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ACUERDO 008 DE 31 DE OCTUBRE 2014

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by

andrea juliana cordoba

on 15 July 2015

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Transcript of ACUERDO 008 DE 31 DE OCTUBRE 2014

ARTICULO 3º
ACUERDA
Ubicación del terreno estable sin riesgos de humedad subterránea o inundación
Ubicación de las instalaciones lejos de industrias contaminantes o de posibles atentados
Contar con la seguridad ambientales y ventilación exigidas por el AGN
Los pisos deben estar acorde con la altura de la estantería
Los pisos, muros , techos y puertas deben estar construidos con materiales ignífugos
ACUERDO 008 DEl 31 DE OCTUBRE 2014

Por la cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la presentación de los servicios de deposito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivos y demás procesos de la función archivistica en desarrollo de los artículos 13º y 14º y sus parágrafos 1º y 3º de la ley 594 de 2000.
ARTICULO 1º
Las entidades del estado y todas las entidades publicas o privadas podrán contar con personas naturales o jurídicas y los servicios de custodia, organización reprografía y conservación de documentos de archivos y cualquier otro servicio derivado a la normatividad archivista nacional.
ARTICULO 2º
Las personas naturales o jurídicas de derecho privado que tengan dentro de su objeto social la prestación de los servicios de que trata el articulo 14º parágrafo 1º y 3º de la ley 594 de 2000

Que acrediten con experiencia para desarrollar la actividad y/o servicio para el cual han sido contratados

Las personas jurídicas deberán acreditar además de la idoneidad, que cuenta en su planta de personal con profesionales con la formación académica en archivista.
Con los procesos de custodia y administración integral de documentos de archivo el contratista deberá cumplir como minino con los siguientes aspectos
Las pinturas deben tener propiedades ignífugos
Los depósitos deberán contar con sistemas detección y extinción de incendio.
Para el almacenamiento de documentos en papel se debe utilizar de unidades almacenamiento que garanticen su protección.

Los edificios de archivos deberán cumplir con los registros de control
Es indispensable garantizar la limpieza adecuada de las instalaciones
El prestador del servicio debe contar con el plan de prevención y atención de desastres y llevar el registro permanente

Las personas naturales o jurídicas que presten el servicio de microfilmación o digitalización de documentos de archivo deberán garantizar como mínimo:

Disponibilidad de instalaciones , equipos y software adecuado para llevar acabo los procesos mencionados
Con personal especializado y debidamente calificado
La aplicación de la normas técnicas 3723 y 4080
Aplicación de las normas ISO
Bases de datos que tengan políticas y normas archivisticas.

La administración pública en sus diferentes niveles deberán verificar y evaluar que cumplan los requisitos administrativos y técnicos necesarios para adelantar el proceso de contratación regulados en el presente acuerdo.

ARTICULO 8º
La entidad publica o la privada que cumple funciones publicas deberán incluir dentro de la obligaciones del contrato de manera expresa las normas expedidas por el A.G.N


ARTICULO 10º
La persona natural o jurídica contratada por una entidad publica o privada que cumple funciones publicas no podrá impedir el acceso de los funcionarios
del AGN.
ARTICULO 11º
En el contrato deberá ir una clausula de calidad cuya cobertura garantice la calidad de los servicios contratados.
ARTICULO 12º
En desarrollo de de un contrato estatal de servicios archivisticos cualquiera sea su duración el contratista esta obligado a los normas expedidas por el AGN.
ARTICULO 13º
El Archivo General de la Nación de conformidad con lo establecido podrá emitir las ordenes necesarias para que suspendan las practicas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos.
ARTICULO 14º
Las entidades no podrán contratar con terceros los servicios de custodia y administración de los documentos históricos o definidos de conservación total sean estos físicos o electrónicos.
ARTICULO 15º
El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación y deroga expresamente el acuerdo 037 de2002 y demás normas que le sean contrarias.
PUBLÍQUESE Y CÙMPLASE
En los procesos de conservación preventiva, conservación y restauración,las personas naturales deben acreditar titulo universitario en conservación y restauración de bienes y muebles
ARTICULO 4º
ARTICULO 5º
Para documentos en formato análogo como microfilm cintas fonográficas cintas de vídeo se utilizan diferentes tipos de conservación
ARTICULO 6º

Para la contratación deberán incluir en los estudios las normas A.G.N que se les aplica al servicio contratado.
ACUERDO 7º


El archivo general de la nación podrá realizar de oficio o por solicitud visitas de inspección o vigilancia a las entidades
ARTICULO 9º
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