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Introducción y conceptos fundamentales

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Estefania Arredondo

on 19 August 2015

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Introducción y conceptos fundamentales
Concepto de la administración de negocios y el proceso administrativo
Control
Administración de negocios
La administración de negocios permite gestionar y dirigir de manera eficiente y eficaz las organizaciones en la era del conocimiento, coordinar al capital humano, administrar tecnología y recursos mediante la innovación en los procesos de negocios. El nuevo ambiente de negocios requiere de empresas con modelos que favorezcan la eficiencia, rentabilidad y posición competitiva de las organizaciones a nivel nacional e internacional.
Procedimiento administrativo
Planeación
La planeación o planeamiento es un accionar que está vinculado a planear. Este verbo, por su parte, consiste en elaborar un plan.
Organización
Una organización es un sistema diseñado para alcanzar ciertas metas y objetivos. Estos sistemas pueden, a su vez, estar conformados por otros subsistemas relacionados que cumplen funciones específicas.
Dirección
Dirección es la acción y efecto de dirigir (llevar algo hacia un término o lugar, guiar, encaminar las operaciones a un fin, regir, dar reglas, aconsejar u orientar). El concepto tiene su origen en el vocablo latino directio.
Importancia
Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización.
A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de la estructura organizacional.
La dirección eficientemente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad.
Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementaron de métodos de organización, y en la eficacia de los sistemas de control.
A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.

Estilos de dirección
El control es el proceso de verificar el desempeño de distintas áreas o funciones de una organización. Usualmente implica una comparación entre un rendimiento esperado y un rendimiento observado, para verificar si se están cumpliendo los objetivos de forma eficiente y eficaz y tomar acciones correctivas cuando sea necesario.
Control de gestión
Se refiere a la evaluación de las actividades administrativas que se realizan en los distintos niveles. Se focaliza en los niveles superiores y medios de la organización. Puede incluir elementos de largo plazo, como la estrategia de inversiones o los procesos de planificación.
Establecimientos de misión y objetivos determinados de la estrategia
Elegir el modelo adecuado en la administración de negocios
En el caso de que se adopte un modelo de administración de negocios que resulte estático e inamovible, es probable que se generen muchos más problemas ; tanto el crecimiento como la evolución del negocio debe acompañarse con aquellos cambios que resulten necesarios para la estructura o modelo elegido para llevar a cabo la administración de negocios ya que habitualmente, la misma queda relegada a un segundo ámbito. Generalmente cuando un inversionista o comerciante aplica un método de administración de negocios que no resulta ser el adecuado para el negocios en cuestión suelen producirse problemas tales como, las demoras en implementar aquellas medidas correspondientes al cumplimiento de las diferentes tareas.
La insuficiencia de la autoridad impartida por los jefes intermedios; la falta de fluidez en las actividades y procesos del negocio y muchas deficiencias en cuanto al sistema de control interno. A su vez aparece el desequilibrio en el ambiente laboral de los empleados; la desmotivación del personal a causa de ello; la insuficiente provisión de información que necesitan los empleados para poder llevar a cabo sus obligaciones en una manera correcta y adecuada.
Y principalmente, uno de los inconvenientes más recurrentes en una mala administración de negocios es la falta del liderazgo por parte de lo responsables por el mismo y la existencia de conflictos entre el propietario y los empleados. Una de las razones por las cuales resulta fundamental emplear un modelo de administración de negocios adecuado es que, todos los factores que resultan inconvenientes para el desarrollo del negocio que mencionábamos anteriormente, suele tener una influencia directa sobre todas las ventas que se realice, como también en los costos y los niveles de utilidad.
Esta influencia negativa suele ser la causante por la cual todos aquellos responsa-bles en la administración de negocios tienen que prestar algo más de atención en su trabajo

Es decir que un procedimiento administrativo implica el desarrollo formal de las acciones que se requieren para concretar la intervención administrativa necesaria para la realización de un determinado objetivo. Su propósito es la concreción de un acto de carácter administrativo.
La obligación de respetar etapas y estrictos pasos formales le otorgan garantías a los ciudadanos, un detalle que marca la diferencia entre la actuación pública y la actividad privada. Esta garantía está regida y controlada por el ordenamiento jurídico y por la seguridad de que la información puede ser conocida y controlada por todos los individuos.
De esta manera, el procedimiento administrativo sirve para garantizar la actuación administrativa, la cual no puede ser arbitraria y discrecional debido a que debe someterse a las reglas del procedimiento.
El procedimiento administrativo se encuentra apoyado en una serie de principios fundamentales a los cuales debe responder de forma indeleble, los mismos influyen y condicionan todo el procedimiento administrativo. Se llaman: principio de unidad, principio de contradicción, principio de imparcialidad y principio de oficialidad. A continuación los explicamos.
*Principio de Unidad: Asegura que cada procedimiento está formado por un comienzo y un final; esto significa que existe un único proceso que debe ser resuelto independientemente de la forma en la que comenzó;
*Principio de Contradicción: Señala que el procedimiento se resuelve en base a los acontecimientos y fundamentos del de derecho, lo que se logra mediante la confirmación y evaluación tanto de los hechos como de las pruebas;
*Principio de imparcialidad: Explica que no existen los favoritismos o enemista-des, la administración debe realizarse de forma clara y respetando la ley a raja tabla y los funcionarios deben mantenerse al margen si poseen interés personal en el asunto, son familiares o tienen un vínculo de amistad/enemistad manifiesta, o por ser testigos del procedimiento en cuestión;
*Principio de oficialidad: Indica que el procedimiento debe realizarse íntegramente tal cual lo dicta la ley, gestionándose los trámites pertinentes con suma responsabilidad, es decir que debe ser iniciado de oficio en todas sus etapas.
A través de la planeación, una persona u organización se fija alguna meta y estipula qué pasos debería seguir para llegar hasta ella. En este proceso, que puede tener una duración muy variable dependiendo del caso, se consideran diversas cuestiones, como ser los recursos con los que se cuenta y la influencia de situaciones externas.
Toda planeación consta de distintas etapas, ya que es un proceso que supone tomar decisiones sucesivas. Es frecuente que la planificación se inicie con la identificación de un problema y continúe con el análisis de las diferentes opciones disponibles. El sujeto o la compañía deberá escoger la opción que le resulte más propicia para solucionar el pro-blema en cuestión e iniciar la puesta en marcha de un plan.
Algunas clasificaciones
Es posible clasificar la planeación de distintas maneras, según las expectativas tempo-rales, la amplitud y la especificidad. Veamos algunos ejemplos a continuación:
Planeación estratégica
La realizan los directivos de una empresa, para analizar factores internos y externos y su repercusión en los objetivos de la compañía. Suele trazarse a largo plazo, en general varios años, y consiste en el diseño detallado de su inserción en el mercado, de su comunicación con los medios y de sus campañas publicitarias.
Planeación táctica
Suele relacionarse con la toma de decisiones a corto plazo, en general para sobrellevar una crisis inesperada. Cuando un producto vende menos de lo previsto, por ejemplo, es necesario actuar, sea bajando el precio o mejorando la oferta mediante la inclusión de accesorios o la elaboración de paquetes (bundles). Estas acciones deben estar de acuerdo con el plan estratégico que se trazó en un principio.
Planeación operativa
Se refiere a la organización de los recursos y del personal de una compañía para la resolución de problemas. Es esencial para toda empresa, ya que traza el plan de acción y la relación que tendrán los distintos departamentos entre sí para el desarrollo de las tareas en un tiempo generalmente estipulado por el departamento directivo. En grupos de trabajo compuestos por un equipo y su líder, éste recibe proyectos y sus correspondientes fechas de entrega, y decide cómo se procederá, qué integrante se ocupará de cada tarea, etcétera.
Planeación normativa
Se trata de una serie de reglas y normas que se crean para el correcto funcionamiento de una empresa. Desde la vestimenta de los empleados, hasta los horarios de trabajo y de pausas, todo debe estar previamente establecido para asegurar que se trabaje de manera ordenada.
Planeación interactiva
Es la más utilizada por empresas que ofrecen productos tecnológicos. Se basa en trazar soluciones a problemas en un futuro ideal, así como el camino para alcanzar dicho futuro. Cuando no se cuenta con las herramientas o la infraestructura necesaria para lograr ciertos objetivos, se analiza el accionar necesario para conseguir esos recursos.
La planeación es importante debido a las siguientes razones:
• Reduce la incertidumbre y minimiza el riesgo: al prever los cambios del entorno y señalar cómo se va a reaccionar ante estos en cuanto lleguen, reduce la incertidumbre que presenta el futuro y minimiza el riesgo de que dichos cambios afecten negativamente a la empresa.
• Genera eficiencia: al proponer objetivos concretos y señalar qué es lo que se va a hacer para poder alcanzarlos, evita la improvisación y, por el contrario, permite una mejor coordinación de las tareas y actividades, y un mejor uso de los recursos.
• Genera compromiso y motivación: al ser un proceso que involucra a todos los miembros de la empresa y requerir la participación de varios de estos en su elaboración, genera compromiso e identificación con los objetivos, y con ello, motivación en su consecución.
Proceso de la planeación
1. Análisis de la situación
2. Establecimiento de objetivos
3. Formulación de estrategias
4. Diseño de planes de acción
Características de la planeación
Es precisa
Es factible
Es coherente
Es evaluada constantemente
Es flexible
Es permanente
Finalmente, la planeación no es algo que se realiza una sola vez y que termina con la ejecución de los planes de acción, sino que se trata de un proceso permanente y continuo en donde una vez alcanzado los objetivos propuestos, se deben proponer nuevos objetivos, y con ello, nuevas estrategias y nuevos planes de acción que permitan alcanzarlos.
La organización es consecuencia o resultado del proceso de planificación, por medio del cual a partir de unos objetivos que se configuran se identifican las funciones, actividades y trabajos a desarrollar para alcanzarlos, y se disponen los recursos
materiales y humanos necesarios para efectuarlos. Organizar es el deliberado intento de adaptar medios para conseguir fines. El comportamiento de las organizaciones y de los individuos (o grupos de individuos) en las organizaciones está gobernado por programas.
1) organización lineal;

2) organización funcional;

3) organización en línea y stajf, y

4) organización por comité.

La conveniencia de un tipo u otro de organización depende de las circunstancias. Toda organización debe ser lo suficientemente flexible o adaptable, porque la empresa puede aumentar de tamaño y sus objetivos y circunstancias ambientales pueden también cambiar.

La dirección también es la actividad que consiste en orientar las acciones de una empresa, una organización o una persona hacia un determinado fin. El director debe fijar metas, tomar decisiones y guiar a sus subordinados
La dirección dentro la administración de empresas
La responsabilidad más importante del administrador es la toma de decisiones. Con frecuencia se dice que las decisiones son el motor de los negocios y en efecto de la adecuada selección de alternativas depende en gran parte el éxito de cualquier organización.
Cuando se habla de dirección administrativa muchos creerán que es fácil de dominar, pero en realidad conlleva un gran esfuerzo y pasos que se deben seguir para lograrlo.
La Dirección será eficiente en cuanto se encamine hacia el logro de los objetivos genera-les de la empresa, y estos sólo podrán alcanzarse si los subordinados se interesan en ellos, lo que se facilitará si sus objetivos individuales son satisfechos al conseguir las metas de la organización y si estas no se contraponen a su autorrealización.
Motivación
La motivación es la labor más importante de la dirección, a la vez que la más compleja, pues a través de ella se logra la ejecución del trabajo tendiente a la obtención de los objetivos, de acuerdo con los estándares o patrones esperados. Múltiples son las teorías que existen en relación con la motivación, pero todas pueden agruparse en dos grandes tendencias:
• Teorías de contenido.
• Teorías de aprendizaje
• Del enfoque externo.

Estilo Autocrático:
El jefe impone las normas y sus criterios, sin consultar con sus subordinados. Es el jefe quien diseña, planifica y asigna el trabajo. El grado de autoridad es muy elevado y suele generar ambientes de trabajo tensos.
Estilo Paternalista:
Establece una actitud protectora con los subordinados, interesándose por sus problemas.
No obstante, es el jefe el que toma las decisiones y ejerce la máxima autoridad.
Estilo Laissez faire:
El jefe no interviene en las decisiones, no motiva, no da instrucciones de trabajo, deja libertad de actuación a los empleados, los cuales realizan libremente su trabajo, tomando sus propias decisiones.
Este tipo de dirección conduce a un desconcierto generalizado, al no estar definidas las pautas de trabajo.
Estilo Democrático:
El directivo mantiene un equilibrio entre autoridad (dando orientaciones y marcando pautas) y la libertad de los empleados, que participan en la toma de decisiones.
Contribuye a crear un clima agradable de trabajo, aunque no siempre es eficiente.
Estilo Burocrático:
La organización establece una estructura jerárquica, con normas, pautas de actuación rígidas, de manera que todo se debe desarrollar conforme a las mismas.
Estilo Institucional:
El directivo se adapta a la situación de trabajo. Es un buen comunicador, tolerante, con confianza en sus colaboradores que procura fomentar la participación y sabe recompensar el trabajo realizado.
La función de control se relaciona con la función de planificación, porque el control bus-ca que el desempeño se ajuste a los planes. El proceso administrativo, desde el punto de vista tradicional, es un proceso circular que se retroalimenta. Es por esto que en la gestión, el control permite tomar medidas correctivas.
El control se ejerce en todos los niveles de las organizaciones; desde los niveles superiores o jerárquicos, hasta los niveles inferiores u operativos.
Control financiero
Tiene en cuenta información financiera y contable, como ciertos ratios financieros, para evaluar la capacidad de la organización de pagar sus deudas y disponer de fondos suficientes para financiar su actividad operativa.
Control de operaciones
Verifica que la actividades principales de la empresa se estén desarrollando de acuerdo a lo planeado. Se concentra en los niveles inferiores y medio de la organización, y en el corto plazo. Suele estar estandarizado, es decir, que las observaciones o mediciones se realizan periódicamente (en forma horaria, diaria, semanal, etc.).
Control de calidad
Es un proceso integral que busca lograr que la actividad principal de la empresa cumpla con ciertos parámetros de calidad. No es sólo verificar la calidad del producto o servicio terminado, sino que también controla los procesos intermedios y las materias primas. Un aspecto importante del control de calidad es que también tiene en cuenta a las personas involucradas en la producción, dado que elementos como la capacitación, entrenamiento y el ambiente de trabajo impactan en la calidad.
Visión
Es el estado ideal que se tiene de la organización a futuro y la ambición empresarial en sentido estratégico a través de planes, programas y proyectos.
Una visión estratégica es un mapa de rutas del futuro de una compañía, de la dirección que lleva, de la posición que pretende ocupar y de las capacidades que planea desarrollar.
La visión es un sueño puesto en acción.
La visión corresponde a lo que la empresa quiere ser.
Características de la visión:
Formulada por los líderes.
Compartida por los colaboradores.
Guiada por valores.
Positiva y alentadora.
Que oriente la transición de que es a lo que debe llegar a ser una institución.
Misión
La misión es un enunciado breve y sencillo que describe la razón de ser o el fin último de una organización dentro de su entorno y en la sociedad en general.
Misión es la razón de ser, los objetivos o metas, son los estados intermedios que se desean alcanzar.
La misión corresponde a la vocación o lo que la empresa quiere hacer para lograr a largo plazo la realización de la visión.
Características que debe de tener la misión:
Que exprese el quehacer fundamental. Se recomienda iniciar con un verbo en infinitivo.
Que sea trascendente y duradera.
Que sea inspiradora.
Que sea sencilla y comprensible.
Que indique la repercusión o beneficio social.
Propósitos
Son los fines esenciales o directrices que definen la razón de ser, naturaleza y carácter de cualquier grupo social.
Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente un grupo social.
Los propósitos proporcionan las pautas para el diseño de un plan estratégico. Se expresan genéricamente y su determinación es una función reservada a los altos funcionarios de la empresa; se establecen en forma paralela al inicio de la misma y no indican una limitante de duración en el futuro.
La mayoría de los propósitos tienden a existir durante todo el ciclo de vida de la empresa, sin embargo, algunos pueden sufrir modificaciones o alteraciones debido a los retos cambiantes que implica la operación de cualquier grupo social. Toda organización debe establecer los propósitos como base para la formulación de un plan.

Las siguientes cuatro características son las que diferencian a los propósitos de los objetivos
1.- Son básicos o trascendentales porque constituyen el fundamento de los demás elementos.
2.- Genéricos o cualitativos, porque no se expresan en términos numéricos.
3.- Permanentes, porque permanecen vigentes durante el periodo de vida de la organización.
4.- Semipermanentes, porque pueden abarcar un periodo determinando.
Importancia de los propósitos
• Sirven de crecimiento para los demás elementos de la planeación, así como para los demás tipos de planes.
• Permiten orientar a los responsables de la planeación, sobre el curso de acción que deben seguir al formular los planes.
• Identifican a la empresa ante el personal y la sociedad, con una imagen de res-ponsabilidad social.
• Son la razón de existencia del grupo social, tanto en su estado presente como en su proyección hacia el futuro.
Los propósitos pueden ser clasificados de acuerdo al tiempo que lleva realizarlos en:
Propósitos de Mediano plazo.- Si son mayores a un año y menores de 3 ó 5 años
Propósitos de Largo plazo: Si son mayores a 3 ó 5 años
Objetivos
Representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico.
Dos características primordiales que permiten diferenciarlos de cualquier otra etapa de la planeación son:
a) Se establecen a un tiempo especifico.
b) Se determinan cuantitativamente.

Clasificación de los objetivos:
En función del área que abarquen y del tiempo al que se establezcan, pueden ser:

1.- Estratégicos o Generales: Comprenden toda la empresa y se establecen a largo plazo.
Ejemplo: Obtener una utilidad neta de 100 000 pesos en los próximos cinco años.

2.- Tácticos o Departamentales: Se refieren a un área o departamento de la empresa, se subordinan a los objetivos generales, y se establecen a corto o mediano plazo.
Ejemplo: Incrementar las ventas a 3 000 pesos mensuales, en el presente año.
3.- Operacionales o Específicos: Se establecen en niveles o secciones más especificas de la empresa, se refieren a actividades más detalladas, e invariablemente son a corto plazo
Ejemplo: Juan Pérez producirá 100 artículos por hora
Lineamientos para establecer objetivos:
• * Asentarlos por escrito.
• * No confundirlos con los medios o estrategias para alcanzarlos.
• * Al determinarlos, recordar las 6 preguntas clave de la administración: ¿Qué?, ¿Cómo?, ¿Dónde?, ¿Quién?, ¿Cuándo? y ¿Por qué?
• * Los objetivos deben de ser perfectamente conocidos y entendidos por todos los miembros de la organización
• * Deben ser estables; los cambios continuos en los objetivos originan conflictos y confusiones
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