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Planeación de personal

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Estefania Arredondo

on 28 January 2017

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Transcript of Planeación de personal

Los objetivos de la Planificación del Personal
La planeación de recursos humanos es un proceso utilizado para establecer los objetivos de la función de persona! y para desarrollar estrategias adecuadas para alcanzar tales objetivos. La planeación de recursos humanos puede hacerse de una manera relativamente formal o informa!.
Puede tener un enfoque estratégico (a largo plazo 3 a 5 años) o bien táctico (a corto plazo 1 año). Puede tener un énfasis la planeación de personal en ciertos niveles de la organización (nivel administrativo por ejemplo), dando menor énfasis a otros niveles. Sin embargo, en cualquiera de estos casos el proceso de planeación de recursos humanos tiende a seguir un modelo congruente que comprende: objetivos organizacionales, pronósticos, planes y programas, evaluación.
La planeación de personal debe responder a cambios o reducciones internas de personal, así como a las rápidas y cambiantes influencias de la sociedad, incluyendo innovaciones tecnológicas, condiciones del mercado de trabajo y legislación laboral. Por lo tanto, la planeación de personal es un proceso continuo y amplio, mediante el cual, una organización se asegura de que tiene el número y el tipo correcto de personal, en los puestos correctos, en el momento adecuado, y que hacen aquellas cosas para las cuales ellos son más útiles económicamente.
La planeación de personal tiene un papel muy importante en el éxito de la organización, su importancia radica en que es a través de ella que se puede prever lo que va a suceder en el futuro, es decir, la dirección superior debe anticiparse a los acontecimientos y así programar su producción, presupuestar sus gastos, preparar, estimar el número y tipo correcto de personal.

Con una planeación eficiente y exacta del personal, se eliminan el exceso de contratación y capacitación y, al mismo tiempo, la organización se asegura de tener empleados idóneos disponibles cuando se necesiten.
Podemos concluir que la importancia de la planeación de personal, se comprende mejor con los siguientes aspectos:
Adecuar eficientemente las actividades del personal con los objetivos organizacionales futuros.
Mejorar la utilización de los recursos humanos
Lograr economías en la contratación de nuevos empleados
Ampliar la información de la administración de personal, para ayudar a otros departamentos y en otras actividades de personal
Efectuar una demanda importante sobre el mercado de trabajo
Coordinar diferentes planes y programas de personal, tales como: planeación de carreras, planes de capacitación y de desarrollo.
PRONOSTICOS
Proceso de planeación
Una definición de lo que es un proceso nos dice algo así como serie de eventos interrelacionados e identificados que se desplazan hacia un objetivo determinado. En cierto sentido, el proceso de planeación de personal, es el flujo de sucesos por el cual la dirección superior asegura el número suficiente de personal idóneo en el lugar adecuado y en el momento oportuno.

Así el personal será capaz de realizar con eficiencia y eficacia las tareas que ayudarán a la organización a lograr sus objetivos generales. Por tanto, la planeación de personal traduce los objetivos en términos de los trabajadores que se necesitan para lograrlos.
El proceso de planeación de personal consta de 5 fases:

· Objetivos organizacionales
· Pronóstico
· Planes y programas de acción
· Ejecución
· Control

El primer paso en cualquier esfuerzo de planeación de personal, es obtener una idea de lo que está ocurriendo en el flujo de personal que entra en la organización, permanece en ella y luego sale. Lógicamente el pasado no se va a repetir exactamente, pero si el departamento de personal tiene una idea de las interrelaciones dinámicas en los flujos de personal, podrá prever mejor sus necesidades futuras, al menos en el corto plazo.

Los pronósticos de personal sirven para determinar:
Cuantos empleados serán requeridos para dotar a un departamento
De que tipo son requeridos para una función en particular en uno, tres o cinco años
Cuantos empleados actuales estarán disponibles para cubrir estas necesidades
Cuantos de estos nuevos empleados, vendrán del exterior durante estos periodos
Si habrá escasez o abundancia de empleados
Cuales son los principales problemas y oportunidades de personal que se encontrarán en el camino.

Demanda de personal. En una situación determinada, existen factores que pueden afectar la futura demanda de personal, estos son: los planes y objetivos organizacionales, los cambios en la productividad, los cambios en la estructura orgánica, en el diseño de puestos. Estos son conocidos como “indicadores guía”.

Las tareas en el pronóstico de la demanda de personal son: obtener estimaciones de las direcciones en las cuales los indicadores guía se están moviendo, y, evaluar los efectos probables de estos eventos sobre el número y tipo de empleados que se necesiten para hacer el trabajo requerido.

La mayor parte de los métodos para el pronóstico de la demanda de recursos humanos incluyen los pasos siguientes:

1. Seleccionar de entre los indicadores guía, los más aplicables a la situación prevaleciente.
2. Establecer la naturaleza de la relación histórica, entre los indicadores guía seleccionados y la demanda de personal.
3. Obtener pronósticos o proyecciones de los indicadores guía.
4. Pronosticar la demanda laboral, utilizando los datos de los pasos 2 y 3.
PLANES Y PROGRAMAS DE ACCIÓN
Una vez que se ha estimado la oferta y la demanda de personal, se procede a la programación; en la programación del personal, se fijan los objetivos y se decide sobre las varias combinaciones de actividades: dotación de personal, capacitación y desarrollo y otras. Los resultados de la programación son los “planes de acción”, que guían las actitudes del departamento de personal hacia el logro de sus objetivos.
OBJETIVOS ORGANIZACIONALES
Los objetivos organizacionales son las metas que busca lograr la organización. Los insumos, el proceso de conversión y el producto, existen como medios para alcanzar los objetivos de una organización.

Si se desarrollan de manera adecuada, los objetivos organizacionales reflejan el propósito del organismo social; es decir, fluyen naturalmente del propósito organizacional. Por lógica, si un organismo social está cumpliendo sus objetivos, simultáneamente está cumpliendo con su propósito, y con ello está justificando la razón de su existencia.

Los objetivos organizacionales proporcionan a los administradores y a todos los demás miembros de la organización, importantes guías de acción en áreas como: toma de decisiones, planeación de personal, eficiencia organizacional, consistencia organizacional y evaluación del desempeño.

Por lo tanto, la planeación de personal está directamente relacionada con los objetivos organizacionales, y para ser significativa, la planeación de personal debe estar basada en especificaciones de personal. La planeación puede revelar escasez o abundancia de capacidades, una condición que puede influir en los objetivos organizacionales, y en la estructura organizacional. Además, la planeación de personal debe estar integrada con planes generales, acerca de ventas, producción, compras, uso de maquinaria y equipo, situación financiera de la organización y la planeación de instalaciones físicas.
Planeación de personal
La necesidad de planear los recursos humanos puede no ser muy aparente -y se podría preguntar; si una organización necesita personal, ¿por qué no lo contrata? Pero en la realidad las necesidades de personal de una organización casi nunca pueden atenderse tan rápida y tan fácilmente como lo implica esta pregunta. Una empresa que no haga planeación de recursos humanos no podrá llegar a satisfacer adecuadamente sus requerimientos de personal ni sus objetivos organizacionales.
1-La mejor utilización del recurso humano dentro de un buen clima de trabajo.

El ambiente de trabajo es definitivo para que el personal sea más productivo. Cuando se encuentra la ¨calidéz¨ que anhela en un puesto de trabajo, por más que éste sea intensivo, se sentirá satisfecho por cumplirlo. Cuantas veces un trabajador se levanta de su cama pensando en buscar otras alternativas para no tener que ir a su lugar de trabajo, porque sabe que le espera un día lleno de situaciones desagradables, bien sea porque está rodeado de personas complicadas que objetan y critican toda labor que realice, o bien sea que las instalaciones por sus condiciones son un suplicio por la incomodidad para laborar.

2-Asegurar el suministro de personal directivo, técnico y de cualquier otro orden, necesario para cumplir con los objetivos de desarrollo planificados.

3-Conseguir que el personal se sienta más satisfecho al ser valorado periódicamente y tenido en cuenta para vacantes de mayor responsabilidad.

La iniciativa que tengan las instituciones orientadas al desarrollo del personal imprimiéndole movilidad a la pirámide organizacional, es de vital importancia para que el recurso humano se mantenga constantemente motivado y realice una labor cada vez más productiva.

4-Combinar los ascensos del personal y la actividad de formación y desarrollo.

En la medida que de la formación suministrada a los trabajadores dependa su posibilidad de ascenso, hace que todo el personal participe activamente y se mantenga en constante evolución. Es casi seguro, que nadie se rehuse a prepararse si tiene la certeza de que sus esfuerzos van a tener respuesta.

5-Integrar la actividad de planificación del personal dentro de la planificación general.

Así como se efectúan planes de desarrollo institucional, de la misma manera se debe planear buscando el desarrollo del recurso humano, pero esa planeación no debe ser separada, por el contrario, debe haber armonía en lo que las entidades aspiran para sí, con lo que los individuos desean alcanzar.

6-Colaborar con la empresa en la obtención de beneficios.

La colaboración que se preste a las instituciones en la obtención de resultados positivos, requiere el concurso de todos los trabajadores, por tal razón institución y trabajadores deben caminar juntos hacia la consecución de objetivos y metas que se tracen.

Ejemplo:
Supóngase que una organización ha determinado que existe una relación directa entre sus ventas en pesos y el número de vendedores que requiere. Históricamente esta relación ha sido de 40 millones: 1. la proyección de ventas para el año próximo es de 400 millones de pesos. Por lo tanto, la estimación inicial de la demanda de vendedores es 10. Sin embargo, también se sabe que será introducida una nueva técnica de ventas. Se predice que aumentará la productividad de los vendedores en un 10%. En consecuencia, las ventas por vendedor aumentarán a 44 millones y la demanda de vendedores será de 9.

Oferta de personal. En el pronóstico de personal, el término “oferta laboral” se utiliza de 2 maneras. Una se refiere al personal dentro de la organización, esto es la “oferta interna”. La otra, se refiere a las personas en un mercado de trabajo en particular, es la “oferta externa”. Lo que nos interesa en este momento es la oferta interna.

El objetivo del pronóstico de la oferta es estimar, con la mayor exactitud posible, el número de personas que estarán disponibles, para la dotación de personal a la organización al final del periodo de planeación. Al hacer tal pronóstico, se acostumbra no suponer que habrá grandes cambios en las políticas o procedimientos de personal.

El proceso de pronóstico de oferta de personal, incluye los siguientes pasos:

1. Realizar un inventario de los empleados actuales en el departamento de interés arreglados por categoría de puestos.
2. Restar el número de empleados que se espera perder, durante el periodo de planeación. Las pérdidas ocurren por: retiros, muertes, transferencias, etc.
3. Agregar al inventario el número de empleados que se espera ingresen al departamento por transferencia y, en ocasiones, por reclutamiento externo.
4. Hacer ajustes internos por los empleados promovidos o despedidos en el departamento respectivo, pero por categoría de puestos. El resultado de esos cálculos es el pronóstico de la oferta de personal.
Objetivos de planeación. Los objetivos de la planeación del personal son metas que sirven a 2 propósitos integrales:

a) Proporcionan la dirección para el resto de la tarea de programación.
b) Sirven como normas con las cuales se pueden comparar resultados.

Los objetivos de la planeación del personal manifiestan lo que debe lograrse y para cuándo, existen 4 tipos de objetivos de planeación de personal:

1. Objetivos de productividad y/o costos laborales.
2. Objetivos de eliminación de faltantes o sobrantes de personal.
3. Objetivos derivados de políticas de personas en vigor.
4. Objetivos derivados de medio ambiente externo (nuevas leyes y reglamentos).
Programas. El primer paso en la generación de programas es elaborar posibles respuestas para cada objetivo. La filosofía que guía este punto es comprensión; se consideran varias actividades de personal y programas como medios alternativos para lograr un objetivo dado.
Estrategias. La estrategia es el programa general que se traza para alcanzar los objetivos organizacionales y ejecutar así una misión. La palabra programa general implica que los administradores de personal desempeñan un papel activo, consciente y racional en la formulación de la estrategia. Esta crea una dirección unificada para la organización en términos de sus muchos objetivos y guía el empleo de los recursos humanos que se usan para alcanzarlos.
Planes de acción. Una vez adoptada la estrategia de la programación de personal, se reduce a un conjunto de planes de acción. Estas son declaraciones generales que proporcionan directrices. Sus componentes incluirán:

1. Declaración de los objetivos.
2. Principales actividades o programas a emprender.
3. Fijación de tiempo y fechas críticas.
4. Personas responsables de los planes de acción.
5. Recursos disponibles (personal, dinero, instalaciones, datos).

Como se señalo anteriormente, la planeación del personal puede ser restringida o expansiva en su campo de acción. La elaboración de planes de acción puede abarcar aspectos como:

· Planes de acción para cambios o reducciones internas de personal.
· Planes de acción para capacitación y desarrollo de empleados actuales.
· Planes de acción para reclutamiento y selección.
· Planes de acción que incluyan innovaciones tecnológicas.
· Planes de acción que impliquen consideraciones del mercado de trabajo.
· Planes de acción que consideren legislación y reglamentación laboral.
EJECUCION
Una vez formulados los planes de acción, el departamento de personal deberá poner en ejecución los planes de acción para alcanzar los objetivos.
Los planes de acción tienen como propósito, el cambiar las actividades de planeación de recursos humanos de un campo intangible y conceptual a un campo tangible y operacional; todos los esfuerzos serán inútiles a menos que existan planes de acción concretos y se ejecuten de manera efectiva.

CONTROL
Su propósito es vigilar las fases anteriores del proceso de planeación del personal y proporcionar retroalimentación de los resultados. La retroalimentación puede ser para la dirección superior, para que realice ajustes a los eventos no planeados, para el departamento de personal, a fin de mantener sus actividades sobre el objetivo fijado y tener una base de datos para hacer mejoras en sus pronósticos y planes futuros.

Las características de un sistema de control son las siguientes:

1. Un conjunto de normas apropiadas.
2. Medios para comparar las actividades y los resultados contra estas normas y para determinar las causas de las desviaciones.
3. Canales de comunicación a través de los cuales se informa sobre las desviaciones y sus causas, para así emprender una acción correctiva.
Planeación estratégica
Consiste en establecer los objetivos principales de la organización y desarrollar planes de amplio alcance para lograr estos objetivos. Este proceso implica decidir la dirección principal de la organización incluyendo su estructura, proceso y la interrelación de sus Recursos Humanos. Es el proceso que consiste en establecer los objetivos principales de la organización y desarrollar planes de alto alcance para lograr dichos objetivos.

La planeación estratégica se efectúa cuando existe una relación recíproca de interdependencia entre ambas funciones.
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