Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

Make your likes visible on Facebook?

Connect your Facebook account to Prezi and let your likes appear on your timeline.
You can change this under Settings & Account at any time.

No, thanks

Evidencije

No description
by

Dušan Kozarov

on 29 October 2013

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of Evidencije

Evidencije
Vrste evidencije
Knjiga kao evidenciono sredstvo
-Knjiga je najstarije sredstvo evidencije. Ona se upotrebljava od srednjeg veka pa sve do pojave pisaće mašine i kompjutera. Medjutim, ona nije pogodna za mašinsko unošenje podataka i mehanografsku obradu, pa se zamenjuje kartotekom koja je savremenije sredstvo evidencije.
-Format knjige i broj stranica zavise od njene namene; stranice knjige su obično numersane. Numerisanje se vrši po pagini ili po foliji. Numerisanje po pagini je kaada se svaka stranica numeriše različitim brojem, a kada se jednim brojem numerišu dve suprotne stranice, onda je po foliji.
-Knjiga kao evidenciono sredstvo kod nas još uvek ima široku primenu i redovno se koristi ne samo za matične evidencije (rodđenih, venčanih, umrlih) ili u vidu zemljišnih knjiga već i za evidentiranje raznee kancelarijske dokumentacije.
-Prema Ueredbi o kancelarijskom poslovanju i uputstvima za njeno sprovođenje, za evidentiranje dokumentacije u organima uprave postoje, uglavnom, sledeće knjige evidencije:
• knjiga primljene pošte,
• skraćeni delovodnik,
• popis akata,
• registar,
• interna dostavna knjiga,
• dostavna knjiga za poštu,
• kontrolnik poštarine i
• arhivska knjiga.
-Pednosti korišćenja knjige kao evidencionog sredstva je u tome što se može lako i sigurno čuvati, a podaci iz nje se ne mogu izgubiti ili zaturiti, što miže da se dogodi u kartoteci.
-Preko nalepnice stavlja se pečat organa koji overava knjigu, tako da jednim delom pečat zahvata nalepnicu, a drugim knjigu. Ovakve se knjige najviše koriste za evidentiranje poverljivih i strogo poverljivih službenih akata i materijala.

Kartoteka kao evideciono sredstvo
- Kartoteka je skup pojedinačnih slobodnih listova - kartica , ili fascikla, registratora, mikrofilmova i drugih sredstava koja čine jednu celinu, sređenu po nekom klasifikacionom sistemu. Pojava pisaće mašine omogućila je brzo i čitko unošenje podataka u razne evidencije. Tako su uvedeni slobodni listići-kartice, čije se kolone i redovi mogu popunjavati pisaćom mašinom in a taj način se dobija čitka i pregledna evidencija. Kartice (materijali) slažu se u pregrade, ormare, fioke, fascikle i registratore, pa se sva ova sredstva zajedno sa karticama nazivaju klaseri. Kartoteka u klaserima može biti smeštena u raznim položajima. Prema vrsti dokumentacije, izgledu i obliku, u praksi postoji više vidova kartoteke, a najčešće su:
• katroteka običnih kartica,
• katroteka mapa i registratora i
• katroteka rubno bušenih i bušenih kartica.

Katroteka običnih kartica
- Obične katrice su pravougaoni lstitći, napravljeni od čvršće hatrije ili mekšeg katrona.
-Katrica treba da sadrži:
• znak raspoznavanja-razne šifre i signaturne oznake koje se upisuju u gornjem delu kartice;
• matične podatke – prezime ii me, odnostno naziv adrese i druge nepromenljive elemente, i
• prometne podatke – narudžbenice, fakture i druge promene koje nastaju tokom rada odonosno poslovanja.
- Katrice se u kalserima sređuju po nekom sistemu klasifikacije, a najčešće po azbučnom ili numeričkom sistemu. Da bi se podaci lakše pronalazili u klaseru, katice se grupišu i razvrstavaju pregradnim kartonima-međašima. Međaši se stavljaju između pijedinih kartica i na njima se nalazi oznaka grupe katrica, koje su poređane iza tog međaša.
-Prednosti katroteka nad knjigom kao evidencionim sredstvom su u tome što je mnogo lakše i brže pronaći podatak.
-Katriteka običnih katrica smešta se u kalsere i može biti u različitim položajima: uspravna, horizontalna, viseća i kružna katroteka.

Katroteka rubno bušenih kartica
- Katroteka rubno bušenih katrica ima oblik uspravne katroteke običnih kartica. Sama rubno bušena katrica je napravljena od lakog katrona.

Katroteka fascikla i registratora
-Katroteku registratora čine, u stvari, razni fascikli i registratori u koje se ulažu katrice ili dtugi pisani material sa ciljem da se zaštite od habanja i gubljenja. Fascikle mogu da budu veoma različite, od najobičnijeg katrona, fotrmata a3 do specijalnih koji imaju razne mehanizme za pričvršćivanje dokumentacije.

Kalendari, rokovnici, pregled obaveza i drugi podsetnici
Savremena dinamika poslovanja zahteva da se poslovi moraju na vreme i pravilno planirati, blagovremeno početi, tačno i na vreme završiti.
-Podsetnici su organizaciona sredstva koja služe za planiranje, raspoređivanje i evidentiranje tekućih poslova i periodičnih (nedeljnih, petnaestodnevnih, i mesečnih) obaveza i zatakaka.
-U savremenom poslovanju kao podsetnici upotrebljavaju se raznovrsna sredstva koja se mogu grupisati u:
1) razne vrste kalendara,
2) otvorene evidencije- - rokovnike i
3) proglede obaveza za određeni vremenski period.

Pojam evidencije
U svim oblastima ljudske delatnosti javlja se potreba za beleženjem određenih podataka i činjenica ili za vodjenem neke evidencije, odnosno beleški u vidu podsetnika ili konstatacije o činjenicama i okolnostima koje treba sačuvati od zaborava.
-Potreba za vodjenjem poslovnih i drugih evidencija pojavila se kod ljudi veoma rano, a u srednjem veku je prilično rasla.
-Svaka evidencija u kancelarijskom i svakom drugom poslovanju mora da se vodi pregledno tačno i svesno. Treba da se vode samo potrebne i celishodne evidencije. Cilj svakog evidencionog sredstva je da omogući da se što brže i lakše dođe do podataka koji su potrebni za analizu, sredjivanje i uporedjivanje određenih činjenica.
-Evidenciona sredstva mogu biti u raznim oblicima, a u praksi se najviše upotrebljavaju evidencije u vidu knjige ili kartoteke, a danas je u upotrebi za ove svrhe i kompiuter kao najbrže i najefikasnije sredstvo evidencije. Njegov značaj je posebno važan u ovom domenu, jer je pristup moguć za više osoba i sa vremenom koje mogu svoj rad koordinirati i kad su prostorno udaljeni


EVIDENCIONA SREDSTVA
KNJIGE
Delovodnik
Popis akata
Registar
Knjiga primljene pošte
Interna dostava knjiga
Dostava knjiga za poštu
Kontrolnik poštarine
Arhivska knjiga
KARTOTEKE
Kartoteka običnih kartica
Kartoteka mapa i registara
Katroteka rubno bušenih i
bušenih katrica
VRSTE EVIDENCIJE
Razni kalendari
Rokovnici (otvorene evidencije)
Pregled obaveza
Kadrovska evidencija
Kartotecni kalendar
-Kartotečni kalendar je pogodan za poslove koji se ponavljaju u određenim vremenskim intervalima.To je mala stalna kartoteka, obično smeštena u kutiji. Sastavljena je od 44 kartice, međaša,I određenog broja listića koji sadrže upisane obaveze,zadatke.

Specijalni automatski podsetnici
Stalne promene u svim oblastima ljudske delatnosti, kao i složenost poslovanja, zahtevaju i efikasnije, modernije podsetnike.
-Automatski posednik (blok-notes) jeste u stvari, kalendar u vidu bloka ili knjige sa specijalnim postoljem u obliku rama.
-Časovnik zazvoni u određeno vreme, a signalne lampice se pale i podsećaju radnika na predstojeću obavezu.
- Uređaj za optičku i akustičnu registraciju termina je nešto novijeg datuma.On služi za planiranje vremena u toku dana ili tokom dužeg vremenskog perioda.

Rokovnici – otvorena evidencija
Rokovnik, ili otvorena evidencija, jeste zbirka nerešenih predmeta koji su bili u radu, pa iz izvesnih razloga čekaju da isteknu određeni rok i da ponovo budu uzeti u postupak, radi obrade.
Oni su važna pomoćna sredstva u organizaciji rada kancelarijskog poslovanja.
Poznato je da se prilikom rešavanja nekog predmeta javlja potreba za prikupljanjem izvesnih podataka, saslušavanjem određenih lica, utvrđivanjem činjenica, čekanjem naknadnih akata i odgovora.

VRSTE KALENDARA ROKOVNIKA I DRUGIH PODSETNIKA
Pregled obaveza za odrđeĐĐĐĐĐĐđđđđđđđđdđđđđđđđđđđeni vremenski period
Jedan od bitnijih uslova za uspešno obavljanje kancelarijskih poslova je planiranje koordiniranje obaveza na jasan pregledan način. Obično se prave jednodnevni, sedmični i mesečni pregledi koji počinju prvim satom. Pišu se na hartiji formata A4, ili se za njihovu izradu koriste gotovi obrasci.U dugoročnije preglede treba unositi tčno zakazane obaveze , ali koristi veći prored, kako bi se u međuvremenu mogle dopisivati izmene ili novi poslovi.
EVIDENCIJE POMOĆĆĆĆĆĆĆĆĆĆĆĆĆĆĆĆĆĆĆĆĆĆĆĆćććććCććććU RAČČČCUNARA
Sve nabrojane metode evidencije danas se vode i kompjuterski svuda tamo gde za to ima mogućnosti. Kompjuter je smanjio i pojednostavio mnoštvo običnih i značajnih kancelarijskih poslova,pa i upotrebu kalendara, rokovnika i podsetnika. Za izradu kompjuterskih evidencija i planova najpraktičniji izor je OUTLOOK.Planovi se preko Outlook-a izrađuju tako što se najpre klikne na ikone Start i Program na levoj strani glavnog prozora,kojima je moguće izraditi sledeće planove:-Plan dnevnih planov i obaveza – Outlook Today -Pregeld zakazanih obaveza i zadataka-Kalendar -Adresar-Contacts -prikaz tekućih obaveza-Tasks -Pregled zabeleški-Notes Prilikom planiranja dnevnih poslova mogu se unositi dnevni poslovi, prioritetni poslovi, izbor kategorija poslova i zadataka, prikazi lista poslova i zadataka, njihovo pomirenje i brisanje. Za realizaciju dnevnih poslova i zadataka potrebno je kliknuti na ikonu Task, zatim na polje Click Here to Add a New Task, pa posle toga upisati sadrzaj poslova ili zadataka. Prilikom izborra prioritetnih poslova i zadataka treba dva puta kliknuti na taj posao, a zatim na strelicu

pored opcije Status, a onda izabrati:In Progress, ukoliko je zadatak u toku, Completed, kada je zadatak završen, ili, ako čeka još neki podatak da bi zadatak bio kompletno gotov, Waiting on Someone Else. Ako neki poslovi treb da budu obavljeni u tačno određeno vreme, za to treba odabrati opciju Reminder, kako bi bili upisani datum i vreme kada bi program trebalo da podseti administratora da zadatak nije završen.
EVIDENCIJA DEŽURSTVA
Skoro sve ustanove i preduzeća imaju organizovan rad i posle radnog vremena radi obezbeđenja imovine i iventara. Obično dežuraju svi zaposleni radnici prema utvrđenom rasporedu.Izuzetak se pravi samo u posebnim slučajevima-iz zdravstvenih razloga ili kada su u ptanju majke sa sasvim malom decom. Raspored je neophodan ne samo zbog blagovremenog obaveštenja radnika i njihove ravnomerne opterećenosti već i zbog obračuna naknade za vreme koje se provodi na dežurstvu. Dežurni radnik treba da ima pri ruci broj telefon i spisak važnih telefona, kao što su hitna pomoć, policija, protivpožarna zaštita, ali i kućne telefone rukovodilaca od kojih bi morao da trayži eventualna uputstva za neke posebne prilike tokom dežurstva.
KADROVSKA EVIDENCIJA
U svim organima uprave, ustanovama i preduzećima vode se razni podaci o stanovništbu ili zaposlenim radnicima. Osnovne kadrovske evidencije koje se vode su: -prijem i otpustanje radnika -skolska sprema,dodatna znanja i sposobnosti pojedinih radnika -preraspoređivanje zaposlenih radnika -obuka radnika -kazne i nagrade u ustanovi ili preduzeću -podaci o stručnom usavršavanju i permanentnom obrazovanju penzionisanje radnika -spisak opstina ili gradova u kojima se nalaze različite organizacione jedinice ustanove ili preduzeća -stipendije -podaci o deci zaposlenih radnika Kadrovski programski paketi u svojoj bazi najčešće sadrže: -Osnovne podatke o zaposlenom, kao što su ime, prezime, matični broj, adresa, telefon, stručna sprema, radni staž. -Dodatne podatke u kojima su navedeni posebna znanja i veštine kao što su znanje stranih jezika, posebne sportske ili umetničke aktivnosti,naknadno završene škole ili seminari. -Ostali kadrovski podaci, kao što je bračno stanje,stambeno pitanje, državljanstvo i sl. Kadrovski programi mogu obilovai podacima o kadrovima iz svih željenih uglova, kao što su bolovanje, podaci o minulom radu, uslovima za dobijanje povišica ili nagrada i sl. Mesne kancelarije, matične i opšte službe na ovaj način mogu lako ,brzo i tačno obavljati svoj posao uz minimum napora zaposlenih i sa mnogo manje radnika.
Full transcript