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Juego de Rol. Escoja el Papel:

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Myladys Mendez

on 29 September 2013

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Juego de Rol. Escoja el Papel:
Auditor
Auditado
2. El ejercicio consiste en la auditoría a una Fabrica de Harina de Pescado, ubicada en Pisco, en las proximidades de la playa de Paracas.

Taller

Se ha incluido información adicional en un Nuevo Anexo B, lo que dio como resultado la remoción de las cajas de ayuda;
Los procesos de determinación de competencias y de evaluación han sido fortalecidos;
Se han incluido ejemplos ilustrativos de conocimiento específico de disciplina y otras habilidades en el Nuevo anexo A.
1. Conceptos Claves

Se ha ampliado el alcance de auditoría a sistemas de gestión de calidad y ambiental a la auditoría de cualquier sistema de gestión;
Se ha aclarado la relación entre ISO 19011 e ISO/IEC 17021;
Se han introducido métodos remotos de auditoría y el concepto de riesgo;
Se ha adicionado la confidencialidad a los principios de auditoría;
Las cláusulas 5, 6 y 7 han sido reorganizadas;
1. Conceptos Claves

Preguntas?

3. Buenas Prácticas

Muéstreme lo que hace.
Donde se guarda eso?
Como se hace eso?
Cuando haría eso?
Que sucede después de terminar esto?
Quien hará esto?.
Evitar las preguntas guiadas.
Veo que, una vez que ha terminado su trabajo, usted archiva el registro en el lugar correspondiente. No es cierto?
Muéstreme

3. Buenas Prácticas

Ok. Donde guarda la copia su copia de la lista de proveedores seleccionados?
Ineficiente. Ha sido usted entrenado para el trabajo que realiza?
Ok. Como ha sido entrenado para eso? O Que tipo de entrenamiento recibió?
Ok. Donde se guarda cuando no se utiliza?
Ok. Que hace usted con los documentos de trabajo y productos cuando la inspección ha terminado?
Ejemplos

Plena identificación del objetivo y las reglas de la auditoría.
Haga la pregunta. Si la persona no entiende vuelva a repetir la pregunta en forma mas exacta con relación a su trabajo.
Escuche en forma atenta sus respuestas
Exija soportes, evidencias objetivas a todo lo que la persona diga. Confirme con evidencias lo que esta diciendo.
Solo si es demasiado evidente, puede diligenciar una no conformidad delante de la persona. Si tiene capacidad ejecutiva, puede ser diligenciada directamente por el entrevistado.
2. Aplicación

Durante la entrevista:

2. Aplicación

Reunirse primero con el representante del área;
hablar siempre con los que realizan la tarea;
explicar el propósito de la visita;
ser calmado, cortes y transmitir confianza;
nunca hablar con altivez ni actuar con suficiencia;
hablar en forma clara y cuidadosa.
Realización de la Auditoría
2. Aplicación

Puntos a tener en cuenta en la agenda para la reunión:
presentación
lista de asistencia
registro de auditoría
objetivos de la auditoría.
alcance de la auditoría
informe sobre el estudio de escritorio
Reunión de apertura. 2 y 3 parte.

2. Aplicación


El proceso de auditoría consiste:
Reunión de apertura.
Conducción real de la auditoría.
Reviso de los auditores.
Reunión de cierre.
Seguimiento
Ejecución de la auditoría
2. Aplicación

La lista de verificación es una ayuda valiosa para auditar y se utiliza como:
un documento de trabajo, y
un registro.
El propósito es asegurar que se cumplan los objetivos y el alcance de la auditoría y que se concluya cada parte de la misma.
Lista de verificación

2. Aplicación

La fase preparación incluirá:
Propósito y alcance de la auditoría.
Revisión y evaluación de la documentación.
Revisar los registros de auditorías anteriores cuando sea aplicable.
Establecer la agenda de la auditoría.
Establecer la lista de chequeo en base de los procedimientos que van a ser auditados.
Preparación de la Auditoría
2. Aplicación

Responsabilidad.
Auditor calificado
Pericia.
Conocimiento
Criterio.
Procedimientos propios de la
organización / normas.
Alcance.
Generalmente un procedimiento,
grupo de procedimientos
relacionados o un departamento.
Duración.
Generalmente un día o menos.
2. Aplicación


La frecuencia /programa se basa en:

ejecución anterior
estado critico, complejidad
cambio, etc..

Planeación de las auditorías de primera parte
Auditorías Externas: Las auditorías externas incluyen lo que se denomina generalmente auditorías de segunda y tercera parte.
Las auditorías de segunda parte
se llevan a cabo por partes que tienen un interés en la organización, tal como los clientes, o por otras personas en su nombre.
Las auditorías de tercera

parte
se llevan a cabo por organizaciones auditoras independientes y externas, tales como aquellas que proporcionan el registro o la certificación de conformidad de acuerdo con los requisitos de las Normas ISSO 14001 o ISO 9001.
Tipos Auditoría

1.Conceptos claves

Auditorías Internas
: Denominadas en algunos casos como auditorías
de primera parte
, se realizan por, o en nombre de, la propia organización, para la revisión por la dirección y con otros fines internos, y pueden constituir la base para una autodeclaración de conformidad de una organización.
Tipos Auditoría

1.Conceptos claves

Conceptos claves.
Aplicación de auditorías.
Buenas practicas de auditoría.
Taller
Poner al alcance de los participantes las herramientas que les permita aplicar auditorías ya sea como
auditor
o como
auditado
.
3. Buenas Prácticas

Ser sarcástico
Blasfemar
Ser Negativo
Criticar
Desviarse
Discutir
Comparar a la persona auditada con otras
Discutir sobre la Religión o la Política
Beber antes y después de hacer la entrevista
Llegar tarde
Lo que un auditor no debe hacer

3. Buenas Prácticas

Preparar
Aprender
Controlar
Asistir
Escuchar
Observar
Obtener
Dar un Cumplido
Ser conciso
Lo que un auditor debe hacer
3. Buenas Prácticas

El auditor no debe:
dejar que lo desvíen del tema;
dejarse influenciar o engañar;
atascarse;
permitir que el auditado marque el ritmo de la auditoría;
hacer suposiciones o presunciones.
Control de la auditoría.
Evitar hacer gestos

3. Buenas Prácticas

c. De introducción
Por favor describa el proceso de..?
Recuerda alguna ocasión en que el proceso..?
Es tan gentil y describe esa parte del proceso con más detalles.?
d. De seguimiento
… Y entonces qué pasó..?
Por favor muéstreme los registros del proceso de…?
Qué pasa con el registro del día ….?
3. Buenas Prácticas

3. Buenas Prácticas

COMO
DONDE
CUANDO
QUE
POR QUE
QUIEN

Evitar un SI o un NO.
Técnicas para hacer preguntas

2. Aplicación

Documentos, registros
Evidencia física
Condiciones ambientales (cuando sea aplicable).
Evidencias Objetivas

2. Aplicación

Las reuniones de apertura para auditorías internas serán informales.
En las auditorías internas no se requieren acompañantes ni reuniones formales de apertura y cierre.
Reunión de apertura en una Auditoría Interna
2. Aplicación

Contenido Reunión de Apertura
Confirmación idioma auditoría.
Forma de informar al auditorio durante el proceso.
Confirmación disponibilidad de recursos e infraestructura.
Requisitos de confidencialidad.
Funciones de los auditores acompañantes, en entrenamientos o expertos.
2. Aplicación

Objeto Reunión de Apertura
Establecer ambiente de confianza y consolidarlo cuando no existe.
Aclarar desde el comienzo, si es necesario, los conceptos básicos de la auditoría.
Confirmar la logística.
2. Aplicación

La reunión de apertura es el primer paso en el proceso de auditoría en el sitio. Con ella se prepara el camino para:

Buenas comunicaciones.
Cooperación,
apertura.
Reunión de apertura
2. Aplicación

La lista de verificación sirve como guía para el auditor. Es la principal herramienta del auditor para realizar con éxito la auditoría.
Al elaborar la lista, se debe considerar:
los requisitos de la norma
los procedimientos pertinentes.
Los procesos que se llevan a cabo.
Los documentos y registros que se utilizan.
2. Aplicación

Al planificar una auditoría de cualquier tipo, se debe determinar lo siguiente:
frecuencia/tiempo
responsabilidad
criterios
alcance
duración
Planeación
1.Conceptos claves

Verificar que el sistema de gestión:
existe y esta completo
funciona correctamente
es efectivo.
Para lograr estos propósitos necesitamos información sobre:
gente
procesos
equipos/herramientas/materiales
documentación.
Propósitos de la auditoría

Auditorías Combinadas:
Cuando se auditan juntos dos o más sistemas de gestión de diferentes disciplinas (ej. calidad, ambiental, seguridad y salud)

Auditorías Conjuntas:
Cuando dos o más organizaciones cooperan para auditar a un único auditado.
Tipos Auditoría

1.Conceptos claves

Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría.

NOTA Los hallazgos de la auditoría pueden indicar tanto
conformidad
o
no conformidad
con los criterios de auditoría como
oportunidades de mejora
.
Hallazgos de Auditoría?

1.Conceptos claves

Proceso
sistemático
,
independiente
y
documentado
para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los
criterios de auditoría
del sistema de gestión fijado por la organización.
Qué es Auditoría?

1.Conceptos claves

Norma ISO _______:
20___

Directrices para la auditoría de Sistemas de Gestión.
No brinda Requisitos sino una guía para las auditorías.
Aplica para auditorías de cualquier sistema de gestión: ISO 14001, ISO 9001,OHSAS 18001, ETC.
Esta segunda edición cancela y reemplaza la primera edición (2002), la cual ha sido revisada técnicamente.
Las principales diferencias comparada con la primera edición son:
3. Buenas Prácticas

Discutidor o Irritable
Parcial
No claro
Cerrado
Deshonesto
Con prejuicios
Crédulo
No observante
Intolerante
Perezoso

Lo que un auditor no debe ser

3. Buenas Prácticas

Diplomático
Profesional
Claro
Prudente
Comunicativo
Imparcial
Insobornable
Interrogativo
Comprensivo
Ingenioso

Lo que un auditor debe ser

G. Inmediatas
Alguna vez le ha tocado…?
Cuándo usted dice que maneja la técnica de…, esta usted calificado cómo..?
H. De estructuración
Ahora me gustaría ver..?
Que haría Usted si..?
Cómo reaccionaría si…?
3. Buenas Prácticas

a. Indagatorias
Donde establece la metodología para..?
Por qué emplea este indicador para medir el proceso..?
Que otros indicadores podría tener?
Cómo puede asegurar que el proceso es estable..?
3. Buenas Prácticas

Preguntas No Dirigidas
2. Aplicación

explicación del método de la auditoría/muestreo.
explicación de no conformidades y su clasificación.
confidencialidad.
programa/itinerario.
sala de reunión/arreglos domésticos.
acompañantes.
reunión de cierre.
tipo de informe y seguimiento
corto recorrido de los locales.
2. Aplicación

Contenido Reunión de Apertura
Presentación de los equipos auditor y auditado.
Reconfirmación del plan de la auditoría.
Confirmación del cronograma de la auditoría.
Confirmación de enlaces de comunicación formal.
Solución de enlaces de comunicación formal.
Solución de inquietudes.
Plan de Auditoría, EJ

Programa de Auditoría, EJ

1.Conceptos claves

Aunque no haya incumplimiento de requisitos, existe un principio de mejora continua que aplica apara situaciones que aunque están bien podrían estar mejor.
Oportunidad de Mejora

Incumplimiento de un requisito. Puede ser detectada o potencial.
No Conformidad

1.Conceptos claves

Evidencias de Auditoría?

Registros
,
declaraciones de hechos
o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables.
Son el conjunto de políticas, procedimientos o requisitos que se usan como referente a verificar en la auditoría.
Criterios de Auditoría?

1.Conceptos claves

Plan de Auditoría
Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría.
Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un
propósito específico.

NOTA: Un programa de auditoría incluye todas las actividades necesarias para planificar, organizar y llevar a cabo las auditorías.
Programa de Auditoría
1.Conceptos claves

Auditorías de Sistemas de Gestión
Diplomado en Sistemas Integrados de Gestión

Ing. Pablo Pinto

Módulo VI

DOMINIOS DE SI MISMO Y DE LA AUTORIDAD

DESCONFIANZA

MOVIMIENTOS

GESTOS

MIRADA

ACTITUDES

IMPACIENCIA

Bloqueos de la comunicación

3. Buenas Prácticas

COMO FUNCIONA
EL PROCESO
DE…?

PREGUNTA ESPECIFICA PREGUNTA DE ENTREVISTA PREGUNTAS AUXILIARES

3. Buenas Prácticas

Formule preguntas estructuradas

REGISTRAR EVALUAR

PREGUNTAR ANALIZAR

ACTIVIDADES

ESCUCHAR OBSERVAR

En la entrevista debe:

3. Buenas Prácticas


NOTA: En muchos casos, particularmente en organizaciones pequeñas, la independencia puede demostrarse al estar libre el auditor de responsabilidades en la actividad que se audita.
b. De suposición
Cómo es el desarrollo de..?
Cómo se procede cuando..?
Cómo definiría..?
Cómo podría mostrar..?
Cómo lograría..?
Cómo expresaría..?
Cómo describiría…?
Cómo entendería..?
e. Indagatorias
Por favor detalle mas..?
Muéstreme algo más sobre esa actividad del proceso
Supongamos que yo soy un cliente, cómo procedería si?
f. De especificación
Cuáles son los límites de ese proceso..?
Que haría Usted si el proceso..?
Cómo reaccionaría si..?
I. Indirectas
Cómo cree usted que se evidencia la toma de conciencia en su proceso
J. De interpretación
Entonces lo que usted quiere decir es…?
O sea que Usted piensa que la razón de la falta de coherencia en el proceso es..?
K. Silenciosas
Bueno aprovechemos para mirar el registro de…
L. Alternativas
Bueno tiene o no tiene el registro de…
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