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El ciclo de vida del documento

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by

Daniel Lazo Troncoso

on 18 October 2014

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Transcript of El ciclo de vida del documento

Entrada de Documentos
La entrada de documentos puede ser doble, puede venir del exterior de la institución o puede ser generada desde la propia institución. Con ella comienza el proceso documental, es la creación del expediente

Una vez registrada la entrada del documento se inicia el proceso pertinente al que la naturaleza del documento adolece. Se inicia pues el trámite del proceso documental.
El primer pasa es llevar la documentación a donde el proceso tiene inicio, para que este pueda seguir el work flow adecuado o procedimiento dentro del proceso
Archivado o Destrucción
Una vez el expediente, que representa el proceso documental que se ha realizado, ya no tiene valor primario, podemos conservarlo o destruirlo.
Tramitación
Image by Tom Mooring
El ciclo de vida del documento
Generación de documentos administrativos
Una vez comienza el proceso, se van sumando documentos al documento inicial, ellos dan fe y prueba de las acciones que la institución esta llevando a cabo.
Poco a poco se forma el expediente del proceso documental.
Resolución
Todo proceso tiene una entrada (registro documental) y una salida (la resolución), con ella se finaliza el proceso y también lo que podemos llamar la vida activa del documento.
Registro
Acción propia de una institución que da fe de la entrada de un documento en ella o el comienzo de un proceso documental.
Distribución a los sistemas de Gestión
Destrucción
Dependiendo de la importancia de los datos contenidos en la documentación y si la documentación ya no tiene valor probatorio, administrativo o histórico, deberán ser destruidos. Según si contienen o no datos sensibles deberán ser destruidos de una manera u otra.
Archivado
Supone la conservación temporal o permanente de la documentación.
Si la documentación ya no tiene valor administrativo, pero si probatorio o histórico, deberán ser conservada. De manera temporal si tiene carácter probatorio o legal y hasta que este acabe, una vez llegado ese punto se podrá destruir o conservar permanentemente según su valor histórico.
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