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Auditoría Funcional

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by

Gabriela Millán

on 16 April 2015

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Transcript of Auditoría Funcional

¡Gracias por su atención!
Características
Planificación
-Conjunto de planes con objetivos.

-Programas de trabajo a ejecutar en cada área.

-Actividades auditoras.
Plan de Trabajo
El plan de trabajo debe formularse en un documento escrito en el que se incluirán los siguientes contenidos:
Ejemplificación
Ciclo de la Auditoría Funcional
Castro S., Endrina Y.
Millán R., Gabriela A.
Moncada U., Pablo E.
Rodríguez R., Alejandro J.

Auditoría Funcional
Noción
Investiga, revisa y evalúa
Áreas funcionales
Determinar
Disminución de los costos e incremento de la productividad
Si se tienen controles adecuados
Si los controles permiten operar con eficiencia
Diferenciación
Objetivos o finalidades concretas que se pretenden conseguir con la auditoría.
Alcance material de la auditoría funcional
— Unidades administrativas objeto de análisis.
— Temas que serán auditados.
— Período de tiempo que se analiza.


Alcance temporal de la auditoría
Duración prevista del trabajo de auditoría y elaboración del calendario de actividades.
Equipo Inspector
-Elección y nombramiento de los inspectores.

-Reparto de cargas de trabajo entre los miembros del equipo y determinación de la figura del supervisor de equipo.

Determinación de los medios
Materiales necesarios para realizar la auditoría: material fotográfico, portátiles, etc.
Entrevista inicial con los responsables máximos de la organización y presentación de una hipótesis de trabajo.
Fijación de la metodología para la recogida y análisis de datos
-Examen de documentos.
-Observación.
-Preguntas o cuestionarios.
-Confirmaciones, que corroboren una información.
-Cálculos.
-Técnicas de examen analítico.
Supervisión del trabajo de auditoría
— La eficacia de los procedimientos de auditoría aplicados.

— La apropiada interpretación del resultado de tales procedimientos.

— El logro de los objetivos de la auditoría.

— La calidad, en suma, del trabajo realizado.

Elaboración del informe
El cual incluirá conclusiones y recomendaciones al órgano auditado.
Distribución del informe al órgano auditado
Programación
En cada concreto programa de trabajo se determinarán:
- Los objetivos parciales
- Los aspectos a revisar
- Los procedimientos para la recogida
- Análisis de documentación
Globalidad:

Dado que busca analizar la gestión de una organización o empresa y pretende ofrecer una visión real del conjunto de órganos administrativos, debe abarcar en su actuación un enfoque integrador de conceptos como eficacia, eficiencia, calidad, liderazgo, participación o responsabilidad. Para lograr de esta manera un englobe general de la situación de dicha organización
Ausencia de solicitud:


Como forma de inicio de las actuaciones, es decir audita sin avisar, de esta manera evita que se altere el desempeño del órgano administrativo y por ende consolida una muestra real de la organización.
Carácter dinámico:


No se trata de ofrecer una descripción de un momento o período concreto de la organización, sino de los flujos que configuran su funcionamiento como organización.
Es objetiva:


Al momento de emitir un juicio, la auditoría debe ser objetiva, evita el sesgo y el criterio subjetivo.
Trabajo de Campo
En la fase de trabajo de campo se procede a la
recogida de datos
en el lugar donde se desarrollan las actividades objeto de auditoría.
Su duración dependerá de la amplitud del objetivo fijado, pero se suele entender por trabajo de campo el período temporal que se extiende desde la llegada al lugar de la auditoría hasta la reunión final con los responsables del centro auditado.
Actividades que deben desarrollar los auditores en esta fase:
Reunión inicial de presentación de la auditoría.
Recogida de datos.
Reuniones del equipo auditor
Intercambio de impresiones con los responsables y reunión final.
Avance de elaboración del informe
Informe de Auditoría
Producto final de la auditoría.


Las actuaciones de Auditoría Funcional efectuadas por el equipo inspector se documentan en informes de Auditoría en los que se ponen de manifiesto las conclusiones obtenidas y las recomendaciones que derivan de ellas.
Seguimiento
La tramitación debe incluir una fase de seguimiento de recomendaciones para asegurar su cumplimiento, dándose archivo definitivo al informe cuando se efectúe el visto bueno del informe de cumplimiento que debe realizar el órgano auditado.
Auditoría Procesal
Es un examen y evaluación de las funciones administrativas a fin de detectar deficiencias e irregularidades y dar recomendaciones
Abarca un examen y evaluación del proceso administrativo, considerándolo como una unidad por evaluar y actualizar
Auditoría Funcional

Abarca el examen y evaluación de las áreas funcionales de un organismo social (gerencia general, asesoría, ventas, producción, entre otros), consideradas como unidades por evaluar y actualizar
POLÍTICAS


1. ¿Se cuenta con políticas de venta por escrito?
2. ¿Reflejan los objetivos de la dirección superior?
3. ¿Conoce las políticas del personal del departamento?
4. Las políticas describen condiciones tales como:
a) características del vendedor
b) selección del vendedor
c) obligaciones del vendedor
d) forma de realizar la venta
e) adiestramiento
f) descuentos
g) actividades para la venta
Cuestionario por área (CA)
Área funcional: DEPARTAMENTO DE VENTAS
Jefe de la unidad: _______________ Auditor: ___________________ Fecha: __________________
REGISTROS

1. ¿Se diseñan y controlan las formas y registros?
2. ¿Existe un método adecuado para el manejo de documentos?
3. ¿Los expedientes de clientes se localizan fácilmente y existe un método de información adecuado?
4. ¿Qué registros se preparan para información sobre ventas?

CONTROL

1. ¿Se cuenta con un control efectivo sobre aspectos generales de ventas?
2. ¿Se preparan presupuestos de ventas sobre bases realistas o sobre bases óptimas?
3. ¿Se elaboran estadísticas de ventas: por vendedor, por producto y por línea, y se tienen datos de los últimos 3 años?
4. ¿Se controlan los volúmenes de devolución, quejas, servicios, visitas y gastos y se reportan a la dirección superior?

ANÁLISIS DE VENTAS

1. ¿Se desarrolla alguna forma de análisis de ventas?
2. ¿Existe algún medio para medir la redituabilidad por vendedor y por territorio de ventas?
3. ¿Se analizan las formas de venta, dificultades de venta, actividades de vendedor, devoluciones, gastos, zonas, necesidades de venta, variaciones, etc?

PRONÓSTICOS DE VENTAS

1. ¿Se elaboran pronósticos de ventas todos los años para cada producto?
2. ¿Están bien basadas y son lógicas las proyecciones de ventas? Es decir, ¿se desarrollan después de una investigación del mercado o economía?
3. ¿Se preparan proyecciones con suficiente detalle para comparar con ellas el desempeño?


INVESTIGACIÓN DE MERCADO

1. ¿Se lleva a cabo una investigación de mercado?
2. ¿Cómo se investigan los mercados?
3. ¿Informan los vendedores respecto a lo que los clientes creen necesitar en materia de diseño del producto, qué producto se vende mejor y por qué, efectos sobre las ventas proyectadas, etc?

PROMOCIÓN Y PUBLICIDAD

1. ¿Son adecuados los presupuestos de publicidad promocional?
2. ¿Se revisan los gastos hechos por las agendas de publicidad a fin de tener un adecuado control de gastos?
3. ¿Existe alguna manera de conocer la efectividad de cada campaña publicitaria?
4. ¿Proporciona la empresa servicio para sus productos?

ADMINISTRACIÓN DE VENTAS

1. ¿Se compran los volúmenes de ventas esperados por cada vendedor con los resultados obtenidos? ¿Qué acciones se toman con las desviaciones?
2. ¿Elaboran reportes los vendedores? ¿Con qué frecuencia?
3. ¿Se asignan cuotas de ventas a cada vendedor y participan en la fijación de sus cuotas?

SERVICIOS AL CLIENTE
1. ¿Forma parte el servicio a clientes, del departamento de ventas?
2. ¿Se lleva un control sobre las quejas de los clientes?
3. ¿Algún funcionario se encarga de analizar las quejas de los clientes?

Debe contener:

Introducción

Resumen inicial

Descripción de las actividades donde existían problemas

Comentarios y sugerencias

Apéndice
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