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Reunion

Reuniones Efectivas
by

Adilene Cardenas Navarro

on 22 April 2013

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Transcript of Reunion

REUNIONES GENERAR
REUNIONES DIRECCIÓN
GENERAL INTRANET Tareas (cc) photo by Metro Centric on Flickr (cc) photo by Franco Folini on Flickr (cc) photo by jimmyharris on Flickr (cc) photo by Metro Centric on Flickr Es importante mencionar que las funciones dentro la Intranet están divididas en 2:

Administrador del Sitio de Reuniones
Usuario General La frecuencia de las reuniones dependerá del área y tareas asignadas. Procedimiento: Área de Trabajo Detalles del Sitio Administrador Para generar una nueva reunión basta con dar clic en Agregar en el día que se desea programar la reunión y seleccionar el área de trabajo. Sitio en la
Intranet Usuario El dar seguimiento a las tareas y capturar el avance es propiamente FUNCION del USUARIO! La Intranet es un portal corporativo que permite la comunicación entre los empleados y facilita su acceso a la información de la propia empresa.
El OBJETIVO PRINCIPAL de esta es acceder fácilmente a la información común que se encuentra disponible en la Intranet. Gracias por su Atención!! En cada reunión se asignan tareas, las cuales se capturan en el sitio correspondiente en la Intranet. Procedimiento: 1. Ir al sitio de nuestra área Descripción
General Pantalla principal del sitio 2. Dentro del sitio dar clic sobre la fecha de la reunión en que se asignaron dichas tareas, dentro de la fecha en la opción de Tareas seleccionar la opción Agregar Nuevo Elemento. Fecha Tareas 3.Capturar los datos solicitados en la pantalla que se muestran (Prioridad, Asignado a, fecha inicio, etc.) y por último clic en Guardar. Para actualizar el avance de una tarea que se nos asignó:

1.Entrar al sitio de nuestra área

2.Dar clic sobre la fecha que se asignó la tarea

3.En la opción de tareas dar clic en la tarea que tiene asignado nuestro nombre. 4. Una vez que se dio clic en la tarea dar clic en editar elemento en la ventana que se presenta. Se debe estar actualizando el avance de la tarea según se vaya trabajando, además de revisar nuestro sitio cada vez que se realice una reunión para ver actualizaciones y tareas nuevas que se pudieron asignar. 5. En seguida se muestra la tarea donde se capturará el estado en que esta la tarea, el % completado hasta la fecha y una descripción de lo que se ha hecho. Para Eliminar una Tarea, solo basta con dar clic sobre la tarea, y en la opción de Eliminar dar clic. Con el área de Ventas esta planeado
reunirse como minimo 2 veces al mes El acceso al sitio principal de la Intranet es el siguiente:

http://intranet.valsi.mx (cc) photo by theaucitron on Flickr AREAS: Funciones Administrador:
Levantar la minuta
Generar la reunión Funciones del Usuario:
Capturar la tarea en el sitio
Dar seguimiento y avances a las mismas Teniendo como objetivo reunirse mínimo una vez al mes. VENTAS ADMON. Y FINANZAS CALIDAD PRODUCCION Y LOGISTICA MTTO. Y SERVICIO INGENIERIA MERCADOTECNIA DESARROLLO Y SISTEMAS DIRECCION Reuniones REUNIONES EFECTIVAS Es una herramienta vital para la administración de proyectos que consiste en contar con un método definido para efectuar juntas productivas. 1.Siempre sabrás a qué hora es.

2.No olvidaras el principal motivo de las reuniones.

3.Te acordarás de la regla de oro de las reuniones: "Elogiar en público y criticar en privado."

4.No convocarás a reuniones fuera del horario normal de trabajo.

5.No usarás la presión de grupo para lograr conclusiones.

6.No usarás reuniones para destruir carreras de Otros.

7.Mantendrás lo personal y lo profesional por separado.

8.Recordarás que el mejor modelo para las reuniones es la democracia, No Monarquía.

9.Siempre prepararás una agenda clara y la difundirás de antemano.

10.Terminar una reunión cuando su propósito de ser ya no existe MANDAMIENTOS DE UNA REUNIÓN EFECTIVA Mantiene al equipo en el camino adecuado y reduce tiempos y esfuerzos. Está comprobado que al llevar a cabo juntas efectivas se incrementa la probabilidad de éxito de los proyectos. Para una Reunión aún más Efectiva VALSI cuenta con: 1. Convocar sólo si una reunión es necesaria.

2. Todas las reuniones deben tener objetivos claros.
4. Las necesidades de información de la reunión se distribuirá a todo el mundo antes de la reunión. Asegúrese de incluir:
Objetivos de la reunión
Agenda de la reunión
Información de antecedentes
Elementos asignados para la preparación 3. Todas las reuniones deben tener una agenda que incluya:

Temas para el debate (Definir Prioridades Alta o Normal)
Moderador de la discusión de cada tema
Tiempo de asignación para cada tema 5. Las reuniones deben comenzar en el momento preciso a fin de no castigar a aquellos que son puntuales. Esto también prepara el escenario para la fabricación de una reunión eficaz.

6. Los participantes en la reunión deben:

Llegar a tiempo
Estar bien preparados
Ser conciso
Participar en forma constructiva 7. Las decisiones tomadas por el grupo deben ser documentadas. 8. La asignación de puntos de acción debe ser documentada, y el anfitrión o un participante apropiado, debe ser designado para el seguimiento de la realización de todos los elementos de acción. 9. La Efectividad de las reuniones deben ser revisadas al final de cada reunión al igual que las sugerencias, esto, para mejoras aplicadas a la próxima reunión. PASOS: En resumen... ¿Qué es? Beneficio ENCUESTAS Responder la encuesta es obligatorio y deberá realizarse al final de cada reunión. Proporcionar los elementos necesarios para que con base en la opinión de los usuarios puedan ayudar al mejoramiento de dichas reuniones. Objetivo: Al ingresar al sitio de trabajo de nuestra área se mostrará esta opción:
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