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Gestión documental

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by

Mónica Macias

on 7 December 2013

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Transcript of Gestión documental

EDT
Gestión
Documental

INTRODUCCIÓN
Contexto
Jutificación
Sector
Marco teórico
Necesidades
Impacto
Smart
Project charter
JUSTIFICACION

Dentro de la estructura organizacional de la OSI se fueron creando áreas denominadas centrales de apoyo, como son sistemas, seguridad, correspondencia, archivo, mantenimiento, jurídica, logística, las cuales tienen el objeto de especializarse en una actividad concreta, con el fin de prestar esos servicios a todas las empresas de la OSI a nivel nacional. Sin embargo y como estrategia de negocio estas bien llamadas “centrales”, están siendo tercerizadas, en la medida en que no afecte ni ponga en riesgo sus actividades principales, disminuyendo los costos de administración de personal, mantenimiento de recursos físicos y liberando esfuerzos para centralizarlos en las actividades de la salud.

SMART

Crear, poner en marcha una empresa independiente, de propiedad
de FECOLSA, que preste servicios de gestión documental y
servicios complementarios.

OBJETIVOS

Brindar la solución de  administración y custodia de los archivos de las empresas de la Organización Sanitas.
Cumplir con la normatividad exigida en cuanto a que las empresas del sector solidario realicen proyectos de emprendimiento empresarial o creación de empresa.
Enfocar el negocio de gestión documental para ofrecer a otras empresas y/o grupos económicos.
Brindar oportunidad laboral a los funcionarios actuales.

DESCRIPCIÓN


Creación de una empresa para la prestación de servicio en gestión documental de carácter privado legalmente constituida, incluyendo servicios de:

Administración y custodia de archivo inactivo
Administración y custodia de archivo activo
Recepción y clasificación de documentos
Inserción de documentos a archivo activo
Consulta y préstamo de documentos
Envío de documentos vía
e-mail
Digitalización e indexación de documentos
Otros servicios complementarios

REQUERIMIENTOS


Brindar la solución de  administración y custodia de los archivos de las empresas de la Organización Sanitas.

Cumplir con la normatividad exigida en cuanto a que las empresas del sector solidario realicen proyectos de emprendimiento empresarial o creación de empresa.


TIEMPO:
El proyecto en sus entregables tomo un tiempo total 178 días desde la planificación y coordinación hasta el inicio de actividades y puesta en marcha.

COSTO:
El costo de este proyecto es de Cuatrocientos Veintitrés Millones Trescientos Mil Pesos ($423.300.000)

REQUERIMIENTOS
DESCRIPCIÓN

Creación de una empresa para la prestación de servicio en gestión documental de carácter privado legalmente constituida, incluyendo servicios de:

Administración y custodia de archivo inactivo
Administración y custodia de archivo activo
Recepción y clasificación de documentos
Inserción de documentos a archivo activo
Consulta y préstamo de documentos
Envío de documentos vía e-mail
Digitalización e indexación de documentos
Otros servicios complementarios
REQUERIMIENTOS

Brindar la solución de  administración y custodia de los archivos de las empresas de la Organización Sanitas.

Cumplir con la normatividad exigida en cuanto a que las empresas del sector solidario realicen proyectos de emprendimiento empresarial o creación de empresa
REQUERIMIENTOS

Los ENTREGABLES están enfocados a obtener los siguientes temas:

Planificación y coordinación de la creación de la nueva empresa, donde se detallan los presupuestos, estructura organización, cronograma de actividades y seguimiento y control
Constitución y asuntos legales de la nueva empresa, donde se obtiene la constitución y registro en entidades de control y vigilancia
Contratación de personal y asuntos relacionados, incluyendo toda la contratación y capacitación del recurso humano
Empalme con la entrega detallada de todos los procesos, y responsables.
Inicio y puesta en marcha de las operaciones de la empresa, con la implementación de todos los procesos, y la presentación de los informes financieros de resultados.
JUSTIFICACIÓN

Dentro de la estructura organizacional de la OSI se fueron creando áreas denominadas centrales de apoyo, como son sistemas, seguridad, correspondencia, archivo, mantenimiento, jurídica, logística, las cuales tienen el objeto de especializarse en una actividad concreta, con el fin de prestar esos servicios a todas las empresas de la OSI a nivel nacional. Sin embargo y como estrategia de negocio estas bien llamadas “centrales”, están siendo tercerizadas, en la medida en que no afecte ni ponga en riesgo sus actividades principales, disminuyendo los costos de administración de personal, mantenimiento de recursos físicos y liberando esfuerzos para centralizarlos en las actividades de la salud.

INTRODUCCIÓN
 
La Organización Sánitas Internacional – OSI enfocada a desarrollar actividades de la salud y otros tipos de negocio que le han permitido crecer y fortalecerse en el mercado colombiano, en los últimos años ha venido realizando estrategias empresariales dedicando gran parte de su estructura organizacional, de recursos físicos y monetarios exclusivamente al área de la salud donde tiene su mayor experiencia, conocimiento, experticia y fortaleza, y ha vendido las empresas que no constituyen ni aportan a esta actividad de la salud. De igual forma ha establecido estrategias de tercerizar varios de sus procesos logrando enfocar sus esfuerzos en, como ya se mencionó, en el área de la salud.

La OSI en este proceso de tercerización propuso al Fondo de Empleados de Colsanitas – FECOLSA, lo cual realizó con resultados positivos, viables y sostenibles en el tiempo. Al estar aprobado el proyecto de creación de empresa se inició un nuevo proyecto, para diseñar y planear las fases del mismo, la implementación de los servicios y el traslado de la operación con el recurso humano y los recursos físicos actuales. El detalle de este proyecto, sus diferentes fases, actividades y puesta en marcha lo encontramos en este trabajo, en el cual nos hemos esforzado en tener en cuenta todas las variables internas y externas.

LECCIONES APRENDIDAS


Para realizar el presupuesto del proyecto, es indispensable tener detalladas las actividades totales y su costo.

El cronograma de actividades debe contemplar los tiempos adicionales como espera de aprobaciones, revisiones y sugerencias de entes externos.

El proceso de sustitución debe hacerse muy programado y coordinado con las entidades donde provienen los funcionarios, para que se incluyan todas las variables en el presupuesto de gastos de personal.

Determinar el cronograma depende definitivamente del tiempo que dure cada una de las actividades.

La metodología de proyectos es indispensable para la realización del proyecto, pues le da orden, estructura, definición de tiempos, se reduce el margen de error y permite medición de actividades y avances.

CONCLUSIONES


El proyecto de creación de empresa nos permitió tener una visión clara de los objetivos y finalidades de la aplicación de métodos para hacer proyectos., Al definir el alcance y la descripción del mismo limita las actividades y permite enmarcarlas en un rango de acción adecuado y suficiente, permitiendo el análisis de costos apropiado para el desarrollo eficiente y asegurando al sponsor el cumplimiento de objetivos.

RIESGOS DE ALTO NIVEL

Retraso en las actividades, en especial la implementación y puesta en marcha.
No tener la disponibilidad de recursos monetarios según cronograma de actividades.
No obtener la aprobación de la sesión de contratos de arrendamientos actuales.
Costos unitarios de prestación de servicios más altos que los actuales de la Organización.
Recurso humano no comprometido ni dispuesto a desarrollar las actividades.

Red de Actividades
Diagrama de Gantt
Ruta Critica
Valor Ganado

REQUERIMIENTOS


Los ENTREGABLES están enfocados a obtener los siguientes temas:

Planificación y coordinación de la creación de la nueva empresa, donde se detallan los presupuestos, estructura organización, cronograma de actividades y seguimiento y control.

Constitución y asuntos legales de la nueva empresa, donde se obtiene la constitución y registro en entidades de control y vigilancia.

Contratación de personal y asuntos relacionados, incluyendo toda la contratación y capacitación del recurso humano .

Empalme con la entrega detallada de todos los procesos, y responsables.

Inicio y puesta en marcha de las operaciones de la empresa, con la implementación de todos los procesos, y la presentación de los informes financieros de resultados.
Los NO ENTREGABLES se resumen en los siguientes temas:

No se incluye ofrecer servicios a empresas diferentes a la OSI, hasta tanto no se cuente con mayor conocimiento y solidez del negocio.

No se amplían los negocios por lo menos al inicio de la empresa a otras ciudades, hasta lograr conocer bien el entorno en Bogotá.

En el proceso de empalme no se cambian los procesos con el fin de evitar inconvenientes y problemas en el servicio para los usuarios.
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