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UNIDAD 3 Análisis de Técnicas de organización

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Karmen Lara

on 31 May 2013

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Transcript of UNIDAD 3 Análisis de Técnicas de organización

Tecnicas de organizacion Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa u organización. Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la organización.

El organigrama es un modelo abstracto y sistemático, que permite obtener una idea uniforme acerca de la estructura formal de una organización. Describen la organización formal y detallan la estructura organizativa, los órganos que la componen, sus niveles jerárquicos, las relaciones formales que los vinculan y las funciones y actividades asignadas a cada órgano.
Estos manuales pueden ser generales, cuando describen a todos los órganos de la organización, o específicos, cuando describen los órganos que componen un área de la organización.

Es recomendable que un manual de Organización y Funciones incluya como mínimo:

•Carátula
•Índice
•Introducción, Objetivos y Propósito del manual
•Aspectos Metodológicos involucrados en su elaboración
•Organigrama El diagrama de flujo es la representación gráfica del algoritmo o proceso. Se utiliza en disciplinas como la programación, la economía, los procesos industriales y la psicología cognitiva. Estos diagramas utilizan símbolos con significados bien definidos que representan los pasos del algoritmo, y representan el flujo de ejecución mediante flechas que conectan los puntos de inicio y de fin de proceso.

Características comunes

Un diagrama de flujo siempre tiene un único punto de inicio y un único punto de término. Además, todo camino de ejecución debe permitir llegar desde el inicio hasta el término. Organigramas Manuales de Organización y Funciones Diagramas de fujo Todo organigrama tiene que cumplir los siguientes requisitos:

Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar.
Debe contener únicamente los elementos indispensables. Vertical: Muestra las jerarquías según una pirámide, de arriba a abajo. Horizontal: Muestra las jerarquías de izquierda a derecha. Mixto: Es una combinación entre el horizontal y el vertical. Circular: La autoridad máxima está en el centro, alrededor de él se forman círculos concéntricos donde se nombran a los jefes inmediatos. Escalar: Se usan sangrías para señalar la autoridad, cuanta mayor es la sangría, menor es la autoridad de ese cargo. Muchas organizaciones elaboran un Manual General de la Organización dirigido a usuarios externos, en el cual ponen en conocimiento de sus proveedores, clientes y otros interesados la estructura e historia de su organización. Este manual tiene generalmente un grado menor de detalle que los manuales dirigidos a los usuarios internos en lo que refiere a las funciones asignadas a los distintos órganos e incluyen información general sobre la organización.

Es recomendable que un manual general de la organización incluya como mínimo:

•Carátula,
•Introducción, objetivos y propósito del manual,
•Organigrama de la empresa,
•Autoridades,
•Breve reseña histórica,
•Área de actividad, productos y servicios brindados,
•Normativa legal pertinente Manual General de la Organización El manual de cargos contiene la descripción detallada de los cargos de una organización.

Su utilidad se vincula a la planificación, reclutamiento, selección, capacitación y evaluación de recursos humanos. Para el personal, la descripción de cargos proporciona una referencia de cuales son sus tareas y responsabilidades, así como las pautas de evaluación de su labor. Al disponer de un manual de cargos, se facilitan los procesos de evaluación del desempeño, así como el reclutamiento y la selección de nuevo personal.

Es recomendable que un manual de Cargos incluya como mínimo:

•Carátula,
•Índice,
•Introducción, objetivos y propósito del manual,
•Aspectos metodológicos involucrados,
•Organigrama de la empresa, Manual de Cargos Los manuales de procesos o de procedimientos describen en detalle los procesos o procedimientos que se realizan en una organización. Contribuyen a uniformizar la acción del personal, al establecimiento de medidas de calidad y facilitan la racionalización de los procesos. Según las características y necesidades de cada empresa es posible encontrar manuales que describen los procedimientos, los procesos o ambos.

Es recomendable que un manual de procesos o de procedimientos contenga, como mínimo: Manuales de Procesos y de Procedimientos • Carátula.
• Índice.
• Introducción y Objetivos.
• Mapa general de procesos o cuadro índice de los procedimientos incluidos, según corresponda, de forma de poder apreciar en forma global la interrelación entre los diferentes procesos y procedimientos que se realizan en la organización.
• Organigrama de la Organización, para facilitar la visualización de la ubicación jerárquica de las unidades intervinientes en los procesos y procedimientos.
• Políticas y reglas generales que guían la ejecución de los procesos y procedimientos.
• Glosario de términos utilizados y símbolos, si corresponde.
• Descripción literal de cada procedimiento, detallando cada uno de los pasos a realizar, su forma de ejecución y el o los responsables de su ejecución.
• Formularios, registros y archivos utilizados en el procedimiento.
• Plano de la planta física – en ocasiones.
• Diagramas de los procedimientos, en la medida que resulten de utilidad para los usuarios. El manual de calidad constituye un documento que resume gran cantidad de información referida a la organización y que asume carácter público: muchas organizaciones entregan su manual a clientes, proveedores, socios, para que conozcan el funcionamiento de la organización.

De acuerdo a la norma ISO 9001:2000, el contenido del manual de calidad es el siguiente:

•Carátula
•Índice
•Presentación de la organización
•Estructura del Sistema de la Gestión de la Calidad (ajustado a la norma)
•Sistema de Gestión de la Calidad
•Responsabilidad de la Dirección
•Gestión de los Recursos
•Realización del Producto / Prestación del Servicio
•Medición, Análisis y Mejora Manual de Calidad Acciones previas a la realización del diagrama de flujo:

 Identificar las ideas principales a ser incluidas en el diagrama de flujo. Deben estar presentes el dueño o responsable del proceso, los dueños o responsables del proceso anterior y posterior y de otros procesos interrelacionados, otras partes interesadas.
 Definir qué se espera obtener del diagrama de flujo.
 Identificar quién lo empleará y cómo.
 Establecer el nivel de detalle requerido.
 Determinar los límites del proceso a describir. Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son:

 Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedará fijado el comienzo y el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final la entrada al proceso siguiente.
 Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que están incluidos en el proceso a describir y su orden cronológico.
 Si el nivel de detalle definido incluye actividades menores, listarlas también.
 Identificar y listar los puntos de decisión.
 Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando los correspondientes símbolos.
 Asignar un título al diagrama y verificar que esté completo y describa con exactitud el proceso elegido. Simbología y normas del cursograma

 Círculo: Procedimiento estandarizado.
 Cuadrado: Proceso de control.
 Línea ininterrumpida: Flujo de información vía formulario o documentación en soporte de papel escrito.
 Línea interrumpida: Flujo de información vía formulario digital.
 Rectángulo: Formulario o documentación. Se grafica con un doble de ancho que su altura.
 Rectángulo Pequeño: Valor o medio de pago (cheque, pagaré, etcétera).Se grafica con un cuádruple de ancho que su altura, siendo su ancho igual al de los formularios.
 Triángulo (base inferior): Archivo definitivo.
 Triángulo Invertido (base superior): Archivo Transitorio.
 Semi-óvalo: Demora.
 Rombo: División entre opciones.
 Trapezoide: Carga de datos al sistema.
 Elipsoide: Acceso por pantalla.
 Hexágono: Proceso no representado.
 Pentágono: Conector.
 Cruz de Diagonales: Destrucción de Formularios.

Según la normativa, el flujo presupuesto es de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo, siendo optativo el uso de flechas. Cuando el sentido es invertido (de derecha a izquierda o de arriba hacia abajo), es obligatorio el uso de la flecha. Tipos de diagramas de flujo Formato vertical: En él, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria, según su propósito. Formato horizontal: En él, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha. Formato panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápido que leyendo el texto, lo que facilita su comprensión, aún para personas no familiarizadas. Registra no solo en línea vertical, sino también horizontal, distintas acciones simultáneas y la participación de más de un puesto o departamento que el formato vertical no registra. Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectónico del área de trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente descriptivo, mientras que los utilizados son fundamentalmente representativos. Gracias por su atencion Alumna: Ma. del Carmen Castillo Lara
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