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Auditoría - El control interno y el control de gestión

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Guillermo Sánchez

on 11 October 2012

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Transcript of Auditoría - El control interno y el control de gestión

El Control de Gestión Clases Controles contables Pruebas de cumplimiento Los condicionantes del control de gestión El entorno y ¿Que es el Control Interno? Concepto “El plan de organización y el conjunto coordinado de los métodos y medidas adoptados dentro de una empresa para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y veracidad de la información contable, promover la eficiencia de las operaciones y alentar la adhesión a la política prescrita por la gerencia”. “El plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que los activos están debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente y se cumplen según las directrices marcadas por la Dirección” En conceptos menos técnicos se puede decir que el control interno es el conjunto de métodos y procedimientos usados para controlar los recursos de una empresa, es decir, el control general de una empresa. •Salvaguarda los activos: protección física, económica, jurídica y contable.

•Asegurar la exactitud y veracidad de las transacciones de los estados financieros.

•Promover la eficiencia operativa: se debe lograr la mayor eficiencia de los recursos de la empresa en el desarrollo eficiente de sus actividades.

•Alentar la adhesión a la política de la gerencia: Se ha de establecer un buen sistema de motivación e integración del personal, que propicie la identificación con las decisiones de la gerencia. AICPA ICAC ICAB Controles administrativos Son sistemas de organización y procedimientos establecidos para la elaboración de los estados financieros y contables, que han de cumplir la normativa vigente. Además, deben garantizar la salvaguardia de activos y la finalidad de registros contables. Comprenden el plan de organización de la empresa, así como todos los métodos y sistemas concernientes a la eficiencias operativa y a la adhesión a la política de la dirección; como, por ejemplo, el control de calidad, la promoción laboral y la condiciones de pagos (contado, aplazado). Objetivos El Control Interno Autorización Seguridad Registro Conciliación Valoración De acuerdo con la política de la dirección. Pueden ser:
Generales o Específicos. Asignado a personas determinadas. Acceso limitado a un empleado, o indirecto a personas autorizadas. Toda acción se registra en tiempo y forma. Confrontar registros con activos o documentos, recogiendo diferencias en memorando para ajustes pertinentes. Cifras de registro se revisan para limpiar diferencias mediante ajustes o eliminaciones. Elementos Plan de organización Planificación estratégica de presupuestos Sistema de autorización y procedimientos de registros Canal de información útil, periódico y jerarquizado Personal adecuado cuantitativa y cualitativamente Define y delimita responsabilidades por medio de la segregación de funciones y coordinación. Define el objetivo de la empresa y su presupuesto. Las desviaciones entre resultados reales y estimados se han de someter a análisis. Autorizaciones por escrito, contabilidad con planes de cuenta. Registro de transacciones por medios informáticos, archivos seguros para autorización y registro. Permite tomar decisiones en momento adecuado. Informes o reportes enviados a Dirección o Gerencia. Capacitado y experimentado, motivado con incentivos, promociones y planes de formación y perfeccionamiento permanente. ¿Cómo se evalúa el Control Interno? ¡¡Eso es todo!! El estudio del control interno se realiza en las siguientes fases: Revisión del sistema Pruebas de cumplimiento Pruebas verificadas Conclusión Revisión del sistema Consiste en conocer y comprender los procedimientos y métodos a seguidos por la empresa:

- Todos los aspectos del sistema (control interno)

- Controles contables parta verificar los estados financieros (control externo) El auditor obtiene información mediante:

1. Entrevistas con el personal apropiado de la empresa.
2. Estudio de los manuales de procedimientos
3. Diagramas de responsabilidades y puestos de trabajo. Métodos para desarrollar el análisis y la evaluación del control interno Sistema descriptivo Trata de dejar constancia detallada y explicativa de las características del sistema que se está evaluando Presenta inconveniente: en empresas de gran tamaño, resulta muy extenso y no proporciona una rápida comprensión, hay que detenerse en examinar la descripción completa (puede originar alguna debilidad del control interno: que quede poco explícita y no esté bien recogida) Sistema de cuestionarios Una batería de preguntas de carácter general (estándar), relativas al área de trabajo que se va a auditar, se deben ajustar a las características especificas del negocio.

Se estructura en forma de columnas: con respuestas positivas y negativas.

Efectuar nuevas preguntas sobre respuestas negativas para recoger puntualizaciones y aclaraciones. Flujogramas Representaciones gráficas de los circuitos operativos, en función de los movimientos cronológicos de los documentos y registros contables. Tienen ventajas como: - Detectar con mayor facilidad las deficiencias en el sistema.

- Mostrar claramente la segregación de funciones al dividir los departamentos en secciones.

- El seguimiento lógico de las operaciones, y prever errores lingüísticos del método descriptivo. La elección del método de evaluación dependerá, principalmente, del tipo de auditoria que se va a realizar: interna y externa. Para una auditoria interna es más adecuado utilizar el método de Flujogramas. En la auditoria externa que analiza los estados contables es más apropiado en método de cuestionarios, resulta más sencillos y económicos. Esta fase consiste en verificar que los procedimientos establecidos para el control interno se encuentran en uso y funcionando como fueron planteados. Se fundamenta en la comprobación, durante todo el periodo que se está auditando de una o varias transacciones. Estas pruebas hacen posible suponer que la información es correcta y permiten orientar el trabajo de las fases siguientes. Estas pruebas son necesarias para confiar en los procedimientos establecidos. (Si no son satisfactorias el auditor no debe fiarse de ellos). Pruebas verificativas En esta fase el auditor ha de tener en cuenta la certeza de la razonabilidad de los saldos de las cuentas anuales. Objetivo Garantizar que los importes de los saldos son válidos. Existe una interrelación en las pruebas de cumplimiento y las sustantivas, de tal modo que cuanto mejor es el sistema de control interno, menor será el grado de aplicación de las pruebas sustantivas, pudiendo ser un complemento de las primeras. Conclusión La opinión dependerá de diversos factores, desde le tipo de la empresa hasta la subjetividad del auditor. El auditor concluirá sobre la fiabilidad de la información, la protección de los activos y la eficiencia de las operaciones. Análisis que permitirá identificar las áreas importantes y de las de menor interés. La importancia puede ser debida a: •Las cifras de importancia relativa (materialidad).

•La facilidad o posibilidad de comisión de errores (activación de gastos).

•La trascendencia profesional o legal de un área determinada. Limitaciones del control interno La propia puesta en marcha del sistema, que puede producir errores aislados o continuados, por falta de entendimiento de instrucciones, errores de juicio y descuidos. El sistema debe disponer de los medios necesarios para detectar estos errores lo antes posible. La segregación de funciones, que puede provocar irregularidades o distorsiones inducidas por parte de aquella persona que las produce. La credibilidad en la Dirección, ya que si esta incumple los sistemas de control que se han establecido, puede producir un “efecto dominó” en los demás miembros de la organización. La envergadura de las operaciones, que condiciona el establecimiento de un sistema de control, que es responsabilidad de la dirección, en función del análisis coste-beneficio. El auditor debe tener en cuenta si la decisión tomada por la dirección es la más conveniente y canalizar su trabajo dentro del sistema de control interno existente. Si el auditor realiza una auditoria, en el momento de emitir una opinión técnica sobre las cuentas, tiene la obligación de comunicar a sus clientes las debilidades significativas detectadas en el sistema de control interno. ICAC Si solo realiza una revisión-evaluación del sistema de control interno, el ICAC no impone ninguna norma. ¿Que es el Control de Gestión? Concepto Proceso de retroalimentación de información para el uso eficiente de los recursos disponibles de una empresa para lograr sus objetivos. Puede ser estable o dinámico y la adaptación al entorno cambiante puede ser la clave del desarrollo de la empresa. Los objetivos de la empresa Condicionan el sistema de control de gestión, según sean de rentabilidad, de crecimiento, sociales y medioambientales. La estructura de la organización Implica establecer variables distintas y objetivos y sistemas de control de gestión distintos. El tamaño de la empresa En la medida en que el volumen aumenta es necesaria la descentralización, pues hay más cantidad de información y complejidad creciente en la toma de decisiones. La cultura de la empresa El sentido de relaciones humanas en la organización. Los fines del control de gestión Informar Motivar Evaluar Coordinar Transmitir y comunicar información necesaria para tomar decisiones. Encaminar todas las actividades para lograr los objetivos. La consecución de los objetivos se logra por personas y su valoración. El impulso y ayuda a todo responsable para conseguir los objetivos. Instrumentos del control de gestión Planificación Nos adelantamos al futuro y eliminamos la incertidumbre Horizonte Planificación Información Implicación

> 1 año Estratégica Externa Alta dirección
= 1 año Presupuestaria Interna Dirección/Departamentos
< 1 año Operativa Interna Departamentos Presupuesto Suele ser a corto plazo y consiste en determinar de forma más exacta los objetivos, concretando cuantías y responsables. El presupuesto aplicado al futuro inmediato se conoce por planificación operativa. Idea (plan de empresa) Formalización (programas) Materialización (presupuesto) Causas de las desviaciones de los datos reales con los previstos: •Errores en las previsiones del entorno •Errores de método •Errores en la relación medios-fines Estas desviaciones son analizadas para la toma de decisiones tanto estratégicas, como tácticas u operativas. En su conjunto se produce un retroalimentación que contribuye a su mejora para conseguir una mayor eficiencia en la empresa.
Isabel Pérez
Alex Panamito
Rafael Santos
Aimad Raddach
Guillermo Sánchez Tema 3
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