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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

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adriana diaz valdes

on 27 March 2014

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Transcript of ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

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Proceso de diseño,planificación y producción de congresos , festivales,ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades.
Pasos para la planificación de un evento
HISTORIA
Surge el primer evento tal y como en la era moderna, este se dio a raíz de la Revolución Industrial cuando éste hecho, ciertamente significativo, transformó por completo el mapa político europeo.
Eventos con concepto
Este auge de la creatividad en la organización de eventos está haciendo que las agencias se centren más en el contenido del evento que en el espectáculo puro y duro. Indudablemente esto aporta un valor y beneficia de forma directa a la empresa que ha pagado por su organización y que espera que detrás del evento exista una estrategia de comunicación eficaz.
Las tendencias hacia las que apuntan las empresas es la predominancia del aspecto humanizador del evento. Hospitalidad, calidez, cercanía y protocolo aparecen como los valores esenciales que otorgan valor al evento.
Las empresas buscan la eficacia en los eventos. Se presta especial a la comunicación, eventos innovadores donde las redes sociales aporten un valor. Se busca optimizar los costes y orientar los eventos hacia objetivos concretos.
ANTES Y AHORA
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
PRODUCCIÓN
El conjunto de gestiones previas al inicio de la reunión y que tienen como objetivo principal la preparación de los recursos y equipos que componen el evento.
MONTAJE
Disposición del equipo y los recursos técnicos y humanos que se utilizaran en el lugar donde se realizará el evento
EJECUCIÓN
Fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el mismo lugar y al mismo tiempo, comparten las actividades planificadas
DESMONTAJE
Orden del equipo para retiro de los materiales y elementos que fueron utilizados en el evento.
EVALUACIÓN DE RESULTADOS
Momento en el que se establece el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos y la eficiencia de las prestaciones. La Evaluación de resultados es una de las partes más importante del post evento. Conocer si se han cumplido, como mínimo, los objetivos previstos y el rendimiento producido con ellos. Para ello utilizamos el ROI o Return On Investment (ROI).
POST- EVENTO
Recopilación de todas las acciones realizadas en el evento. Seguimiento que ayudan a la evaluación del mismo. En esta fase se incluirá la documentación gráfica del mismo; Fotografías, montajes de videos, clipping de prensa, seguimientos 2.0, etc.
Expo Cristal Palace
Inglaterra necesitó entonces mostrar al mundo su potencial comercial y conquistar nuevos mercados: de este modo, nace la idea de organizar una feria bajo el liderazgo del Príncipe Alberto.


La misma se llamó Gran Exhibición de Trabajos Industriales de Todas Las Naciones, vulgarmente conocida como la “Expo del Cristal Palace”, así fue cómo surgió la primera Expo Universal en 1851.

Se celebró en una sede ¡totalmente transparente! Un pabellón formado con 900.000 piezas de cristal (de allí que fue conocido como “la Expo del Palacio de Cristal”) en el que expusieron 19.937 empresas de las cuales 7.000 provenían de USA
La expo fue una obra maestra de la arquitectura universal, creada por J. Pastón. La misma subrayó la ausencia de elementos decorativos, destacando la sobre elevación central producida por la presencia de árboles antiguos en su interior, que los ecologistas no quisieron que se arrancaran.
Existen términos propios en la industria de los eventos. La organización de eventos es una de las llamadas industrias sin chimeneas que, al igual que la del turismo y la gastronomía, genera millones de dólares en su facturado. Uno de éstos es el vocablo feria que proviene del latín feriae (que significa vacaciones, porque precisamente visitar una feria era tan agradable como irse de vacaciones), el objetivo de su celebración (era... y ¡es!) la venta de bienes y servicios.
Otro término es exposición, también del latín expositio (que significa exponer), el cual había sido usado en 1649 con el significado de mostrar, pero fue en 1773 cuando el diccionario de la Academia Inglesa se decidió por exhibición (pues precisamente se trataba de exhibir productos y/o servicios) y lo diferenció del término feria, pues en ésta no sólo se exhiben productos y/o servicios, también se venden (división que subsiste hoy día y marca la verdadera diferencia entre una feria de una exposición).


Fueron entonces las ferias y exposiciones los primeros eventos que registró el mundo, pero recién en el 1939 fue Waters (autor del libro Historia de las Ferias y Exposiciones) quien dio su definición estableciendo que, “las ferias y exposiciones son las formas más perfectas de transacción comercial que jamás hayan existido“.
Hasta el momento podemos decir que los griegos fueron quienes comenzaron a introducir éstas actividades (como a su vez sus respectivos conceptos). Los romanos tomaron de los griegos ésta modalidad extendiéndola por toda Europa a medida que iban construyendo su imperio.
El origen de los eventos se remonta a Tyre, una ciudad fenicia del Mediterráneo (según los documentos bíblicos de Ezequiel) pero fue en Delfos, una ciudad de la antigua Grecia, que se comenzaron a celebrar las primeras ferias. Éstas contaban con una frecuencia anual y surgieron de un modo espontáneo generado por la necesidad o ley natural de unir “la oferta” con “la demanda”, además de la necesidad de conectarse entre individuos.
HISTORIA DE LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
En Grecia.
Los griegos se inventaron las olimpiadas es el primer evento registrado para el bienestar social de la gente y los romanos cuando les conquistaron salieron las ideas para otros eventos como los circos romanos.
El lanzamiento de disco fue una de las primeras pruebas de los juegos olímpicos antiguos. Estas actividades físicas, competencias y luchas, no sólo estaban ligadas a un sentido religioso, puesto que los realizaban en honor a los dioses y les brindaban sacrificios; también influenciaron en la cultura, especialmente en la música y en las artes.
En la antigua Grecia se celebraban diversos banquetes con objeto puramente festivo como pueden ser las solterias y los simposios que han quedado reflejados en la literatura ("El banquete" de los diálogos de Platón) y los grabados de la época. Los banquetes de la Edad Media y el Renacimiento europeo se celabraban en las clases más pudientes y en la mayoría de los casos servían a fines prácticos al poder, en ellos se cerraban pactos, alianzas y convenios, reconciliaciones entre enemigos

En Roma.
EL primer imperio romano que organizo eventos sociales
Las luchas armadas entre los integrantes del segundo triunvirato, Marco Antonio, Lépido y Octavio, produjeron ciertas dudas sobre la eficacia de las instituciones republicanas para poder gobernar los extensos territorios que rodeaban al Mar Mediterráneo. Como consecuencia de esta situación, entre los grupos dirigentes se empezó a pensar en la posibilidad de crear un nuevo tipo de autoridad.

se instauró el circo. Allí se realizaban distintos tipos de juegos como las competencias de carros, la lucha contra fieras y las ejecuciones de los delincuentes. Sin embargo, el espectáculo preferido era las luchas de gladiadores o juegos de vida o muerte. En caso de derrota el destino dependía del humor de los espectadores.

El Organizador de Eventos
Aceptar la ejecución de un evento requiere, por parte de su organizador, el mayor profesionalismo. Este acontecimiento es único y, en el ámbito corporativo, puede reforzar o enaltecer la imagen de una empresa.
El trabajo que representa, como el dinero invertido deben ser justificados con resultados trascendentes. Un evento es irrepetible y el éxito del mismo dependerá no sólo de la empresa, sino del organizador que tomará la responsabilidad del mismo.
Tal compromiso debe ser asumido sólo por una persona que reúna determinadas características, que lo enmarquen dentro de los que es un verdadero Organizador de Eventos.
Su perfil debe ser similar al de un coordinador general, con una amplia experiencia en el ámbito empresarial y social.
Tiene que ser un profesional con experiencia en eventos de esa naturaleza, en puestos de dirección, con amplio criterio y sentido común para manejar diversas situaciones.
Debe tener habilidad para el manejo de personal, una mente innovadora y creativa para tomar decisiones, suministrar ideas productivas y tener capacidad coordinadora. Debe ser metódico, pragmático, detallista, flexible, organizado, tener sentido del humor, conocimientos de administración e informática, buena reputación y presentación. En lo posible manejo de otro idioma.
El organizador de eventos debe poseer creatividad. Convendría, en el plano humano, que tuviera características tales como un natural manejo de las relaciones públicas, virtudes tan contrapuestas como autoridad y paciencia, disciplina y pasión, y que fuera minucioso y exigente, pero conservando siempre un perfecto autodominio.
En el aspecto profesional debería capacitarse para conocer algunas técnica básicas de la Organización de Eventos

. Tener capacidad de mando y poder de coordinación.
. Ser creativo, innovar en cada evento.
. Ser exigente y selectivo en los servicios que va a tercerizar y representar ante la empresa contratante.
. Ser original, impulsar un sello propio.
. Como comunicador debe saber oir, para conocer bien a sus clientes y proveedores, como hablar, para ser un buen interlocutor.
. Demostrar eficiencia y responsabilidad.
. Ser exigente consigo mismo, perfeccionándose con prácticas y cursos.
. Ser autocrítico.
. Relacionarse con empresas, particulares, otros organizadores y asociaciones afines que permitan posicionarlo y darlo a conocer mejor en el mercado de eventos



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