Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

Make your likes visible on Facebook?

Connect your Facebook account to Prezi and let your likes appear on your timeline.
You can change this under Settings & Account at any time.

No, thanks

Excel

No description
by

Maksymilian Szymczak

on 15 April 2011

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of Excel

Microsoft Office Excel Zarząadzanie danymi Kontrola poprawnosci danych Makra Ochrona plików i arkuszy Formatowanie warunkowe Co to sa makra? Makro to zbiór poleceń, które można uruchomić jednym kliknięciem. Makra mogą zautomatyzować niemal wszystko, co da się zrobić w używanym programie, a czasem umożliwiają nawet robienie rzeczy, o których wcześniej nie wiedziano, że są możliwe. Sposób formatowania komórek w Excelu można powiązać z danymi w nich wyświetlanymi.Możemy spowodować, że w tej samej komórce różne wartości będą wyświetlane inną czcionką lub kolorem. Bardzo poprawia to czytelność arkuszy i ułatwia kontrolę nad danymi.
Narzędzia umożliwiające formatowanie komórkowe odnajdujemy na wstążce Narzędzia główne w grupie Style. Sprawdzanie poprawnośsci Excel pozwala na kontrolowanie poprawności wartości wprowadzanych do komórek.

Służy do tego funkcjonalność o nazwie Poprawność danych, dostępna jest na wstążce Dane w grupie Narzędzia danych po rozinięciu menu Poprawność danych. Kliknięcie pozycji Poprawność danych wywołuje okno kreatora o nazwie
Sprawdzanie poprawności danych. Składa się z trzech zakładek:



Ustawienia Komunikat wejściowy Alert o błędzie Makra używamy wtedy, kiedy często wykonujemy te same złożone i żmudne czynności. ;) Tutaj definiujemy dopuszczalne dane.
w menu dozwolone możemy określić kryterium poprawności danych.
menu Wartości danych pozwala na określenie wartości dla wybranego wcześniej kryterium. Jak stworzyćc makro? ;> Wpisujemy tytuł i komunikat wejściowy, oraz zaznaczamy pole "pokazuj komunikat wejściowy przy wyborze komórki"

Komunikat będzie pojawiał się po umieszczeniu kursora na komórce.

Przyciskamy "ok". Komunikat definiujemy identycznie jak poprzedni. Dodatkowo wybieramy styl.
Komunikat będzie pojawiał się przy próbie wprowadzenia do komórek wartości niezgodnych z założeniami. W zarzadzaniu danymi wyrozniamy wprowadzanie sortowanie grupowanie filtrowanie danych wprowadzanie danych Rozwijamy menu "reguły wyróżniania komórek". Zawiera ono zestaw gotowych warunków, który posiada własną definicję formatu graficznego. wprowadzanie liczb lub tekstu 1. kliknij komórkę w arkuszu 2. Wpisz liczby lub tekst
i naciśnij klawisz ENTER lub TAB. Przycisk ENTER oznacza
przesunięcie o jedną
komórkę w dół. Naciśnięcie klawisza TAB powoduje przesunięcie zaznaczenia o jedną komórkę w prawo. Naciśnięcie klawisza TAB
powoduje przesunięcie o jedną
komórkę w prawo. Formatowanie warunkowe i sprawdzania poprawności Wprowadzanie liczb
o stalej liczbie miejsc
dziesietnych Pomagaj one w kontrolowaniu danych. Nie s jednak w stanie uchroni nas przed ich przypadkowym usuniciem .
Problem jest powany gdy dane w arkuszach s liczne .
W zwizku z tym po skonstruowaniu arkusza powinnimy zabezpieczy jego komórki, arkusze i pliki. na ekranie pojawia się okno.. 1. Kliknij przycisk Microsoft Office,
a następnie kliknij przycisk
Opcje programu Excel. 2. Kliknij pozycję Zaawansowane,
a następnie w obszarze Opcje edycji
zaznacz pole wyboru Automatycznie
wstaw przecinek dziesiętny. 3. W polu Miejsca wprowadź liczbę
dodatnią, aby określić miejsca
po prawej stronie przecinka dziesiętnego
lub liczbę ujemną, aby określić miejsca
po lewej stronie przecinka dziesiętnego. Ochrona komórek 4. Kliknij komórkę w arkuszu,
a następnie wprowadź
żądaną liczbę. Wprowadzanie dat lub godzin Zabezpieczenie komórek w Excelu nie polega na wskazaniu tych spośród nich , które mają być chronione (zablokowane) ale tych, które nie mają być chronione (otwarte po edycji) po włączeniu ochrony arkusza.
Narzędzia umożliwiające zarządzanie ochroną komórek oraz bieżącego arkusza znajdujemy na wstążce NARZĘDZIA GŁÓWNE po rozwinięciu menu FORMAT . umieszczono je tu w sekcji OCHRONA .
My jednak , skorzystamy z zakładki OCHRONA okna FORMATOWANIE KOMÓREK. Wywołujemy je, klikając w sekcji OCHRONA pozycje FORMATUJ KOMÓRKI .
1. Kliknij komórkę w arkuszu. 2. Wpisz datę lub godzinę w następujący sposób: W przypadku daty użyj znaku kreski ułamkowej
albo łącznika, aby rozdzielić części daty — na przykład
wpisz 5/9/2002 albo 5-Wrz-2002. Aby wprowadzić godziny zegara 12-godzinnego,
wpisz spację, a następnie wpisz godzinę, a po niej
literę a lub p, na przykład 9:00 p. W przeciwnym razie program Excel wprowadzi godzinę jako AM. Wprowadzanie tych samych danych do wielu komórek naraz 1. Zaznacz komórki, do których chcesz wprowadzić
te same dane. Nie muszą to być komórki sąsiadujące. 2. Wpisz dane w aktywnej komórce i naciśnij klawisze CTRL+ENTER. Aby wprowadzić te same dane do wielu komórek, można też użyć uchwytu wypełniania - zaznaczona komórka z uchwytem wypełniania, który pozwala automatycznie wypełnić dane w komórkach arkusza. Wprowadzanie tych samych
danych w innych arkuszach 1. Kliknij kartę arkusza zawierającego dane.
Następnie, przytrzymując naciśnięty
klawisz CTRL, klikaj karty arkuszy, do
których chcesz skopiować dane. !!! 2. W arkuszu zaznacz komórki, które
zawierają wprowadzone dane. 3. Na karcie Narzędzia główne w grupie
Edycja kliknij przycisk Wypełnienie,
a następnie kliknij polecenie We
wszystkich arkuszach. 4. W obszarze Wypełnienie zaznacz żądaną opcję. Jeżeli wyłaczymy alerty, w menu "Sprawdzanie poprawności danych" klikamy "zakreśl nieprawidłowe dane", program będzie zaznaczał czerwonym kółkiem każdą źle wprowadzoną wartość.

Na naszym przykładowym arkuszu dane (oceny z przedmiotu) wprowadzane do komórek od D3 do R12 . Nazwiska uczniów oraz uwagi wychowawcy importowane są z innego arkusza za pośrednictwem łączy . Średnie i liczby ocen wyliczane są przez przypisane komórką formuły .
Zaznaczamy komórki przewidziane do odblokowania , otwieramy zakładkę OCHRONA ona FORMATOWANIE KOMÓREK i zdejmujemy zaznaczenie z pola ZABLOKUJ .
w polu 'Nazwa makra' wpisujemy dowolną nazwę


w sekcji 'Klawisz skrótu' mozemy zdefiniować skrót klawiszowy uruchamiający gotowe makro. Okno formatowanie komórek moemy take wywoa klikajc na wstce Narzdzia gówne niewielki znaczniki umieszczone w prawym dolnym rogu grup czcionka , wyrównanie i liczba. Wspomniana wczeniej funkcjonalno zablokuj dostpna jest take z poziomu menu format . klikniecie zablokuj komórk zdejmuje blokad z komórki jeli ta ja posiadaa . jeeli komórka miaa zdjt blokad uzyskaa j w wyniku kliknicia tej opcji . Tezaurus Umożliwia on znalezienie synonimów
(wyrazów bliskoznacznych), antonimów lub wyrazów pokrewnych. Sortowanie danych Dane można sortować według tekstu
(od A do Z lub od Z do A), liczb (od najmniejszych
do największych lub od największych do najmniejszych)
oraz dat i godzin (od najstarszych do najnowszych i od najnowszych do najstarszych) w jednej lub większej
liczbie kolumn. Można również sortować dane
według listy niestandardowej (na przykład
według listy zawierającej wartości Duży,
Średni i Mały) lub według formatów,
w tym według kolorów komórek,
kolorów czcionek lub zestawów ikon. Jeżeli cgcemy znaleść wyraz bliskoznaczny do wyrazu umieszczonego w komórce, klikamy "Tezaurus". Po prawej stronie okna roboczego pojawia się okno "Poszukiwanie". wyrażenie z bieżącej komórki jest automatyczne umieszczane w polu "Wyszukaj". Sortowanie tekstu Jeżeli zależy nam , aby zastosowanie w arkuszu formuły były niewidoczne po włączeniu jego ochrony ( nie będą wyświetlane na pasku formuł oraz po kliknięciu komórki ) , zaznaczamy wszystkie komórki i na zakładce ochrona klikamy pole ukryj . na ilustracji widać że znacznik pola zablokuj umieszczony jest na szarym a nie białym tle tak jak to było widać na poprzedniej stronie . oznacza to , że na arkuszu część komórek została odblokowana a cześć nie . 1. Zaznacz kolumnę danych alfanumerycznych
w zakresie komórek lub upewnij się, że aktywna
komórka znajduje się w kolumnie tabeli
zawierającej dane alfanumeryczne. 2. Na karcie Narzędzia główne w grupie
Edycja kliknij przycisk Sortuj i filtruj. 3. Wykonaj jedną z następujących czynności: Aby posortować dane
rosnąco w porządku
alfanumerycznym,
kliknij polecenie Sortuj
od A do Z. Aby posortować dane
malejąco w porządku alfanumerycznym, kliknij polecenie Sortuj od Z do A. W kolejnym kroku zabezpieczania komórek rozwijamy menu format i wybieramy chroń arkusz . na ekranie pojawia się okienko chronienie arkusza . pozwala ono na określenie niestandardowych uprawnień użytkownika w zabezpieczonym arkuszu . dokonujemy tego przez zmniejszenie domyślnych ograniczeń . oznaczanie kolejnych pól to dodawanie praw do wykonywania kolejnych czynności .
Dodatkowo w polu hasło do usunięcia ochrony arkusza możemy określić hasło bez podania którego nie będzie możliwe edytowania arkusza i dokonywanie zmian w jego komórkach z wyjątkiem tych , które uprzednio odblokowano. W celu uniknięcia ewentualnej weryfikowane – podajemy je dwa razy .
Sortowanie liczb Jeżeli na kolejnych arkuszach znajdują się identyczne sformatowane tabele , odblokowanie komótek można przeprowadzić zbiorczo po zaznaczeniu wybranych kart arkuszy – klikamy ich karty , trzymając wciśnięty na klawiaturze przycisk CTRL.
Włączenie ochrony arkuszy nie można przeprowadzić w podobny sposób. Podanie hasła oraz włączenie ochrony musi być przeprowadzone dla każdego arkusza oddzielnie .
W przypadku zaznaczenia kilku arkuszy funkcjonalność chroń arkusz jest niedostępna .

Zaznacz kolumnę danych numerycznych w zakresie
komórek lub upewnij się, że aktywna komórka znajduje
się w kolumnie tabeli zawierającej dane numeryczne. Na karcie Narzędzia główne w grupie
Edycja kliknij przycisk Sortuj i filtruj,
a następnie wykonaj jedną z następujących czynności: Aby posortować liczby od najmniejszych do największych, kliknij polecenie Sortuj od najmniejszych do największych. Aby posortować liczby od największych do najmniejszych, kliknij polecenie Sortuj od największych do najmniejszych. Sortowanie dat
lub godzin 1. Zaznacz kolumnę dat lub godzin
w zakresie komórek lub upewnij się, że
aktywna komórka znajduje się w kolumnie
tabeli zawierającej daty lub godziny. 2. Zaznacz kolumnę dat lub godzin
w zakresie komórek lub w tabeli. Na karcie Narzędzia główne w grupie
Edycja kliknij przycisk Sortuj i filtruj,
a następnie wykonaj jedną z następujących czynności: Aby posortować daty lub godziny od najwcześniejszej
do najpóźniejszej, kliknij polecenie Sortuj od
najstarszych do najnowszych. Aby posortować daty lub godziny od najpóźniejszej do najwcześniejszej, kliknij polecenie Sortuj od najnowszych do najstarszych. Ochrona pliku Aby zabezpieczy plik naley rozwin pasek menu przycisku pakietu OFFICE i klikn zapisz jak .
Na ekranie pojawi si okno zapisywanie jako .
Grupowanie danych Grupowanie danych
w skoroszycie daje
nam tylko przejrzystość
danych. Polega ono na
odkrywaniu i ukrywaniu
wierszy oraz kolumn dla
utrzymania porządku
w skoroszycie. Jeżeli rozwiniemy niewielkie menu Narzędzia widocznę w lewym dolnym rogu okna zapisywanie jako i wybierzemy na nim pozycje opcje ogólne na ekranie pojawi się okno opcje zapisywania .
Umożliwia ono nadawanie haseł otwarcia pliku oraz haseł zapisu zmian .
UWAGA ! Jeżeli pole hasło ochrony przed otwarciem nie jest aktywne należy wyłączyć udostępnianie arkusza w sieci .
Ustawienia ukrywania danych Zaznaczamy wiersze lub kolumny,
a następnie zakłada Dane sekcja
Konspekt wybieramy Grupuj
i wybieramy kolumny lub wiersze. Usuwanie grupowania Oznaczenie pola zawsze z kopią zapasową powoduje że w katalogu w którym dokonujemy zapisu pliku będzie zawsze tworzony plik kopii bezpieczeństwa . dla odróżnienia ma on w nazwie dopisek „kopia” .
Pole Hasło ochrony przed otwarciem pozwala na określenie hasła wymaganego dla otwarcia pliku.
Jeżeli plik został udostępniony w sieci , hasło podane na oknie chron udostępniony skoroszyk jest tu automatycznie przepisywane .
Pole hasło ochrony przed zmianami pozwala na określenie hasła , bed podania którego nie będzie możliwe zapisanie do bieżącego pliku zmian naniesionych na arkuszach. Dokument będzie dostępny tylko do odczytu , a wszystkie dokonane w nim zmiany będą musiały być zapisane do nowego pliku o innej nazwie niż plik bieżący .
Oznaczenia pola zalecenie tylko do odczytu powoduje , że po podaniu haseł przy otwieraniu pliku na okranie pojawia się komunikat informacyjny , że autor musi stosować się do tego zalecenia .
Nadając hasła , pamiętamy by były one dłuższe niż 5 znaków i zawierały małę i wielkie litery oraz cyfry i znaki specjalne ( np. @#$^& itp. . )
Odkrywamy wiersze lub kolumny,
które ukryliśmy naciskając '+'
i zaznaczamy je, a następnie w zakłada
Dane sekcja Konspekt wybieramy
Rozgrupuj i wybieramy kolumny lub wiersze. Otwierając zabezpieczony plik , jesteśmy najpierw proszeni o podanie hasła do jednego otwarcia .
Następnie użytkownik proszony jest o podanie hasła do zapisu . Jeśli go nie znamy możemy tylko przeglądać plik po kliknięciu przycisku tylko do odczytu . zmiany, które naniesiemy na arkusze nie zostaną zapisane
Filtrowanie danych Zdejmowanie zabezpieczeń Filtrowane dane zawierają tylko wiersze
spełniające określone kryteria , zaś pozostałe
wiersze są ukrywane. Przefiltrowane dane
można kopiować, przeszukiwać, edytować
i formatować. Można też tworzyć wykresy
na ich podstawie i drukować ich podzbiór
bez zmieniania kolejności czy przenoszenia
jakichkolwiek danych. Filtrowanie tekstu 1. Zaznacz zakres komórek zawierających dane alfanumeryczne. 2. Na karcie Narzędzia główne w grupie
Edycja kliknij przycisk Sortuj i filtruj,
a następnie kliknij polecenie Filtruj. Zdjcie zabezpiecze wymaga nastpujcych dziaa :
1.Podania hasa otwarcia i zapisania pliku.
2.2Jeli arkusz by wczeniej udostpniony w sieci wraz z wczon ochron udostpniania , naley przej na wstk recenzja i klikn pozycje nie chro udostpnionego skoroszytu . Program poprosi o haso .
Filtrowanie liczb 1. Zaznacz zakres komórek
zawierających dane liczbowe. 2. Na karcie Narzędzia główne w grupie
Edycja kliknij przycisk Sortuj i filtruj,
a następnie kliknij polecenie Filtruj. Dopiero po przeprowadzeniu wcześniej omówionych operacji w menu chroń skoroszyt uaktywni się opcja chroń strukturę i okna. Klikając ją wyłączamy ochronę skoroszytu ( program poprosi nas o hasło ) .
Następnie wyłączamy ochronę kolejnych arkuszy przechodząc na nie i klikając nie chroń arkusza (program za każdym razem będzie prosił nas o podanie hasła ).
Powyższa kolejność jest zalecana , ale nie jest konieczna . Program pozwoli nam bowiem zdjąć ochronę z wybranego arkusza przed zdjęciem jej ze skoroszytu .
Filtrowanie dat lub godzin 1. Zaznacz zakres komórek
zawierających dane liczbowe. 2. Na karcie Narzędzia główne w grupie
Edycja kliknij przycisk Sortuj i filtruj,
a następnie kliknij polecenie Filtruj. Na liście dat lub godzin zaznacz
lub wyczyść daty bądź godziny,
według których ma zostać
wykonane filtrowanie. Lista wartości może zawierać do
10 000 wartości. Jeśli lista wartości
jest długa, wyczyść pole wyboru
w pozycji (Zaznacz wszystko) u góry
listy i zaznacz wartości, według
których ma zostać wykonane filtrowanie. Filtrowanie w celu znalezienia najwieększych lub najmniejszych liczb Zaznacz zakres komórek zawierających dane liczbowe. Wykonaj jedną z następujących czynności: Na karcie Narzędzia główne w grupie Edycja kliknij przycisk Sortuj i filtruj, a następnie kliknij polecenie Filtruj. od momentu wciśnięcia 'OK' wszystkie nasze działania są rejestrowane jako makro aby przerwać rejestrację klikamy na 'Makra' i 'Zatrzymaj rejestrowanie' Bardzo ciekawe możzliwośsci w rejestrowaniu makr daje funkcja 'Użzyj odwołlańn wzgleędnych' zobaczmy jak ona działa.. jeżeli nie będziemy używać odwołań względnych i zarejestrujemy makro w którym następuje przejście między komórkami np. z A1 do A10 to potem gdy kursor będzie w komórce C1 po uruchomieniu makra przejdzie do komórki docelowej tj. A20 jeżeli natomiast użyjemy funkcji odwałań względnych to makro przeniesie kursor z C1 na C10, z D5 na D15 itd czyli o 10 wierszy niżej zawsze w tej samej kolumnie Uwaga! Makra sa dosyc kaprysne czasem jakieś polecenie nie będzie chciało się wykonać. Może pojawić się wtedy taki komunikat: przerywa działanie makra przenosi do okna 'Edytor Visual Basic' gdzie zaznaczony jest fragment kody który nie może być wykonany. Jeśli znamy język Visual Basic, możemy dokonać odpowiednich poprawek osoby które sprawnie posługują się językiem Visual Basic powinny się zaniteresować kartą 'Deweloper', która udostępnia szereg wygodnych rozwiązań ułatwiających korzystanie z makr. Makra to niewielki programy, można je więc łatwo wykorzystać do umieszczenia na komputerze wirusa czy innego złośliwego oprgoramowania. Abyt temu zaradzić w nowych werscjach pakietu Office wprowadzona dodatkową ochronę przed złośliwymi makrami.

W przypadku gdy dokument zawiera makro ma on rozszerzenie *.xlsm a po otwarciu wyświetla monit o zabezpieczeniach. W zarzadzaniu danymi wyrozniamy wprowadzanie sortowanie grupowanie filtrowanie wprowadzanie liczb lub tekstu Dziekujemy za uwage ;) wchodzimy w zakładkę 'Widok'
klikamy 'Makra',
'Zarejestruj makro...'
Full transcript