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Untitled Prezi

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by

Kny Ny

on 15 June 2013

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Transcript of Untitled Prezi

1.- Introducción
Objetivos
Ventajas que se obtendrán
Identificar oportunidades de mejora en el funcionamiento actual del sistema de la Empresa de Ventas Directas S.A. y comprender satisfactoriamente la lógica del negocio, para ofrecer una solución óptima.
Proveer a la Empresa Ventas Directas S.A. una ventaja
competitiva a nivel nacional implementando un sistema propuesto.
Conocer detalladamente la perspectiva de cada persona que se ve afectada por el sistema.
Situación Actual
La Empresa “Ventas Directas” cuenta con el Sistema “PEACHTREE” en la cual en el punto de vista de la empresa se encuentra obsoleto ya que no les permite abarcar u optimizar ya que el sistema es a código cerrado. En base a esto proponemos implementar un nuevo sistema, al no poder modificar el sistema actual porque no cuenta con un soporte técnico a tiempo y no poseen el código fuente para la edición del mismo.
La propuesta del nuevo software llamado “MERAK” se implementa para que maneje el nuevo sistema de procesos que requiere la empresa, brindado un soporte técnico, el código fuente se pueda modificar para el futuro y se pueda adaptar a los cambios que puede darse en la empresa. Este sistema disminuirá las desventajas que tenía el antiguo sistema proporcionando así bien nuevas mejoras, siendo más eficiente en su funcionamiento. Enmarcaremos las ventajas que tendrá el sistema en cuanto al funcionamiento óptimo que lograra.
Eficiencia en los procesos.
Capacitación de usuarios para mejorar el uso del sistema.
Actualización de información con la BD y replica de la misma.
Confiabilidad, integridad y disponibilidad de la información.
Comunicación mas eficiente con las tiendas conectadas en la red.
Control de inventarios y mejora en sistema de facturación electrónicamente.
Control de clientes en el sistema con la base de datos.
Control de traslado y el uso de Multi-bodegas actualizada.
Creación de una base de datos central.
Control dela mercadería en importaciones y exportaciones.
Creación de la pagina web.
Cronograma de actividades
Antecedentes
Empresa guatemalteca, líder en la importación directa de celulares, cables USB y estuches BCA para Guatemala. Ventas Directas S.A. tiene sus oficinas centrales en la 3ª. A v. 14 -30 Z.9 con 6 sucursales distribuidas de la siguiente forma:
C.C. Real del Parque (7ª. Av. Y 8ª. Calle Z.1 )
C.C. Capitol (7ª. Av. 13-32 Z. 1 Frente a Telgua)
C.C. Pradera Concepción
C.C. Atanasio Tzul (local 15)
C.C. Plaza San Nicolás (local 80)
C.C. Plaza Florida ( kiosco 25)

Su misión es proveer al mercado mayorista de celulares novedosos y accesorios de celulares, con precios altamente competitivos, servicio RMA local y garantía total. Con importación directa de USA, Europa y China.
En la actualidad, utiliza el sistema Peachtree para realizar la mayor parte de sus procesos y cumpliendo con las necesidades urgentes de la empresa, pero no permite crecer ni acomodar el sistema a los nuevos requerimientos que se llegan a presentar, causando una serie de desventajas en el rendimiento óptimo deseado.
La empresa cuenta con 25 empleados, incluyendo el gerente general, los directores, supervisores de cada región, auditores y contadores, y vendedores de cada sucursal.
Situación actual (problemática)
Nivel bajo de seguridad.
Sistema expuesto ante amenazas humanas y naturales.
Mal control de inventario.
Inestabilidad de la Internet.
Perdida de información.
Procesos manuales que se pueden automatizar.
Insuficiente equipo.
Reportes desactualizados.
No existe control de mercadería en transito, importaciones y exportaciones inexistentes.
Los clientes no puede hacer sus transacciones en linea.
Procesos de despcaho y traslado a tiendas sin el debido control.
2.- Estudio de sistemas
Estudio de sistemas
Con el propósito de recabar información necesaria sobre el funcionamiento actual del sistema, las opiniones y deseos sobre cómo se quiere y necesita funcione el nuevo sistema, se implementaron Métodos Interactivos y No Intrusivos.
Métodos interactivos
Cuestionario.
JAD
Entrevista
Métodos no intrusivos
Observación.
Investigación.
Strobe
Análisis
1. Para mejorar el nivel de seguridad, se debe aumentar dispositivos de seguridad y control tanto en hardware como en software en la red y aplicar las propiedades de Confidencialidad, Integridad y Disponibilidad). Para reducir y poder desaparecer la pérdida de la información.

2. Para que exista un buen control de inventario se debe implementar un módulo que proporcione la información correcta sobre la cantidad de productos existentes.

3. Se necesita que haya una relación directa entre todos los involucrados en el sistema de la empresa, con tal de que se cuente con reportes actualizados, información accesible y que sobre todo haya integridad de los datos.

4. Implementar un servicio web es de importancia para que el cliente pueda realizar sus transacciones en línea, especialmente la facturación on-line y off-line.

5. Capacitar al personal en el área técnica para que pueda manejar el nuevo sistema y que las amenazas humanas no intencionales sean mínimas.
3.- Diseño de sistema
Propuesta número #1
Con el sistema se pretende plantear una red distribuida para poder tener el acceso de cada una de las la 7 sucursales conectadas simultáneamente para poder consultar en tiempo real entre cada una de ellas. A continuación se detallan tanto el software, hardware y material a utilizar en la implementación.
Propuesta Número 1 - Viabilidad Economica
Al comprar las computadoras se estará comprando la licencia de Windows 7, además que por la compra de las 25 computadoras nos estarán regalando 1 licencia corporativa del antivirus Eset Smart Security 5.
Propuesta Número 1 - Viabilidad Técnica
Esta propuesta está basada en equipo completamente nuevo. Es decir hacer una inversión en equipo de tecnología actual con mayor capacidad de respuesta. Este equipo estará funcionando de la siguiente manera:
FODA Propuesto
Propuesta Número 1 - Viabilidad Operativa
La operación del sistema estará a cargo de los empleados actuales de ventas directas, ellos tienen el conocimiento de cómo funciona la empresa. Saben también el modo de trabajo de los clientes y como realizar los procesos con cada uno de ellos.
El sistema requiere de un encargado en cada tienda por lo cual debe haber un jefe de tienda con los conocimientos básicos sobre la manipulación del sistema y además de los conocimientos en computación que le permitan manipular el sistema.
Se capacitara periódicamente a los encargados de tienda y un sub-encargado de tienda conforme se hagan cambios o mejoras al sistema.
Grupo CIF recomienda que Ventas Directas realice Evaluaciones Ambientales que permitan identificar impactos potenciales de un proyecto, obra o actividad en el medio y de igual manera los impactos del medio sobre el proyecto. Se busca con esto identificar y prever impactos.
Este análisis permite identificar medidas de control para eliminar, mitigar o compensar los impactos negativos de un proyecto. Estos estudios buscan una armonía o equilibrio aceptable desde el punto de vista de carga ambiental, entre el desarrollo y ejecución de una actividad, obra o proyecto y sus impactos ambientales potenciales, y el ambiente del espacio geográfico donde se desea implementar. El desarrollar un proyecto con la asesoría indicada permite en un proyecto disminuir costos o realizar inversiones futuras para compensar.

Para el efecto, Grupo CIF recomienda que sea la empresa RAMDELSA quien se encargue del reciclaje de todo el equipo inservible y/o inutilizable de una manera amigable al ambiente.

RAMDELSA nace como parte de un proyecto de la empresa de servicios profesionales de informática, Tecnologías Ecologías y ambientales. Que como parte de la responsabilidad social busca dedicar esfuerzos para encontrar un balance ambiental al consumismo de los equipos electrónicos, para que los beneficios y potencial crecimiento en las actividades diarias de nuestras vidas, no se mire opacado por el enorme potencial de contaminación que estos equipos electrónicos provocan al no estar en uso.
Propuesta Número 1 - Viabilidad Ambiental
Propuesta #1
Propuesta #2
La Segunda propuesta está basada en la reutilización del poco equipo existente y en la compra de computadoras usadas en buen estado. En el equipo actual será instalado un sistema operativo abierto con lo cual reduciremos pagar licencias de programas, mayor seguridad de archivos en cuanto a virus, mayor eficiencia del equipo consumiendo menos recursos, entre otros.
Propuesta número #2
Propuesta Número 2 - Viabilidad Técnica
Propuesta Número 2 - Viabilidad Económica
Con la segunda tendremos la característica principal en instalar Ubuntu 11.04 que es un sistema operativo gratuito, del cual nos ahorraremos la licencia del uso del software. Reduciremos las amenazas de los virus. Y obtendremos computadoras en buen estado que han serán restauradas para implementar el sistema operativo.

Propuesta Número 2 - Viabilidad Operativa
Tomando en cuenta el cambio radical para utilizar el sistema operativo Ubuntu 11.04 serán capacitados los encargados de área y los jefes de tienda. Las capacitaciones serán a cargo de los técnicos en las instalaciones de la empresa.

La operación del sistema estará a cargo de los empleados actuales de ventas directas, ellos tienen el conocimiento de cómo funciona la empresa. Saben también el modo de trabajo de los clientes y como realizar los procesos con cada uno de ellos.

El sistema requiere de un encargado en cada tienda por lo cual debe haber un jefe de tienda con los conocimientos básicos sobre la manipulación del sistema y además de los conocimientos en computación que le permitan manipular el sistema


Propuesta Número 2 - Viabilidad Ambiental
Grupo CIF recomienda que Ventas Directas realice Evaluaciones Ambientales que permitan identificar impactos potenciales de un proyecto, obra o actividad en el medio y de igual manera los impactos del medio sobre el proyecto. Se busca con esto identificar y prever impactos.

Este análisis permite identificar medidas de control para eliminar, mitigar o compensar los impactos negativos de un proyecto. Estos estudios buscan una armonía o equilibrio aceptable desde el punto de vista de carga ambiental, entre el desarrollo y ejecución de una actividad, obra o proyecto y sus impactos ambientales potenciales, y el ambiente del espacio geográfico donde se desea implementar. El desarrollar un proyecto con la asesoría indicada permite en un proyecto disminuir costos o realizar inversiones futuras para compensar.
Cuadricula de Viabilidad
Objetivos Corporativos
4.- Propuestas
FODA actual
Gráfica comparativa FODAs
Organigrama propuesto
Cuadro de actividades
Diagrama de contexto
Diagrama Cero
Diagrama de Red
Gráfica comparativa de propuestas
5.- Resumen de propuestas
Propuesta #1
Propuesta #2
6.- Recomendaciones
En base al análisis creado por nuestros consultores la recomendación para invertir en su sistema de la empresa deberá ser la propuesta que se ajuste a las necesidades de la empresa tanto Técnica, Económica y Operativa.
La opción que Grupo CIF recomienda plenamente bajos los siguientes puntos de vista es:
La propuesta No. 1, ya que se aprueba la compra de un nuevo equipo de cómputo y adquirir un nuevo software que adapte mejor a los fines de la empresa.
A continuación se detalla a profundidad los argumentos que llevaron a cabo tomar la decisión sobre escoger la opción número 1.
Compra de equipo de cómputo:
Software Actualizado con opción Escalable.
Compatibilidad de archivos, facilitando la configuración de los sistemas.
Seguridad de la información uniforme pues tendremos el mismo software.
Disminuye la probabilidad de problemas técnicos.

Crear Software a la medida:
Tendrá respuestas específicas en las necesidades especializadas de la empresa.
El personal de Grupo CIF está disponible para solucionar cualquier problema que surja en el sistema.
Ventas directas estará innovando contra la competencia.
Tendrán una herramienta original y exclusiva 100% de supropiedad.

Tomando en cuenta estas ventajas, más que el costo de la propuesta es de una inversión inicial cara pero apegada a la realidad. Grupo CIF recomienda invertir los doscientos veintiséis mil ochocientos noventa y cinco quetzales en la implementación del sistema (Q 226,895.00), ya que este tipo de equipo es el que está acostumbrado personal familiarizado, acostumbrado y capacitado a utilizar de inmediato.
Identificar oportunidades de mejora en el funcionamiento actual del sistema de la empresa Ventas Directas, S.A.
Comprender satisfactoriamente la lógica del negocio, para ofrecer una solución óptima.
Conocer detalladamente la perspectiva de cada persona que se ve afectada por el sistema.
Satisfacer las necesidades de la empresa, partiendo del nivel operativo hasta el nivel gerencial.
Contribuir con el cumplimiento de las metas organizacionales de la empresa.
Proveer de una ventaja competitiva a nivel nacional implementando nuestro sistema propuesto.

La opción que Grupo CIF recomienda plenamente bajos los siguientes puntos de vista es: la Opción No. 1, pues se adquiere un nuevo equipo de cómputo para mejorar el rendimiento del sistema y así poder alcanzar fines que la empresa desea.
El proyecto es de gran importancia y se ha demostrado que su viabilidad muestra datos positivos para llevar a cabo un cambio en el sistema que conlleve a mejores resultados.
Como analistas de sistemas, podemos asegurarles que la inversión que usted realizara se verá sobrepasada por los ingresos en un futuro cercano con la implementación del sistema propuesto. En la actualidad las necesidades crecen cada día más y una empresa sólida como Ventas Directas S.A., puede ser capaz de satisfacer cada requerimiento con la mejor tecnología, realizando el mínimo esfuerzo.

Solución recomendada
Objetivos de estudio
Los consultores y analistas de sistemas miembros de Grupo CIF, creyendo y basándose en sistemas evolutivos de la sociedad y la importancia del manejo de los recursos, realizo el estudio del sistema actual de su organización para lograr proponer un sistema que dé solución a las necesidades que se presentan, utilizando métodos no intrusivos para recabar los datos relevantes de requerimientos del sistema y los objetivos, oportunidades y problemas dados actualmente y que se desean corregir.
Como analistas recomendamos se opte por la Opción No. 1 de las alternativas presentadas en el informe de viabilidad, ya que se aprueba la compra de nuevo equipo de cómputo para mejorar el sistema de trabajo, las compras seria realizadas a diferentes empresas ya que en algunos casos ofrecen mejores precios y calidad de productos, por ejemplo INTELAF. La propuesta para el sistema consiste un nuevo software que dará mejores soluciones y que ofrece características como la escalabilidad (ya que se tendrá acceso al código fuente del programa), la automatización de procesos (especialmente la facturación), un nivel de seguridad que evite los ataques y las amenazas humanas y/o naturales (firewall, antivirus, control de tráfico), capacitaciones técnicas constantes, una red distribuida que permita la buena comunicación y sincronización de la información.
Por otra parte, el cliente obtendrá ganancias en el factor tiempo y genera ahorros en los costos de los recursos realizando mínimos esfuerzos, esto significa, que no necesita contratar a una o varias personas que constantemente estén llevando a cabo procesos manualmente, ya que este sistema lo supervisa todo, lo que nos lleva a un mejor desempeño, mejores resultados y por consiguiente un crecimiento seguro de la organización. Se desea que las acciones de la dirección sean de apoyo a la propuesta recomendada y que nos ayude a crear una buena imagen ante toda la organización para que los empleados no presenten ningún tipo de resistencia al cambio, sino al contrario, que muestren interés y que sepan que les será de beneficio. Aseguramos que al implementar nuestras propuestas obtendrán resultados positivos, obteniendo mayores ingresos con menos esfuerzos.

Resumen ejecutivo
Cadena de valor
Fuerzas de Porter
Propuesta recomendada
FIN
Grupo número 2
Diagrama PERT
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