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CUANTO TIEMPO DEBO CONSERVAR LA DOCUMENTACION CONTABLE???

Circular infomativa
by

Cesar Miranda

on 11 August 2015

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Transcript of CUANTO TIEMPO DEBO CONSERVAR LA DOCUMENTACION CONTABLE???

PLAZOS PARA CONSERVAR DOCUMENTACION
OTROS TIPOS DE DOCUMENTACION:

Documentación en Materia Laboral:
Las acciones de trabajo prescriben en un año es conforme lo señalan los Artículos 516 y 804 de la Ley Federal de Trabajo pero el Art. 519 habla de la prescripción de dos años en los casos de indemnizaciones por riesgos de trabajo y beneficiarios en caso de muerte. No obstante hay documentos en materia laboral como nóminas y recibos de vacaciones o pago de aguinaldo que deben conservarse 5 años por ser deducciones fiscales.

Documentación en materia mercantil:
De acuerdo al artículo 49 del Código de Comercio, señala que: Los comerciantes están obligados a conservar por un plazo mínimo de diez años los originales de aquellas cartas, telegramas, mensajes de datos o cualesquiera otros documentos en que se consignen contratos, convenios o compromisos que den nacimiento a derechos y obligaciones.

Sociedades:
Los administradores de sociedades pudieran ser requeridos por sus socios de entregar información financiera o comprobatoria de operaciones por cualquier ejercicio, sin importar el plazo, si no hubiera presentado en asamblea anual general de socios su informe anual con información financiera y haya sido debidamente aprobada.


www.mgiworld.com www.mgilatinoamerica.com www.mgimexico.com
QUE DOCUMENTACION DEBO CONSERVAR Y CUAL PUEDE SER DESTRUIDA???
AL FINAL SE LLEGA A LA DECISION
MGI is a worldwide alliance of independent auditing, accounting and consulting firms. Neither MGI nor
any member firm accepts responsibility for the activities, work, opinions or services of any other members
Colaboracion de:

MI y CPC Francisco Gamez Ponce
MGI Los Mochis

MI y CP Edgar Castro Miranda
MGI La Paz
En esta presentacion se muestran anotaciones sobre la conservación de la contabilidad en materia fiscal, con algunas recomendaciones adicionales y referencias en materia laboral, mercantil y de sociedades.
Fundamento:

El periodo para conservar la contabilidad y documentación, para la extinción de las facultades
de las autoridades fiscales es de 5 años, de acuerdo a lo señalado en el Artículo 30 del Código Fiscal de la Federación.

El Art. 28 del C.F.F. señala que la contabilidad se integra por los sistemas y registros contables, los papeles de trabajo, registros, cuentas especiales, libros y registros sociales, así como por los comprobantes fiscales o documentación comprobatoria de ingresos y deducciones, además de la documentación comprobatoria de los asientos respectivos

Comentarios:

- En el caso de los comprobantes por pago de impuestos e inversiones en activos fijos es importante conservar más allá del tiempo señalado en las disposiciones fiscales por la importancia de esta documentación y por el hecho de que puede ser necesaria en una revisión futura o para el trámite de devolución o compensación de impuestos.

- Consideramos se deben resguardar todo tipo de documentos, del SAT, IMSS, INFONAVIT, ya sean requerimientos, aclaraciones, exhortos, créditos, oficios, actas, y tener perfectamente identificado el lugar donde permanecen, hacer un expediente por dependencia o tipo de documento o ejercicio.
Observaciónes.-

El plazo se corre a partir de la fecha en que se presenta la declaración anual. Ejemplo.- Una persona moral que presentó su declaración anual complementaria del ejercicio 2008 el 30 de junio de 2009, deberá conservar la documentación hasta el 30 de junio del 2014.

Pérdidas Fiscales.- Recordemos que en el caso de contribuyentes que amorticen pérdidas fiscales, tienen el plazo de amortizar por diez años, por lo que es necesario conservar las declaraciones anuales que originaron las pérdidas fiscales por el plazo que corresponda a los ejercicios donde se amortizaron.

SE RECOMIENDA CONSERVAR
Declaraciones anuales y sus respectivos PT
Pagos provisionales y definitivos de impuestos y sus respectivos PT
Requerimientos y su respuestas
Demandas y sus resoluciones
Comprobantes de adquisición de activos No Circulantes (fijos, diferidos, intangibles, etc)

CONSULTAR CON EL ASESOR FISCAL-CONTABLE
Compras que pudieran estar afectando la integración del costo de venta actual
Correspondencia mercantil sobre acuerdos de los socios o relacionados con la administración del negocio.
Contratos y convenios mercantiles
Declaraciones informativas de más de 5 ejercicios fiscales

PUEDEN ELIMINARSE DE 5 EJERCICIOS FISCALES ANTERIORES
Pólizas de ingresos, egresos y diario
Facturas de ingresos, gastos, notas de venta
Estados de cuenta bancarios y sus conciliaciones bancarias (asegurarse de destruir y no solo “tirar”)

CONCLUYENDO
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