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DOCUMENTOS CONTABLES Y NO CONTABLES

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by

diana morales morales

on 21 March 2014

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Transcript of DOCUMENTOS CONTABLES Y NO CONTABLES

DOCUMENTOS CONTABLES Y NO CONTABLES
NOTA DE CONTABILIDAD
es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de correccion, ajustes y cierre.
SOPORTES CONTABLES
SOPORTES EXTERNOS
las caracteristicas fundamentales de un comprobante externo, es que se trata de un documento elaborado por terceros, entre los documentos externos que sirven de soporte para los registros contables figuran las facturas, los recibos de pago, notas debito y credito expedidos por los bancos, remisiones, consignaciones, letra de cambio, pagares, ordenes de compra o de servicio, etc.
documentos contables
son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de la operaciones que se realizan en la actividad mercantil, estos de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se ralizan en las empresas.
todos los soportes deben contener la siguiente informacion general:
Presentado por:
Diana morales
monica moya
ximena gonzales
jorge franco

son elementos para el registro de la contabilidad de una empresa
nombre o razon social de la empresa.
nombre, fecha y numero de comprobante.
descripcion del contenido del documento.
firma de los responsables de elaborar, aprobar, revisar y contabilizar los comprobantes.
son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa.
COMPROBANTE DIARIO DE CONTABILIDAD
es un documento que se debe elaborarse previamente al registro de cualquier operacion y en el cual se indica el numero, fecha, origen, descripcion y cuantia de la operacion, asi como las cuantas afectadas con el asiento.
SOPORTES INTERNOS
son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa.
RECIBO DE CAJA MENOR
es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantias minimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.
NOTA CREDITO
cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no esten liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancias, para su contabilizacion se utiliza un comprobante llamado nota credito.
NOTA DEBITO
es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omision o error de liquidacion de facturas y los intereses causados por financiacion o por mora en el pago de sus obligaciones.
PAGARE
es un titulo de valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada.
LETRA DE CAMBIO
este documento negociable o titulo de valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la orden o al portador.
RECIBO DE CAJA
es un soporte de contabilidad en el cual consta los ingresos en efectivo recaudados por la empresa.
RECIBO DE CONSIGNACION
este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar.
SUS FORMATOS SON:
- uno para consignar efectivo y cheques de bancos locales.
-otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.
COMPROBANTE DE DEPOSITO Y RETIRO DE CUENTAS DE AHORRO
unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros.
FACTURA DE VENTA
es un soporte contable que contiene ademas de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripcion de los articulos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago
FACTURA DE VENTA AL CONTADO
al contabilizar las ventas al contado se debita caja y se acredita comercio al por mayor y al por menor, si la mercancia no esta gravada, si esta gravada se acredita tambien la cuenta impuesto sobre ventas por pagar.
FACTURA DE VENTA A CREDITO
el vendedor elabora la factura en original y copias, de acuerdo a su organizacion contable, asi: original para cartera, una copia para el cliente, otra para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante dario de contabilidad.
CHEQUE
es un titulo de valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario".
COMPROBANTE DE PAGO O DE EGRESO
es un soporte de contabilidad que resalta el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque.
DOCUMENTOS NO CONTABLES
son los documentos relacionados en la parte de compras, estos documentos son informativos y de soporte, los siguientes son algunos de los documentoss no contables.
REMISION
este documento se emplea en el comercio para enviar la mercancia solicitada por el cliente, este sirve para que el comercio tenga testimonio de los articulos que han entregado en las condiciones solicitadas y aprobado por el departamento de venta.
COTIZACION
es aquel documento que usa el departamento de compras en una negociacion.
HOJA DE VIDA
es un resumen escrito y ordenado de la capacitacion profesional, de la experiencia laboral y datos personales.
PROCEDIMIENTO CONTABLE Y NO CONTABLE
PROCEDIMIENTOS CONTABLES
IMPORTANCIA DE LOS SOPORTES CONTABLES EN LA CONTABILIZACION
Son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de la empresa, por tal motivo se debe tener un sumo cuidado sobre estos importantes documentos.
Básicamente su objetivo es brindar soportes de la información ya prevista, como en los libros de contabilidad, los libros de contabilidad deben ser justificables y se debe tener soportes económicos para justificas dicha actividad económica que se halla en los libros de contabilidad.
NORMATIVIDAD
2. estatuto tributario nacional
- articulo 615. obligados de expedir facturas. para efectos tributarios , las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales, o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agricola o ganadera, deberan expedir factura o documento equivalente, conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su caidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la direccion general de impuestos nacionales. para quienes utilicen maquinas registradoras, el documento expedido por esta.
Art. 617. Requisitos de la factura de venta.
Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:
a. Estar denominada expresamente como factura de venta.
b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
c. *Modificado* Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
e. Fecha de su expedición.
f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
g. Valor total de la operación.
h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
j. *- Declarado Inexequible Corte Constitucional-

ARTÍCULO 41. Adicionase el Estatuto Tributario con el siguiente artículo:
"ARTÍCULO 618-2. Las personas o entidades que elaboren facturas o documentos equivalentes, deberán Cumplir las siguientes obligaciones:
1. Elaborar las facturas o documentos equivalentes con los requisitos señalados en el Estatuto Tributario y con las características que prescriba la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
2. 2. Llevar un registro de las personas o entidades que hayan solicitado la elaboración de facturas, con su identificación, dirección, número de facturas elaboradas para cada cliente y numeración respectiva.
3. Abstenerse de elaborar facturación en relación con un determinado cliente a quien se le haya elaborado por parte de dicha empresa la misma numeración.
4. Expedir factura por la prestación del servicio, la cual, además de cumplir con los requisitos
Establecidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá tener la constancia del primero y último número consecutivo de dichos documentos, que haya elaborado al adquirente del servicio".
En Artículo 123 del Decreto 2649 de 1993 se establece hoy día lo siguiente: 123. Soportes. Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechado y autorizado por quienes intervengan en ellos o los elaboren.
Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.
Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle.

A medida que crecen las empresas, estas van estableciendo normas y pautas acerca de cómo se debe llevar a cabo el trabajo de los empleados. Existen básicamente dos tipos de decisiones que llevan a cabo los empleados en una empresa: decisiones no rutinarias y decisiones rutinarias. Para llevar a cabo la primera, se requiere de un mayor conocimiento tanto del funcionamiento operativo como de criterios sólidamente adquiridos en el desempeño del cargo. El segundo tipo de decisiones, las rutinarias, son totalmente factibles de que sean estandarizadas, con el objetivo de que la compañía no vea improvisada su acción ante hechos de la misma naturaleza.
La organización administrativa en una compañía puede establecerse a través de la clasificación de los procedimientos en dos grandes grupos:
-Procedimientos contables
-Procedimientos no contables

Procedimientos contables procesos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones en los libros contables.
Dentro del ciclo de operaciones de una empresa, se definen los procedimientos contables, como todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad.
Desde el punto de vista del análisis, se pueden establecer procedimientos contables, para el manejo de cada uno de los grupos generales de cuentas de los estados financieros. Algunos ejemplos de procedimientos contables, son los siguientes:
• -Recepción de inventarios
•- Ventas de productos
• -Fabricación de productos
•- Registro de estimaciones
•- Destrucción de inventarios
Realizar y llevar a cabo un inventario de todos aquellos procedimientos que pueden asimilarse como procedimientos contables de acuerdo con la definición dada al principio, permite conocer en profundidad todas las posibles operaciones que pueden afectar los estados financieros.
Cuando se está realizando el análisis de todos los procesos llevados a cabo por la empresa, es sumamente importante determinar e identificar todos aquellos clasificables como procedimientos contables. Este primer paso del análisis ayudará a determinar e identificar en cuáles de ellos un error pudiera tener mayor impacto sobre los estados financieros que otro.
La amortización de una plusvalía por lo general, representa montos importantes. En una empresa manufacturera, se considera altamente crítico, el manejo de todos los inventarios, sean éstos de productos terminados, productos en proceso, materias primas o materiales y suministros.
Es probable que para una empresa de servicios el manejo de los inventarios involucre cifras de poca importancia en comparación a lo que representan éstos para una empresa manufacturera.

PROCEDIMIENTOS NO CONTABLES
Procedimientos no contables aquellos que no afectan las cifras de los estados financieros.
En contraposición a los procedimientos anteriormente mencionados, los procedimientos no contables no afectan las cifras de los estados financieros; algunos ejemplos de este tipo de procedimientos son los siguientes:
-Procedimiento para cambiar datos de una cuenta correntista
-Procedimiento para contratación de empleados
- Procedimiento para cambio de horario laborable
-Procedimiento para tramitar reclamos de clientes

DIFERENCIA ENTRE LOS PROCESOS CONTABLES Y NO CONTABLES
El manejo de registros constituye una fase o procedimiento de la contabilidad. El mantenimiento de los registros conforma un proceso en extremo importante, toda vez que el desarrollo eficiente de las otras actividades contable depende en alto grado, de la exactitud e integridad de los registros de la contabilidad.
Los procedimientos contables son:
- Cuentas
- Débitos y créditos
- Cargos y créditos a las cuentas
- Cuentas de activos
- Cuentas de pasivo y capital
- Resumen del funcionamiento de los débitos y créditos
- Registros de las operaciones
- Cuentas por cobrar y por pagar
- El diario y el mayor
- Pases al mayor
- Determinación de los saldos de las cuentas
- La balanza de comprobación
Procedimientos no contables aquellos que no afectan las cifras de los estados financieros.
En contraposición a los procedimientos anteriormente mencionados, los procedimientos no contables no afectan las cifras de los estados financieros y los que también necesita una empresa o organización aparte de la contabilidad. Algunos ejemplos de este tipo de procedimientos son los siguientes
-Procedimiento para cambiar datos de una cuenta corrientita
-Procedimiento para contratación de empleados
-Procedimiento para cambio de horario laborable
-Procedimiento para tramitar reclamos de clientes
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