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Adquisiciones y Contrataciones Obras Bienes y Servicios

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by

Ximena Enciso

on 5 June 2016

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Transcript of Adquisiciones y Contrataciones Obras Bienes y Servicios

Bs, SNC Y Obs
RECOMENDACIONES GENERALES
ES RESPONSABILIDAD DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD EJECUTORA
BOGOTÁ, D.C.Junio 2013
Adquisiciones y Contrataciones Obras Bienes y Servicios
Si no habido precalificación de oferentes, el Prestatario debe determinar si el oferente cuya oferta ha sido considerada como la oferta evaluada mas baja cuenta con la capacidad y los recursos financieros necesarios para ejecutar satisfactoriamente el contrato en la forma indicada en la oferta.

Los criterios que se han de aplicar deben especificarse en los documentos de licitación y si el oferente no reúne las condiciones necesarias su oferta debe ser rechazada.

En tal caso, el Prestatario debe hacer una evaluación similar en cuanto al oferente cuya oferta haya sido evaluada como la segunda mas baja.
CONTRATACION DE OBRAS CIVILES
Bs, SNC Y Obs
ACLARACION PLIEGOS
Reunión de Aclaraciones
Ofertas Alternativas
APERTURA DE LAS OFERTAS
EN LA FECHA Y HORA ESTABLECIDA EN EL PLIEGO
LAS OFERTAS DEBEN ABRIRSE “EN PÚBLICO” (ENTENDIDO ESTO COMO “EN PRESENCIA DE LOS REPRESENTANTES DE LOS LICITANTES QUE DESEEN ASISTIR A LA APERTURA”
EN LA APERTURA NO SE RECHAZAN OFERTAS
TODA MODIFICACIÓN Y RETIRO DE LAS OFERTAS SOLAMENTE PUEDE ACEPTARSE ANTES DE LA FECHA Y HORA DE APERTURA DE LAS OFERTAS
SE RECHAZAN INCONDICIONALMENTE LAS OFERTAS RECIBIDAS DESPUÉS DE LA HORA Y FECHA LÍMITES
SE DEBE REGISTRAR EN UN ACTA NOMBRE DEL LICITANTE, PRECIO DE SU OFERTA Y OFERTAS ALTERNATIVAS
COPIA DEL ACTA DEBE ENVIARSE PRONTAMENTE AL BANCO
ADQUISICIÓN SERVICIOS DE NO CONSULTORIA
Reglas Generales
Antes de iniciar el procedimiento
“Cuáles” bienes semejantes podrán ser agrupados para beneficiarse de las economías de escala – “Cuántos”
“Cómo” serán realizadas las compras y/o contratación de obras: LPI, LPN, Comparación de Precios, etc
Verificar
Deben estar en el Plan de Adquisiciones
Modalidades de Adquisiciones de Bienes, Obras y Servicios de naturaleza no intelectual
Licitaciones Públicas, pueden ser Internacionales, Nacionales
Licitaciones de carácter Limitado
Comparación de Cotizaciones
Compra directa (es decir, por Fuente Única o sin competencia)
Construcción por administración
Otras modalidades especificados en las normas (Ag. de Inpecc, Agencias ONU, AA)
Modalidades de Adquisiciones de Bienes, Obras y Servicios de naturaleza no intelectual/ Procedimiento
PARA:

Licitaciones Públicas, pueden ser Internacionales, Nacionales.

SECUENCIA DE ACTIVIDADES I:

Se proporciona una adecuada y oportuna notificación y publicidad al mercado dado que es un proceso competitivo.
Se da igualdad de acceso para interesados elegibles
Se elabora un Pliego de Licitación
Se debe incluir una minuta del Contrato
Las Ofertas deben presentarse en los formularios estándar incluidos en el Pliego
El plazo debe ser razonable para preparar y presentar las Ofertas
Modalidades de Adquisiciones de Bienes, Obras y Servicios de naturaleza no intelectual/ Procedimiento
PARA:

Licitaciones Públicas, pueden ser Internacionales, Nacionales.

SECUENCIA DE ACTIVIDADES II:
Las condiciones contractuales son equitativas
Los criterios de evaluación son explícitos
Las especificaciones y requerimientos no son discriminatorios
La adjudicación del contrato es al oferente cuya oferta haya sido evaluada como la más baja y haya cumplido con todas las especificaciones y requerimientos detallados en los pliegos o documentos de licitación
Bs, SNC Y Obs
Independientemente de la terminología utilizada para los Bancos
Licitación Pública ”Internacional” (LPI)
Licitación Pública ”Nacional” (LPN)
Pueden participar
Proveedores
Nacionales y Extranjeros
Bs, SNC Y Obs / PUBLICACIONES
PLIEGO (Llamado)
(Excepto CD)
Adjudicación
LPN
LPI
Publicar siempre
Portal del Ejecutor
y/o web libre acceso y/o
Adicionalmente:
UNDB online
$
Client Connection, UNDB online
dbusiness@worldbank.org
Bs, SNC Y Obs / PUBLICACIONES
Obtener pliegos
Costo “0”
Desde la fecha de la publicación
Un día previo, inclusive, a la fecha de apertura de ofertas.
Bs, SNC Y Obs
Licitación Pública Nacional
Licitación Pública
Internacional
Aclaración
“pliego”
Ofertas por mensajería
Garantía de Mantenimiento o Seriedad
de la Oferta
14 / 7 días
14 / 21 días


Garantía a la vista,
Declaración o Póliza
Garantía a la vista
o Declaración
Sujeta a casos justificables en los cuales se requieran mayores precisiones por las características o complejidad de los bienes o de la obras, visitas al terreno si es necesario.

SIEMPRE SE SOLICITARÁN MEDIANTE COMUNICACIÓN ESCRITA (CORREO, E-MAIL O FAX)
EXCEPCIONAL
Levantar acta de la reunión o junta de aclaraciones. Si hay addendum, sólo contendrá enmiendas a los documentos originales
ADDENDUM
La modificación
a los pliegos
No podrá consistir en
La variación sustancial de los bienes
La adición de otros distintos
Notificación del Contrato

Pueden Considerarse si el pliego lo establece
Pueden Considerarse si el pliego lo establece
Licitación Pública Nacional
Licitación Pública
Internacional


Bs, SNC Y Obs
Licitación Pública Nacional
Licitación Pública Internacional
Se consideran si lo dice el pliego
Se consideran
Si lo dice el pliego
Bs: a) si el pliego lo establece y, b) cuando el proveedor demuestra que por lo menos el 30% del precio EXW es de origen nacional y que su establecimiento está dedicado a la producción, antes de la presentación de su oferta;
Obs: PNB por debajo del especificado por el BM
No se otorga
en una LPN
Preferencia
nacional
Descuentos
Bs y Obs
Licitación Pública
Nacional
Licitación Pública
Internacional
Incoterms
Bs: DDP
Bs: EXW, CIP, CPT
Garantía de cumplimiento
A la vista, pagadera a PRIMER REQUERIMIENTO
Póliza
A la vista y pagadera a PRIMER REQUERIMIENTO
Solución de
Controversias
Ley Nacional
Arbitraje
Internacional
Análisis de las Ofertas:
El Prestatario debe determinar si las ofertas:

a) cumplen con los requisitos de elegibilidad establecidos en las Normas.
b) Han sido debidamente firmadas.
c) Están acompañadas de las garantías o de las declaratorias firmadas exigidas. (Ejm: Garantía de Seriedad de la Oferta o Declaración de Mantenimiento).
d) Cumplen sustancialmente con los requisitos especificados en los documentos de licitación.
e) Están en general en orden.

Si una oferta no se ajusta sustancialmente a los requisitos:

a) No se la debe seguir considerando.

Una vez abiertas las ofertas no se debe permitir que el Oferente corrija o elimine las divergencias mayores ni las reservas.
Forma de Evaluar (I)
La evaluación de las ofertas tiene por objeto determinar el costo de cada una de ellas para el Prestatario, de manera que permita compararlas sobre la base del costo evaluado de cada una. La oferta que cumpla con los requerimientos del pliego y resulte con el costo más bajo, sin que sea necesariamente aquella cuyo precio cotizado sea el más bajo, debe ser seleccionada para la adjudicación (“oferta evaluada más baja”).

Los precios de oferta que se lean en la apertura de las ofertas deben ajustarse para corregir cualesquiera errores aritméticos. Además, para fines de evaluación, deben hacerse ajustes respecto a cualquier desviación o reserva no importante, si la hubiere. No deben tomarse en cuenta en la evaluación las disposiciones sobre ajuste de precios aplicables al período de ejecución del contrato.

La evaluación y comparación de las ofertas en LPI (Bienes) se deben efectuar sobre la base de precio CIP (lugar de destino) para los bienes importados y de los precios EXW (en fábrica) para los bienes ofrecidos desde el país del Prestatario, junto con los precios de toda instalación, capacitación, puesta en marcha y otros servicios similares (conexos) que se requieran. No olvidar transporte y seguro.
Forma de Evaluar (II)
Los documentos de licitación deben especificar también los factores pertinentes, además del precio, que han de considerarse en la evaluación de las ofertas y la manera en que han de aplicarse a fin de determinar la oferta evaluada más baja. En el caso de bienes y equipo, los factores que se pueden tomar en cuenta comprenden, entre otros, el calendario de pagos, el plazo de entrega, los costos de operación, la eficiencia y compatibilidad del equipo, etc.

Los factores distintos del precio que hayan de utilizarse para determinar la oferta evaluada como la más baja deben expresarse, en la medida posible, en términos monetarios.

Cuando se trate de contratos de construcción de obras o de llave en mano, las Ofertas deben incluir todos los derechos, impuestos y La evaluación y comparación de las ofertas se hace sobre esta base.
Forma de Evaluar (III)
Se debe preparar un informe detallado, en el formato establecido por el Banco, sobre la evaluación y comparación de las ofertas en el cual se expliquen las razones específicas en que se basa la recomendación para la adjudicación del contrato y las descalificaciones de ofertas, si las hubiere.

En una LPI para adquisición de Bienes, los Prestatarios pueden solicitar precios sobre base CIF (y las ofertas comparadas sobre la misma base) solamente cuando los bienes se transporten por vía marítima y los bienes no estén en un contenedor. El precio CIF no debe ser utilizado para ningún otro medio que no sea transporte marítimo. En el caso de bienes fabricados, sería extraño que la selección del precio CIF sea apropiada, ya que estos bienes generalmente se incluyen en contenedores. El precio CIP puede ser utilizado para cualquier medio de transporte, incluyendo transporte marítimo y de medios múltiples.

En una LPI para adquisición de Bienes, la evaluación de las ofertas no debe tomar en cuenta: a) los derechos aduaneros y otros impuestos aplicables a los bienes importados cotizados en precio CIP (para los cuales están excluidos de los derechos aduaneros), b) impuestos de venta o similares relacionados con la venta o entrega de los bienes.
PRÓRROGA DE LA VALIDEZ DE LAS OFERTAS:
Los prestatarios deben terminar la evaluación de las ofertas y la adjudicación de los contratos dentro del periodo INICIAL de validez, de modo que no sean necesarias prórrogas.

La prórroga de la validez de la oferta, cuando se justifique debido a circunstancias excepcionales, se debe solicitar por escrito a TODOS los oferentes antes de la fecha de vencimiento.

La prórroga debe ser por un periodo mínimo que se requiera para finalizar la evaluación, obtener las aprobaciones necesarias y adjudicar el contrato.

En el caso de Contratos de Pecio Fijo, se permitirán prórrogas subsiguientes, si en las solicitudes se establece un mecanismo de ajuste de los precios cotizados.

Cuando se solicitan prórrogas, no se debe permitir a los oferentes modificar el precio cotizado, ni otras condiciones de las ofertas.

Los oferentes deben tener derecho a negarse a otorgar la prórroga sin que la garantía de seriedad de la oferta sea ejecutada.

Los oferentes que están dispuestos a prórrogar la validez de sus ofertas deben proveer también una prórroga de dicha garantía.
Rechazo de todas las Ofertas (I):
En los documentos de licitación normalmente se estipula que el Comprador podrá rechazar todas las ofertas. El rechazo de todas las ofertas se justifica
cuando no hay competencia efectiva
, o cuando
las ofertas no responden esencialmente a lo solicitado, o los precios de las ofertas son sustancialmente mas elevados que los presupuestos disponibles.


Sin embargo, la falta de competencia no se debe determinar exclusivamente sobre la base del número de licitantes.
Aún cuando solamente una oferta es entregada, el proceso podrá ser considerado válido,
si la licitación fue apropiadamente notificada y los precios son razonables en comparación con los valores de mercado.

Con la autorización previa del Banco, los Prestatarios pueden rechazar todas las ofertas.
Si todas las ofertas son rechazadas, el Prestatario debe examinar las causas que motivaron el rechazo y considerar la posibilidad de modificar las condiciones del contrato, los planos y especificaciones, el alcance del contrato o efectuar una combinación de estos cambios, antes de llamar a una nueva licitación.

Si el rechazo de todas las ofertas ha sido motivado por la falta de competencia, el Prestatario debe considerar una mayor publicidad. Si el rechazo se ha debido a que la mayoría de las ofertas, o todas ellas, no respondían a los requisitos, se puede invitar a las firmas inicialmente precalificadas a que presenten nuevas ofertas o, con el asentimiento del Banco, invitar solamente a las empresas que hubieren presentado ofertas la primera vez.
Rechazo de todas las Ofertas (II):
No deben rechazarse todas las ofertas y llamarse a nueva licitación sobre la base de las mismas especificaciones con la sola finalidad de obtener precios más bajos.


Si la oferta evaluada como la más baja que responde a lo solicitado excediera del costo estimado por el Prestatario previamente a la licitación por un monto considerable, el Prestatario debe investigar las causas del exceso de costo y considerar la posibilidad de llamar nuevamente a licitación, como se indica en los párrafos anteriores.

Como alternativa, el Prestatario podrá negociar con el licitante que haya presentado la oferta evaluada como la más baja para tratar de obtener un contrato satisfactorio mediante una reducción del alcance del contrato, la reasignación del riesgo y la responsabilidad, o ambas cosas, que se traduzca en una reducción del precio del contrato. Sin embargo, si la reducción del alcance de los trabajos o la modificación que hubiera que introducir en los documentos del contrato fueran considerables podría ser necesario llamar a una nueva licitación.

Debe obtenerse el acuerdo previo del Banco antes de rechazar todas las ofertas,
llamar a una nueva licitación o
entablar negociaciones con el licitante que hubiere presentado la oferta evaluada como la más baja.
Adjudicacion y Notificacion del Contrato:
Se debe hacer dentro del periodo de validez de las Ofertas.

No se debe exigir como condición para adjudicar el Contrato que el adjudicatario asuma responsabilidad por trabajos no estipulados en los DDL.

No se debe exigir como condición para adjudicar el Contrato que el adjudicatario efectué modificaciones de la oferta presentada inicialmente.

Dentro de las dos semanas siguientes al recibo de la No Objeción se debe publicar le resultado del proceso.
Cláusulas “diferentes”, pero Igual finalidad
“Fraude y Corrupción”
Elegibilidad de Oferentes
Países elegibles: todos
Tipo y monto de los contratos
Los documentos de Licitación deben especificar claramente el tipo de contrato que ha de celebrarse y las estipulaciones contractuales adecuadas propuestas al efecto .

Los más comunes:
Pago sobre la base de una suma alzada
Precios Unitarios
Modificación de contratos
En el caso de los contratos sujetos a examen previo,
antes de conceder una prórroga sustancial
del plazo estipulado para la ejecución de un contrato,
o aceptar alguna modificación o dispensa
de las condiciones de tal contrato, lo cual incluye la emisión de una orden o varias órdenes de cambio del mismo (salvo en casos de extrema urgencia), que en conjunto
eleven el monto original del contrato en más del 15% del precio original
, el Prestatario
debe solicitar al Banco su no objeción
a la prórroga propuesta o modificación u orden de cambio.

Si el Banco determina que
lo propuesto no está de acuerdo
con las disposiciones del Acuerdo Legal y/o el Plan de Contrataciones debe informar de ello al Prestatario a la brevedad posible, indicando las razones de dicha determinación.

El Prestatario debe enviar al Banco, para sus archivos, una copia de todas las enmiendas que se hagan a los contratos.
Licitación Pública Nacional (LPN) I
Puede constituir la forma más eficiente y económica de adquirir bienes o ejecutar obras cuando, dadas sus características y alcance, no es probable que se atraiga la competencia internacional.

Generalmente: a) los valores contractuales son pequeños, o b) los bienes o las obras pueden obtenerse o contratarse localmente a precios inferiores a los del mercado internacional.

La LPN puede utilizarse también cuando sea evidente que las ventajas de la LPI quedan ampliamente contrarrestadas por la carga administrativa y financiera que ella supone.
Licitación Pública Nacional (LPN) II
Los documentos de licitación se emiten en español y,
por lo general, se utiliza la moneda nacional para los efectos de la presentación de las ofertas y los pagos.

Los métodos empleados en la evaluación de las ofertas y la adjudicación de los contratos deben ser como en una LPI y se deben dar a conocer a todos los licitantes y no aplicarse arbitrariamente.


Debe también contemplarse la apertura pública de las propuestas;
la publicación de los resultados de la evaluación y adjudicación del contrato
, y las condiciones bajo las cuales los licitantes pueden presentar inconformidad con respecto a los resultados.

Las empresas extranjeras que deseen participar en estas condiciones pueden hacerlo.
Licitación Limitada
Licitación Internacional Limitada

Es esencialmente una LPI o LPN convocada mediante
invitación directa
y sin anuncio público (no hay necesidad de garantía de seriedad). Puede ser un método adecuado de contratación en los casos en que: a) haya solamente un número reducido de proveedores, o b) haya otras razones excepcionales que puedan justificar el empleo cabal de procedimientos distintos de los de una LPI/LPN.

Se solicita la presentación de ofertas a partir de una lista de posibles proveedores que sea suficientemente amplia para asegurar precios competitivos.
En los casos en que haya sólo un número limitado de proveedores, la lista debe incluirlos a todos.
Las preferencias nacionales no aplican. Salvo en lo relativo a anuncios y preferencias requeridos en una LP, en este método aplican todos los procedimientos, incluyendo la publicación de la adjudicación del Contrato, tal como se indica en el párrafo 2.60 de las Normas.
BIRF
Debe estar en el Plan de Adquisiciones
Shopping o Comparación de Cotizaciones
Es un modalidad de contratación que se basa en la obtención de cotizaciones de precios de diversos proveedores (en el caso de bienes) o de varios contratistas (en el caso de obra pública),
con un mínimo de tres, a fin de obtener precios competitivos.

Apropiado para adquirir bienes en existencia, fáciles de obtener, o productos a granel con especificaciones estándar y pequeño valor o trabajos sencillos de obra civil y pequeño valor.

La solicitud de cotización de precios debe incluir una descripción y la cantidad de los bienes o las especificaciones de la obra, así como el plazo (o fecha de terminación) y lugar de entrega requerido.

Las cotizaciones deben presentarse por carta, télex, fax o medios electrónicos.

Para la evaluación de las cotizaciones el comprador debe seguir los mismos principios que aplican para las aperturas públicas.

Los términos de la oferta aceptada deben incorporarse en una orden de compra o en un

contrato simplificado.
Contrataciones Directas: Solo con N/O del Banco
La contratación directa o sin competencia puede ser un método adecuado en las siguientes circunstancias:

a)Un contrato existente para el suministro de bienes, adjudicado de conformidad con procedimientos aceptables para el Banco, puede ampliarse para incluir bienes adicionales de carácter similar. En tales casos hay que justificar que no hay ventaja alguna con un nuevo proceso competitivo y que los precios del contrato ampliado son razonables.

b)La estandarización de equipo o de repuestos, con fines de compatibilidad con el equipo existente, puede justificar compras adicionales al proveedor original. Para que se justifiquen tales compras, el equipo original debe ser apropiado, el número de elementos nuevos por lo general debe ser menor que el número de elementos en existencia, el precio debe ser razonable y deben haberse considerado y rechazado las ventajas de instalar equipo de otra marca o fuente con fundamentos aceptables para el Banco.

c)El equipo requerido es patentado o de marca registrada y sólo puede obtenerse de una fuente.

d)El contratista responsable del diseño de un proceso exige la compra de elementos críticos de un proveedor determinado como condición de mantener su garantía de cumplimiento.

e)En casos excepcionales, tales como cuando se requiera tomar medidas rápidas después de una catástrofe natural.
Contratos por Montos Menores
Podrá utilizarse “shopping”
Pero no este tipo de Shopping!
Cuando la compra justifique este procedimiento y el mismo ofrezca las mejores condiciones.
BIRF
Debe estar en el Plan de Adquisiciones
Instrumentar los procedimientos de licitación y contratación como está en el Plan de Adquisiciones y conforme a los requisitos emitidos y la normatividad aplicable.
Recuerde siempre tener la documentación completa y en los tiempos y términos que al efecto éste establezca
No pueden tener “no objeción” exante o expost los procedimientos que no estén en el PAC vigente
N/O del BIRF
Modificaciones siempre consultadas con el Banco
Estructura de los Documentos
Licitación Pública Nacional LPN
Licitación Pública Internacional LPI
Deben usarse
sin modificación
Describir las Particularidades de la adquisición Y el contrato
Instrucciones a los Oferentes (IAO)Condiciones generales del contrato (CGC)
Datos de la licitación (DDL)
Condiciones especiales del contrato (CEC)
ADQUISICIÓN DE BIENES
CONFIDENCIALIDAD
Después de la apertura en público de las ofertas, no debe darse a conocer a los licitantes ni a personas no interesadas oficialmente en estos procedimientos, información alguna acerca del análisis, aclaración y evaluación de las ofertas ni sobre las recomendaciones relativas a la adjudicación, hasta que se haya publicado la adjudicación del contrato.
Poscalificacion de los oferentes:
Oferta #1
Oferta #1A
Bs, SNC Y Obs
Licitación Pública Nacional
Licitación Pública
Internacional
Plazo
Apertura
Oferta Electrónicas
30 días
45 días
Una etapa
Una etapa
NO
NO
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