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PROCESO ADMINISTRATIVO

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by

ana maria mojica

on 30 August 2015

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PROCESO ADMINISTRATIVO
PROCESO ADMINISTRATIVO
Conjunto de pasos que interrelacionados efectúan la administración.
Administración en acción
Conclusión
"LA ADMINISTRACIÓN ES EL PROCESO DE PLANIFICAR, ORGANIZAR, DIRIGIR Y CONTROLAR LAS ACTIVIDADES DE LOS MIEMBROS DE LA ORGANIZACIÓN Y EL EMPLEO DE LOS DEMÁS RECURSOS ORGANIZACIONALES CON EL PROPÓSITO DE ALCANZAR LAS METAS ESTABLECIDAS"
CONTENIDO
1. ¿QUÉ ES EL PROCESO ADMINISTRATIVO?

2. FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
2.1. Planeación
2.2. Organización
2.3. Integración
2.4. Dirección
2.5. Control


FASES PROCESO ADMINISTRATIVO
MECANICA ADMINISTRATIVA
Parte teórica de la administración
(lo que debe hacerse)

Estructuración, construcción de la organización para integrarla en su totalidad


DINAMICA ADMINISTRATIVA
Cómo manejar el organismo social

Desarrolla de manera eficiente las operaciones
Planeación
Organización
Dirección
Control
ALEJANDRA MEDINA
JHON MEDINA
ANA MARÍA MOJICA
GESTIÓN EN SALUD
UPTC
2015
PROCESO ADMINISTRATIVO
Planeación
Organización
Dirección
Control
¿Qué se va a hacer?
Objetivos, políticas, programas, presupuestos.
¿Cómo se dividirá el trabajo?
Unidades de mando y procedimientos
Integración
Integración
¿Quién y con qué se va a hacer?
¿Cómo se debe hacer?
Supervisión, delegación, instrucciones
¿Cómo se hizo?
Evaluación, corrección de fallas, retroalimentación
"Función administrativa que consiste en seleccionar entre diversas alternativas los objetivos, las políticas, los procedimientos y los programas de una empresa" Koontz & O´ Donnell
"Función administrativa que determina anticipadamente cuales son los objetivos que deben alcanzarce y que debe hacerse para alcanzarlos". Chiavenato
"Selección y relación de hechos así como la formulación y uso de suposiciones respecto al futuro". George Terry
Koontz
O´ Donnell
Objetivos:
1. Proyectar un futuro deseado y los métodos para lograrlo
2. Disminuir la incertidumbre y facilitar el control
1. Racionalidad: establecer objetivos claros y precisos
2. Sencillez: metas simples y conocidas por todos
3. Continuidad: proceso en constante movimiento.
Principios
TIPOS DE PLANEACIÓN
ESTRATÉGICA:
Efectividad
TÁCTICA:
Efectividad y Eficiencia
OPERATIVA:
Eficiencia
NIVELES PLANEACIÓN
INSTITUCIONAL:
OPERACIONAL
EJECUTIVO O
INTERMEDIO
Planeación estratégica
Planeación táctica
Planeación operativa
ELEMENTOS DEL PLAN
VISIÓN:
Idealización del futuro de la empresa
MISIÓN:
Razón de ser de la empresa. ¿Quiénes somos?; ¿Qué hacemos?; ¿Qué queremos?; ¿Qué nos diferencia de los demás?; ¿Qué ofrecemos?
PRINCIPIOS Y VALORES
Enfoque ético de la organización
OBJETIVOS
Resultados que se quieren obtener. ¿Qué?; ¿Cómo?; ¿Donde?; ¿Quién?; ¿Cuándo?; ¿Por qué?
1. Formula objetivos institucionales y selección de
medios para alcanzarlo

2. Planeación a largo plazo

3. No define lineamientos detallados

4. Marco de referencia para toda la organización
CONDUCIDA POR LOS MÁS ALTOS NIVELES JERÁRQUICOS.
METAS
Indicador cuantitativo para realizarce el objetivo
ESTRATEGIA
POLITICAS
Medios para lograr el objetivo, en condiciones ventajosas
Guías que orientan la acción y el comportamiento dentro de la organización
1. Aspectos específicos para cada área

2. Empleo más efectivo de los recursos para lograr los objetivos

3. Planeación adaptativa y referida de áreas específicas

4.Orientada a la coordinación de recursos
CONDUCIDA Y EJECUTADA POR EJECUTIVOS DE NIVEL MEDIO
1. Asignación previa de las tareas que debe realizar cada persona

2. Se realiza en un periodo más breve (1 año)

3. Establece responsabilidades específicas
EJECUTADA POR LOS JEFES DE MENOR RANGO JERÁRQUICO
PROCEDIMIENTOS
Y REGLAS
Delimita responsabilidades, evitando el reproceso

Instrumentos que permiten establecer el orden cronológico
PRESUPUESTOS
Asignar cifras a las actividades

Finalidad: determinar la mejor forma de utlización y asignación de recursos
PROPÓSITO:
Enfrentar la incertidumbre que se genera en el entorno (DOFA), donde se diseñan estrategias para lograr los objetivos
CARACTERÍSTICAS:

1. Nivel departamental

2. Relación tarea/tiempo

3. Las decisiones tomadas abarcan una parte de la empresa
Representado por el personal de área específica

planificación temporal. (Diaria a lo largo de un mes)

resultados obtenidos en el nivel táctico del mes se pueden planificar a lo largo de los días laborables de este con mayor detalle
Obtener y articular los recursos humanos y materiales que la organización y la planeación señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de una empresa
ETAPAS
Consiste en dotar de personal competente de la organización de acuerdo a sus necesidades, por medio de:

Reclutamiento: candidatos para ocupar determinado puesto

Selección: elegir a la persona más idónea para ello

Inducción: articular a la persona con los objetivos de la empresa

Capacitación o desarrollo: incremento de las capacidades del personal. Logrando una mayor eficiencia
PRINCIPIOS
De la selección de recursos depende la calidad del servicio que se preste.

Se debe seleccionar a la persona adecuada para el puesto, no adecuar el puesto a la persona.

El individuo es capaz de asumir cualquier función siempre y cuando se le desarrolle para ello.


Establecimiento necesario para la sistematización de los recursos, mediante determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades buscando realizar y simplificar las funciones del grupo social.

¿ QUE ES LA ORGANIZACIÓN?
Importancia…
Es de carácter continuo
Se establece la mejor forma de obtener los objetivos
Suministra métodos para desempeñar actividades con eficiencia y con mínimo de esfuerzos.
Evita lentitud e ineficiencia reduciendo costos y aumentando productividad.

PRINCIPIOS...
1. Del objetivo: todos y cada una de las actividades establecida deben adaptarse a los objetivos de la empresa.

2. Especialización: el trabajo de una persona se debe limitar a la ejecución de una sola actividad.

3. Jerarquía: Es necesario tener centros de autoridad los cuales generen comunicación y planes con autoridad y responsabilidad.

4. Autoridad: A cada grado de responsabilidad dado, debe haber un grado de autoridad exigido para cumplir la actividad.

5. Unidad de mando: Establece que al determinar un centro de autoridad para cada función debe haber un solo jefe, así los subordinados no deben reportar a mas de un superior.

6. Difusión: las obligaciones de cada uno deben ser publicarse y ponerse por escrito a disposición de todos.

7. Amplitud: o tramo de control, hay un limite en el número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo.

8. Coordinación: las unidades de la organización siempre deben mantenerse en equilibrio.

9. Continuidad: una vez dada la estructura organizacional se debe mantener, mejorar y ajustar a las condiciones del entorno.

Tipología de la organización
Se refiere a los diferentes modelos de estructuras que se pueden implantar en un organismo social.

Los más usuales son:

Lineal o militar

Funcional o de Taylor

Lineo-funcional

Staff

Por comités
Técnicas de organización
Herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional, indispensables en el proceso de administración.

Organigramas

Manuales

Los niveles jerárquicos se ubican de izquierda a derecha:

ORGANIGRAMAS HORIZONTALES
En donde los determinantes jerárquicos quedan ubicados de arriba hacia abajo.

ORGANIGRAMA VERTICAL
En este los niveles jerárquicos quedan determinados de forma circular.

ORGANIGRAMAS CIRCULARES
Son documentos de forma detallada que contienen ordenadamente información acerca de la organización de la empresa.

De procedimientos

De políticas

De funciones departamentales

Funciones individuales

Técnicas de producción

CLASES:
Controlan el cumplimiento de funciones en la empresa

Delimitan actividades, funciones y responsabilidades.

Aumentan eficiencia en los empleados ya que indica qué y cómo se debe hacer.

Son fuente de organización.

Ayudan a la coordinación y evitan las fugas de responsabilidad.

Ejecución de los planes de acuerdo a la organización, se realiza mediante la comunicación, motivación y la supervisión.

¿QUE ES DIRECCIÓN
Principios de la dirección…
1. La armonía del objeto o coordinación de intereses

2. Impersonalidad del mando

3. De la supervisión directa

4. Jerarquía

5. Resolución de conflicto

6. Aprovechamiento del conflicto

Etapas de la dirección…
Cuando tomamos decisiones es necesario:

Definir el problema:
Definir cual es el problema central y no confundirlo con los colaterales.


Analizar el problema:
Desglosar los componentes del problema a fin de determinar posibles soluciones.

Evaluar alternativas:
Determinar posibles soluciones, estudiando ventajas y desventajas de cada una.








Elegir entre las alternativas:
Una vez evaluadas las posibles alternativas se elige la que sea mas idónea para las necesidades del sistema.


Aplicar la decisión:
Consiste en poner en practica la decisión elegida acondicionando un plan para el desarrollo de la misma.
Se debe contar con: recursos, procedimientos y programas necesarios

Labor mas importante de la dirección y la mas compleja, a través de ella se logra la ejecución del trabajo.

En esta se realiza la marcación en la obtención de objetivos.

Definida como el proceso a través del cual se recibe y trasmite información de un grupo social.

La comunicación en una empresa comprende múltiples interacciones, su importancia es tal que algunas autores sostienen que es imposible determinar todos los canales que trasmiten y reciben información

Consiste en vigilar y guiar para que las actividades se cumplan adecuadamente; es de gran importancia para la empresa, ya que mediante este se imprime la mecánica necesaria a los recursos humanos para lograr los objetivos.
Compara el desempeño de las diferentes áreas de la empresa

Por medio de esta se establece una retroalimentación que permite modificar y corregir las acciones
Gallo PL. Procesos administrativos y administración por liderazgo. Corporación universitaria Remington. 2011.

GestioPolis.com Experto. [Internet]. (2003, marzo 13). ¿Qué es proceso administrativo?. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/que-es-proceso-administrativo/

López TM. compilación y adaptación. proceso administrativo. 2013

BIBLIOGRAFÍA
PROPÓSITO
Corregir fallas o errores existentes y prevenir nuevas fallas o errores de los procesos
Para que el control sea efectivo se debe desarrollarse como una unidad y aplicarse todo el tiempo

ESTABLECIMIENTO DE ESTANDARES:

-De cantidad
-De calidad
-De tiempo
-De costos

ETAPAS DEL CONTROL
EVALUACION DE DESEMPEÑO

COMPARACION DEL DESEMPEÑO CON EL ESTANDAR ESTABLECIDO

ACCION CORRECTIVA

TIPOS DE CONTROLES
PRELIMINAR

CONCURRENTE

POSTERIOR

AREA DE PRODUCCION

AREA COMERCIAL

AREA FINANCIERA

AREA DE RECURSOS HUMANOS

AREAS CLAVES
Constituido por:

-Las variables mas destacables a controlar
-Indicadores para cuantificar variables
-Desviaciones producidas
-Soluciones a tomar en cada caso

CUADRO DE MANDO
IMPORTANCIA
1. Establece medidas de corrección
2. Se aplica a todos los recursos de la empresa
3. Informa sobre el desempeño de ejecución de los planes
4. Determina y analiza sobre las causas que originan conflicto
5. Reduce costos y se ahorra tiempo al evitar errrores
REFORCEMOS CONOCIMIENTOS
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