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ACUERDO 042 DEL 2002

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on 22 November 2013

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ACUERDO 042
(OCTUBRE 31 DEL 2002)

DEFINICION

Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los articulos.
articulo primero
objetivo
Establecer los criterios que deben seguirse para la organización de los archivos de gestión, en las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios y las entidades privadas que cumplen funciones públicas.
articulo segundo
obligatoriedad de la organisacion de los archivos de gestion
Las entidades a las que se les aplica este Acuerdo, deberán organizar sus archivos de gestión de conformidad con sus Tablas de Retención Documental y en concordancia con los manuales de procedimientos y funciones de la respectiva entidad.
articulio tersero
conformación en los arhcivos de
getion y responsabilidad de los jefes de la uni administrativa
Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento en la tabla de retención documental aprobada, velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5 de la ley 734 de 2002 para todo servidor público.
articulo cuatro
Criterios para la organización de archivos de gestión

1. La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental debidamente aprobada.

2. La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries
3. La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes,. El documento con la fecha más antigun, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta
4. Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados
5. Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación
6. Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental.
7. las cajas se identifican con codigo, fondo, sesion con su numero respectivo.
ARTÍCULO QUINTO.
Consulta de documentos
. La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de otras dependencias o de los ciudadanos, deberá efectuarse , si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte.
ARTICULO SEXTO
Préstamo de documentos para trámites internos
. En el evento que se requiera trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de préstamo, la dependencia productora deberá llevar un registro en el que se consigne la fecha del préstamo, identificación completa del expedienteel plazo, el responsable de la dependencia productora deberá hacer exigible su devolución inmediata.
ARTICULO SÉPTIMO
Inventario documental
Las entidades de la Administración Pública adoptarán el Formato Único de Inventario Documental, junto con su instructivo, que a continuación se regulan
2. Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relación
1..Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series o asuntos deben registrarse, en lo posible, en orden alfabético.
articulo octabo
El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición.
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