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CLASES DE ARCHIVOS

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on 15 November 2013

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CLASES DE ARCHIVOS
POR EL SOPORTE UTILIZADO
Archivo en papel:
Albergan documentos en soporte físico y/o material, como puede ser el papel.

Archivos electrónicos:
Utilizan soporte digital.
SEGUN LA FRECUENCIA DE UTILIZACION
a.- Primera Clasificación.
Por el grado de o frecuencia de utilización.
Archivos activos o de gestión:
Son archivos recién entregados o que resultan de consulta frecuente.
Archivos semiactivos:
Son los provenientes de archivos activos una vez que se haya realizado sobre ellos el trabajo concreto.
Archivos inactivos:
Son archivos que han perdido su valor operativo y funcional , aunque aun conservan el valor histórico, político o documental.

b.- Segunda Clasificación.
Archivo de gestión:
La documentación se guarda en el lugar donde se produce. Se conservan mientras se utilizan de forma constante.
Archivo central:
Guarda la documentación que no va a aser usada de forma frecuente.
Archivo intermedio:
Cuando solamente se usa en raras ocasiones, la custodia se realiza hasta que expiren los plazos legales.
Archivo histórico:
al finalizar los plazos legales pasan a este archivo, algunos carecen de valor historico y en ese caso pueden ser destruidos.
POR SU CONTENIDO
Archivos públicos:
Estos archivos están vinculados a la esfera de la administración pública. Estos documentos no se suelen destruir nunca.

Archivos Privados:
Se trata de archivos de carácter personal, del mundo de la empresa, etc. Estos documentos se guardaran durante el tiempo que las leyes o normas nos obliguen.


SEGUN DONDE SE GUARDAN LOS DOCUMENTOS
Por el lugar donde se guardan los documentos.
Archivo centralizado:
La totalidad de los documentos se localizan en un solo lugar.
Ventajas
:
El archivo lo atienden profesionales especializados en el tema.
Pueden establecerse criterios únicos para la clasificación.
Permite ahorro en instalaciones, equipos y materiales.
Permite también el ahorro de tiempo en la búsqueda de la información.

Archivo descentralizado:
La documentación se guarda en distintas ubicaciones, razón por la cual se pueden establecer distintas formas de clasificación.
Características:
Cada departamento maneja sus archivos.
Permite mantener la confidencialidad de los documentos.
Rapidez en el acceso a la documentación de uso inmediato.

Archivo mixto:
Es el más común en las empresas. Se caracteriza por centralizar la documentación de caracter general y descentralizar la de las secciones o departamentos. Se organizan en tres niveles:
Archivo individual:
contiene la información que cada persona maneja en su propio trabajo.
Archivo departamental:
cada departamento o sección conserva los documentos que maneja.
Archivo general:
se guarda la documentación procedente de todos los departamentos o secciones.
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