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Ser un auxiliar administrativo...

Aspectos a tener en cuenta
by

Gina Luna

on 12 March 2015

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Transcript of Ser un auxiliar administrativo...

Universidad de Antioquia
Seccional Bajo Cauca

Ser Auxiliar Administrativo
¿Por qué optar por ser un
Auxiliar Administrativo?
Selectividad
Conocimiento y experiencia
Acreditación laboral
Proyectar una buena imagen con la forma de vestir.
Higiene postural
Higiene bucal
Presentación Personal...
Poner cada cosa en su lugar.
Dejar el puesto de trabajo tal y como lo encontró.
Mantener el cable del teléfono desenrollado
Presentación del puesto del trabajo
Uso apropiado de las palabras o expresiones.
Buena entonación al hablar por teléfono
Dar respuestas oportunas y no caer en rodeos que confunden al usuario.
Ser reservado con los asuntos que se tratan en las oficinas.
Al momento de brindar información:
A la hora de contestar el teléfono, Ud. deberá saludar (Buenos días/Buenas Tardes), presentar la institución (universidad de Antioquia/Seccional Bajo Cauca) y presentarse (nombre auxiliar).
A la hora de terminar la llamada, ofrecer su servicio de manera muy comedida.
Al atender el teléfono:
Al momento de tomar recados...
En caso de una llamada y/o visita en busca de alguien que no se encuentre, solicitar muy comedidamente los datos del solicitante, y si es posible el teléfono de contacto y correo.
A la hora de tomar recados, anotarlos en memos, y en ellos escribir a quién va dirigido.
Hablar
Escuchar
Leer
Escribir
Crear - proponer
Competencias básicas para desempeñar el cargo de auxiliar administrativo:
Rendimiento Académico
Liderazgo
Compromiso
Retribuido en:
Perfil de un auxiliar administrativo
Organización.
Procedimientos del auxiliar administrativo
Evitar titubeos o muestras de inseguridad. En caso de no saber la respuesta, ser cautos pidiendo espera por parte del usuario y consultando con quien pueda proveer la información de manera eficiente.
En caso de no contar con alguien que pueda suministrar la información, tomar los datos del usuario, y pedir una nueva visita y/o llamada. Si es posible, número telefónico, con el fin de aclarar las dudas de quien convoca.
Al momento de brindar información:
Destinatario:
Asunto:
Remitente:
Datos de contacto rte:
(Empresa,
teléfono,
correo)
En el trato con:
Los usuarios:

-Remitirlos a la dependencia oportuna para su caso.
-Verificar la comprensión de la información brindada.
-Otorgarle importancia a cada una de las preguntas que haga.
-En caso de recibir algún usuario fuera de tono no caer en esa misma actitud.
Los estudiantes
-Remitirlos a la dependencia oportuna para su caso.
-Explicar claramente los procedimientos para trámite de certificados.

Todo tipo de usuario:
No tutear.
Evitar prejuicios.
Darle importancia a la pregunta o solicitud que lleve.
Ser reservado con la información que se maneja de manera interna.
Equipo de trabajo
-Respetar los procedimientos o labores que le competen a cada funcionario.
-En caso de no estar de acuerdo en/con algo, hacerlo saber de manera respetuosa.

Profesores y Funcionarios que viajan de Ciudad Universitaria
Al llegar por primera vez, compartirle la circular donde obtiene conocimiento básico de la región.
Indicar el procedimiento de diligenciamiento del itinierario.
Mostrarle los bloques en los que está dividido la Seccional, salón, procedimiento para reservas, y ofrecer de manera comedida el servicio en la oficina.
Iniciativas laborales
Profesores y Funcionarios que viajan de Ciudad Universitaria
En caso de que el docente manifieste inconvenientes con los tiquetes o consignaciones, como auxiliar simplemente puede poner a su servicio el teléfono para que haga las respectivas llamadas a Regionalización.
En inconvenientes con prácticas y reprogramaciones, deberá dirigirlo a donde la coordinadora académica.
Usar SIEMPRE un tono de voz adecuado.
Limitarse a cumplir con las labores evitando distracciones con el teléfono celular, o visitas en el puesto de trabajo.
Demostrar prudencia con asuntos personales o institucionales entre el equipo de trabajo.
Hacer los trabajos con el mejor empeño posible.
Permiten dejar una buena impresión personal e institucional
En caso de no tener trabajos pendientes, tener iniciativa para limpiar la caja de papeles, organizar documentos, rotular y diseñar sobres, revisar carteleras para verificar la vigencia de la información, sugerir afiches, etc.
Demostrar sinceridad ante una tarea asignada:
-¿Sé hacerlo o no?
-No sé cómo hacerlo pero si me indica, podría intentarlo.
-¿Podría realizarlo de esta otra manera?
Procurar ser competente en mis oficios. Indagar, consultar, probar, diseñar y aprender por iniciativa propia para el momento en que me sea asignada esa tarea que tanto se me dificulta.
Recuerda:
No sólo se fortalece el trabajo institucional sino el carácter personal y profesional para el que aspiras.
¡Gracias por su atención!
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