Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

Make your likes visible on Facebook?

Connect your Facebook account to Prezi and let your likes appear on your timeline.
You can change this under Settings & Account at any time.

No, thanks

REUNIONES EFECTIVAS

No description
by

RICARDO BOTÍA

on 10 February 2015

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of REUNIONES EFECTIVAS

PLANEAR LA REUNIÓN
¿Para qué organizar una reunión?
¿Realmente necesita reunirse?
¿Quiénes deberían asistir?
¿Cómo invitarlos?
¿Cúando hacer la reunión?
¿Dónde realizar la reunión?
¿Que abastecimiento necesita para la reunión?
HACER LA REUNIÓN
SEGUIMIENTO A
LAS DECISIONES
DE LA REUNIÓN
ACCIONES DE MEJORA
REUNIONES
EFECTIVAS
Apertura de la reunión
Desarrollo de la reunión
Cierre de la reunión
Envíe el acta de la reunión a todos los aisitentes y asegúrese de que todos la reciban
Registre las solitudes de cada punto de la agenda tratada y especifique la tarea o producto y fecha de entrega por medio del módulo de requerimientos de productos del suim
Haga seguimiento según amerite; puede ser diario, semanal, quincenal o mensual por medio del módulo de requerimientos de productos del suim
Revisar las no conformidades
Acciones preventivas
Piense qué busca lograr con la reunión.
Defina el objetivo
Recuerde que en la mayoría de casos una reunión es un medio para un fin
Reúnase si...necesita a todo el grupo para entregar información en algún tema
Reúnase si...desea que el equipo participe en una desición o resolución de un problema
Reúnase si...necesita aclarar un problema que no ha podido ser resuelto con reuniones individuales
Reúnase si...está enfrentando un reto que requiere de los aportes de personas de distintos grupos que tienen perspectivas distintas
Reúnase si...debe aclarar la responsabilidad de un problema, un tema o área
No se reúna...si el tema es un problema personal que se aborda mejor cara a cara
No se reúna...si no tiene tiempo para prepararse
No se reúna...si hay otro medio de comunicación que funcionaría igual o mejor, por ejemplo, un correo electrónico, una circular o una llamada telefónica
No se reúna...si ya hay una desición sobre el tema
No se reúna...si el costo de reunirse es mayor al beneficio de hacer la reunión
Si debe resolver un problema o tomar una decisión, invite a ocho personas como máximo. Tener más de ocho personas en una sala para lograr este resultado puede ser más costoso que beneficioso.
Si desea tener una sesión de lluvia de ideas puede llegar hasta las 18 personas. Pero no busque consenso con este número de personas.
Recuerde la regla 8-18-1800
Si quiere divulgar información, envíe una circular. Si quiere motivar al grupo para que se llenen de entusiasmo con la nueva noticia, entonces ¡cuantos más sean, mejor! Invite a 1800 o más. Recuerde la regla de oro de convocar personas: elogie en público, exhorte en privado.
8
18
1800
Los tomadores de decisiones en el tema.
Los que están comprometidos.
Los que se ven afectados o tienen un rol en los problemas.
Los que para hacer sus trabajos necesitan conocer la información que usted va trasmitir.
Invítelos personalmente, preferiblemente por escrito y asegúrese que sepan...
Quién dirigirá la reunión
El objetivo de la reunión
La agenda o puntos a tratar en la reunión
Fecha y hora de la reunión
Lugar de la reunión
Asistentes a la reunión
La fecha y hora de la reunión deberá ser una que les convenga a todos los participantes, principalmente de los tomadores de decisión en el tema.
El lugar depende del tamaño y objetivo de la reunión. Si quiere hacer una lluvia de ideas piense en lugar fuera de las instalaciones.
Lugar
Sillas
Mesas
Tablero y marcadores
Video Beam
Portatil
Inicie socializando el objetivo de la reunión
Presente los temas o agenda a tratar
Empiece la reunión puntualmente
Fije las reglas básicas
Acordar quién puede adicionar puntos a tratar en la agenda
Cómo se van a tomar las decisiones
Fijar un límite de tiempo para resolver cada punto
Pedir la participación de todos los asistentes
Acordar escucharse unos a otros sin interrupciones
No ir en contra de las personas sino hacia los problemas o temas
Comprometerse a iniciar y a terminar puntualmente
Decisión por voto mayoritario
Decisión por conceso de grupo
Decisión del líder
Seguir la agenda; trabajar con el fin de cumplir con los objetivos de la reunión
Facilitar el debate y la toma de decisiones
Manejar y resolver conflictos
Desincentivar las interrupciones y conductas inaceptables
Controlar el tiempo a medida que avanza la reunión
Hacer participar a todos los invitados
Hacer seguimiento al secretario de que se tome nota de la reunión
Socialice los roles claves y quién hará cada cosa, de facilitador, moderador y secretario
Resumir los avances de la reunión
Repasar las decisiones, acuerdos y compromisos
Pedir Feedback sobre el trabajo realizado por el grupo (si corresponde)
Consultar si hay preguntas o comentarios finales
Hacer retroalimentación a los asistentes y darles un mensaje motivacional
Informar que los productos y tareas a realizar acordadas en la reunión se solicitarán a través del módulo de requerimientos de productos del suim
Si es posible, finalice la reunión antes de lo planeado
Es posible que requiera realizar una reunión de seguimiento de los compromisos adquiridos en la reunión pasada
¿Qué otros elementos
necesita?
Para que no suceda esto...
...aplique los pasos de Reuniones Efectivas
Consulte si hay otras reuniones programadas por otras autoridades superiores o del mismo nivel del convocante
Cite con la suficiente antelación para que puedan programarse las personas invitadas para que no envíen delegados
Las reuniones a primera hora son las que más fácilmente se cumplen
Selecciones unas instalaciones adecuadas para el número de personas citadas
Las reuniones de decisiones estratégica demandan mucha concentración, por eso se recomienda que se haga fuera de las instalaciones
Si considera que para algún punto se requiere la presencia de algún colaborador, es mejor hacer la reunión en la sede de trabajo
Tenga en cuenta el lugar donde permanecen normalmente las personas que invitó a la reunión, de manera tal que se le facilite a la mayoría
Tenga en cuenta los tiempos de desplazamiento para que no afecte la agenda planeada
Cada vez que haya una conclusión o acuerdo importante resáltelo e instruya que quede registrado en el acta
Identifique los lineamientos que hayan dado las Directivas y en particular la Presidencia acerca del tema para enfocar mejor la labor a realizar y garantizar la coherencia
Solicitar a los asistentes que acuerden como regla de le reunión no atender los celulares asuntos de suprema importancia, caso en el cual se suspenderá la reunión en tanto se atiende
Explique muy brevemente la razón de la asistencia de cada invitado
Practicidad
Coherencia
Veracidad
Procure contar con toda la información necesaria para cumplir los objetivos de la reunión y verifique que sea cierta y confiable
En el enfoque empresarial hay que maximizar el uso de los recursos y el más valioso que tenemos es el tiempo. Las reuniones deben lograr los objetivos propuestos y debe quedar claramente establecida "la siguiente acción"
Identifique los lineamientos que hayan dado las Directivas y en particular la Presidencia acerca del tema para enfocar mejor la labor a realizar y garantizar la coherencia
En la citación envíe como adjunto el formato de planeación de la reunión para que los asistentes estén lo mejor informados y se preparen para hacer sus aportes
Acciones correctivas
Determinar las causas de las no conformidades
Evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no conformidades no vuelvan a ocurrir
Determinar e implementar las acciones necesarias
Registrar los resultados de las acciones tomadas
Revisar la eficacia de las medidas tomadas
Determinar las no conformidades potenciales y sus causas
Evaluar la necesidad de actuarpara prevenir la ocurrencia de no conformidades
Determinar e implementar las acciones necesarias
Registrar los resultados de las acciones tomadas
Revisar la eficaciade las acciones preventivas tomadas
¿Qué tipo de reunión necesita?
Una reunión de toma de desiciones
Una reunión de lluvia de ideas
Una reunión de socializar información
Full transcript