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Metodología para la documentación de procesos

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by

vanessa pelaez

on 7 April 2015

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Transcript of Metodología para la documentación de procesos

Metodología para la documentación de procesos
Documentación del proceso
Indicadores estratégicos
Gestión y mejoramiento del proceso
Los procesos documentados deben estar alineados con la estrategia de Comercial Nutresa. Se documentan desde el deber ser que apunta al cumplimiento de los indicadores
Ventas Costo por Servir Nivel de Servicio
Taller de la Metodología de Procesos
Actividad Inicial
Qué hace el Área de Procesos
Definiciones de Procesos
Qué tenemos hasta hoy
Mensaje Final
Proceso
Conjunto de tareas relacionadas lógicamente, llevadas a cabo para lograr un resultado definido.Cada proceso tiene sus entradas, actividades y salidas.
Actividad
Parte de los procesos que no incluye ninguna toma de decisión.
Macroproceso
Agrupa procesos, puede vincular: flujogramas, manuales, procedimientos y formatos.
Macroproceso
Comercial
Comercial
Proceso nivel 1
Ventas a Cliente
desarrollo de clientes
Proceso nivel 2
Control de Activos
Áreas
Área: Ventas
Área: Desarrollo de clientes
Tomar pedidos de ventas a los clientes
Colocación de activos comerciales en los clientes
Negociación de exhibiciones Adicionales
Colocación de Referencias de innovación.
Control de Activos Comerciales
Promociones
Personal de Impulso
Administracion por categorias
Proceso
Áreas funcionales
Funciones
Vendedor/a
Realizar visita al cliente segun el plan de ruta
realizar inventarios del cliente
tomar pedido al cliente
identificar el activo del cliente
Realizar ingreso de activo no registrado en la PDA
Proceso 1
Proceso 2
Proceso
Áreas Funcionales
Funciones
1. Una sola metodología de procesos
2. Apoyo del equipo de procesos central
3. Ser embajadores de los procesos documentados y de la metodología
4. Conexión como herramienta de procesos
5. Compromiso de este equipo (Lista de procesos)
Empeliculemonos
El Área Solicitante debe identificar los procesos en los cuales participa, los líderes de los mismos (si lo son) y priorizar el orden en que se van a documentar.

Antes de iniciar la documentación, se revisa con las áreas, cuales procesos ya están documentados, cuales son Manuales o Procedimientos, o cuales se agrupan dentro de un mismo proceso.

Una vez construida una Matriz inicial, se debe validar con los diferentes interlocutores del proceso y al menos 3 regionales, cuando el proceso las afecta.

R
esponsable
A
ctuar (Ejecutor)
C
onsultado
I
nformado
Una vez entregado el proceso a su Líder, este puede solicitar acompañamiento por el equipo de procesos para la divulgación y deberá identificar la metodología para hacerlo (reunión, video conferencia, correo) y público objetivo.

Contar con una metodología de documentación permite que todos los actores de los diferentes procesos, identifiquen su documentación fácilmente y sepan consultarlos. Además, la metodología asegura que el proceso que se ejecuta en un área o regional sea el mismo que se ejecuta en otra.

Nuestros procesos quedan con un soporte escrito, visualmente amigable, que sirve de consulta al momento de ejecutarlo, para validar actividades, decisiones (flujogramas), responsables, formatos, manuales, políticas asociadas a los mismos procesos.

Conexión es la herramienta donde se encuentran documentados nuestros procesos.

Se maneja un Formato para Manuales o Instructivos
y uno específico para Manuales de SAP
TIPS
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