Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

Sekretaris Dalam Organisasi

No description
by

on 22 November 2013

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of Sekretaris Dalam Organisasi

Sekretaris Dalam Organisasi
Sekretaris & Kesekretariatan
Tujuan & Fungsi Kesekretariatan
Tujuan
1. Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak, baik intern maupun ekstern.
2. Mengamankan rahasia organisasi.
3. Mengelola dan memelihara dokumentasi organisasi yang berguna bagi kelancaran pelaksanaan fungsi manajemen.
Fungsi
1. Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan yang dilakukan.
2. Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan
3. Sebagai alat komunikasi organisasi
4. Sebagai pusat dokumentasi
Pra Raker, 22 November 2013
Sekretaris
Jabatan yang sangat berperan penting dalam membantu tugas ketua dan wakil ketua.
Kesekretariatan
Kegiatan dan tata kerjanya.
Segala kegiatan yang dilakukan oleh sekretariat.
Posisi Sekretaris dalam Organisasi
Kualifikasi Sekretaris Organisasi
1. Peran Strategis
2. Peran Teknis
3. Peran Pendukung
Dengan berindak sebagai pusat informasi, Sekretaris mampu menjalankan:
Peran Stategis
Peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif pada status dan performa organisasi melalui kelancaran arus informasi, baik ke dalam maupun keluar.
Peran Teknis
Peran yang diharapkan dapat menigkatkan kinerja ketua dan wakil.
Aktivitas sekretaris yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik.
Peran Pendukung
Peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif kepada anggota organisasi lainnya, yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi.
Pengetahuan
1. Memiliki pengetauan yang luas
2. Memahami seluk beluk tentang organisasi, misi, fungsi, dan tugas pokok organisasi
3. Memiliki pengetahuan tentang tata naskah, kearsipan, dan peralatan perkantoran
4. Memilliki pengetahuan yang baik tentang bahasa indonsia dan bahasa asing
Keterampilan
1. Mampu menyusun laporan
2. Mampu berkorespondensi
3. Mampu menggunakan bahasa indonesia dan bahasa asing
4. Mampu menggunakan teknologi perkantoran
Kepribadian
1. Memiliki kepribadian yang menarik dan baik
2. Loyalitas dan dedikasi yag tinggi
3. Ketekunan, ketelitian, kerapian, kejelian, kejujuran, keterbukaan, kesabaran, keramahtamahan, serta bertanggungjawab
Standard Operating Procedures
Proposal
Posedur Pembuatan Proposal / Pengajuan Dana Tunai :
1. Unit Kegiatan membuat Proposal sesuai format yang berlaku
2. Acc ke Ka. Maranatha Student Activities (MSA)
3. Staff MSA mengisi PPD dan IPU
4. Mintakan persetujuan Ka. Biro Kemahasiswaan dan Pembantu Rektor III
5. Ajukan ke Ibu Jovita (Ka. MSCC) untuk nomor PPD
6. Fotokopi proposal, PPD dan IPU di Pak Asep Uday (GAP lt. 5) dengan membawa kertas sendiri.
7. Ekspedisikan proposal dan PPD ke Ibu Rosye
8. Simpan IPU tunggu sampai lembar putih PPD diterima
9. Dengan membawa fotokopi lembar putih PPD dan IPU, ke BAKU (Pak Dedi) lt. 5 utk ekspedisi IPU tunggu sampai cek turun dari PR II.
10. Follow up ke Pak Dedi ext. 7640 sekitar 2-3 hari setelah IPU diajukan
Pengajuan Proposal
Tugas dan Wewenang Sekretaris
1. Surat masuk dan keluar, harus tercatat dan diarsip
2. Format surat keluar:
a. Kop surat / b. Tanggal / c. Nomor / d. Lampiran /
e. Perihal / f. alamat surat / g. Salam pembuka / h. Isi surat / i. salam penutup / j. pengirim
3. penomoran surat:
a. nomor surat/b. tujuan/c. organisasi/d. fakultas jurusan/
e. lembga/f. bulan/g. tahun
contoh: 001/INT or EKS/UKSENI-BK/UKM/XI/2013
Surat
Pengajuan proposal setidaknya 30 hari kerja sebelum waktu pelaksanaan kegiatan
KENAPA?
1. UKM mengajukan Proposal penyelenggaraan kegiatan yang telah ditanda tangani oleh ketua panitia dan ketua unit kegiatan untuk diketahui dan ditandatangani oleh Ketua MSA, Kepala Biro Kemahasiswaan, dan Pembantu Rektor III
2... Bila proses perbaikan proposal oleh ka. MSA telah selesai, maka dapat diajukan ke PR3. (3 hari)
3. Pengiriman proposal ke pihak rektorat, diekspedisi, didokumentsikan, dan disalurkan kepada PR2 (2 hari)
4. Pengecekan oleh PR2 (5 hari)
5. Dari PR2 kembali ke Sekrek untuk disalurkan ke BKU (2 hari)
6. Pengecekan oleh BAKU, apakh Dana sesuai RAB? apakah masih ada tunggkan LPJ? (5 hari)
7. Bila lancar, akan dikembalikan ke Sekrek untuk disalurkan ke PR2 untuk acc (1 hari)
8. PPD yang telah di acc akan dikirimkan ke BK (1 hari)
9. MSA membuat IPU yg di ttd oleh Ka. BK (1 hari)
10. IPU yg telah di cc dikirimkan ke Baku untuk pencarian (5 hari)
25 hari kerja
Tugas
1) Bertanggung Jawab kepada Ketua.
2) Wajib menghadiri rapat kepengurusan yang diselenggarakan serta membuat notulensi.
3) Membantu Ketua dalam mengadakan perencanaan dan evaluasi operasional keorganisasian sehari-hari.
4) Memberikan laporan pelaksanaan program kerja secara rutin kepada anggota melalui rapat anggota yang sudah dijadwalkan.
Wewenang
1) Bersama Ketua menandatangani surat organisasi.
2) Bersama Ketua menyelenggarakan rapat organisasi.
3) Merumuskan rancangan pelaksanaan kegiatan.
4) Sesuai mekanisme, mewakili tugas dan wewenang Ketua apabila berhalangan.
Full transcript