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Implementación del sistema ERP.

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yadi sánchez

on 26 March 2015

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Transcript of Implementación del sistema ERP.

INTRODUCCIÓN ...
ALCANCE....
PASOS A SEGUIR PARA IMPLEMENTAR UN SISTEMA ERP EN PANADERÍA J.S
ELECCIÓN DE SOFTWARE Y PROVEEDOR DEL MISMO
DEFINICIÓN DE LOS RECURSOS
Según diagnósticos previos a la micro empresa PANADERIA J.S se evidencio que en esta no se ha desarrollado ni utilizado ningún sistema ERP durante los cuatro (4) años de existencia y funcionamiento.

El sistema ERP para la panadería es un programa diseñado para llevar el control de esta, cuenta con muchos beneficios para su negocio, lo ayudara a tener orden y control de su inventario y de cada uno de los productos que vendan, también le permite tener control de sus empleados, clientes y proveedores. El Software ayudara a tener un eficiente, ágil y productivo servicio al cliente.
Con todos estos factores se ayudara a que la empresa mejore sus sistemas o procesos internos y con esto garantizar el crecimiento.
El sistema ERP que será implementado en la empresa es el software SAP BUSINESS ONE.
SAP Business One es una solución de automatización del negocio (ERP), accesible, fácil de usar, que ayuda a las compañías emergentes a mejorar sus procesos administrativos y operaciones, y a tener un mejor control del negocio.

Esta herramienta de negocios está diseñada específicamente para pequeñas empresas y puede instalarse rápidamente (el tiempo habitual de implementación es de dos a 8 semanas) y es fácil de mantener y de utilizar.
Con la implementación del sistema ERP se pretende alcanzar:

• Automatizar e integrar la mayoría de los procesos de la empresa.
• Acceso a la información en tiempo real.
• Creación de una base de datos común.
• Se pueden incorporar mejoras, rediseñando mejor los procesos.
• Reducción de costos.
• Agilización en las operaciones del Negocio.
• Mejor administración de la información.
• Incrementa la comunicación y la colaboración entre áreas.
• Puede proveer una ventaja estratégica sobre los competidores.
a. Organizar el proyecto:

Los sistemas ERP se podrían catalogar como sistemas selectos que permiten organizar y planificar como es que va a funcionar y desarrollar el proyecto que dará una nueva funcionalidad y visión de los recursos y procesos de la organización a cada área de la empresa.
- Compra del software y Mantenimiento anual: $ 3.159.023
- Implementación: $ 7.867.520
- Licenciamiento: $ 973.505
- Consultoría: $ 18.000.000
- Equipos de computo: $ 6.000.000

- Valor del proyecto: $ 36.000.048

Implementación del sistema ERP.
PANADERÍA J.S
Alexandra Palacio
Yadira Sánchez
Carlos Soto

650446
OBJETIVO GENERAL

Implementar un sistema ERP a la empresa “PANADERIA J.S” para mejorar sus sistemas o procesos internos y con esto garantizar el crecimiento. Coordinando los negocios de la empresa, de la evaluación de proveedores hasta la facturación de los clientes. Además centralizándose en la base de datos ayudando a que el flujo de información circule por las diferentes áreas de la empresa como lo son producción, mercadeo, finanzas, y recursos humanos.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Ayuda a la toma de decisiones, ejecución más rápida y con más probabilidades de éxito.
• Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos).
• Eliminación de datos y operaciones innecesarias.
• Implementación del ERP
• Mejora de la productividad.
• Mejora de la calidad.
• Mejora del servicio al cliente.
• Evaluación de la funcionalidad del sistema
ESTUDIO DE LOS PROCESOS ACTUALES DE LA EMPRESA PANADERÍA J.S

La panadería J.S cuenta con procesos como:

- Producción
- Ventas
- Finanzas
- Recursos humanos
- Proveedores
- Maquinaria
NECESIDADES DE LA PANADERÌA J.S (ACTUALES Y FUTURAS)

- Corrección de tiempos de elaboración de pan
- Manejar libros contables y diarios o en su defecto un sistema contable estructurado
- Manejo de nominas
- Manejo de inventarios
- Historial de proveedores
- Promoción de los productos
- Servicio al cliente más amable
- Gestión de información de empleados
- Evaluación de desempeño de los empleados
- Constante mantenimiento de maquinarias
- Registro de producción y ventas de los productos
- Permanente asepsia
- Evaluación de calidad de los productos
- Capacitación
b. Definir las medidas de desempeño:
Cuando el proyecto ya se ha planteado, se debe definir las actividades que se deben realizar para poder llevarlo a cabo. Se debe tener en cuenta hasta el más mínimo detalle para la implementación del sistema ERP.

c. Crear un plan inicial detallado del proyecto:
Como todo proyecto, la implementación de un Sistema ERP implica una adecuada distribución de tiempo, empleados, funciones y recursos; por lo cual es de vital importancia que se planifiquen cada una de las actividades que se van a llevar a cabo, que se construya una bitácora que guíe cada uno de los pasos a seguir.

d. Capacitar al equipo para el proyecto:
Como los Sistemas ERP son nuevos, se debe de hacer una capacitación en la cual se incluyan cada uno de los empleados que posteriormente ante éste se van a desenvolver. Esta implantación se torna en una situación nueva que revoluciona el quehacer diario del talento humano.

e. Revisar la integridad de la base de datos:
La integridad de la base de datos, constituye uno de los pasos más importantes en la implementación de cualquier sistema de información, pero en especial de los sistemas ERP. La base de datos se convierte en el eje central del proceso, es la encargada de almacenar, distribuir y reportar la información que se va a manejar en los distintos niveles de la organización.

f. Instalar el nuevo hardware:
El hardware o parte dura del proceso es una de las mayores inversiones de la empresa. Se deben extinguir la vieja tecnología utilizada por la empresa, para instalar nuevos equipos que puedan dar soporte al desarrollo de este sistema.

g. Instalar el nuevo Software (montar sala piloto):
El nuevo software a instalar, se convierte en una sala piloto o una sala de prueba, la cual será utilizada en todo el proceso de instalación del sistema. Se debe tener un continuo cuidado de cada uno de los pasos realizados, ya que el software es la medula espinal del sistema.

h. Capacitar masa crítica:
La masa crítica se refiere al personal de la empresa. Se define como crítica ya que se refiere al personal que va a estar directamente relacionado con el nuevo sistema, es decir, el que va a estar en continuo contacto y el encargado de la manipulación del mismo.

i. Entrenamiento sala piloto:
Una vez instalada la sala piloto, se debe pasar a la utilización de la misma, por medio del entrenamiento que al personal se le dará en ella.

j. Integración de datos:
La integración de datos consiste en la recopilación de la información proveniente de diferentes fuentes o áreas organizacionales, que hasta el momento no han sido organizados. Esto se convierte en la base del funcionamiento del sistema.

k. Ejecución:
Poner en marcha el Sistema ERP no es fácil, se debe pasar por todas las etapas anteriores teniendo en cuenta que el éxito o fracaso en cualquiera de ellas puede limitar la ejecución del sistema.

l. Mejoramiento continúo:
Tener un registro del desarrollo del sistema, hacer una continua retroalimentación de éste e implementar un mejoramiento continuo son las características de las compañías que han sido victoriosas en la implementación de este tipo de sistemas.


Para el financiamiento de este proyecto, la empresa J.S decide aportar el 30% del total de sus ventas para ser abonado mensualmente (cuotas fijas) a la entidad prestadora del servicio.
Por seis meses.
Por lo cual corresponde de a $ 6.000.000 a cada una de las personas que hacen parte de la consultoría ( Alexandra Palacio, Yadira Sánchez y Carlos Soto)
EQUIPO DE TRABAJO QUE VA A IMPLEMENTAR EL SISTEMA ERP

- Patrocinador
- Gerente del Proyecto
- Consultores Externos (Procesos y Proyecto)

PRINCIPALES RETOS DE IMPLEMENTAR EL SISTEMA ERP EN PANADERÍA J.S

- Inversión importante en tiempo, dinero y recursos internos
- Tener en cuenta que la implantación de un sistema ERP no es una cuestión de tecnología solamente (software más hardware), sino también de personas. De ahí la importancia que tiene su actitud ante la implantación de los sistemas ERP.
- Los empleados, una vez que aprenden a desenvolverse con el sistema de contabilidad de gestión existente, se resisten a cambios en el mismo por la incertidumbre acerca de cómo comportarse ante un nuevo sistema.
QUE SE ESPERA CON DICHA IMPLEMENTACIÓN DEL
SISTEMA

• Reducción de inventarios
• Reducción de personal
• Mejoras de productividad
• Mejora en la gestión de pedidos
• Reducción del ciclo financiero
• Reducción de los costes en tecnologías de la información
• Reducción de los costes de compras
• Mejoras en la gestión de tesorería
• Incrementos en ventas/beneficios
• Reducción de los costes de mantenimiento
• Entregas a tiempo
RECOMENDACIONES

* Actualizar el software
* Capacitación constante de personal
* Cargar información real y a tiempo para no sufrir traumatismos
CONCLUSIONES

* Gracias a la implementación del ERP vemos una mejora en el manejo de los procesos, disminuyen los errores de captura y de pérdida de información.
* Mejora en el conocimiento y atención a los clientes
* Información precisa de cualquier área de la organización en tiempo real.
GRACIAS ...
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