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PROPUESTA DE UN PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS

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on 21 May 2016

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Con este plan se presenta una propuesta de Relaciones públicas que mejore las estrategias para
la promoción de la Corporación Universitaria del Meta (UNIMETA) en cuanto a sus programas académicos
, este plan ofrece diferentes herramientas para mejorar la divulgación de los programas de esta corporación, se recopilo información con públicos internos, donde muestran la necesidad de implementar más estrategias que ayuden a la fácil divulgación de los programas académicos de la UNIMETA.

La propuesta de un Plan de Relaciones Públicas contiene un
estudio situacional
detallados de la corporación, como lo es el análisis situacional
FODA
, esta indica las áreas donde se tiene que trabajar para mejorar; también se encuentra la
Misión y Visión institucional
que se toma para conocer la razón de ser, de la universidad, al igual que las políticas las cuales orientan a los funcionarios para trabajar en pro de estas.

El plan contiene estrategias de Relaciones Publicas internas y externas, en este se detallan
la atención al cliente o aspirante, promoción interna y externa, programas y actividades que deben realizar
, la difusión de información por medios masivos de comunicación como redes sociales, correo, etc. Para llevar esto a cabo se realizaran capacitaciones para el desarrollo correcto de estas actividades.
GENERALIDADES DE LA PROPUESTA
1. OBJETIVO GENERAL

Desarrollar un plan de Relaciones Públicas para la promoción de la Corporación Universitaria del Meta (UNIMETA) en cuanto a sus programas académicos.

2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Optimizar la comunicación entre el aspirante y la corporación.
• Realizar capacitaciones para el desarrollo de las actividades internas, a personal interno acerca de las estrategias Públicas.
• Aportar estrategias de Relaciones Publicas internas y externas para que la UNIMETA las pongan en práctica.
OBJETIVOS DE LA PROPUESTA
a) Estrategias de Relaciones Públicas Internas

1.
FASE II (Eje Estratégico)
Esta propuesta permitirá la implementación de más estrategias de promoción para los programas académicos de la Corporación Universitaria del Meta,
con el fin de mejorar aspectos como la comunicación entre aspirante y la universidad al igual que el servicio al cliente.
La UNIMETA se beneficiara tanto internamente como externamente logrando una imagen mucho más amplia acerca del conocimiento del servicio que prestan como instituto de educación superior, además del
incremento de la demanda estudiantil en los 14 programas académicos.

A través de las capacitaciones se permitirá el mejoramiento del desempeño de los trabajadores y en
conocimiento adecuado de actividades
para el desarrollo de la entidad puesto que son ellos quienes las llevan a cabo con el público externo; además de esto se le dará
importancia a las capacitaciones para la mejor promoción de los programas.

Al implementar el plan de Relaciones Publicas en la UNIMETA, se estarán
cuidando los clientes potenciales
, ya que la corporación no tendría razón de ser sin ellos, además se ayudara a que estos estén más satisfechos con el servicio que se le ofrece.
IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA
PROPUESTA DE UN PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS
PARA PROMOCIONAR LA CORPORACIÓN UNIVERSITARIA DEL META EN CUANTO A SUS PROGRAMAS ACADÉMICOS
1 .BENEFICIARIOS DIRECTOS

El plan de Relaciones Publicas va dirigido para el
personal encargado de la promoción de los programas académicos
, es decir administrativos de la oficina de Atención al Aspirante, registro académico y las diferentes decanaturas de la institución.

2. BENEFICIOS INDIRECTOS

El plan de Relaciones Publicas impactara diferentes Públicos potenciales como
estudiantes de educación secundaria, público en general
, ya que van a tener un acompañamiento y asesoría sobre los programas que ofrece la UNIMETA, al igual que los egresados de la corporación puesto que a estos también se les brindara información de las carreras y diplomados disponibles.
BENEFICIOS DE LA PROPUESTA
DESARROLLO DEL PLAN
a) Análisis Situacional
FODA
a) Introducción

Con ayuda de las capacitaciones
se pretende mejorar el la atención
para formar personal eficiente y atento para el trato personalizado que debe dar a sus clientes;
fomentar incentivos
, como becas o descuentos, para que los aspirantes y estudiantes se interesen un poco más de la institución, además para ofrecer un trato especial y conservar la fidelidad hacia la UNIMETA.

Promulgar los
programas académicos en los municipios cercanos a Villavicencio
puede generar un
incremento en la demanda estudiantil
de la UNIMETA, con el apoyo de talleres de orientación vocacional permitirá a los estudiantes, reconocer con facilidad el perfil apropiado a la hora de escoger una carrera profesional.
La promoción indirecta y directa
que realicen los estudiantes al portar artículos con el logo de la UNIMETA, también genera un reconocimiento inmediato sobre la Corporación Universitaria del Meta.
FASE III (Eje de Capacitación)
Maryi Torres
El Plan de Relaciones Publicas para promocionar los programas académicos de la UNIMETA será aplicado en esta institución y tendrá una
duración de un(1) año
dependiendo del resultado semestral que se obtenga.

El plan puede estar sometido a cambios si cumplen los beneficios planeados anteriormente.
ALCANCE DE LA PROPUESTA
FASE I (Eje de Inducción)
b) Misión y Visión

Misión Institucional

La Unimeta es una Institución de carácter privado, sin ánimo de lucro, que tiene como misión la formación de profesionales competentes en sus áreas, con criterios humanísticos, ambientales y de responsabilidad social.

La Unimeta contribuye al desarrollo del país a través de la docencia, la investigación, la extensión y de su incorporación al mundo global.

Visión Institucional

La Unimeta se proyecta como una institución reconocida por la pertinencia de sus programas, su aporte pedagógico a la educación superior y su contribución al desarrollo del país, en especial, al ambiental.
C) Objetivos

• Proporcional la integración con organizaciones, regionales, nacionales e internacionales, para la realización de acciones que propicien el desarrollo de grupos, comunidades y el intercambio de conocimientos, de saberes y de prácticas.

• Fortalecer y acompañar a las comunidades sociales en desarrollo de sus procesos.

• Promover prácticas académicas de proyección social en relación directa con los programas académicos de la institución.

• Consolidar la función de extensión como actividad fundamental de la Institución.

• Promover la participación interdisciplinaria de los estudiantes, docentes, egresados y profesionales en actividades de interés comunitario, empresarial y social, interviniendo en niveles de investigación, prevención, promoción, formación, consultorías, interventoría y asistencia.

• Sistematizar, centralizar, automatizar y publicar la información relacionada con la función de extensión universitaria.
d) Políticas

Principios Institucionales

• Equidad
• Enfoque humanista
• Formación integral
• Función académica
• Construcción de conocimiento
• Autonomía
• Universalidad
Valores Institucionales

• Responsabilidad social
• Formación integral
• Integración
• Identidad
• Solidaridad
b) Estrategias de Relaciones Públicas Externas
b) Planteamiento del Plan de Capacitación

El plan de capacitación pretende la
satisfacción y mejora del servicio
, para atraer más público, crear canales de comunicación más fuerte y es por esta razón, que se proponen estas estrategias para la mejorar la promoción de los programas académicos.

Se estima tiempos determinados de ejecución de las estrategias de la siguiente manera:


1. Capacitación de atención al usuario:
la capacitación se llevara a cabo en las instalaciones de la Corporación Universitaria del Meta, con duración de un(1) mes. Estarán distribuidas en sesiones de un hora y hora y media, cada ocho días. Se requerirá auditorios para proyectar diapositivas

2. Becas o descuentos para los aspirantes:
brindar estímulos a los aspirantes para motivarlos a que elijan la UNIMETA como institución de formación profesional. Básicamente es proporcionar una reducción de 10% en el valor de la primera matricula, en un tiempo determinado y también a los aspirantes que hayan obtenido b en su prueba ICFES.

3. Asistencia de colegios:
se pretende hacer una invitación extensa a todos los colegios locales y regionales, para promulgar el servicio ofrecido por la UNIMETA. Son visitas de los colegios a las instalaciones de la corporación que se realizaran todo el año académico. Se requiere un auditorio.
4. Talleres y conversatorios:
estos talleres básicamente se dictan para orientar a los estudiantes de secundaria sobre la carrera de preferencia a elegir y facilitar esa decisión que puede llegar a ser compleja para los escolares. Talleres de orientación vocacional y mostrar la oferta académica. Se realizaran en las instalaciones de los colegios a los que se asista, se requiere sala audiovisual de no ser así, el orientador debe llevar videobeen, computador y sonido.

5. Becas o descuentos para los estudiantes:
brindar estímulos a los estudiantes para motivarlos de hacer parte de la UNIMETA como institución de formación profesional. Básicamente es proporcionar una reducción de 10% en el valor de la matricula siguiente, solo será para los estudiantes que obtengan como promedio 3.6 en el periodo académico.

6. Stand UNIMETA:
personalizar a los estudiantes de la UNIMETA con productos y artículos que ellos puedan portar, que sean exclusivos para ellos y se sientan únicos. Abrir un stand donde se ofrezca esto al mercado es una oportunidad de divulgar el servicio de la UNIMETA como institución educativa. Se pretende la variedad de productos y esto se realizara con un estudio de mercados sobre las preferencias de los estudiantes.
c) Justificación del plan de Capacitación

El recurso más importante en una organización, es
mejorar la calidad de su servicio y especializar su personal, con actividades laborales y capacitaciones para el buen rendimiento en las funciones asignadas y el cumplimiento de objetivos.

Se determinan estos tiempos de aplicación para las estrategias pensando en varias probabilidades:

• Las temáticas propuestas para la capacitación de atención al usuario son cortas y fáciles de orientar, es por esto la elección de un mes con la intensidad de una hora cada ocho días.
• La aceptación de la estrategia, en cuanto al Stand UNIMETA.
• Durante los 3 meses se pretende visitar todos los colegios locales y municipales para cubrir mayor público. La disponibilidad de dos horas en el taller ya que el contenido va ser muy conciso.
• Es importante la asistencia de colegios ya que son ellos los futuros clientes potenciales. Es por esto que se harán invitaciones constantes a estos.
d) Misión y Visión del plan de Capacitación

Misión

Ofrecer capacitación de calidad para el trabajo de la institución, contribuyendo en el desarrollo de las personas, brindando cursos de calidad con el fin de beneficiar e ir en pro de los objetivos de la entidad.

Visión

Aportar buenas soluciones para la mejora de la institución a través de la capacitación donde se enmarque el desarrollo, avance y cambio de la entidad.

e) Objetivos del Plan de Capacitación

Objetivo General

Promover la formación y actualización de estrategias que ayuden la promoción de los programas académicos de la Institución.

Objetivos Específicos

• Facilitar estrategias de formación y promoción.
• Generar instancias de intercambio por parte de los participantes donde permitan compartir sus experiencias en fin de enriquecer la capacitación.
• Incrementar la productividad y la demanda estudiantil.
f) Políticas del Plan de Capacitación

• Orientar la actividad institucional hacia el aseguramiento continuo de la calidad en el servicio al cliente.

• Eficiencia y capacidad de desarrollo en la todas las actividades institucionales para la promulgación de los programas académicos de la UNIMETA.

• Fomentar buenas relaciones públicas internas y externas para el beneficio y reconocimiento de la Corporación en la región.

• Promover capacitación de calidad para el personal de la Institución para generar y orientar estrategias para el cumplimiento de objetivos institucionales.
g) Contenido programático del Plan

1. Capacitación de atención al usuario:
para garantizar la ejecución de la estrategia, es necesario realizar una valoración del personal en materia de atención al cliente, generar conciencia en ellos a través de la misma capacitación. Realizar una inducción sobre que es cliente y realizar talleres de la reflexión para crear cultura de servicio.

2. Becas o descuentos para los aspirantes:
para garantizar la ejecución de la estrategia se requiere una valoración sobre qué tan beneficioso es el descuento para la corporación y muy importante establecer fechas de promoción y no dejar abierto el tiempo para aprovechar este descuento.

3. Asistencia de colegios:
para garantizar la ejecución de la estrategia se requiere una valoración sobre los colegios que quieran adquirir este espacio de conocimiento, además encargar a la mismo personal de atención del aspirante para brindar este recorrido de las instalaciones, de igual forma para brindar información de la oferta académica a los estudiantes de secundaria.
4. Talleres y conversatorios:
para garantizar la ejecución de la estrategia se requiere una valoración y anticipar las visitas a los colegios locales y municipales, para que el plan se pueda cumplir a cabalidad, además de la orientación vocacional que se les quiere brindar con estos talleres, es de vital importancia para que los estudiantes se vayan proyectando en la elección de alguna carrera profesional que le ofrece la Institución.

5. Becas o descuentos para los estudiantes:
para garantizar la ejecución de la estrategia se requiere una valoración sobre qué tan beneficioso es el descuento para la corporación, importante limitar el cupo para los estudiantes que obtienen este promedio.

6. Stand UNIMETA:
en primera instancia se pretende realizar un estudio de mercados para analizar que tanto porcentaje de la universidad quiere un stand donde de promueva la distribución de productos institucionales, una vez realizado la encuesta propuesta, con los resultados obtenidos se ejecutara esta estrategia de mercado interno.
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