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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

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by

vianney garcia

on 26 November 2013

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Transcript of TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Es un listado de series con sus correspondientes tipos documentales a la cual se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Facilitan el manejo de la información.
Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente
Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempo de retención en ella estipulados
Permiten organizar los Archivos de Gestión y su transferencia al Archivo Central
Marco Jurídico
Ley 594 del 2000
El articulo 24: obligatoriedad de las TRD. sera obligatorio para las entidades del estado elaborar y adoptar las respectivas TRD.
Acuerdo 09 de 1995
Reglamenta la presentación de las TRD.
Oficina Productora
Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones
CODIGO
Sistema convencional que identifica las unidades productoras de documentos como su serie respectivas.
SERIE
Es aquel donde se reúne la documentación en tramite en busca de solución de los asuntos iniciados.
Es la unidad administrativa donde se agrupan los documentos transferidos por los distintos archivos de gestión una vez finalizado su tramite.
las series inventariadas son la base para verificar y controlar las transferencias documentales. Así mismo, las series constituyen la unidad básica de valoración porque reflejan las actividades desarrolladas por la oficina productora en virtud de las funciones asignadas.
MICROFILMACIÓN
Técnica fotográfica que registra documentos de toda clase en reducidas imágenes sobre un material llamado microfilm.
ELIMINACIÓN
Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido su valor administrativo legal o fiscal; que no tiene valor histórico
PROCEDIMIENTO
Etapas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal hasta su eliminación o integración a un archivo permanente
ARCHIVOS DE GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
CONSERVACIÓN TOTAL
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
SELECCIÓN
Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentación. bien sea para su eliminación o conservación total
En esta columna deben asignarse los procesos aplicados en la modalidad de muestreo. microfilmación o eliminación
PARTES DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ETAPAS PARA LA ELABORACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
INVESTIGACIÓN
ANÁLISIS
ELABORACIÓN
APLICACIÓN
SEGUIMIENTO
Compilación
de Información
Institucional

Disposiciones legales, actos administrativos, otras normas (cambios estructurales en entidad)
Estructura Interna vigente, manuales de funciones y procedimientos
Organigrama actual, resoluciones, actos administrativos de creación grupos y asignación funciones.
Analizar la producción y tramite documental de acuerdo a las funciones y /os manuales de procedimientos
Conformación de series y subseries con sus respectivos tipos documentales
Establecer tiempos de retención de las series y subseries documentales en cada fase de archivo
Valoración y Disposición Final de la documentación
Elaboración de propuesta de TRD (series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia)
Introducción, Metodología y anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren comprensión y aplicación.
Presentación y aval de al propuesta de TRD (Acta del Comité de Archivo de la Entidad)
Remisión de las TRD al Secretario Comité Evaluador de Documentos correspondiente para estudio y trámite.
Acompañadas con anexos.
Una vez elaboradas y aprobadas las TRD
debe hacerse una difusión indicando
fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento
Normas para la organización de los archivos de gestión en concordancia con la TRD de cada oficina.
Instructivos para la aplicación
Organismos del Orden Nacional y Gobernaciones
Consejo Directivo del AGN y su Organismos del Orden Departamental
Comité Evaluador de Documentos-AGN
•Consejo Departamental de Archivos y su Comité Evaluador de Documentos del Orden Departamental
Organismos del Orden Municipal

INSTANCIAS RESPONSABLES DE LA EVALUACIÓN Y APLICACIÓN
Capacitaciones
talleres
seminarios
PRESENTADO POR:
VIANNEY GARCIA
JENIFER JAIMES
KELLY CAÑIZARES
ESTEFANY VILLEGAS
SARAY BECERRA
PRESENTADO A:
DEYSI BALAGUERA
INSTRUCTORA
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