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Normas de conservación para los diferentes soportes documentales

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Andres Naranjo

on 17 August 2016

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Transcript of Normas de conservación para los diferentes soportes documentales

photo credit Nasa / Goddard Space Flight Center / Reto Stöckli
NORMAS DE LEGISLACION VIGENTES
PARA LA CONSERVACION DE
DOCUMENTOS EN DIFERENTES SOPORTES DOCUMENTALES

En este proceso se deben garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes.
En este proceso la actividad más importante consiste en la implantación del Sistema Integrado de Conservación que conlleva las siguientes acciones:
SISTEMA DE INTEGRADO DE CONSERVACIÓN
*Valorar el estado en que se encuentran los documentos de archivo y tomar las medidas preventivas para detener, Controlar o erradicar el deterioro:
Determinar factores de riesgo de los documentos. El personal de archivo debe efectuar el levantamiento y control del Panorama de factores de riesgo provenientes del exterior, de la estructura del edificio, de los materiales que componen los documentos y de los riesgos para las personas. La Unidad Nacional de Archivo coordinará este actividad para las Sedes de Presencia Nacional.
*Elaborar el Plan de Conservación de Documentos y atención de Desastres Una vez determinados los factores de riesgo, es necesario que el personal de archivo elabore el Plan de Conservación Preventiva y de Prevención y Atención de Desastres.
Una vez determinados los factores de riesgo, es necesario que el personal de archivo elabore el Plan de Conservación
Preventiva y de Prevención y Atención de Desastres.
Realizar el monitoreo y control de las condiciones ambientales
Evaluar los resultados de los reportes de las condiciones de humedad y temperatura de los documentos y establecer las medidas correctivas.
Realizar la limpieza de los documentos y/o áreas de almacenamiento.
Se elimina el polvo de los documentos, de las unidades de conservación y del mobiliario, de acuerdo con las recomendaciones técnicas del Archivo General de la Nación.
Desinfectar las áreas de almacenamiento.
Realizar de ser necesario, la desinfección del mobiliario y de las áreas de depósito de los documentos.
Retirar material inestable
De manera simultánea a la ordenación documental, es necesario retirar de los documentos los materiales inestables como ganchos metálicos, etiquetas, adhesivos, etc.
Eliminar pliegues
Se eliminan los pliegues y dobleces de los documentos, utilizando los materiales adecuados, sobre una superficie
lisa.
SOPORTES DOCUMENTALES
ARCHIVO: Conjunto de documentos sin importar su forma o soporte material, que son acumulados través del tiempo por una persona o institución
SOPORTE DOCUMENTAL: Es el medio en el cual se contiene la información, este varia según los materiales y la tecnología que se emplea
DOCUMENTO DE ARCHIVO: Toda información o hecho plasmado en cualquier tipo de soporte, cuyo objetivo es registrar o dar fé de un hecho; es producido por una persona en cumplimiento de sus funciones o sus actividades.
LEYES Y NORMAS VIGENTES
Constitución Política.

Artículo 8. Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la conservación de un ambiente sano.

Artículo 95. La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad nacional. Todos están en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los derechos y libertades reconocidos en esta Constitución implica responsabilidades.
Código Procedimiento Civil.
Artículo 251. ―Distintas clases de documentos. Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o
similares.
Ley 63 de 1986. Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación y transferencia ilegal de bienes culturales.
Ley 80 de 1993.Artículo 39. Segundo Párrafo: Las entidades estatales establecerán medidas para preservar contratos.
Código de Comercio.Artículos 48 y 60. Autoriza la utilización del microfilm para conservar y almacenar libros y papeles del comercio.
Decreto 2620 de 1993. Autoriza el uso del disco óptico a los comerciantes en sus archivos.
Acuerdo AGN 007 de 1994. ―Reglamento General de Archivos.
Artículo 23. ―Valoración documental que ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retención documental a partir de su valoración.
Artículo 60. ―Conservación integral de la documentación de archivos. Los archivos deberán implementar un sistema integrado de conservación acorde con el sistema de archivos establecido en la entidad, para asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación desde
el momento de la emisión, durante su período de vigencia,
hasta su disposición final.
ACUERDO No. 049
(5 de mayo de 2000)
Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del
Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a
archivos”.
ACUERDA:
ARTICULO 2º : Condiciones generales. La edificación debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
*Ubicación
*Aspectos estructurales
*Capacidad de almacenamiento
*Distribución

ARTICULO 3º: Areas de depósito. El almacenamiento de la documentación, deberá establecerse a partir de las características técnicas de los soportes documentales, considerando los siguientes aspectos:
*Estanterías
*Distribución de estanterías
*Mobiliario para Obras de gran Formato
*Archivadores verticales
*Mobiliario para documentos en otros formatos.
*Contenedores

Artículo 5°: Condiciones ambientales y técnicas. Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, deben cumplir con las condiciones ambientales que incluyen manejo de temperatura, humedad relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación, así:
Condiciones Ambientales
Material Documental: Soporte en papel.
- Temperatura de 15 a 20 oC con una fluctuación diaria de 4 oC.
- Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria del 5%.
ARTICULO 1º: Edificios de Archivo. Los edificios y locales destinados como sedes dearchivos deberán cumplir con las condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los acervos documentales.
Material documental:
Fotografía.- Blanco y Negro:
Temperatura 15 a 20 oC.Humedad relativa de 40% a 50%
- Color:
Temperatura menor a 10 oC.Humedad relativa de 25% a 35%
- Grabaciones:
Temperatura 10 a 18 oCHumedad relativa de 40% a 50%
- Medios magnéticos:
Temperatura 14 a 10 oC.Humedad relativa de 40% a 50%
- Discos Opticos:
Temperatura 16 a 20 oC.Humedad relativa de 35% a 45%
- Microfilm:
Temperatura 17 a 20 oC.Humedad relativa de 30% a 40%
Ventilación.
- El caudal debe garantizar la renovación continua y permanente del aire de una a dos veces por hora. Esto se debe establecer de acuerdo con las condiciones ambientales internas que se quieren mantener y al espacio.
- La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá permitir una adecuada ventilación a través de ellos.
Filtrado de aire.Deberá contar con medios de filtración del aire de ingreso tanto de partículas sólidas como de contaminantes atmosféricos. Los niveles de éstos guardan relación con el sitio de emplazamiento de la edificación.
Iluminación en depósitos.
- Para radiación visible lumínica, menor o igual a 100 lux.
- Para radiación ultravioleta, menor o igual a 70 uw/lumen.
- Evitar la incidencia de la luz directa sobre documentación y contenedores.
- Como iluminación artificial se podrá emplear luz fluorescente pero de baja
intensidad y utilizando filtros ultravioleta.
- Para el techo se debe emplear luz fluorescente con filtros ultravioleta.
- Los balastros no deben estar en el interior de los depósitos.
- Disponer de equipos para atención de desastres como extintores de CO2,
Solfaclan o Multipropósito y extractores de agua de acuerdo con el material a conservar. Evitar el empleo de polvo químico y de agua.
- Las especificaciones técnicas de los extintores y el número de unidades deberá estar acorde con las dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento.
- Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.
-Proveer la señalización necesaria que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos para la atención de desastres y las rutas de evacuación y rescate de las unidades documentales.
Mantenimiento.
- Garantizar la limpieza de instalaciones y estantería con un producto que no incremente la humedad ambiental.
- Las unidades de conservación requieren de un programa de limpieza en seco y para el efecto se deben emplear aspiradoras.
INSTRUCTIVO DE LIMPIEZA Y
DESINFECCIÓN DE DOCUMENTOS
*No se debe aplicar productos directamente sobre el material documental, sin conocer la metodologia a usar y sin conocer las reacciones a los productos utilizados.
*Se debe tener encuenta para las acciones directas e indirectas para el control de contaminantes (biologicos y carga de polvo), los siguientes aspectos:
1.Los documentos a limpiar deben estar debidamente soportados.
2.Cualquier intervención deberá ser la mínima necesaria.
3.Toda intervención deberá estar regida por una firme actitud de respeto a la integridad estética, histórica y física del documento
NIVEL DE INTERVENCIÓN
Se deberá hacer una Conservación Preventiva, dirigida a controlar las causas del deterioro y así detener los mecanismos químicos, físicos y biológicos de alteración que están atentando o puedan atentar contra la integridad física y testimonial de los acervos documentales;incluye no solamente la limpieza documental sino también de los depósitos donde éstos se almacenan, las estanterías y muebles, las oficinas donde se hace el trabajo archivístico y los espacios donde se hace la limpieza de los documentos.
CRONOGRAMA Y PERIODICIDAD
Se debe elaborar el cronograma de limpieza al inicio de cada semestre y deberá llevar:
*La periodicidad de la limpieza de las áreas de archivo.
*Tiempos de Ejecución de las actividades.
*El personal capacitado del que se dispone.
*Reserva de recursos e insumos para cada vigencia.
*El área de los espacios en metros cuadrados y los materiales
constructivos.
MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LA
LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN DE ARCHIVOS
Medidas de protección personal:
Las personas deben llevar a cabo rutinas de trabajo que incluye el uso de una dotación concreta de elementos de seguridad laboral y el implementar acciones y prácticas cotidianas de aseo, como la utilización de jabón desinfectante líquido en cara y manos o el quitarse las batas de trabajo cuando se va a cambiar de actividad.
DOTACIÓN PARA FUNCIONARIOS Y RUTINAS PARA TRABAJO DOCUMENTAL

*Overoles o batas (preferiblemente con cierre de cremallera y puño ajustado)
*Tapabocas o respiradores desechables
*Gorros desechables
*Guantes desechables (de látex o de nitrilo)
*Jabón antibacterial líquido*Gel antibacterial
medidas de autocuidado:
*Usar siempre los implementos de seguridad
*Lavar la bata o el overol por separado, desinfectando por 30 minutos con
hipoclorito disuelto en agua antes de aplicar el jabón, cada tres u ocho
días, dependiendo de la suciedad que presente.
*Utilizar guantes y tapabocas desechables.
*Las actividades deberán hacerse intercalando periodos
de trabajo de máximo hora y media seguidos de
diez o quince minutos de descanso.
MATERIALES

 *Aspiradora con cepillo redondo de cerda suave o boquilla recubierta en bayetilla o liencillo blanco
 *Brocha ancha comercial de cerda suave
*Alcohol antiséptico al 70%
*Clips plásticos
*Carpetas de cartulina de material neutro (cartulina desacidificada o cartulina blanca)
*Cinta de faya de poliéster-algodón
*Caja de archivo (comercialmente cajas para archivo central o histórico según el caso).
*Cabina de limpieza (si se tiene)
*Consideraciones y Procedimiento
CONSERVACION DE DOCUMENTOS
Actividades Archivísticas (Clasificación, ón AlmacenaDescripción, Consulta, Microfilmación, Digitalizacimiento Y Re almacenamiento)
activador cognitivo
Reparar roturas y rasgaduras de los documentos deteriorados
Los documentos con roturas y rasgaduras se reparan realizando su unión, evitando incrementar su deterioro. Paa
esta actividad se debe contar con los materiales técnicamente adecuados. Procede únicamente sobre documentos en los que esta acción sea indispensable y será desarrollado por personal debidamente capacitado y certificado.
Almacenar los documentos en unidades de conservación y en el mobiliario adecuado
Los documentos se almacenarán o re almacenarán en las unidades de conservación aprobadas por la Universidad, de acuerdo con su formato y tamaño. Las más comunes son cajas de archivo recubiertas y carpetas blancas alcalinas.
Una vez los documentos se encuentran en unidades de conservación de archivo se procede a almacenarlos en el
Mobiliario técnicamente apropiado (archivadores o estantería para archivos).
Efectuar copias de seguridad
Se realizan copias de seguridad de aquellos documentos susceptibles de deterioro por sus características o su
consulta. Los medios de reproducción o copiado deben ser los autorizados para tales fines.
Control de Plagas
Al interior y en las inmediaciones de los lugares de almacenamiento de los documentos, se debe efectuar
Un monitoreo y un control efectivo de las plagas que atacan los documentos, en especial en climas donde su
Proliferación es más activa. Esta actividad se lleva a cabo a través de un programa de control de plagas.
Sensibilizar al personal
Capacitar y realizar campañas se sensibilización con el fin de evitar o detener el deterioro en los documentos, en especial el realizado por el hombre.
Realizar simulacros de prevención
Preparar al personal de archivo para situaciones de riesgo y desastre que afecten tanto las personas como los documentos de las instalaciones del archivo.
Realizar el Seguimiento al Plan de Conservación y atención de desastres
Efectuar un seguimiento regular a la ejecución del Plan de conservación de documentos y atención de desastres en
Archivos.
Gestion documental
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