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Copy of Startup Weekend

54 Hours from Concept to Company
by

probando probandito

on 27 February 2013

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Transcript of Copy of Startup Weekend

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD): Requisitos para su implementación en la UTB PROCESOS DEL PGD PROCESOS DEL PGD PROCESOS DEL PGS PROCESOS DEL PGD from concept to company Manuales de procesos
Manuales de procedimientos
Manual de correspondencia
Tablas de retención documental
Tablas de valoración documental Contratación del profesional según perfil
Reubicación del conmutador
Asignación y adecuación del área de correspondencia
Modelo de administración de las comunicaciones oficiales
Metodología para la actualización de TRD y reglamento interno de archivo Ley 594 2000
Constitución Política de Colombia: 11 art.
32 leyes
35 decretos
22 acuerdos del AGN
12 circulares del AGN
11 resoluciones
7 NTC
9 estándares técnicos internacionales
6 códigos colombianos: 84 artículos
23 Sentencias
Levantamiento de los 8 procesos del diseño de un PGD
Normalización 1. PRODUCCIÓN Identificación de dependencias productoras Medios y técnicas de
producción Creación y diseño de documentos Tipologías documentales
Formatos y formularios
Número de copias Imagen corporativa
Logotipo
Características
Diplomática Soportes
Gramajes
Tamaños
Tintas 2. RECEPCIÓN
Correspondencia Radicación Registros Identificación de medios de recepción Correo electrónico-fax
Recibo de documentos oficiales-verificación de folios, firmas y anexos
Correo tradicional Elaboración de rótulo
Planillas de radicación y control
Asignación de número Firma digital 3. DISTRIBUCIÓN Documentos externos Documentos
internos Documentos
enviados Definición de dependencias destinatarias por competencias
Clasificación, organización, enrutamiento y reasignación de las comunicaciones
Registros de control de entrega Identificación de dependencias
Enrutamientos a dependencias competentes
Registro de control de entrega de documentos internos Definición de medios de distribución
Control del cumplimiento de requisitos del documento
Métodos de empaque y embalaje
Control y firma de guías y planillas 4. TRÁMITE Recepción de
solicitud Respuesta Confrontración y diligenciamiento de plantilla de control y ruta del trámite
Identificación del trámite-competencias, tiempo de respuesta Análisis de antecedentes y compilación de información
Proyección y preparación de respuesta PROCESOS DEL PGD 5. ORGANIZACIÓN Clasificación Ordenación Descripción PROCESOS DE UN PGD 6. Consulta Formulación Estratégia de búsqueda Respuesta 7. Conservación Sistema integrado de conservación Sensibilización Control "El archivo somos todos" Identificación de unidades administrativas y funcionales
Actualización de TRD
Control en el tratamiento y organización de los documentos Relación entre unidades documentales
Conformación y aperturas de expedientes
Determinación de los sistemas de ordenación
Organización de series
Foliación Análisis de información
Extracto de contenidos
Diseño de instrucmentos de recuperación
Actualización de instrumentos
Transferencias documentales Necesidad y precisión de la consulta
Determinación de competencia
Condiciones de acceso
Restricciones por reserva o conservación
Reglamento de consulta Disponibilidad de expedientes y fuentes de información
Establecimiento de herramientas de consulta
Ubicación de los documentos Atención y servicio al usuario
Servicios de archivo
Sistemas de registro y control de préstamo
Control de devolución
Medios para la localización de información Diagnóstico integral
Prevención y atención de desastres
Monitoreo y control
Limpieza de áreas y documentos Difusión y capacitación del sistema
Integrado de conservación Seguimiento y verificación
Responsabilidad de los servidores Conservación TRD 8. DISPOSICIÓN
FINAL Selección Eliminación Microfilmación y/o
Digitalización PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
PGD 1. Plan integral de capacitación 2. Administración de archivos 3. Integración del PGD a la función administrativa 4. Marco normativo 5. Documentos
esenciales 6. Estratégias Función administrativa
SustantivosFacilitativosDe apoyo
Finalidad:
Dispositivos: acto normativoTestimoniales: dan fe de un hechoProbatorios: Soportan la inf. con un sello o firma
Archivos de gestión
Archivo central
Archivo histórico
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