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Zeitmanagement & Selbstorganisation

Zusammenfassung des Stands der Forschung zum Thema Zeitmanagement & Selbstorganisaton. Umfangreiche Recherche in über 20 Fachbüchern zum Thema. Darunter Bestseller und Werke der weltweiten Koryphäen auf diesem Gebiet.
by

Tim Brandenburger

on 12 October 2015

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Transcript of Zeitmanagement & Selbstorganisation

Zeitmanagement & Selbstorganisation
hat sich mit seiner Coaching- und Consultingfirma auf Time-Management und Life-Leadership™ spezialisiert. Der mehrfache Buchautor ist laut Focus „Deutschlands tonangebender Zeitmanager“ und sein Wissen auf diesem Gebiet hat ihm in den USA den internationalen Trainingspreis „Excellence in Practice“ der ASTD (American Society for Training and Developement) in Atlanta eingebracht.
Prof. Dr. Lothar J. Seiwert
Über 20 Bücher
"Wenn du es eilig hast, gehe langsam"
"Ohne Netz"
"Simplify Your Life"
"Zeitmanagement mit Microsoft Office Outlook"
4 Bestseller
1 ablegen
2 wegwerfen
3 delegieren
4 terminieren

5 erledigen
1) ABC Priorisierung
2) Last in - First out
3) 80:20 Regel
4) Aufgaben zusammenfassen
5) Multitasking gibt es nicht
"Ihnen stehen pro Tag 24 Stunden zur Verfügung. Zu sagen, Sie hätten zu wenig Zeit, ist ungefähr so, als ob Sie sagten, das Jahrzehnt habe zu wenige Jahre. Sie haben nicht zu wenig Zeit, Sie haben entweder zu viele Aufgaben oder Sie arbeiten sie nicht effizient ab. Sie müssen nur wenige Grundregeln konsequent beachten, um Ihr Aufgabenmanagement in den Griff zu bekommen:
• Konzentrieren Sie sich völlig auf die Aufgabe, an der Sie gerade arbeiten. Sorgen Sie dafür, dass Sie nicht abgelenkt werden – nicht durch Chefs, Mitarbeiter oder Kunden, nicht durch Internet, E-Mails oder Telefonieren.
• Räumen Sie den Aufgaben höchste Priorität ein, die einen hohen ideellen oder finanziellen Ertrag bringen bzw. eine strategische Perspektive eröffnen. Aufgaben, die nicht wichtig sind, delegieren Sie. Kleine Aufgaben erledigen Sie sofort.
• Entwickeln Sie keinen falschen Ehrgeiz für Zeit verschwendenden Perfektionismus: „So gut wie nötig“ reicht aus.
• Sagen Sie selbstbewusst Nein zu neuen Aufgaben, wenn Sie bereits „zu“ sind.
• Kämpfen Sie gegen die Zeitdiebe: Meetings, uninspirierende Arbeitsumgebung, Abschweifungen, unmotivierte Pausen etc."
(Zusammenfassung von "Simplify Your Life von Werner Tiki Küstenmacher mit Lothar J. Seiwert", GetAbsract, 2003)
„Das Geheimnis erfolgreicher und glücklicher Menschen ist meist, dass sie sich voll und ganz auf eine Sache konzentrie-ren können.“
"Jeder geht mit Zeit anders um, und jeder kann vom anderen lernen"
Verwenden Sie aussagekräftige Betreffs und Überschriften
Verfassen Sie Ihre Emails präzise und eindeutig
Verwenden Sie das CC – Feld mit Bedacht
Verwenden Sie BCC
Verwenden Sie Lesebestätigung nur wenn notwendig
Strukturiertes Ablagesystem schaffen (Kategorien, Ordner, Nachverfolgung)
Verwenden Sie Textbausteine (Autokorrektur)
Vermeiden von S.Y.A. Mails
Der italienische Nationalökonom Vilfredo Pareto (1848 – 1923) entdeckte, dass die kritischen Elemente in einem System meist in der Minderheit sind.
Dieser Ansatz wurde im Laufe der Jahre weiter entwickelt und unter dem Pareto-Prinzip, auch 80:20 Regel genannt, bekannt.
Das Pareto-Prinzip kann auch als Regel über das Verhältnis von Aufwand und Ergebnis genutzt werden.

-> Alles Wichtige und Unwichtige wird in die prozentualen Anteile 80:20 aufgeteilt:
Unternehmen macht mit 20% der Kunden 80% des Umsatzes
Mit 20% Zeiteinsatz werden 80% der wichtigsten Aufgaben erledigt
20% der Störungen verursachen 80% Zeitverlust
Einteilung in
frei (= nicht belegt, verfügbar)
belegt (= im Haus, aber beschäftigt)
abwesend (= außer Haus)
unter Vorbehalt (= evtl nicht verfügbar)

Auf jeden Termin ausreichend vorbereiten

Bei Abwesenheit eintragen, wann das Büro verlassen wird

Pufferzeiten einplanen

Farbliche Einteilung erhöht Übersichtlichkeit
S.M.A.R.T.
Prioritäten
Ordnung
Abarbeiten
Termine
...haben nichts auf dem
Arbeitsplatz verloren
Schreibtisch aufräumen
emails kategorisieren
Kalender Pflegen
Termine einhalten
eindeutig Kommunizieren
Es gibt nur Dinge,
die man mit Dokumenten tun kann:
5
email
Das Pareto-Prinzip
Die Einsenhower-Matrix
Pareto-Prinzip
Kommunikation
spezifisch
machbar
attraktiv
realistisch
terminiert
Eisenhower-Matrix
dringend
wichtig
A
B
D
C
Nicht ablenken lassen:
Telefon umleiten
emails ausschalten
Bürotür schließen
"Nein" sagen
Büroblindheit:
Der Mensch präferiert automatisch seine eigenen Ideen
Das gleiche Arbeitsumfeld lässt keine neuen Ideen zu
Zeitmanagement ist Investition:
Mit kleinen Schritten zum Erfolg
Babysteps
Einfach irgendwo anfangen
Quellen
Aufgaben
Wer?
Was?
Wann?
1) Aufgabenübersicht
2) Ziel
3) Meilensteine
4) Status
S.M.A.R.T.!
erledigen
delegieren
terminieren
wegwerfen
ablegen
(Aufgaben)
Organisation
"Welches Kommunikationsmedium ist das Beste für diese Angelegenheit?"
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