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Uso de correspondencia

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by

Persy Siliezar

on 9 November 2013

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Transcript of Uso de correspondencia

Uso de correspondencia
El primer paso para el uso de una combinación de correspondencia, es la creación de una carta o machote de lo que se desea transmitir.
Crear el machote
El segundo paso es crear o seleccionar una base de datos de nuestros destinatarios; puede ser creada al utilizar la opción "Escribir nueva lista" con lo que deberemos crear nuestra base de datos, o con la opción "Usar lista existente" que nos dará la opción de seleccionar una existente
Seleccionar nuestra BDD
Insertar campos a utilizar
El paso tres es insertar todos aquellos campos que vamos a utilizar en nuestra combinación. Debemos recordar que se mostrarán únicamente los campos que tiene la base de datos que hemos seleccionado


Visualización previa
Nuestro paso cuatro debe ser una visualización previa de cada carta que será reproducida al momento de enviar a imprimir. Esto ayuda a ver de mejor forma si tanto la redacción como el formato de la carta son los adecuados


Finalizar combinación
Nuestro paso final es ir a la opción "Finalizar y combinar" y luego seleccionar la opción "Editar documentos individuales"; Word nos creará un documento llamado por default "Carta1" donde estarán todos destinatarios con sus campos ya combinados y se podrá ver cuantas páginas serán en total a imprimir (Se debe verificar que el número de página coincida con el número de destinatarios que tenemos en nuestra base de datos)

Para tener una mejor visión de todas las combinaciones procedemos a configurar en la opción "Vista", un zoom de páginas de el máximo que tengamos (2X4 páginas); con esto nos aseguramos que todas las páginas se vean correctas.


Cómo seleccionar bases de datos en distintos formatos
Al momento de seleccionar nuestra base de datos podemos hacerlo desde distintos tipos de archivos; ya se como Access, Excel, Word o incluive .txt. Basta con que al selecionar nuestra base de datos indiquemos donde se encuentra.

Hay que tomar en cuenta que para que nuestra base de datos no presente conflicto al colocar los campos en el machote, estos deben tener el mismo nombre de campo

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