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Documentos vencidos, facturas, letras y/o pagarés (Mayores a

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Abigail Carreño Rubio

on 2 May 2014

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Transcript of Documentos vencidos, facturas, letras y/o pagarés (Mayores a

Documentos vencidos, facturas, letras y/o pagarés (Mayores a 60 días de vencimiento)

Si existe letra o pagaré en respaldo, se procede al llenado de dicho documento por la deuda más intereses a 30 días.

Se notifica al deudor de la acción emprendida.
Se cierra su línea de crédito.
Sucursal debe investigar e informar garantías y propiedades para apoyar cobranza con Seguro de Crédito o Judicial según corresponda.
Se genera Bloqueo en Sistema (Tipo M3)


Documentos vencidos correspondiente a facturas (15 a 30 días de vencimiento)

Contactar al cliente (Jefe Administrativo y Vendedor)
Indagar situación financiera
Determinar acciones a seguir (prórrogas o renegociaciones)
Se genera Bloqueo en Sistema (Tipo M1)

Documentos vencidos, facturas, letras y/o pagarés (1 día de vencimiento):
Gestión efectuada por Jefe Administrativo y Vendedor.
Envío de carta de morosidad certificada o correo electrónico archivando comprobante de envío.
Notificación personal debe ser firmada y archivada.
En caso de documentos tales como letras y pagares en cartera, se enviarán a protesto en este tramo.


Vencimiento próximo de facturas, letras y/o pagarés en Cartera (30 días anticipación): Jefe Administrativo y Vendedor-Recaudador.
Obtención de listado de facturas, letras y/o pagarés por vencer.
Estado de Cuenta Corriente
Envío Aviso de Vencimiento: En caso de entrega personal se debe adjuntar acuse recibo firmado y archivar; caso de carta certificada se debe guardar respaldo de envío. También se utiliza el envío por Correo Electrónico en forma automática, para todos aquellos clientes que han entregado sus antecedentes para utilizar esta vía.
Vencimiento próximo de letras y/o pagarés en cartera (15 días anticipación)
Obtención de listado de letras y/o pagarés por vencer, entrega a cobrador para recupero.


GESTIONES DE COBRANZAS
PREVIAS

RECAUDACIÓN

TIPOS DE LÍNEAS DE CRÉDITO
COPEVAL S.A.

Instrumento que contiene lo siguiente:
Datos personales del Cliente (Nombre, domicilio, correo electrónico, teléfono fijo y celular).
Clasificación del seguro y DICOM
Empresas Relacionadas.
Registros históricos de sus compras y comportamiento con la Compañía.
Deudas.
Patrimonio.
Garantías.
Unidades y Estructuras Productivas.
Comentarios Cuantitativos y Cualitativos del Subgerente de Ventas, Jefe de Sucursal, Jefe Administrativo y Vendedor responsable.

FICHA DE CRÉDITO

ADMINISTRACIÓN DE LA CARTERA DE CUENTAS POR COBRAR

Documentos vencidos, facturas, letras y/o pagarés Cobranza Judicial con seguro.
Los documentos protestados se traspasarán a los abogados externos, iniciando la cobranza judicial.
Publicación de los documentos en DICOM (Superior a 60 días de vencimiento).
Plazo de gestiones propias, relacionadas a cobertura de seguro de crédito.


Documentos vencidos, facturas, letras y/o pagarés (31 a 60 días de vencimiento)

Extremar las acciones de contacto con el Cliente (Jefe Sucursal, Subgerente Ventas y Subgerente Cobranzas)
Indagar situación económica
Efectuar visitas a terreno
Envío de carta de cobranza pre-judicial.
Se genera Bloqueo en Sistema (Tipo M2)

COBRANZA DE CLIENTES MOROSOS

ENVIO DEUDA A INSOLVENCIA

COBRANZA JUDICIAL

1. Finanzas
a. Recepciona documento protestado.
b. Carga en cuenta corriente.
c. Informa al departamento de Crédito, de Cobranza y a la Sucursal.
d. Se notifica automáticamente desde informática del protesto.
2. Ejecutivo de Crédito
a. Verifica estado del documento.
b. Bloquea la cuenta del cliente (B4).
c. Informa vía e-mail a sucursal y cobranzas.
3. Jefe Administrativo
a. Comunica al cliente el protesto.
b. Envía carta de morosidad al cliente, guardando comprobante de envío o copia certificada con acuse recibo.
c. Debe preparar Informe de Protesto para presentar a Comité.
4. Ejecutivo Cobranzas
a. Efectúa seguimiento
b. Solicita informar estado de recuperación del protesto.
c. Solicita envío de Insolvencia en caso que corresponda.

COBRANZA

PROCESO DOCUMENTOS PROTESTADOS

COBRANZA

Líneas de crédito con contrato de promesa de compraventa de granos:
Copeval S.A. otorga líneas de crédito con vencimiento a las cosechas de los respectivos productos (maíz, trigo blanco, lupino, etc.), donde el cliente firma un contrato de comercialización y debe entregar el producto de sus cosechas a la filial Copeval Agroindustrias, quien efectúa liquidación y procede a la retención de los montos involucrados para el pago de la deuda del cliente a Copeval S.A.
Dependiendo de los contratos vigentes que mantenga Copeval S.A. con otras empresas del sector, otorgará líneas de crédito con vencimiento a las cosechas de cada producto, obteniendo para ello la firma de un contrato de comercialización de productos con mandato de pago.
Ejemplo:
Líneas de crédito Carozzi, con contrato de comercialización por el trigo candeal, arroz o avena.


CRÉDITO

CRÉDITO

ATRIBUCIONES CREDITICIAS

CRÉDITO

Seguro de Crédito: (De Inversión) Póliza N° 01-57-000149
Seguro de crédito con la Compañía de Seguros Magallanes, tiene como objetivo asegurar todas las ventas con FACTURAS de maquinarias, implementos, ferretería y equipos de riego, estanques de petróleo, silos de alimentación para ganado y proyectos de instalación eléctrica, sector minero, transporte, prestaciones de servicios y acuícolas. (Inversión), a un plazo máximo de facturación de 1.095 días.
Su clasificación se obtiene mediante el envío de ficha de crédito a la Compañía de Seguros, obteniendo respuesta dentro de un plazo máximo de 5 días desde la fecha de envío, quedando registro mediante código de autorización para cada cliente.
El seguro de crédito contempla Clientes Nominados, con un porcentaje de cobertura del 85%



NOTA DE CREDITO


DOCUMENTOS
LEGALES

INTRODUCCIÓN A CRÉDITO Y COBRANZA

COBRANZA JUDICIAL

Una vez que la cobranza prejudicial ha resultado infructuosa, es decir:
No se ha podido tomar contacto con el cliente,
Cliente no muestra interés en regularizar su morosidad,
Han transcurrido 75 días desde el vencimiento, sin materializar prórroga o renegociación,
se remiten los antecedentes (Facturas, Cheques, Pagarés, Letras, etc.) al abogado externo de la zona geográfica del deudor. El envío lo hace la Subgerencia de Cobranza, con el visto bueno de Fiscalía, quien queda con una copia del envío.
A partir de este momento, es el Departamento de Fiscalía quién monitorea el proceso judicial y se relaciona con los abogados externos. Actualmente se trabaja con 16 abogados locales a lo largo del país.
Toda la información de las causas, es almacenada en carpetas por cada cliente y digitalizada y subida al sistema “Documaster”, que permite a la Compañía de Seguro revisar el estado de los procesos.




RECAUDACIÓN

Proceso en Sucursal: El Jefe Administrativo efectúa lo siguiente:
Revisión de Documentos.
Solicita reconversiones si es necesario (Repacta).
Realiza calculo de intereses correspondiente.

Proceso en Terreno: Cobrador visita al cliente y efectúa cobranza de la deuda entregando el Comprobante de Recaudación respectivo. Retira los documentos para su ingreso en la Sucursal dentro del mismo día.
Descuentos:
Pronto Pago: Corresponde a un 0,75% (iva incluido), a pagos efectuados sobre 30 días de anticipación.
Tasa de Interés: Atribución del Jefe de Sucursal para aquellos casos en que el cliente normalice su deuda antes del vencimiento. Esta rebaja corresponde al 10 % de la tasa.

COBRANZA

CHEQUE CRUZADO

CHEQUE NOMINATIVO

CHEQUE AL PORTADOR

LLENADO DE DOCUMENTOS

REQUISITOS

Persona Jurídica
Buenos informes comerciales ( la sociedad y los Socios)
Propietario de bienes raíces Agrícolas
Fotocopia de RUT de la Sociedad y los Socios
Extracto de la Sociedad
Constitución de la Sociedad
Publicación en el diario Oficial
Poderes si existen
Si no registran bienes raíces en el informe Dicom, y los poseen, solicitar fotocopia de las escrituras.
Si no tienen bienes raíces, solicitar aval calificado ( Propietario y con Buenos Informes Comerciales, si es casado el certificado de Matrimonio ( si es sociedad conyugal firmara el cónyuge)) que puede ser uno de las socios con propiedades
Si arriendan, solicitar las fotocopias de los contratos
Consultar las unidades productivas por el total de hectáreas, ( para la confección de la ficha que será revisada por Jefe de Oficina o Jefe Administrativo)
Firma de convenio comercial

PERSONAS NATURALES
Buenos informes comerciales
Propietario de bienes raíces Agrícolas
Fotocopia de RUT
Si no registran bienes raíces en el informe Dicom, y los poseen, solicitar fotocopia de las escrituras.
Si no tiene bienes raíces, solicitar aval calificado ( Propietario y con Buenos Informes Comerciales, si es casado el certificado de Matrimonio (si es sociedad conyugal firmara el cónyuge))
Consultar las unidades productivas por el total de hectáreas, ( entregar esta información al Jefe de Oficina para la confección de la ficha)
Firma de convenio comercial

REQUISITOS

TIPOS DE VENTA Y FINANCIAMIENTO COPEVAL S.A.

Telecheque
Depósito, tarjeta de Crédito o transferencia electrónica bancaria.
Convenio Comercial Pago al Vencimiento (Capital de Trabajo 1 año)
Convenio Comercial Documentado (Capital de Trabajo 1 año)
Créditos Simplazo (Inversión hasta 3 años)
Leasing (hasta 3 años)

CRÉDITO

CRÉDITO

FACTURA

BOLETA

PERSONALIZADA /
NO PERSONALIZADA

NOTA DE DEBITO

CRÉDITO

FIN

FIN

ENVIO DEUDA A INSOLVENCIA


La Sucursal deberá despachar junto con toda la documentación antes mencionada los originales de las guías de despacho cedibles o cuando corresponda a puesto en predio (despachos directos desde el proveedor al cliente), deberán acompañar las respectivas guías protocolizadas desde el proveedor.
Una vez recepcionada toda esta información en el Departamento de Cobranza, se confeccionará formulario de envío a insolvencia.
Esta información será visada por el Ejecutivo de Cobranza y se procederá a cambiar la extensión de la cuenta del deudor (a cobranza judicial) y se bajará su línea de crédito a $1.
En ese mismo instante se procede a despachar la deuda a Cobranza Judicial a los abogados locales, pasando previamente por la revisión de Fiscalía.

COBRANZA

ENVIO DEUDA A INSOLVENCIA


Cada vez que se produzca una morosidad o protesto por deudas de un cliente, el Jefe administrativo está obligado a despachar una carta de morosidad al deudor respectivo, ya sea por carta certificada o entrega por mano, donde el deudor estampará la firma en la copia de la carta que luego será despachada a la Subgerencia de Cobranza.
Una vez agotadas todas las gestiones realizadas, el Jefe Administrativo deberá despachar a la Subgerencia de Cobranza un correo solicitando la respectiva insolvencia.

DOCUMENTACION QUE DEBE ACOMPAÑAR UNA INSOLVENCIA:
Correo Electrónico despachado por Jefe de Sucursal o Jefe Administrativo.
Formulario de Gestiones de Cobranzas Realizadas.
Carta de Morosidad con el respetivo respaldo del despacho o recepción de parte del deudor.
Copia simple de las facturas relacionadas al Rut de la deuda que se esta enviando como insolvencia.

COBRANZA

RECAUDACIÓN

Otros aspectos relevantes que apoyan a la recaudación:
Monitoreo desde la Subgerencia de Cobranzas, por medio del control efectuado por el Ejecutivo respectivo, analizando información de aquellos clientes que se encuentran con retraso en sus pagos, además del avance en gestiones de prorrogas, renegociaciones, cobranza judicial y constitución de garantías.
Visitas a Sucursales efectuadas por la Subgerencia de Cobranzas, en la cual se revisa en terreno la situación de la cartera y se atienden los casos de mayor relevancia. A partir de estas visitas, se coordinan reuniones con clientes, para efectos de solucionar situaciones de prorrogas o renegociaciones, y en último término decidir sobre su paso al cobro judicial.
Envío de Estados de Cuenta Corriente en forma automática, para aquellos clientes que han entregado su dirección de correo electrónico para tales efectos.


COBRANZA

PLAZOS

Los plazos son los siguientes:
a) 60 días: Cuando se trate de un cheque girado en moneda chilena y el librado estuviere en la misma plaza de emisión.

b) 90 días: Si el cheque fuere en moneda chilena y estuviere girado dentro del país, en una plaza distinta de la del librado.

c) 3 meses: Al tratarse de un cheque en moneda chilena girado en el extranjero.
d) 12 meses: Para un cheque girado en moneda extranjera, cualquiera sea el lugar de su emisión y de su pago.

CHEQUE A LA ORDEN

TIPOS DE LÍNEAS DE CRÉDITO COPEVAL S.A.


Excepcionalmente, el Comité de Crédito podrá autorizar líneas de crédito sin la formalidad de la firma de un convenio comercial o carta de solicitud de crédito, dependiendo del conocimiento, calidad económica, financiera, patrimonial de cada cliente.
GPE (general pagadera especial) ó
DOE (documentada especial)

CRÉDITO

Líneas de créditos : Vigencia de 3 años.
Vigilancia en línea de cartera Magallanes (seguimiento de cartera)
Bloqueos automáticos de líneas de crédito por: Compañía de Seguros Magallanes, Morosidades, Indocumentación, Protestos y Vigencia.
Seguimiento del comportamiento de la cartera a nivel de Sucursal, Ejecutivos de Crédito, Ejecutivos de Cobranzas y Vendedores.

Administración de la Cartera de Cuentas por Cobrar

Es el proceso mediante el cual Copeval S.A. efectúa la recuperación de las ventas efectuadas al crédito.

Las principales etapas de este proceso son:

Comité de Crédito local (en cada Sucursal), en la cual se abordan los temas de cobranza preventiva y de clientes morosos. Se entrega información de la cartera separada por vendedor. Participan el Jefe de Sucursal, Jefe Administrativo y Vendedores.
Revisión periódica de los reportes de análisis de cartera disponibles, para efectos de organizar la cobranza e informar en Comité Local. Este proceso lo realiza en la Sucursal el Jefe Administrativo, quien planifica la acción de cobranza, ya sea efectuando un llamado directo, o bien, coordinando una visita del vendedor que atiende al cliente.
Seguimiento de los compromisos de pago informados por los clientes. En este proceso interviene el Ejecutivo de Cobranzas, quién monitorea la cartera de la Sucursal desde Casa Matriz.
Ingreso de documentación y pagos en la Sucursal, derivando la recepción de valores al Cajero.

COBRANZA

DOC (línea de crédito documentada): Este tipo de línea va dirigida a todos aquellos clientes que documentan sus ventas (cheque, letra o pagaré), firmando correctamente la recepción de las guías o facturas producto de las ventas. Asimismo, el cliente firma un convenio comercial (contrato de cuenta corriente o carta de solicitud de crédito), donde se estipulan las condiciones crediticias.

TIPOS DE LÍNEAS DE CRÉDITO COPEVAL S.A.

El Comité de Crédito exige la firma del convenio comercial con un pagaré en respaldo, dependiendo de la calidad económica, financiera, patrimonial y garantías de cada cliente.
El bloqueo de la línea de crédito se efectúa a los 30 días posteriores de la fecha de emisión de la factura si esta no es documentada

CRÉDITO

GPV (general pagadera al vencimiento): Este tipo de línea va dirigida a todos aquellos clientes que no documentan sus ventas, debiendo pagar las facturas al vencimiento, firmando correctamente la recepción de las guías o facturas. Asimismo, el cliente firma un convenio comercial (contrato de cuenta corriente o carta de solicitud de crédito), donde se estipulan las condiciones crediticias.

TIPOS DE LÍNEAS DE CRÉDITO COPEVAL S.A.

El Comité de Crédito exige la firma del convenio comercial con un pagaré en respaldo, dependiendo de la calidad económica, financiera, patrimonial y garantía de cada cliente.
El bloqueo de la línea de crédito se efectúa a los 15 días posteriores del vencimiento de la factura.

CRÉDITO

El seguro de crédito contempla dos tipos de Clientes:

Anónimos: Son aquellos Clientes, cuya cifra de crédito solicitada no supera las UF 700, siendo su porcentaje de cobertura aplicable del 70%.
Nominados: Son aquellos Clientes, cuya cifra de crédito solicitada supera las UF 700, siendo su porcentaje de cobertura aplicable del 85%.

(Capital de trabajo) Póliza N° 01-57-000127
Póliza con la Compañía de Seguros Magallanes, para asegurar todas las ventas con FACTURAS, a un plazo máximo de 365 días (casos excepcionales hasta 420 días) de Productos y/o Servicios relacionados directa o indirectamente con el Sector Agrícola, Ganadero, Forestal y sus derivados conforme a su giro amplio de negocios. Sector Minero, Transporte, Prestaciones de Servicios y Acuícolas.



CRÉDITO
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