tempo de duração prevista
-Apelar à pontualidade
-Ser enviada com antecedência

Preparar o espaço físico da reunião,
documentos e materiais
A escolha do local da reunião, deve ter em conta
-o número de participantes
-o estilo de animação
-os “médias” a utilizar
Atenção à disposição das cadeiras e mesas
Imprimir e ordenar os documentos a entregar

O falador
-Se não for travado pode açambarcar o tempo todo.
O mudo
-Ajudá-lo a sair do seu mutismo. Incitá-lo. Valorizar aquilo que diz.
O agressivo
-Não atacar frontalmente. Desviar os seus golpes até ele julgar que venceu. Nesse momento, passar à ofensiva com o apoio do grupo.
O senhor “Eu sei tudo”
-Dar-lhe importância, consultá-lo, mas não se deixar influenciar por ele.

O censor
-Procurar torná-lo positivo. Perguntar “como é possível conseguir isso?” em vez de dizer “é impossível”.
O pessimista
-Tratá-lo com humor. Dar importância às suas ideias. Forçá-lo a sair do seu negativismo.
O galhofeiro
-Dominá-lo com humor. Aproveitar o lado positivo das suas piadas. Se necessário isolá-lo.
O manipulador
-Desvendar as suas intenções e torná-las evidentes ao grupo.

-Conselho Expedição

-Reunião de Pais

-Reunião Equipa Animação

-Conselho de Guias

-Reunião de Patrulhas
Problemas tipo
Conselho de guias em que o chefe fala tudo e demais

Reunião de pais em que falta a agenda e em que um pai se queixa (rapazes e raparigas dormiram na mesma tenda
Reunião de unidade

-Avisos na reunião de unidade

-Momentos em que se deve reunir a unidade
-apresentação da avaliação e celebração do projecto
-escolha de projectos
-assunto muito importante
-entrega de progresso e competências
-festa de anos

Reunião de equipa de animação que prepara o enriquecimento
-não haver agenda
-não haver acta

Cada Patrulha vai preparar
-Convocatória

-Lista de verificação para que nada falhe na reunião

-Modelo de uma Acta


Patrulha Corvo

Reunião Equipa Animação
Patrulha Maçarico


Reunião Pais da Unidade
Patrulha Lobo

Conselho Expedição
Patrulha Touro

Conselho de Guias
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